Bearbetar primär dokumentation: krav, exempel. Primär bokföringsunderlag

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Alla företags verksamhet är nära relaterad till underhåll och bearbetning av primär dokumentation. Det är nödvändigt för att rapportera, beräkna skattebetalningar, fatta förv altningsbeslut. I artikeln kommer vi att överväga vad det är - primär dokumentation inom redovisning - och hur den behandlas.

Grundläggande begrepp

Primär dokumentation inom redovisning – vad är det? Det kallas bevis på faktumet av en affärstransaktion, reflekterat på papper. För närvarande sammanställs många dokument i det automatiserade systemet "1C". Behandlingen av primär dokumentation innefattar registrering och redovisning av information om genomförda affärstransaktioner.

Primär redovisning är det inledande skedet av att åtgärda händelser som inträffar på företaget. Affärstransaktioner är åtgärder som innebär förändringar i tillståndet för tillgångarna eller kapitalet i organisationen.

Bearbetning av primär dokumentation i redovisning: ett exempel på ett schema

Som regel, i företag under begreppet "arbeta meddokumentation" innebär:

• Hämta primär data.
• Förbearbetning av information.
• Dokumentation.
• Godkännande av ledningen eller specialister auktoriserade på order av direktören.
• Bearbetar primär dokumentation.
• Utföra de åtgärder som krävs för att genomföra en affärstransaktion.

Klassificering

Det finns engångs- och kumulativ primär dokumentation. Behandlingen av informationen i sådana papper har ett antal funktioner.

Engångsdokumentation är avsedd att bekräfta en händelse en gång. Följaktligen förenklas förfarandet för dess behandling avsevärt. Kumulativ dokumentation används under en viss tidsperiod. Som regel återspeglar det en operation som utförs flera gånger. I det här fallet, vid bearbetning av primär dokumentation, överförs information från den till särskilda register.

Dokumentationskrav

Primär dokumentation upprättas vid tidpunkten för operationen eller omedelbart efter dess slutförande.

Reflektion av information utförs på speciella enhetliga formulär. I avsaknad av godkända blanketter kan företaget utveckla dem självständigt.

Bearbetningsstadier för primär redovisningsdokumentation

På varje företag i staten finns en anställd som ansvarar för att arbeta med primär information. Den här specialisten borde vetareglerna för behandling av primär dokumentation, strikt följer lagens krav och sekvensen av åtgärder.

Stegen i den primära dokumentationsbehandlingen är:

• Taxi. Det är en bedömning av transaktionen som återspeglas på papper, en indikation på beloppen i samband med dess genomförande.
• Gruppering. I detta skede distribueras dokument enligt gemensamma drag.
• Redovisning. Den antar beteckningen debet och kredit.
• Släckning. För att förhindra återbetalning på primära dokument sätter revisorn en markering "betald".

Fel i dokument

De kan uppstå av olika anledningar. I grund och botten orsakas deras utseende av den anställdes vårdslösa inställning till det arbete han utför, specialistens analfabetism och fel på utrustningen.

Rättning av dokument avråds starkt. Men i vissa fall är det omöjligt att göra utan att korrigera fel. Revisorn måste korrigera misstaget på den primära dokumentationen enligt följande:

• Sträck över den felaktiga inmatningen med en tunn linje så att den syns tydligt.
• Skriv korrekt information ovanför den överstrukna linjen.
• Kolla "Corrected Believe".
• Ange datum för justering.
• Sign.

Användning av korrigerande medel är inte tillåten.

Arbeta med inkommande dokument

Processen för att behandla inkommande papper inkluderar:

• Bestämma dokumenttyp. Bokföringspapper innehåller alltid information om genomförda affärstransaktioner. De inkluderar till exempel en faktura, en order om att ta emot pengar, etc.
• Kontrollerar mottagarens uppgifter. Handlingen ska vara adresserad till ett specifikt företag eller dess anställd. I praktiken händer det att dokument för inköp av material är särskilt utfärdade till företaget, även om avtalet med leverantören inte har slutits.
• Kontrollerar signaturer, sigill. De personer som undertecknar handlingen måste ha behörighet att göra det. Om insynen av primära papper inte ligger inom den anställdes kompetens, är de ogiltiga. När det gäller utskrifter uppstår i praktiken ofta fel i de företag som har flera sigill. Informationen på avtrycket måste stämma överens med den typ av dokument det är på.
• Kontrollerar status för dokument. Vid upptäckt av skador på papper eller avsaknad av några blad är det nödvändigt att upprätta en handling, vars kopia ska skickas till motparten.
• Kontrollerar giltigheten av händelsen som återspeglas i dokumentet. Anställda i företaget måste bekräfta informationen om transaktionens faktum. Dokument om godkännande av värdesaker är certifierade av lagerchefen, villkoren i kontraktet bekräftas av marknadsföraren. I praktiken finns det situationer när en leverantör får en faktura för varor som företaget inte tagit emot.
• Definiera perioden som dokumentet tillhör. Vid bearbetning av primärpapper är det viktigt att inte registrera samma information två gånger.
• Definiera redovisningssektionen. Efter mottagandet av den primäradokumentation, är det nödvändigt att fastställa för vilka ändamål de levererade värdena kommer att användas. De kan fungera som fasta tillgångar, material, immateriella tillgångar, varor.
• Bestämma i vilket register dokumentet ska arkiveras.
• Registerpapper. Det utförs efter alla kontroller.

Arbeta med utgående papper

Bearbetningen av den här typen av dokumentation skiljer sig något från ovanstående.

Först och främst bildar en auktoriserad anställd på företaget ett utkast till det utgående dokumentet. På grundval av detta utvecklas ett utkast till papper. Den skickas till chefen för godkännande. En annan anställd med lämplig behörighet kan dock också godkänna utkastet.

Efter certifiering upprättas projektet enligt fastställda regler och skickas till mottagaren.

Arbetsflödesplanering

Detta steg är nödvändigt för att säkerställa snabbt mottagande, sändning och bearbetning av dokumentation. För den behöriga organisationen av dokumentcirkulation på företaget utvecklas speciella scheman. De indikerar:

• Plats och tid för registrering av primära uppsatser.
• Namn och befattning på den person som förberedde och lämnade in handlingarna.
• Konton som härrör från värdepapper.
• Tid och plats för att förvara dokumentation.

Redovisningsregister

De krävs för registrering av primär dokumentation. Samtidigt påpapper är märkta med ett bokföringsmärke. Det är nödvändigt för att förhindra omregistrering av dokument.

Primära papper kan lagras i elektroniska register. Men på begäran av myndigheter eller motparter måste företaget tillhandahålla papperskopior.

Funktioner för dokumentåterställning

För närvarande finns det ingen tydlig procedur för återställande av papper i regelverket. I praktiken inkluderar denna process följande aktiviteter:

• Utseende av en kommission för att undersöka orsakerna till att dokument förlorats eller förstörts. Om det behövs kan företagets chef involvera brottsbekämpande myndigheter i förfarandet.
• Villa till en bankorganisation, till motparter för kopior av primära dokument.
• Rättelse av inkomstdeklaration. Behovet av att lämna in en uppdaterad rapport beror på att odokumenterade kostnader inte redovisas som utgifter för skatteändamål.

I händelse av förlust av primär dokumentation kommer IFTS att beräkna beloppet för skatteavdrag baserat på tillgängliga papper. Samtidigt finns det en möjlighet att skattemyndigheten tillämpar ansvarsåtgärder i form av vite.

Vanliga misstag i processen med att utfärda primärpapper

Vanligtvis begår registerförare följande överträdelser:

• Fyll i formulär som inte är enhetliga eller godkända av företagets chef.
• Ange inga detaljer elleråterspegla dem med fel.
• Godkänn inte dokument med sin underskrift eller tillåt anställda som inte har behörighet att underteckna papper.

Dokumentation som bekräftar fakta om affärstransaktioner är oerhört viktigt för företaget. Dess design måste närma sig mycket noggrant. Alla misstag kan leda till negativa konsekvenser.