Regler om organisationens dokumentflöde. Ett exempel på arbetsflöde i en organisation

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Ett dokument är information som presenteras i en form som är lämplig för dess innehåll och syfte. Ett dokument skapas med ett syfte, av någon för någon. Men inte alltid källan till dokumentet och / eller dess adressat kommer att vara en person. Den moderna nivån - när det är möjligt och nödvändigt att effektivt och praktiskt inkludera maskiner och mekanismer i styrslingan.

Processen, egenskaperna och hastigheten för ett dokuments rörelse beror på dess form, innehåll och funktion i "rörelsemiljön". Framgång, ekonomiska indikatorer och social effektivitet beror på hur väl dokumentflödet i organisationen är uppbyggt, och detta är: företagets kvalitet och liv.

Om dokument och arbetsflöde

Administration, form och tillvägagångssätt för arbetsflödet som exempel på en organisation regleras inte i lag. Det finns GOSTs, stadgar och obligatoriska rekommendationer. Som en del av redovisningshandlingar, papper för att få lån ellermedicinska rapporter är lagens normer.

Ett dokument är inte alltid en strikt skriftlig form. Det kan vara:

• ett formulär där specifika fält fylls i på ett visst sätt, med det exakta semantiska och syntaktiska innehållet;
• en sida gjord enligt en specifik blankett för en specifik ansökan (brev, order, uppdragsbeskrivning, personal, …);
• fri form (förklarande anteckning från den anställde, tacksamhet för arbetsprestationer, beslut om ansökan, …).

Alla tre versioner av dokument kan presenteras på papper eller elektroniskt och, på grund av tillgången på tekniska och juridiska verktyg, är de absolut likvärdiga, även om det fortfarande finns fall då endast pappersform är möjlig.

Trots bristen på lagstiftningsmässig reglering av dokumentets och arbetsflödets form och innehåll, finns det en stel, allmänt accepterad och inte diskuterad praxis att skapa, flytta, lagra eller förstöra dokument, som varje organisation är fri att anpassa till sig själv på absolut vilket sätt som helst.

Perfekt exempel på dokumentflöde i en organisation

Det är i grunden omöjligt att uppnå idealet:

• i alla områden av livet och aktiviteten,
• när som helst,
• var som helst i rymden,

för varje nytt tillvägagångssätt gör det möjligt att se nya horisonter. Det finns en önskan och ett behov av att följa dem. Dokumentation är inget undantag. Tvärtom, det är ett demonstrativt och levande exempel på dynamisk fixering av informationsrörelsens process.

Det spelar ingen roll hur informationen registreras: på papper eller i elektronisk form. För närvarande har båda formulären samma juridiska värde, även om pappersversionen har fördelar i vissa fall.

cykeln för deras rörelse från ögonblicket av uppkomsten (skapandet) till ögonblicket av deponering eller förstörelse.

Alla organisationer förstår inte att många dokument kan exekveras direkt av maskiner och mekanismer utan mänsklig inblandning, precis som inte alla källor (författare) bara bör vara personer.

Den vanliga förståelsen för automatisering av arbetsflöden i den överväldigande majoriteten av fallen är på nivån av en enkel "signalidé", när programmet får förtroendet att endast rapportera förekomsten av händelser.

Intern och extern omsättning av dokument

Båda kretsarna är viktiga för en framgångsrik organisation. Den yttre omsättningen har ett statiskt värde, medan den inre omsättningen har ett dynamiskt värde.

Ju bättre företagets ledning förstår denna omständighet, desto mer lovande elektroniskt dokumenthanteringssystem väljer den. De som vill vara ett idealiskt exempel på rörelsen av affärstidningar i en organisation skriver sitt eget informationssystem.

Dokument kan vara primära ochsekundär. De senare har alltid en historia av rörelse inom organisationen.

Genom att analysera tillämpningen av kunskap om dokumentet och dess användning är det möjligt att utvärdera företagets funktionella egenskaper, socioekonomiska indikatorer och tidsparametrar. Detta är viktigt för både partners och konsumenter.

Papper men effektivt eller elektroniskt men köpt

Unikitet är inte bara inneboende för en person, utan också för en organisation. Dessutom uppskattar varje person sin individualitet och strävar på alla möjliga sätt efter att framhäva den med kläder, beteende, utbildning och så vidare.

Ett företag som köper ett färdigt informationssystem är ett perfekt exempel på en organisations arbetsflöde som berövar den sitt eget ansikte och tvingar anställda att klä sig i "någon annans kläder".

Det är bättre att anförtro dina egna anställda att arbeta med pappersmedia på gammaldags sätt än att påtvinga dem en tredje part men modern åsikt om dokument och deras användning. Varje anställd är en viktig del av organisationens funktionalitet, och inte en forskare av effektiviteten hos andra människors idéer och strukturer för tredje parts arbetsflöde.

Prioriteter, dynamik och funktionalitet

Den yttre konturen av arbetsflödet är alltid begränsad, opretentiös och statiskt stabil. I stort sett bör det inte ges större betydelse än det förtjänar. Till exempel, vad är poängen med att "investera din själ" i relationer med skattemyndigheten, tillsynsmyndigheter eller partners. Du kan på något sätt diversifiera processen att utbyta information medreklambyråer, men även detta tar så småningom en statisk, vardaglig form.

Prioriteten för vårt eget informationsbehandlingssystem, där en viktig del alltid är elektronisk dokumenthantering, är utom tvivel. Men alltid och alla är ledsna för tiden och pengarna att skapa sitt eget system.

En kombination av de klassiska "one es"- eller "galaxy"- alternativen som aldrig klarar sig utan xel och ett par lokala ekonomi- eller redovisningsprogram från tredje part, tillsammans med deras egen webbplats för att få feedback och dokument (beställningar, klagomål, erbjudanden, …) från kunder och partners - det vanliga läget, anställda är ständigt upptagna med rutin och det finns inga kostnader.

Dynamiken i produktionsprocessen kan endast säkerställas genom effektiv implementering av dess egen funktionalitet. Endast i denna egenskap är elektronisk dokumenthantering i en organisation ett exempel värt att imitera, och i samband med att implementera sin egen affärsidé, en utmärkt dynamik i produktionen, ekonomiska och sociala indikatorer.

Regler för organisationens informationssystem

Varje organisation är ett informationssystem som uppstår och existerar i en liknande miljö. Dokument kommer in i organisationen utifrån, inuti krävs även att skapa dokument, varav några är reglerade och obligatoriska.

Ett enkelt arbetsflödesschema för organisationen är ett exempel på vad alla brukar göra. Föreskrifter omarbetsregler, daglig rutin, anställdas plikter - den vanliga normen, men väldigt få personer är involverade i utvecklingen av "Regler om organisationens informationssystem".

Från en objektiv synvinkel kan ledarna i organisationen vägledas av vad som helst, skriva vilka föreskrifter och arbetsbeskrivningar som helst. Men effektiviteten och genomförbarheten av detta regelskapande beror bara på hur mycket den interna regelarsenalen uppfyller verklighetens krav.

Regler om dokument och deras förflyttning

Ett företags dokumenthanteringssystem är en integrerad del av företagets informationssfär, vilket gör att "Regler för dokumenthantering" är en bilaga till "Regler för organisationens informationssystem", men mycket viktigt och kopplar samman alla dess beståndsdelar till en enda informationsorganism.

Om ledningen är fast besluten att skapa det perfekta exemplet på en organisations arbetsflöde, betyder det att de verkligen är engagerade i utvecklingen av en framgångsrik verksamhet, med målet att göra vinst och förbättra de anställdas välbefinnande.

En del av det nuvarande tillståndet för mjukvaruutveckling, särskilt i framkanten av distribuerad informationsbehandling (exempel på internetprogrammering), är att det är nästan omöjligt att skapa en mobil självanpassande applikation.

Uppgiften med elektronisk dokumenthantering i en organisation är ett enkelt men demonstrativt exempel. Här är dynamiken speciell:

• inkommande och utgående dokument;
• algoritmer för bearbetning av interna och externa affärsdokument.

Det är mycket svårt att skriva kod som kan variera när data och algoritmer ändras. Kostnaden för tid och resurser är inte tillgänglig för alla organisationer.

Elektronisk dokumenthantering i dynamik

Organisation av arbetsflödet på företaget på exemplet på uppgiften med den elektroniska versionen är relevant, enkel, vägledande och praktisk. Komplexiteten kommer från processen att designa kod som kan förändras dynamiskt. Utvecklingstiden är också ett problem.

använd vanlig bearbetningslogik.

Då är arbetsflödet i organisationen=ett exempel + funktioner i din egen affärsidé. I den första approximationen kommer resultatet inte att vara praktiskt, men så snart den första implementeringen av uppgifterna sätts i drift kommer cykeln för deras lösning att bli oåterkallelig och, med vederbörlig uppmärksamhet, kommer resultatet att uppnås.

Skapandet av ett informationssystem som kan bearbeta dynamiskt föränderlig information är för det första dynamiken i själva skapelseprocessen.

Tills en mekanism skapas för att adekvat ändra inkommande, utgående ochinterna dokument, och koden kommer inte att kunna ändras självständigt utan deltagande av en programmerare, kommer det inte att vara möjligt att prata om att skapa ett elektroniskt dokumenthanteringssystem.

Men att uppfinna och implementera ditt eget system för att fullt ut stödja organisationens informationsprocesser är detsamma som att göra dess framgång briljant och perfekt.