Befattningsbeskrivning för kontorsadministratör: skyldigheter, funktioner och rättigheter

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

På de flesta offentliga platser är receptionisten den första du möter så snart du passerar tröskeln. Dessa specialister anlitas av hotell, skönhetssalonger, restauranger och, naturligtvis, kontorsinstitutioner. De har många ansvarsområden, från att kommunicera med gäster och partners till att bearbeta dokumentation.

Funktioner

Det är värt att säga att administratören är ett mycket mångsidigt yrke, som kan innehålla mångsidiga arbetsuppgifter. Fördelen för nybörjare är att det inte kräver några djupgående kunskaper inom ett visst område.

Potentiella arbetsgivare ägnar mer uppmärksamhet åt personliga egenskaper. En potentiell kandidat till tjänsten som kontorsadministratör bör vara måttligt sällskaplig, kunna etablera kontakter med olika människor och korrekt uttrycka sina egna tankar. Det kommer även vara meriterande att ha ett intresse för det valda området.aktiviteter och förmågan att hantera stress. Den sistnämnda egenskapen kommer säkert att komma väl till pass för den framtida administratören. Han kommer att behöva kommunicera med ett stort antal besökare, bland vilka konflikter säkert kommer att uppstå. Men även i sådana situationer måste administratören kunna vara artig.

Det bör noteras att beroende på företagets rekryteringspolicy kan det finnas krav på högre utbildning, förmåga att arbeta med kontorsutrustning etc.

Arbetsschemat för denna tjänst bestäms vanligtvis av verksamhetens öppettider, eftersom det är administratören som öppnar den på morgonen och stänger den på kvällen. Vid arbete dygnet runt för anställda upprättas dock ett skiftschema. Som regel fungerar inte kontor i det här läget.

Det är också värt att uppmärksamma att administratören och kontorschefen är olika yrken. Kontorschefen leder faktiskt andra anställda. Administratören, till skillnad från honom, utför inte denna funktion. Han utför bara sina egna funktioner och interagerar med andra anställda på kontoret om det behövs.

Huvudansvar

En kontorsadministratör, som är på arbetsplatsen, måste utföra ett stort antal uppgifter som ledningen tilldelar honom. Låt oss kort lista dem.

• Mottagning och efterföljande distribution av telefonsamtal. Under förhandlingar ska handläggaren registrera informationen och överföra den till anställda. Vid behov bör samtaletomdirigera till en annan avdelning.
• En kontorsadministratörs uppgifter inkluderar en klausul som kräver att en anställd ska ge inledande råd till potentiella kunder.
• Behovet av att behandla inkommande såväl som utgående dokumentation.
• Lägga ut jobbannonser på specialiserade portaler och rekryteringsbyråer. Kontorsadministratörens uppgifter innebär också att genomföra inledande intervjuer med potentiella kandidater.
• Köpa pappersvaror och förbrukningsvaror som behövs för att säkerställa smidig drift av kontorsutrustning.

Utöver de uppgifter som anges ovan interagerar kontorsadministratören faktiskt ständigt med människor. Dessa är både potentiella kunder och nuvarande anställda i företaget. Det är denna specialist som ansvarar för att schemalägga anställda.

Rättigheter

Antalet rättigheter, till skillnad från skyldigheter, är mycket mindre. Så, vad gör instruktionen för kontorsadministratören?

• Agre på företagets vägnar och företräda dess intressen i interaktion med andra företag.
• Att interagera med andra anställda inom den tilldelade myndigheten.
• Ge förslag till övervägande för att förbättra organisationens resultat.

Office-administratörsfunktioner

Den här specialisten borde vara på arbetsplatsenutföra ett stort antal uppgifter som tilldelats honom:

• Förbereder kontoret.
• Underhåll ordning.
• Betjänar besökare.
• Telefontjänst.

Faktum är att antalet funktioner kan vara fler. Det beror på listan över arbetsuppgifter för kontorsadministratören i en viss institution.

Förbereda kontoret

Uppfyllande av tilldelade funktioner börjar som regel med förberedelser för en ny arbetsdag. När han kommer till sin arbetsplats kontrollerar administratören arbetet med kontorsutrustning, tillgången på förbrukningsvaror och pappersvaror. Därefter måste specialisten bekanta sig med listan över besökare och skapa förutsättningar för deras möte.

Underhålla ordning

Administratören ska inte vara direkt involverad i städning och andra aktiviteter för att upprätthålla ordningen på kontoret. Till hans uppgifter hör dock behovet av att samordna underhållspersonalens arbete. Han måste schemalägga städningen, samt ange dess varaktighet.

Kundservice

Administratörens uppgifter består också i att förhandla med besökare om tidpunkten för besöket, samordna dem med chefen. Besöksschemat bör utformas på ett sådant sätt att det inte finns några överlappningar och ingen behöver slösa tid på att vänta. Dessutom ska administratören träffa besökare. Det är han som skapar den förstaintryck.

Telefontjänst

Denna funktion är tilldelad administratören för att befria chefen från förhandlingar och inte distrahera honom från arbetsflödet. En anställd kan lösa vissa problem på egen hand eller boka tid för en besökare i enlighet med chefens schema. När den anställde utför dessa funktioner måste den anställde verkligen upprätthålla konfidentialitet och inte avslöja för utomstående den information som är tillgänglig för honom.

Sample

Jobbbeskrivningen för kontorsadministratören kan innehålla olika artiklar beroende på kraven i en viss organisation. Däremot kommer i regel standardvillkor att föreskrivas i den, vilka tas som förebild.

• Allmänna bestämmelser.
• Kvalifikationskrav. För en potentiell administratör räcker det som regel med en gymnasieutbildning. Erfarenhet kommer definitivt att vara en tillgång.
• Ansvar. Ingen arbetsbeskrivning är komplett utan denna artikel.
• Rättigheter. Administratören har till exempel rätt att lägga fram förslag för att förbättra verksamheten i företaget.
• Ytterligare bestämmelser som kan inkludera föremål som inte ingår i andra avsnitt.

Det är vanligt att tillhandahålla en arbetsbeskrivning till en ny anställd för granskning, vilket han måste bekräfta med sin egen underskrift.

Arbetsplats

Instruktion om arbetarskydd för kontorets handläggare ställer vissa krav på arbetsförhållandena. Till exempel bör arbetsplatsen vara placerad på ett sådant sätt att den anställde trivsutföra sina egna uppgifter. Som regel ligger den bredvid chefens kontor och låter dig övervaka andra anställda.

Du måste förstå att administratören, såväl som andra anställda, ofta måste använda kontorsutrustning när de utför uppgifter. Det är därför den måste placeras på ett sådant sätt att den är tillgänglig för kortvarig användning.

En av de viktiga uppgifterna som inte är tydligt preciserade i arbetsbeskrivningen för administratören är att fungera som en länk mellan närmaste chef och underordnade. Därför bör medarbetaren försöka skapa en gynnsam miljö och etablera kontakter med andra specialister. Det är viktigt att inte bara förmedla instruktionerna från ledaren korrekt, utan också att kunna kontrollera noggrannheten i deras genomförande.

Av denna anledning blir förmågan att få kontakt med andra en viktig faktor för att nå framgång i denna position. Det gäller både ledare och underordnade. När det gäller personliga egenskaper anses organisation och stresstålighet vara ganska viktigt, vilket gör att du kan hantera andra anställda och förbli lugn även när du hanterar konfliktbesökare.