Räkenskapshandlingar är Konceptet, regler för registrering och förvaring av redovisningshandlingar. 402-FZ "Om bokföring". Artikel 9. Primära redovisningshandlingar

2025 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2025-01-24 13:25

Riktigt utförande av redovisningsdokumentation är mycket viktigt för processen att generera redovisningsinformation och fastställa skatteskulder. Därför är det nödvändigt att behandla dokument med särskild försiktighet.

Specialister på redovisningstjänster, representanter för småföretag som för oberoende register bör känna till huvudkraven för skapande, design, förflyttning, lagring av papper.

Dokumentkoncept

Lagande lagar om redovisning avslöjar inte begreppet dokument. Därför är det värt att använda definitionen som fastställts av GOST R ISO 15489-1-2007.

Räkenskapsdokument är identifierbar information registrerad på en materialbärare, skapad, mottagen och lagrad av en individ eller organisation som bevis vid bekräftelse av affärsverksamhet eller juridiskförpliktelser.

Primära dokument är dokument som innehåller källdata om processer och operationer. Dessa är bokföringshandlingar som ligger till grund för bokföringsposter.

Primära redovisningshandlingar är de dokument som gör att fakta om ekonomisk verksamhet registreras. Detta koncept av den federala lagen "On Accounting" regleras av artiklar.

Det huvudsakliga kravet som ställs för deras sammanställning är att de måste sammanställas när fakta om ekonomisk verksamhet utförs eller omedelbart efter dess slutförande (om möjligt).

Primärpapper

Det primära redovisningsdokumentet måste upprättas vid tidpunkten för affärstransaktionen, och om detta inte är möjligt, omedelbart efter dess slutförande.

De huvudsakliga primära dokumenten är:

1. fraktsedel, med formen TORG-12.
2. RKO och PKO.
3. Redovisningsreferens.
4. Utgiftsrapport.

Sorter av primära dokument

Ingen normativ handling innehåller gruppering och klassificering av redovisningsdokument. Följande typer av redovisningsdokument kan särskiljas, dessa är dokument som tar hänsyn till:

1. Platser för deras sammanställning: externa och interna.
2. Tillämpliga dokumentära former: icke-unified (skapat i enlighet med formulären som utvecklades oberoende av organisationen), unified (skapat i enlighet med formulären som finns i albumetenhetliga formulär).
3. Typ av informationsbärare: elektronisk och papper.
4. Datavolym: sammanfattning och primär.
5. Typ av skulder, redovisningsområden, tillgångar: redovisning av kontanttransaktioner, redovisning av periodisering och betalning av löner, redovisning av lager, redovisning av anläggningstillgångar, etc.

Primära redovisningsformulär

Registrering i bokföring av redovisningsdokument är först och främst användningen av enhetliga och oberoende utvecklade formulär. Användningen av många förenade sedan 2013 är inte obligatorisk.

Alla primära formulär måste godkännas av organisationens chef. Följande är för närvarande obligatoriska:

1. Enligt redovisningen av godstransporttjänster (272-P av regeringen).
2. Enligt redovisningen av arbete, dess betalning (1-P från statens statistikkommitté).
3. Redovisning för kontanttransaktioner (88-P från State Statistics Committee, 3210-U av Bank of the Russian Federation).

Standardformuläret tillhandahålls också för betalningsordern. I processen med att utfärda enhetliga formulär är det obligatoriskt att fylla i redovisningsdokument, nämligen alla angivna kolumner (rader). Om någon information saknas ska ett bindestreck sättas i motsvarande kolumn.

Det är värt att notera att användningen av redovisningsdokument, som för närvarande inte krävs, fortfarande används i organisationer. Med hänsyn till företagets interna behov kan dessa formulär färdigställas. De kan göras mer lämpliga och bekväma för att fixa specifika affärsaktiviteter. Du kan till exempelVägra att använda utskriftsbehov och märken på fram- och baksidan.

Godkännande av primära redovisningsdokument

Organisationer är skyldiga att godkänna de tillämpliga primära formulären (4 paragraf 1/2008-PBU). Det är dock viktigt att komma ihåg att det inte räcker med att bara länka till Uniform Forms-albumet.

Räkenskapspolicyn bör lista de specifika typerna av dokument från albumen som organisationen kommer att använda, samt en lista över personer som har rätt att underteckna primära dokument.

Blanketter kan också godkännas av andra lokala bestämmelser. Till exempel en order om att godkänna formerna för primära redovisningshandlingar. Redovisningsprincipen måste innehålla en länk till en sådan order.

Obligatoriska uppgifter om redovisningsdokument

402-FZ reglerar kraven för de obligatoriska uppgifterna för primära bokföringsdokument. Det finns sju sådana detaljer:

1. Datum för dokumentet.
2. Hans namn.
3. Namn på den ekonomiska enhet som sammanställde dokumentet.
4. Innehåll i affärsfakta.
5. Mängden monetärt eller naturligt mått (med enheter).
6. Namn på befattningar för personer som är ansvariga för transaktionen.
7. Signaturer med utskrifter av ansvariga personer.

Vissa dokument som inte är primär dokumentation kan användas som sådana.

Om en organisation återspeglar kostnaden för hyran, är sådana redovisningshandlingar handlingar och ett hyresavtal. 611 och 622 artiklarna i civillagenfastställa att det i sådant fall ska upprättas bilaterala handlingar om godkännande och överföring av det rapporterande objektet. Om vi överväger artikel 753 i civillagen, kan handlingar av ensidig karaktär tjäna som primära dokument.

Dokumentation i redovisning

Det är viktigt att ta hänsyn till speciella fall som ofta uppstår vid upprättandet av dokumentation.

Avvisning av användning av sigill. Huvudsyftet med sigillen är att intyga den underskrift som den ansvariga personen har satt. Sedan 2015 är företag inte skyldiga att stämpla. Information om pressen bör återspeglas i organisationens stadga (82-FZ). Sigill krävs endast när det krävs av federala bestämmelser.

Det måste finnas på följande dokument: dubbla lagercertifikat, olycksfall i arbetet, handlingar som lämnas in till tullmyndigheterna, en fullmakt som tillåter dig att företräda en juridisk persons intressen i domstol.

Seglet är inte ett obligatoriskt krav, men dess närvaro kan föreskrivas i formen av det primära redovisningsdokumentet, som är godkänt av chefen för affärsenheten.

Dokument upprättade på ett främmande språk. Dokument endast på ryska kan accepteras för redovisning. Om dokumentet är upprättat på ett annat språk måste det finnas en översättning till ryska, och det måste vara rad för rad. Certifiering av översättningen krävs inte, förutom i de fall som föreskrivs av Haagkonventionen:

1. Icke-rubelmätare i primära bokföringsdokument. Kostnadsdata i redovisningsdokument kan återspeglas i konventionella enheter, i valuta, i rubel.
2. Primär i elektronisk form.

402-FZ tillåter affärsenheter att utfärda primära dokument, inte bara i pappersform, utan också i elektronisk form.

Det elektroniska dokumentet måste innehålla alla nödvändiga uppgifter för redovisningsdokument, samt en elektronisk signatur.

Elektroniska signaturer finns i tre varianter - enkla, förbättrade okvalificerade, förbättrade kvalificerade. Enligt finansministeriet kan vilken som helst av dessa tre signaturer användas.

Fullmakt att underteckna primära redovisningsdokument

En anställd i en organisation har rätt att skriva under om något av följande dokument upprättas:

1. Fullmakt att underteckna primärvalet (artikel 185-189 i civillagen).
2. Beställ till höger för att signera.

Jämfört med en order som ger rätt att skriva, kan en fullmakt även utfärdas till personer som inte är anställda i organisationen. Efter överenskommelse mellan parterna kan ett fax användas för att underteckna primära dokument (artikel 160 i civillagen).

Schema för arbetsflöde i redovisning

Ett arbetsflödesschema är en beskrivning, som kan ha formen av en tabell eller ett diagram, av procedurer för att skapa, flytta, bearbeta, lagra bokföringsdokument. Tidsplanen kan godkännas som en bilaga till redovisningsprincipen eller som en lokal normativ lag. I det andra fallet bör redovisningsprincipen innehålla en länk till denna lag.

Arbetsflödesschemat måste nödvändigtvis återspegla:

1. Villkor under vilka dokument måste upprättas, överföras, bearbetas, lagras.
2. Positioner för personer som är ansvariga för verksamheten återspeglas i arbetsflödesschemat (105-P från finansministeriet).

Tidskrift för redovisning av primär dokumentation

Att föra en sådan journal är mer en regel för rationell dokumenthantering, snarare än bokföring. Det är nödvändigt för registrering av redovisningsdokument - inkommande och utgående primära dokument. Experter rekommenderar att du för en liknande journal i fall där redovisning utförs utan användning av specialiserade redovisningsprogram.

När t.ex. 1C används kan en dokumentationsjournal genereras och skrivas ut så fort det behövs. Så, registret över mottagningsdokument kommer att visa leverantörernas dokument och registret över kassadokumenten, respektive dokumentationen i företagets kassadisk.

Redovisning tillåter, till skillnad från skatteredovisning, reflektion av fakta om ekonomisk verksamhet i avsaknad av primära redovisningsdokument, men bara om de ändå tas emot senare.

I det här fallet bör fakta om ekonomisk aktivitet registreras med det uppskattade värdet. När dokumentet väl anländer, vänds det inte. Det är bara nödvändigt att korrigera datumet för dess mottagning.

Det här tillvägagångssättetregleras av 21/2008-PBU, 119n-P från finansministeriet, AKPI16-443-R VS.

Dokument relaterade till mellanhandstransaktioner är ett undantag från detta förfarande. Förmedlaren är skyldig att överföra all dokumentation. I de fall rapporten om den genomförda transaktionen är upprättad med fel eller felaktigheter, kan uppdragsgivaren ha rätt att göra invändningar inom 30 dagar från dagen för mottagandet (999, 1008 artiklar i civillagen).

Lagring och förstörelse av bokföringsdokument

Ordningen för lagring av det primära bestäms av 558-P från kulturministeriet. Den totala lagringstiden för dokumentation, i enlighet med 402-FZ "On Accounting", artikel 9, är 5 år. Chefen för företaget ansvarar för att organisera lagringen av dokumentation.

Vissa dokument bör sparas under en längre period:

1. Om förvärv av lös egendom - minst 10 år.
2. För transaktioner med fastigheter – på obestämd tid.
3. Utdelning och resecertifikat för affärsresor i Fjärran Norden - 75 år.

Om interna register har gått ut kan de förstöras. Beslutet om möjligheten till förstörelse bör fattas av en expertkommission, som inrättas varje år eller agerar permanent. Baserat på resultaten av en sådan kommissions verksamhet bör en handling utarbetas som återspeglar listan över dokument som ska förstöras.

Ett företag kan likvidera dokumentation på egen hand eller genom att överföra den till en specialiseradorganisation.

Ansvar för lagring av primära dokument

Påföljder ges för grova överträdelser av redovisnings- och finansiell rapporteringskrav. Ett av de grövsta dokumenten är bristen på obligatoriska primära redovisningsdokument, redovisningsregister, finansiella rapporter och en revisionsberättelse för en ekonomisk enhet.

Om sådana överträdelser upptäcks, utdöms böter med följande belopp:

1. Tjänstemän - 5-10 tusen rubel.
2. Upprepad överträdelse av tjänstemän - 10-20 tusen rubel eller diskvalificering i 1-2 år.