Villkor och lagringstid för primära dokument i bokföring

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Som praxis visar, i nästan alla moderna inhemska företag, genereras den största mängden dokumentation av redovisning. Naturligtvis är detta förståeligt: det är på den här avdelningen som de arbetar med pengar, och varje sådan operation måste officiellt fixas på papper. Dessutom är termen för lagring av primära dokument i en organisation lagstadgad, vilket betyder att det inte fungerar bara så för att bli av med "papper", du måste lagra dem i minst flera år och först då förgör dem. Förresten, processen att bli av med returpapper är inte heller lätt, den har ett antal specifika funktioner. Om allt detta - vidare.

Dokument, dokument…

Om du ger statistik över mängden producerad dokumentation, visar det sig att i nästan alla moderna inhemska företag är redovisning källan till 80-90 % av pappersdokumenten. De behöver inte bara förvaras. Begränsningar avgör inte bara vad som är den korrekta minsta lagringsperioden för primära bokföringsdokument (varierar vanligtvis frånfem år till ett decennium), men också under vilka förhållanden dessa objekt ska vara. Samtidigt ska man komma ihåg att det finns en uppdelning i dokumentation för tillfällig förvaring och permanent.

Men som praxis visar är inte alla företags chefer intresserade av att förstå krångligheterna i villkoren för lagring av primära dokument. För att rädda dig själv från huvudvärk kan du använda tjänsterna från specialiserade arkivföretag. I ett sådant företag vet de exakt vilken typ av dokument hur länge de behöver förvaras, under vilka förutsättningar, under vilka regler. Dessutom har en sådan organisation teknisk kapacitet att förstöra dokument som anförtrotts lagring när tidsfristerna löper ut. Det är verkligen bekvämt, men det kostar pengar. Om du vill spara pengar måste du tilldela ett särskilt rum för arkivet och förstå vad som är den lagliga perioden för att lagra primära redovisningsdokument i en organisation.

Vill - vill inte

Problemet uppstår för övrigt inte från grunden. Gällande lagar fastställer villkoren för lagring av primära redovisningsdokument och inom alla företag måste de följas. Av lagstiftningen följer att varje operativ juridisk person anförtros skyldigheten att bevara dokumentation. Det betyder att aktivitetsformen inte spelar någon roll - oavsett om det är en privat företagare som gör affärer ensam, eller ett stort företag, måste du ändå sköta lagringen av bokslut och annan dokumentation. Det är viktigt att studera juridik förfastställda perioder för förvaring av elektroniska primärhandlingar, papper, så att du vid konflikt med entreprenören eller vid kontroll av kontrollmyndigheten inte kommer att hamna i en obekväm situation. Dessutom kan bristande efterlevnad av de lagstadgade tidsintervallen föranleda avsevärda böter vid besiktningen. Den nuvarande lagstiftningen innehåller bestämmelser som reglerar minimitiden för lagring av primära redovisningshandlingar. Det är viktigt att affärer är säkra och att göra affärer i vårt land kännetecknas av laglighet och efterlevnad av etablerade regler.

Den 125:e federala lagen, antagen i oktober 2004, berättar om lagringsperioden för elektroniska primära dokument, pappersdokument. Baserat på namnet är det tillägnat arkiv och rätt affärsverksamhet. Det är i detta officiella dokument som funktionerna för att lagra officiella papper som produceras av redovisningsavdelningen beaktas. Här kan du hitta både funktioner som gör att du kan skilja på dokumentation av tillfällig och permanent lagring, samt termer som är specifika för en viss typ av papper.

Gäller vem?

Skyldigheter att följa minimilagringsperioderna för primära dokument tilldelas:

• lokala myndigheter;
• statliga myndigheter;
• entreprenörer;
• företag;
• personer som gör affärer.

Lagen måste följas i förhållande till arkivdokumentation, inklusive de som rör personal. Heladen tidsperiod som anges i laghandlingarna måste vara på en säker plats. Förutom federala lagar påverkas detaljerna i villkoren för lagring av primära dokument och redovisningsregister i ett antal reglerande dokument som är i kraft både på landets territorium som helhet och i varje enskild region. Det viktigaste dokumentet är dock den 125:e lagen som nämns ovan, som tillhandahåller en fullständig förteckning över dokumentation som reglerar varaktigheten av lagring av räkenskapspapper.

Lag nummer 129

1996 utfärdades en federal lag om funktionerna i redovisning. Där står det att redovisning kan generera sin dokumentation på papper, samt med hjälp av olika verktygsmaskiner. Samtidigt ska företaget på egen hand göra kopior av dokumentationen på papper, så att alla deltagare i verksamheten får tillgång till uppgifter om dem. Om tillsynsmyndigheten begär tillgång till dokumentationen är företrädarna för företaget skyldiga att tillhandahålla den. Både åklagare och företrädare för domstolen har rätt att göra det.

Skapande, lagring i enlighet med lagringsperioderna för primära bokföringsdokument, tillhandahållande på begäran måste överensstämma med formulären som fastställts i lagstiftande bestämmelser. Handlingar ska skickas till den som begär det i pappersform. Om detta tillåts av kapaciteten hos de maskiner som används i arbetet, om alla deltagare är överens, kan rapporteringen skickas i elektronisk form. Det är också tillåtet enligt våra tillämpliga lagarländer.

Följ reglerna

129:e federala lagen innehåller ett omnämnande av skyldigheten att följa villkoren för lagring av primära bokföringsdokument. I artikel 17 nämns särskilt att alla juridiska personer måste behålla sådan dokumentation utan att misslyckas, inklusive register och rapporter. Tidsintervallets längd fastställs av reglerna för arkivering på statlig nivå. Längden på denna period får inte vara kortare än 5 år.

En särskild period för lagring av primära dokument fastställs för dokumentationen som reglerar redovisningsprincipen och vissa andra kategorier (program som används på maskiner som behandlar information, arbetskontoplan). Naturligtvis är varaktigheten här också fem år (i vissa fall kan denna period ställas in längre), men perioden börjar räknas från det ögonblick då detta dokument senast användes på företaget. Chefen för en juridisk person är den person som enligt lag är ansvarig för att lagra all nödvändig dokumentation i enlighet med tidsintervall. Detta innebär att alla utbildade och ansvarsfulla chefer måste känna till lagringsperioden för primära dokument på redovisningsavdelningen om han vill hålla situationen i företaget under sin kontroll.

Som praxis visar gör många organisationer regelbundet en inventering av officiell dokumentation, och lokala bestämmelser fastställer personer som är ansvariga för att lagra dokument, som inspektionsmyndigheterna faktiskt samverkar med när de övervakar efterlevnadenarkiveringsregler.

Skapande och lagring: allt enligt reglerna

Baserat på den nuvarande lagstiftningen kan revisorer generera både primär dokumentation och sammanfattande dokumentation, inte bara på papper, utan även i elektronisk form; samtidigt åläggs skyldigheterna att skapa papperskopior till den juridiska personen och på begäran från den berörda personen, kontrollorganet, är företaget skyldigt att skicka pappershandlingar till adressen så snart som möjligt. Sammanställning och lagring måste utföras i den form som fastställts av gällande lagar.

Om perioden för lagring av primära dokument i redovisningsavdelningen, ordningen för denna process, berättar listan över dokumentation som tar hänsyn till typiska förv altningsdokument som bildas under arbetet i alla företag. Dessa fastställdes 2010 i ett dokument som godkänts av finansministeriet och det federala arkivet. Dessutom är det nödvändigt att ta hänsyn till kraven i skattelagen, som reglerar att varje medborgare i vårt land är ansvarig för att upprätthålla bokföring i fyra år. Detta gäller papper relaterade till redovisning av utgifter, inkomster och även bekräftande av betalningen av skatter.

Var smart med saker

Korrekt organisation av processen i enlighet med villkoren för lagring av primära redovisningshandlingar innebär ett professionellt förhållningssätt, involvering av personal som ansvarar för redovisningsdokumentation, bearbetning av arkivinformation om organisationen av själva arbetsprocessen. För närvarande finns det nästan inga platserspecialiserad utbildning i arkivering, så det är ofta svårt att hitta en verkligt högkvalitativ specialist. Å andra sidan kräver progressiv lagstiftning att lagringstiderna för primära redovisningshandlingar iakttas, annars kan du få kategoriskt obehagliga böter. Det bästa alternativet för ett tillräckligt omfattande dokumentflöde är att skapa en avdelning som ansvarar för arkivlagring i företagets personal och säkerställa regelbunden utbildning av dokumentationsansvarig personal med interna resurser. Detta kommer att hålla de innovationer som är etablerade i lagarna under kontroll och uppfylla alla krav.

Ett alternativ som även gör att du kan ta hänsyn till lagringstiden för primära handlingar och följa den i din arbetsverksamhet är samarbete med en mellanhand som tar på sig skyldigheter att bevara klientens papper. Men att välja en arkivbyrå för sig själv är inte heller en lätt uppgift. Det är nödvändigt att noggrant analysera alla tillgängliga alternativ för att ge företräde åt ett pålitligt företag och inte oroa dig för att det kan stängas och byggnaden brinna ner.

Funktioner för att lagra vissa typer av dokumentation

Som följer av gällande lagstiftning ska primär dokumentation, samt register, rapportering och balansräkningar, överföras till arkivet. Alla dessa kategorier av officiell dokumentation måste, tills de skickas till arkivet, förvaras i redovisningslokalen, medan den juridiska personenär skyldig att tillhandahålla alla villkor för pappers säkerhet: skåp måste vara stängda, brand och annan säkerhet måste iakttas. Inom företaget utses en person som ansvarar för dokumentationens säkerhet genom ett särskilt dokument.

Om företaget använder strikta rapporteringsformulär måste dessa dokument enligt lag förvaras i ett kassaskåp eller en speciell garderob, ett rum som är stängt och garanterar dokumentationens säkerhet. Primär dokumentation av den aktuella tidsperioden, bearbetad manuellt, ska samlas kronologiskt i register, som sedan skickas till arkivet för permanent lagring.

Vad mer ska man hålla utkik efter?

Vid lagring av kontoutdrag, kontantbeställningar och förskottsrapporter måste all dokumentation förvaras kronologiskt och bindas för gemensam systematisk lagring. Vissa specifika kategorier av dokument (skiftrapporter, arbetsorder) kan lagras utan bindning, men arkiveras i mappar så att inget går förlorat eller används i oärliga syften.

Säkerheten av dokumentation, såväl som att den skickas i tid till arkivet, är i första hand chefsrevisorns ansvar, även om lokala föreskrifter vid behov kan innehålla delegering av befogenheter till en annan person. Utfärdande av primär dokumentation, rapportering, balansräkningar är endast möjligt i vissa fall om det finns en officiell order från chefsrevisorn. Strukturella divisioner har i allmänhet inte tillgång till redovisningshandlingar. Beslag av dokumentation är möjligendast om det finns en specialiserad begäran från utredningsorganen, domstolen eller andra myndigheter som har lämpliga befogenheter enligt lagen. I det här fallet är det nödvändigt att tillhandahålla en officiell resolution som upprättats i enlighet med lagen. Vid utträde är det nödvändigt att upprätta ett protokoll, vars ena kopia överlämnas till organisationens representant mot underskrift.

Lagringstiden för primära dokument visas i tabellen nedan.

Arbetsflödesfunktioner

Termen "dokumentflöde" används för en uppsättning faktorer som är associerade med förflyttning av dokumentation från det ögonblick då tidningen skapades till dess överföring till arkivverksamheten. Utvecklingen av ett schema är chefsrevisorns ansvar, även om det i vissa företag delegeras till en dokumenthanteringsspecialist. Men som praxis visar är det mest korrekta att inkludera ett sådant schema i organisationens redovisningsprincip, som sedan godkänns genom en specialutfärdad order undertecknad av företagets chefstjänsteman.

Med hjälp av schemat kan du harmonisera organisatoriska processer och förenkla planeringsuppgiften i företaget. Arbetsflödesschemat för primär dokumentation är en lista över utförare, de tidsintervall inom vilka papperen ska skickas till redovisningsavdelningen och tidsramen för vilken revisorerna behandlar dem. Var noga med att beskriva rapporteringsperioder, inklusive balansräkningar. Ofta innehåller redovisningsprincipen regleringen av lagringstiderna för primära dokument, och denna period resplikställs med det som fastställs i lag, eller sätts högre om det krävs av särdragen i företagets verksamhet. När redovisningen för året lämnas upprättas underlaget på föreskrivet sätt och förs över till arkivförvaring. Samtidigt tas hänsyn till att det i framtiden kan bli nödvändigt att extrahera användbar data från volymen som överförs för lagring. För detta är det vanligt att dela upp ärenden i mappar, medan grupperingen förklaras av innehållet. Se till att tilldela en relevant titel till varje mapp.

Funktioner för förvaring av fodral

All dokumentation som genereras under företagets verksamhet, som nämnts ovan, är uppdelad i sådana som är avsedda för tillfällig lagring och permanent. Vid överföring av papper till arkivet är det nödvändigt att lämna över var och en av dessa kategorier separat, utan att blanda officiella papper i samma mappar. I detta fall måste kopior förvaras separat från originalen. I separata mappar måste du också sortera dokumentationen som visar rapportering, planer för året och för kvartalen, i månader. En fil måste innehålla en dokumentation.

För att gruppera ett ärende kan du använda dokument som genererats under en period (kvartal, år, månad). Undantaget är de så kallade övergående kategorierna - till exempel personakter, vars stängning inte är tidsbestämd att sammanfalla med kalenderåret. Om filen innehåller dokumentation som genererats under flera månader, är det nödvändigt att separera varje månad från andra med ett speciellt blad, och på det fastställa vilken period som blocket efter den dokumenterar. I det här fallet är det tillåtet att gruppera upp till 250 ark i ett fodral. Mappens tjocklek kan vara 4 cm eller mindre.

Vad mer ska man hålla utkik efter?

Som framgår av reglerna för arkivering, om dokumentationen har bilagor, måste dessa (oavsett när exakt de sammanställdes) bifogas den dokumentation som de medföljer. I allmänhet är sekvensen för arkivet av redovisningsdokumentation mycket viktig, så den måste följas strikt. I regel bokförs först utlåtanden, därefter förklarande noter, varefter balansräkningen kompletterad med bifogade handlingar

När man organiserar lagringen av personliga konton för företagets anställda är det nödvändigt att tilldela ett separat fall för detta, där dokumentationen är upplagd efter år med strikt kronologi. Den årliga korrespondensen är formad till mappar som anger kalenderår och systematiseras även i enlighet med datumen. Varje begäran måste följas av ett svar.

Vissa funktioner

Bevaringsperioderna som föreskrivs i skattelagen kan skilja sig från de som anges i lagarna som styr redovisningsverksamheten. När du observerar en sådan avvikelse rekommenderas det först och främst att observera den längre tidsperioden - detta gör det möjligt att vid behov hänvisa till dokumentationen, använda den, även om tidsfristen enligt en av de nuvarande reglerna är har redan gått ut. Dessutom kommer inspektörerna inte att ha något att klaga på. Det är också nödvändigt att komma ihåg en särskild lista publicerad 2000 som anger lagringstidenvissa specifika dokumentationsgrupper. Denna lista uppdateras och kompletteras regelbundet, så företagets chefsrevisor och den avdelning som ansvarar för dokumenthantering måste följa aktuell information.

Om lagringsvillkoren har överträtts ligger ansvaret för detta på företagets chef, trots att säkerhetsfrågan i första hand ligger på chefsrevisorn. Om ordern, lagringstiden överträds, döms företaget till böter. För en tjänsteman varierar straffet vanligtvis från två till tre tusen rubel. Men om den primära dokumentationen inte förvaras alls, kan de straffas med böter på fem tusen rubel eller mer.