Nomenklatur för organisationens angelägenheter: provfyllning. Hur gör man en nomenklatur över organisationens angelägenheter?

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Varje organisation i arbetet står inför ett stort dokumentflöde. Kontrakt, lagstadgade, bokföring, interna dokument… Vissa av dem måste förvaras hos företaget under hela dess existens, men de flesta av certifikaten kan förstöras när deras giltighet löper ut. För att snabbt kunna förstå de insamlade dokumenten sammanställs en nomenklatur över organisationens angelägenheter. Exempel på detta dokument och algoritmen för dess konstruktion kommer att diskuteras nedan.

Purpose

Hundratals dokument skapas i varje organisation. Varje dag de ackumuleras ersätter arbetare gradvis varandra. Någon gång blir det svårt att hitta en beställning från två år sedan. För att undvika sådana situationer skapas en nomenklatur av fall.

Definition

Ett ärende är ett dokument som rör enfråga, verksamhetsområde. Ärendenomenklaturen är en lista som innehåller en lista över ärenden som har öppnats med en uppgift om lagringsperioderna. Med dess hjälp kan du organisera arbetsflödet ordentligt. Nomenklaturen över fall för en kommersiell organisation, varav ett urval kommer att diskuteras nedan, är sammanställt för följande ändamål:

• systematisera grupperingen av dokument, vilket säkerställer deras snabba sökning och säkerhet;
• tilldela ett registreringsnummer enligt klassificeringen av fall;
• upprätta en inventering av dokument för permanent, långvarig och personlig förvaring (inklusive förstörelse).

Nomenklaturen för ärenden används vid val av dokument för arkivering och förstörelse. Denna multifunktionella referens behövs av varje organisation för att effektivisera kontorsarbetet. I det här fallet spelar ägarformen för organisationen ingen roll. Om en exempelnomenklatur av fall från en medicinsk organisation kan hittas i förordningar och resolutioner, måste analyserna av de öppnade fallen av en privat organisation sammanställas oberoende.

Krävs eller tvingas?

Sammanställningen av denna lista tillhandahålls av "Regler för arkivarbete". Det är obligatoriskt för organisationer som skapar ett arkiv som en separat tjänst. Denna lista innehåller, förutom statliga och kommunala institutioner, även vissa kommersiella strukturer, såsom notariekontor.

Alla andra institutioner behöver skapa en nomenklatur av ärenden för att systematisera arbetet med dokument, eftersom företag av alla formeregendom är skyldig att säkerställa säkerheten för arkivhänvisningar. Detta föreskrivs i federal lag nr 125. Den detaljerade att göra-listan bör startas eller uppdateras under det fjärde kvartalet av kalenderåret.

Structure

Nomenklaturen av ärenden bör innehålla alla inlämnade ärenden, förutom tryckta publikationer: uttalanden från anställda, arbetsintyg, tidskrifter, räkenskapsböcker, all dokumentation av strukturella uppdelningar, korrespondens av strukturella divisioner, etc. Dokumentation om begränsad tillgång måste innehålla rubriken "Force". Katalogen bör innehålla filerna för tillfälliga uppdrag, divisioner. Men till exempel ett fackförbund är en fristående organisation. Dess anställda är självständigt engagerade i bildandet av katalogen. Arkivet måste också innehålla titlar på pågående ärenden om likviderade företag, vars rättsliga efterträdare är en befintlig organisation.

Du kan se ett urval av att fylla i nomenklaturen för organisationens angelägenheter nedan.

Idag har många företag dokumentation i elektronisk form. Vissa rapporter skrivs inte ens ut på pappersform. I slutet av varje avsnitt, lista vilka register som förvaras elektroniskt, ange antalet filer och eventuella nödvändiga sökord. Vissa institutioner skapar en separat elektronisk nomenklatur för ärenden för en kommersiell organisation. Provet och algoritmen för att fylla i det måste helt överensstämma med accepterade standarder.

Var ska man börja?

Ansvaret för att sammanställa katalogen i stora institutioner ligger hos dokumentationstjänsten(sekretariat, kontor), och i små - sekreteraren, en annan utsedd person. I kommersiella organisationer utförs denna funktion av personalavdelningen, där de flesta dokumenten skapas. Eftersom information måste komma från alla strukturella enheter är det mer ändamålsenligt att börja med att ta fram en ordning om ärendenomenklaturen i organisationen. Ett exempel på en sådan beställning presenteras för dig nedan.

ABC LLC

20.11.2017 Moskva

För systematisering, lagring och redovisning av dokumentation

ORDER:

• Godkänn och sätt i omlopp nomenklaturen för företagets filer från 2018-01-01.
• Chefer för strukturella avdelningar för att säkerställa bildandet av ärenden i godkänd form.
• Skicka sekreteraren till de strukturella avdelningarna av utdraget från referensboken för arbete.

VD Ivanov N. A.

För institutioner inom vissa verksamhetsområden har exempel på nomenklaturen för organisationers angelägenheter redan tagits fram av ministeriet. Denna nyans bör förtydligas före bildandet av katalogen. Modellnomenklaturer bör fyllas i strikt i enlighet med den givna modellnomenklaturen för organisationens ärenden. Andra institutioner kan använda dessa guider för att sammanställa ett enskilt dokument.

Stöddokumentation

När de utvecklar ett katalogformulär bör kommersiella organisationer fokusera på:

• "Arkivregler" (beslut av Federal Archives daterat 06.02.02);
• Sektion 5 i dekret nr 477 av 2009-06-15 "Om godkännande av reglerna för kontorsarbete".
• Instruktioner för kontorsarbete.
• Lista över arkivdokument.

Du bör också studera bemanningstabellen, stadgan, lokala lagar, bestämmelser om divisioner, regler, standarder, instruktioner, inventeringar av ärenden. De innehåller länkar till relevanta dokument. Först sammanställs prover av nomenklaturen över organisationens angelägenheter per divisioner, för att sedan bilda en allmän katalog. Ibland tillämpas en funktionell snarare än en strukturell princip. Det vill säga, distributionen utförs inte av avdelningar, utan av funktioner.

Hur skapar man en exempelnomenklatur för en organisations angelägenheter?

Formen för kataloger anges i bilaga nr 8 till "Regler för arkivarbete". Referensböcker sammanställs på organisationens brevhuvud. Huvuddelen av rapporten presenteras i form av en tabell och består av 5 kolumner:

• case index;
• titel (volymer, delar);
• nummer (volymer, delar);
• hållbarhet, artikelnummer på listan;
• note.

Index

Index är en digital beteckning på en strukturell enhet inom ett företag. Till exempel: 04-06, där 04 är personalavdelningens löpnummer, 06 är ärendets löpnummer. Indexet kan bestå av tre par siffror, till exempel: 04-03-08, där 04 är koden för finans- och ekonomiavdelningen, 03 är beteckningen för ekonomiavdelningen, 08 är ärendenumret. Indexet kan vara numeriskt, alfabetiskt eller blandat.

Headlines

Rubrikerna fördelas efter dokumentens vikt. Först det organisatoriskaadministrativ dokumentation (som börjar med högre enheter och går vidare till strukturella enheter). Därefter listas de regler och föreskrifter som organisationen själv tagit fram. Vidare beaktas planer och rapporter (årsvis, kvartalsvis, månadsvis). Utkast till administrativa handlingar placeras efter huvudhandlingarna. Ärenden av samma typ (till exempel personliga kort från anställda) fylls i i alfabetisk ordning.

Rubriken ska sammanfatta innehållet i dokumentet. Användning av allmänna formuleringar som "diverse", "korrespondens", "inkommande/utgående dokument" är inte tillåten. Casehuvudet innehåller följande element:

• namnet på dokumentet eller typen av ärende som lämnas in om dokumentet är en del av en stor volym;
• dokumentförfattare (namn på organisation eller avdelning);
• adressaten (från vilken dokument tas emot eller till vilken dokument kommer att skickas);
• sammanfattning/väsen (till exempel "Certifieringsfrågor");
• namn på territorium;
• datum/period;
• markera om filen innehåller kopior av andra dokument, inte deras original.

Volymen av varje fodral bör inte överstiga 250 ark. Om det antas att fallet kommer att vara omfattande, är det uppdelat i delar och volymer. Den tredje kolumnen i slutet av kalenderåret anger antalet ärenden som faktiskt har öppnats.

Den fjärde kolumnen anger villkoren för lagring av dokument, enligt reglerna. De måste följas av både statliga och kommersiella organisationer. Om dokumentet inte finns med i reglerna, gäller dess giltighetstidlagring bör bestämmas utifrån listan. Nedräkningen av lagringsperioden börjar den 1 januari nästa år efter dess upprättande. Om certifikatet utfärdades 2016 bör nedräkningen börja från 2017-01-01.

Uppdaterar lista

Årligen, när filer överförs till arkivet, skickas en detaljerad lista. Så här ser den uppdaterade exempelnomenklaturen av ärenden för en gren av säkerhetsorganisationer ut:

Under året grupperas alla dokument enligt den godkända blanketten. Om du behöver lägga till en tidigare oanvänd rapport genereras en ny rubrik. Och processen upprepas enligt algoritmen som beskrivs ovan.