Vad är primär dokumentation inom redovisning? Definition, typer, egenskaper och krav för fyllning

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Redovisning för alla företag handlar om primär rapportering. Listan över primär dokumentation inom redovisning innehåller flera obligatoriska papper. Var och en av dem är relaterade till stadierna i affärsprocessen. Om de anställda i organisationen inte upprätthåller primär dokumentation i "1C: Accounting", kommer företaget att drabbas av konkreta sanktioner.

Vad är det här?

Redovisning för primär dokumentation inom redovisning har högsta prioritet. Alla aktiviteter som utförs i denna riktning regleras av den federala lagen "On Accounting". Så i första stycket i det nionde kapitlet sägs det att alla papper som är korrekt utförda och certifierade av ledningen, som återspeglar olika episoder av företagets affärsverksamhet, kan kallas primär dokumentation. Dessa avsnitt heter förresten:

• får pengar för tillhandahållna varor eller tjänsterföretag;
• överföring av medel för mottagna varor och material.

Utöver den obligatoriska listan över primär dokumentation inom redovisning, finns det alltså ytterligare en. Den sammanställs vanligtvis på begäran av företagets ledning. Och de anger blanketter i den som har information om ömsesidiga kvittningar som inte har ekonomisk grund.

Funktioner för att arbeta med primär dokumentation inom redovisning

Det första du bör vara uppmärksam på är att alla "primära" formulär måste kopplas till överföringen av medel. Därför bör du inte inkludera en fullmakt för att ta emot dokument i den här listan.

Lagring av denna typ av papper sker i minst fem år från datumet för undertecknandet. Vid skatterevision kräver inspektören primär dokumentation för en tid av ett till tre år. Därmed kan papper med längre tid skickas till arkivet för förvaring. Efter fem år kan de kasseras helt. Förstörelsen av "primären" utförs i enlighet med företagets interna stadga och landets lagstiftning. Denna procedur är ganska komplex och tidskrävande. Därför behåller många företag det "primära" så länge det finns en plats på redovisningsavdelningen. Perioden för lagring av papper i arkivet i Ryssland är inte begränsad på något sätt.

List

För att förstå vad primär dokumentation inom redovisning är, måste du veta vilka typer av dokument den innehåller. Man bör komma ihåg det talethandlar om papper relaterade till rörelse av medel. Här är en lista över vad som ingår i den primära dokumentationen inom redovisning:

1. kontrakt.
2. Faktura för betalning.
3. Kontant- och försäljningskvitton.
4. Strikta rapporteringsformulär.
5. Acts.
6. Fakturor.

Mer information om vart och ett av dessa primära dokument finns i följande stycken.

avtal

Det här objektet orsakar mycket kontroverser bland anställda på redovisningsavdelningen. Faktum är att den primära dokumentationen på redovisningsavdelningen ska lagras i alla fall, men kontrakt hamnar ibland hos jurister eller till och med på personalavdelningen. Men det finns en annan sida av myntet. När allt kommer omkring är det kontraktet som är grunden för transaktionen relaterad till rörelsen i kassaflöden.

Faktura

Detta formulär hänvisar till den primära dokumentationen på ekonomiavdelningen. Vad är ett konto vet varje deltagare i affärsprocessen. Faktum är att detta dokument är grunden för överföringen av medel för de mottagna varor eller tjänster. Om en av parterna accepterar kontot betyder det att hon tyst samtycker till transaktionen. Den kan även innehålla information om ett tidigare avtal. Fakturan innehåller inte bara dessa uppgifter, utan även proceduren för återbetalning av medel i händelse av detta behov.

fraktsedel

Det här dokumentet är en av de smartaste företrädarna för primär dokumentation inom redovisning. Poängen är att idet indikerar en komplett lista över varor som skickats till köparen. I det här fallet pratar vi om både färdiga produkter och råvaror. En fraktsedel upprättas i ett obegränsat antal exemplar. Detta moment har ingen tydlig reglering och baseras i själva verket bara på hur många parter som behöver den här typen av dokument. Det vill säga hur många deltagare i transaktionen, så många kopior ska tillhandahållas. Det är värt att komma ihåg att endast de blanketter där den ansvariga personens underskrift är undertecknad är giltiga. Sigill eller stämpel krävs inte i den här situationen.

Accept of accept-transfer

Vanliga anställda på denna avdelning är engagerade i behandlingen av primär dokumentation på ekonomiavdelningen. Oftast får de intyg om utförda arbeten (tjänster) som underlag. Detta dokument är, som namnet antyder, utarbetat efter tillhandahållande av tjänster eller utförandet av arbete. Acceptans- och överföringshandlingen, undertecknad bilater alt, anses giltig. Det finns tillfällen då en av motparterna vägrar att godkänna dokumentet. I denna situation kan blanketten endast intygas av en part, men under förutsättning att observatörer är närvarande när den undertecknas. Utöver den grundläggande informationen kan acceptans- och överföringshandlingen innehålla uppgifter av förtydligande eller klargörande karaktär. Som regel läggs de in i en speciellt utformad tabell. När det gäller stämpelgodkännande är det alltid välkommet, men om det inte finns något tryck ogiltigförklarar det inte papperet. Det är värt att notera att när man upprätthåller primär dokumentation i redovisningen, en handling som återspeglar rörelsen av anläggningstillgångarföretag bör också inkluderas i listan över primära dokument.

Payroll

Den här typen av primär dokumentation återspeglar rörelsen av medel mellan företaget och dess anställda. Utöver grundbeloppet för löner ingår alla bonusar och ersättningar. I denna situation agerar revisionschefen tillsammans med företagets chef som vittne till utlåtandet. För att handlingen ska vara giltig och träda i kraft måste den vara stämplad. Om detta inte görs kan blanketten anses ogiltig. Det är värt att notera att detta sigill är valfritt i de två dokumenten ovan.

Kontantdokument

Denna lista innehåller följande formulär:

• kvittobeställning,
• utbetalningsnota,
• kassabok.

Denna primära dokumentation innehåller den mest fullständiga informationen om rörelser av pengar. Kontantoptioner är indelade i flera typer. Så, oftast i arbetet med redovisning, används KO-1, KO-2 och KO-4. De återspeglar alla fakta om organisationens ekonomiska liv. Under en skatterevision är alltså inspektörerna mest kräsna med dem. Utöver dessa typer finns formerna KO-3 och KO-5. Det tredje är ett register över kontantbeställningar, och det femte tar hänsyn till rörelsen av kontanter i företaget. Som regel ägnar inspektörerna mycket mindre uppmärksamhet åt dessa typer av primär dokumentation. När det gäller deras lagring och registrering, dessa processerutförs i enlighet med det allmänna förfarandet.

Separation beroende på transaktionsstadiet

Alla transaktioner är uppdelade i tre steg. Och var och en av dem har specifik dokumentation.

För det första kommer parterna alltid överens om villkoren för transaktionen. Vid det här laget sluter de ett avtal och utfärdar fakturor för betalning. Därefter lämnar en av parterna ett bidrag på begäran. Och till stöd för detta är betalaren skyldig att tillhandahålla styrkande papper. Om medlen skickades från byteskontot måste ett utdrag uppvisas. Om betalningen görs med kontanter, utförs bekräftelsen genom att tillhandahålla kassacheckar, strikta rapporteringsformulär eller kvitton. Det sista steget i varje transaktion är tillhandahållandet av betalda varor eller tjänster. Detta ögonblick måste bekräftas av ett utfört arbete (tjänster) eller en fraktsedel, om vi talar om olika typer av produkter.

Fyll i krav

För ett korrekt arbetsflöde räcker det inte att bara veta vad primär dokumentation inom redovisning är. Det är viktigt att överväga de grundläggande kraven för att fylla i den. Först och främst måste varje form ha sitt eget namn. Sammanställaren av dokumentet är också skyldig att ange datumet för bildandet av dessa rapporter och företagets namn. Med företag avses en leverantör, entreprenör eller köpare. Bankuppgifter,Tjänstemännens initialer och namnet på operationen visas också i separata kolumner i den primära dokumentationen på redovisningsavdelningen. Alla vet vad operationens namn är, kom bara ihåg att detta värde måste uttryckas i kvantitativ form. Det sista ögonblicket i förberedelsen av denna typ av papper är underskriften och sigillen av ansvariga personer.

Redigering

När anställda hanterar ett stort antal dokument gör de ofta misstag. De måste korrigeras i enlighet med de regler som fastställs i lag. Det finns två typer av redigeringar:

1. För strikt ansvar. Om en mindre rättelse behöver göras i formuläret, är den ansvarige skyldig att stryka över den felaktiga raden med en tunn linje och ange rätt inmatning ovanpå den. För att bekräfta riktigheten av de ändringar som gjorts på papper är det nödvändigt att skriva "Rättad tro" och intyga formuläret med en tjänstemans signatur och sigill. Om dokumentet inte kan korrigeras punktvis, är den ansvariga personen skyldig att stryka över den felaktigt upprättade blanketten från hörn till hörn med en tunn röd linje. Den måste också vara märkt "Inställd". Efter att ha skapat den korrekta instansen är det förbjudet att förstöra den felaktiga instansen.
2. För icke-strikt dokumentation. I det här fallet förstörs den skadade blanketten och ett papper med korrekt information skapas.

Det är värt att veta att genomstrykning endast bör göras med en mycket tunn linje. Om en anställdstryker över text på ett sådant sätt att den blir oläslig, detta är ett mycket grovt misstag.