Personalrevision är Definition, typer, metoder, uppgifter och mål

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Personalrevision är en kontroll av effektiviteten i personalens arbete, utförd av särskilt utsedda anställda eller av en tredje part. Till skillnad från den klassiska revisionen som används i redovisning är personalrevision inte obligatorisk och regleras inte av särskilda lagar och rättsakter i Ryska federationen. Det utförs på initiativ av chefen för företaget för att lösa vissa problem. Huvudsyftet med en sådan revision är oftast att identifiera tillståndet för företagets personal. Det används också för att hitta sätt att öka produktiviteten och minska produktionskostnaderna.

Hur klassificeras

Inspektioner är relaterade till en eller annan typ av personalrevision enligt sådana parametrar som:

• Använd dataperiod: kortsiktig, långsiktig och kortsiktig.
• Metod för att få information: muntlig eller dokumentär
• Informationen som kontrolleras: laglig, kvalificerande eller blandad;
• Till granskare: internt och externt.

Personalrevision utförs i två riktningar: identifiering av lagöverträdelser ochidentifiering av brott mot arbetsdisciplin - sökande efter orimliga kostnadsöverskridanden, identifiering av orsaker till enkla, äktenskap etc. Därför är personalrevision i riktning mot verksamhet huvudsakligen uppdelad i juridiska, kvalificerade och blandade.

Revision av juridisk personal

Under den juridiska personalrevisionen kontrollerar de personalavdelningens dokumentation, verkstädernas tidrapport, kontrollerar fakturor och kvitton med tillgängliga material och verktyg. Kontrollera att det är korrekt att fylla i anställningsavtal, arbetsböcker, verkställande order. Kontrollera om anställda följer arbetsbeskrivningar. De genomför undersökningar och genomför undersökningar för att identifiera brott mot den ryska federationens arbetslagstiftning, såväl som de regler och standarder som antagits inom ett visst verksamhetsområde som anställda måste följa. Till exempel kraven på sanitära standarder inom livsmedelsindustrin, GOSTs, kvalitetsstandarder och efterlevnad av föreskrifter.

Huvuduppgiften för en juridisk personalrevision är att identifiera överträdelser innan de upptäcks av en särskild kommission under revisionen. Detta kommer att hjälpa till att undvika problem med lagen och förbättra kvaliteten på produkter och tjänster.

Revision av kvalifikationspersonal

Kvalificerande personalrevision av organisationen utförs för att identifiera brister i personalens arbete och fastställa sätt att eliminera dem. Det gör det också möjligt att identifiera förekomsten av otillräckliga kvalifikationer hos en arbetstagare ellertvärtom, för att identifiera den mest värdefulla personalen som behöver befordras eller betalas mer så att de presterar ännu bättre och gör mer.

Kvalifikationspersonalrevision är mest relevant inom de verksamhetsområden där företagets framgång helt beror på den anställdes professionella egenskaper. Till exempel inom handel. Om säljaren behandlar köpare felaktigt, av okunnighet eller oförmåga, påverkar detta direkt företagets ekonomiska resultat - intäkterna minskar, volymerna av utgångna produkter ökar. Samtidigt kan endast en kontroll avslöja om orsaken till minskningen av intäkterna är den anställdes låga kvalifikationer, och inte någon annan faktor. I det här exemplet skulle en personalrevision hjälpa till att identifiera en skrupellös anställd och ersätta honom i tid, innan handelsföretaget var på randen till konkurs.

Omfattande personalrevision

Omfattande personalrevision innebär användning av både juridiska revisioner och kvalifikationsrevisioner, samt alla tillgängliga metoder för att bedöma och analysera information. En sådan kontroll gör det möjligt att bedöma personalens tillstånd och identifiera företagets personalpotential, identifiera befintliga lagöverträdelser i företaget och ta bort dem innan det leder till oönskade ekonomiska och personalliga förluster.

Denna metod för att genomföra en personalrevision har, utöver de listade fördelarna, två nackdelar - det kommer att kosta mer och ta mer tid, eftersom fler deltagare kommer att involveras för att kontrollera en stor mängd data. Det är därfördet är vettigt att utföra endast i akuta fall: i fall av konkurs eller under en finansiell kris, när marknaden krymper och konkurrensen hårdnar.

Vem kan inspektera

Revision av personalsystemet kan utföras av både anställda på företaget och tredjepartsorganisationer. Samtidigt uppstår problemet med att bestämma inspektörens kompetensnivå, eftersom begreppet personalrevision inte är fixerat i juridisk praxis, och de instruktioner, standarder och regler som finns är avsedda för revision i redovisningsverksamhet. Men hur fullständig och tillförlitlig informationen kommer att tas emot och hur den kommer att analyseras och utvärderas beror på vilka åtgärder företagets chef kommer att vidta för att förbättra situationen med personalen.

Men en väg ut hittades. Så, som grundläggande instruktioner och regler för att organisera en personalrevision på ett företag, kan grunderna för finansiell revision tas, och i synnerhet sådana krav på information som tas emot och tillhandahålls som:

• objektivitet;
• trovärdighet;
• aktualitet;
• ärlighet;
• fullness.

Revisorn måste följaktligen inte bara följa de yrkesetiska reglerna, vara ärlig och objektiv, utan även följa vissa regler vid insamling och bearbetning av information, samt upprättande av en revisionsberättelse. Samtidigt behöver han inte ha något särskilt intyg med sig för att bedriva sådan verksamhet som personalrevision. Men det betyder inteatt det kan utföras av vilken anställd som helst. För att lösa uppgifterna för en personalrevision måste inspektören ha en viss kunskapsnivå och kvalifikationer.

Utföra en revision av personal kan antingen vara anställd på ett specialiserat företag eller någon från företagets personal med tillräcklig utbildningsnivå och kompetens. Oftast är det avdelningschefer, revisorer och andra högt kvalificerade specialister. Och här uppstår ett dilemma inför företagets chef: Vad är bättre, att anlita en specialiserad organisation eller att genomföra en revision på egen hand? Svaret på denna fråga beror på faktorer som:

• Kostnaden för högt kvalificerad personal som är involverad i personalrevisionen och kostnaden för tjänster från ett revisionsföretag;
• Mängd information som kräver bearbetning och tillåtna villkor för dess bearbetning.

Det anses allmänt att en personalrevision som utförs av anställda på ett företag är billigare, vilket inte alltid är sant. Inblandning av externa specialister är ofta mycket mer lönsamt om det är nödvändigt att genomföra en revision i ett stort företag, där informationsvolymen är mycket stor. Företag som tillhandahåller revisionstjänster har mer erfarenhet, deras anställda är mer kvalificerade, åtminstone inom området personalrevision, då kommer revisionen att kosta mindre och bättre och ta mindre tid.

Personalrevision på egen hand, hur man gör

Om chefen för företaget ändå beslutade att genomföra en revision med hjälp av sina anställda,han behöver känna till några funktioner. Vanligtvis är målet med en personalrevision i det här fallet att studera inte företagets arbete som helhet, utan i någon separat avdelning, samtidigt som det är nödvändigt att säkerställa maximal konfidentialitet för information.

Till att börja med måste chefen skapa en arbetsgrupp, vanligtvis består den av 4-5 personer, och bestämma vem som är ansvarig för att genomföra revisionen och upprätta revisionsberättelsen. Hela processen med förberedelser och uppförande kan delas in i följande steg i en personalrevision:

1. Utveckla en handlingsplan.
2. Bestämning av urvalsstorleken: antalet intervjuade anställda, volymen och typen av kontrollerade dokument. Ju större urval, desto mer exakt resultat, men desto längre tid tar verifieringsproceduren.
3. Utveckling av frågeformulär, beredning av frågor.
4. Kontroll av personalavdelningens dokumentation, samt dokument i området som kontrolleras.
5. Enkät och förhör av anställda på företaget.
6. Analyse av den insamlade informationen, inklusive användning av datorteknik och specialprogram.
7. Utarbeta, baserat på den information som erhållits under revisionen, en revisionsberättelse, där den person som ansvarar för genomförandet av personalrevisionen på företaget uttrycker sin åsikt om personalens tillstånd, deras kvalifikationer och tillfredsställelse med arbetet villkor.

Revisionsberättelsen är upprättad skriftligen, till den bifogas bevis i form av en rapport över utfört arbete. Alla sidor i rapporten ska numreras och arkiveras i en mapp. I allmänhet, någoneller det finns inga strikta regler för att utarbeta en slutsats, såväl som att genomföra den, eftersom syftet med en personalrevision är att erhålla information för interna användare, därför publiceras de uppgifter som erhållits som ett resultat av en sådan revision inte någonstans, och oftast är de strikt konfidentiella och deras avslöjande är oacceptabelt. Dessutom måste informationens konfidentialitet säkerställas, både på planeringsstadiet och resultatet av kontrollen. Det är önskvärt att företagets anställda inte känner till den kommande inspektionen. Detta kommer att bidra till att undvika samverkan mellan dem, vilket innebär att det kommer att göra det möjligt att öka objektiviteten och tillförlitligheten hos den mottagna informationen.

Informationsinsamling och bearbetningsmetoder

HR-revisionsmetoder skiljer sig inte från de som används vid redovisningsrevisioner, endast information av annan karaktär och syfte erhålls. De använder främst förberedda frågeformulär och frågelistor. Den information som erhållits under revisionen om företagets anställda jämförs med de grundläggande kraven som föreskrivs i specialiserade manualer, arbetsbeskrivningar och arbetskvalitetsnormer.

Den information som erhållits under revisionen i form av enkäter och protokoll över svar på frågor och andra handlingar som inkommit under revisionen samlas in, sorteras och jämförs efter tid och plats då personalrevisionen genomfördes. Rapporten som sammanställs på grundval av resultatet av revisionen bör innehålla, om inte alla dokument, så de viktigaste av dem.

Vilka uppgifter kan lösaspersonalrevision

Revision av personalsystemet hjälper till att bättre bedöma företagets potential och personalens kvalifikationer. Detta gör det möjligt att identifiera de mest värdefulla medarbetarna i arbetsstyrkan och ge dem jobb och löner som är mer i linje med deras nivå.

Som erfarenheten visar är det mer lönsamt för en chef att lyfta dem som redan arbetar på företaget uppför karriärstegen än att anställa en ny. Å ena sidan kommer detta att öka avkastningen för andra anställda, eftersom de kommer att se karriärmöjligheter, å andra sidan kanske en ny medarbetare inte slår rot i teamet, och detta ökar personalomsättningen, vilket kan påverka resultatet negativt av företaget. Personalomsättningen kan också vara resultatet av en felaktig personalpolicy. Till exempel om komplexiteten i arbetet eller ansvarsnivån och betalningsnivån inte stämmer överens. Detta kan bara avslöja en revision av personalarbetet.

En sådan kontroll hjälper inte bara att identifiera de mest värdefulla medarbetarna eller bli av med de minst värdefulla, utan också att lösa problem som är direkt relaterade till det faktum att arbetsorganisationen är felaktigt utförd på företaget. Till exempel, under en inspektion i en av verkstäderna, avslöjades det att på grund av felaktig placering av material tillbringade arbetare upp till två timmar om dagen bara för att leverera dem till bearbetningsplatser, eftersom de förvarades i ett avlägset lager. Som ett resultat slösades tid och ansträngning. Arbetarna tröttnade snabbare och tappade koncentrationen. Detta påverkade kvaliteten och volymen på produkterna. Utan en personalrevision, detta systemfelproduktionen skulle inte fixas, vilket innebär att resurser skulle gå till spillo.

Revisorernas ansvar

Revisorn är endast ansvarig för sin uppfattning som den uttrycks i revisionsberättelsen. I slutändan fattas beslutet om personalförändringar av företagets chef, och revisorns uppgift är bara att förmedla till honom om tillståndet för företagets personal, vilken nivå av deras kvalifikationer, om det finns överträdelser av lagen, arbetsdisciplin, säkerhetsåtgärder, om det verkligen finns högt kvalificerade specialister. Ange de faktorer som negativt eller positivt påverkar personalens arbete och rationell användning av arbetstiden.

Som ett resultat upprättar revisorn en revisionsberättelse där han anger:

• vilka evenemang hölls;
• hur mycket arbete gjordes;
• vilka problem och risker stötte han på under sitt arbete;
• vad som behöver göras för att rätta till situationen om person altillståndet eller personalpolitiken är negativ;
• möjliga konsekvenser om överträdelser inte åtgärdas.

I sig löser inspektionen inte problemet med felaktigt utvald personal eller felaktiga handlingar av anställda på företaget, deras brott mot säkerhetsregler eller bristande efterlevnad av instruktioner och tekniska föreskrifter. Syftet med en personalrevision är att identifiera styrkorna och svagheterna i det befintliga personalsystemet på företaget och ge rekommendationer om hur man kan eliminera brister och förbättra detta system. Det gör inte revisornansvar för tillståndet i personalpolitiken och beslut som chefen kommer att fatta baserat på resultatet av revisionen.

Var och hur man anställer revisorer för att kontrollera personal

Den här typen av tjänster tillhandahålls huvudsakligen av konsultföretag och rekryteringsbyråer som är specialiserade på rådgivning och rekrytering för andra företag. Det finns sådana organisationer i nästan alla större städer. De annonserar oftast sina tjänster i lokala reklamtidningar och tidskrifter eller på speciella reklamväggar på Internet. Vissa har en officiell webbplats för företaget.

Vid anställning upprättas ett avtal mellan ett företag och ett företag som tillhandahåller personalrevisionstjänster, som ska specificera parternas rättigheter och skyldigheter och betala för tjänsten. Vanligtvis träffas avtalsparterna flera gånger innan kontrakt upprättas, där nyanser och eventuella risker diskuteras. Vilka aktiviteter kommer att genomföras. En ungefärlig arbetsplan förhandlas fram (konsultföretaget kan till och med lämna in ett prospekt för HR-revisionsplanen).

Den största fördelen med att engagera en specialiserad tredjepartsorganisation för att organisera en personalrevision är revisionens oberoende. Om en anställd i ett företag, på ett eller annat sätt, är beroende av både chefen och personalen, har den externa revisorn nästan fullständigt oberoende. Hans åsikt är endast baserad på observerade fakta.

HR-revision är ett av de enklaste och mest prisvärda sätten att kontrollera personalsystemet i en organisation ochfastställa företagets befintliga mänskliga resurser. Denna metod för verifiering är en integrerad del av företagets förv altningsredovisning och bör utföras regelbundet, oavsett det ekonomiska resultatet av dess verksamhet.