Betalning för bränsle och smörjmedel: kontraktsutförande, beräkningsförfarande, regler och funktioner för registrering, periodisering och betalning

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Situationer uppstår ofta när en anställd på grund av produktionsbehov tvingas använda sin egendom. Oftast handlar det om användningen av maskinen. Dessutom är arbetsgivaren skyldig att kompensera för detta: betala för bränsle och smörjmedel (POL), avskrivningar och andra kostnader. Hur gör man det så effektivt som möjligt?

lagstiftningsram

Det är inte många som ens förstår vad det innebär att betala för bränsle och smörjmedel och ersättning för användning av personliga fordon. Och arbetsgivarna drar nytta av detta. Även om deras skyldighet att ersätta den anställde för kostnaderna är inskriven i artikel 188 i arbetslagen. Men som kommer att ses nedan är dess användning inte det bästa alternativet. Mycket mer användbar information finns i civil- och skattelagarna. För att dra nytta av alla fördelar de ger måste du ta itu med problemet på rätt sätt.

Hur fungerar det i praktiken?

Ofta får en anställd ett val: antingen åker du 30 mil till en annan stad i värmen på en buss,eller kör egen bil. Det faller honom aldrig in att utgifterna för att betala för bränsle och smörjmedel och inte bara kan och bör ersättas till honom. Företag drar fördel av anställdas juridiska analfabetism. De flesta vet inte vad bränsle på jobbet och kostnadsersättning är.

Förresten, detta gäller inte bara bilen, utan även all annan personlig egendom som den anställde använder vid utförandet av sina officiella uppgifter. Just personlig transport används oftast. Följaktligen är betalning av bränsle och smörjmedel till anställda på bekostnad av arbetsgivaren normen. Även om inte alla arbetsgivare går med på att betala.

Ett par exempel

Alla som någonsin har försökt arbeta som säljare har upplevt detta. Ett annat exempel där anställda oftast använder egen transport är taxi. För att få ersättning måste den anställde använda bil eller annan egendom endast med ledningens vetskap och tillstånd. Och allt måste dokumenteras.

Betalning för bränsle och smörjmedel till anställda – vad är det?

Ofta vet inte ens redovisningspersonal svaret på denna fråga, än mindre vanliga anställda. Många tror att bränsle och smörjmedel bara är bränsle: bensin eller diesel. Detta är inte helt sant. Faktum är att många fler saker kallas bränslen och smörjmedel (bränslen och smörjmedel):

• smör;
• frostskydd - på vintern;
• andra nödvändiga förbrukningsartiklar.

Följaktligen inkluderar betalningen för bränsle och smörjmedel inte bara bränslekostnaden.

Hur gör man det officiellt?

Det finns 3 sättformalisera dina avtal med arbetsgivaren:

• tilläggsavtal till anställningsavtalet;
• biluthyrningsavtal;
• kontrakt för tillhandahållande av transporttjänster.

Var och en av dem har sina för- och nackdelar. Låt oss titta på dem i detalj nedan.

Tilläggsavtal till anställningsavtalet

Det enklaste är att sluta ett tilläggsavtal med arbetsgivaren till anställningsavtalet. Enklare betyder dock inte effektivare: det blir inte lätt för anställda att få bet alt för bränsle och smörjmedel på arbetsgivarens bekostnad. Nedan finns ett exempel på ett sådant avtal.

Det bör tydligt anges:

• märke och fordons egenskaper;
• beloppet för månatlig ersättning och de kostnader som arbetsgivaren också ersätter: betalning för bränsle och smörjmedel, pågående och större reparationer, diagnostik och underhåll, försäkring;
• deadline inom vilken den faktiska kostnadsrapporten måste skickas in;
• villkor inom vilka arbetsgivaren ersätter den anställdes kostnader.

Den anställde måste ofta resa på instruktioner från ledningen, eller arbetets resande karaktär gör det möjligt att utföra hans officiella uppgifter. Enligt lagen är betalning för bränsle och smörjmedel vid användning av personfordon, såväl som kompensation för andra utgifter, endast möjlig om det finns ett produktionsbehov.

Varje månad lämnar den anställde en rapport om sina resor, där han anger:

• resedatum;
• avgångstidoch returnera;
• destination;
• syfte med resan.

Dessutom måste detta dokument innehålla datumet för sammanställningen och den anställdes underskrift.

För- och nackdelar med ett tilläggsavtal

Ersättning för den anställdes kostnader enligt ett anställningsavtal är fördelaktigt i första hand för arbetsgivaren. När allt kommer omkring kan du alltid begränsa den till den storlek som föreskrivs i regeringsdekret nr 92 av den 8 februari 2002: 1200 rubel - för bilar med en motorkapacitet på mindre än 2000 cm³ och 1500 rubel - för bilar med en motorkapacitet på mer än 2000 cm^3.

Sådan ersättning är dock osannolik att passa den anställde - med nuvarande bensinpriser är det nästan omöjligt att möta den. Följaktligen måste arbetsgivaren kompromissa och ingå ett hyresavtal eller ett kontrakt för tillhandahållande av transporttjänster, eller betala ur egen ficka - det kommer inte att vara möjligt att kvitta ersättningen genom skattesänkningar.

Hur hyr man en bil?

I det här fallet kommer förhållandet mellan parterna att styras av civillagen. I praktiken är det vanligare med bareboat-uthyrning. Nedan kan du se ett typiskt kontrakt.

Det är obligatoriskt att ange i hyresavtalet:

• bilens egenskaper: märke, tillverkningsår, färg, kaross och motornummer, ange nummer;
• uthyrningsvillkor - det är önskvärt att förbjuda arbetsgivaren att hyra ut en bil till någon annan;
• övriga arrangemang - vem och inom vilken tidsram genomför MOT, vem betalarförbrukningsvaror och underhåll, för vilka ändamål bilen kan användas - till exempel endast persontransporter.

När du tecknar ett hyresavtal måste du förstå att du därmed överför din bil till företaget, om än tillfälligt, men för användning. Enligt ett anställningsavtal är det bara du som kan använda bilen.

Därför ska det i leasingavtalet anges exakt hur arbetsgivaren får använda din bil. Bli annars inte förvånad över att du kommer att tvingas transportera diverse varor eller någon form av sopor – trots allt äger företaget nu bilen, om än tillfälligt.

Viktigt: se till att fixa kostnaden för bilen vid hyrestillfället i kontraktet.

Ofta är det problem med att parterna inte vet hur de ska föreskriva betalning av bränsle och smörjmedel i hyresavtalet. Även advokater bråkar om detta. Beräkning av betalning för bränsle och smörjmedel görs på basis av fraktsedlar - enligt den faktiska körsträckan. För detta finns särskilda regler, utifrån vilka avskrivningen görs.

Experter rekommenderar fortfarande att man sluter ett hyrbilsavtal med betalning för bränsle och smörjmedel. Detta är dock enligt överenskommelse. Om hyresavtalet inte ger betalning för bränsle, tecknas ett separat avtal om betalning för bränsle och smörjmedel med leverantören och föraren får ett bränslekort med en viss gräns.

Det är också viktigt att ange andra nyanser i förväg: betalar företaget dig ett fast belopp varje månadeller betalning per timme - beroende på de faktiska arbetade timmarna, vem och hur betalar för försäkringen.

kontrakt för tillhandahållande av transporttjänster

Används mycket mindre ofta - främst om gods transporteras med personliga transporter. Tänk dig en flyttfirma. Istället för att skaffa eller leasa en bil kunde hon ha ingått ett avtal med en lastare som äger den önskade bilen för tillhandahållande av transporttjänster.

Därmed skulle lastaren utföra sina omedelbara uppgifter (lastning och lossning) enligt anställningsavtalet. Och han skulle privat tillhandahålla tjänster för transport av dessa varor från punkt A till punkt B. Men för detta skulle han behöva utfärda en IP, eftersom entreprenörsverksamhet är förbjuden i Ryska federationen utan registrering.

Hur kan en bilägare optimera skatterna?

För att hyra en bil eller tillhandahålla transporttjänster måste en anställd utfärda en IP. Han kan strängt taget hyra ut sin bil utan att vara företagare. Men om det finns flera sådana bilar måste du fortfarande utfärda en IP. Dessutom, i det här fallet, betalar han mindre skatt - 6% på förenklad beskattningsinkomst, istället för 13% personlig inkomstskatt. Men personlig inkomstskatt på 13 % kommer fortfarande att hållas inne på hans officiella lön.

Det finns en annan viktig nyans här. Oavsett hur den enskilde företagaren presterar ska denne betala försäkringspremier, även om han inte har anställda. Beloppet är fast och är 2018 32 385 rubel. Men om inkomsten för en enskild företagare överstiger 300 000 rubel per år, dåytterligare betalning på 1 % av mellanskillnaden "inkomst minus 300 000 rubel".

Men försäkringspremierna får inte överstiga ett visst belopp. År 2018 är detta 212 360 rubel till pensionsfonden (dessa pengar "försvinner inte", utan går till bildandet av entreprenörens framtida pension) och 5 840 rubel i form av bidrag till sjukförsäkringen. Sammanlagt får försäkringspremier för enskilda företagare inte överstiga 218 200 rubel per år.

Vid första anblicken är försäkringspremier onödiga merkostnader. Men är det verkligen så? Inte riktigt. Faktum är att enskilda företagare har rätt att minska förskottsbetalningen enligt det förenklade skattesystemet "Inkomst" med beloppet av betalda försäkringspremier. När du hyr en bil kan du alltså inte betala skatt alls (skattebeloppet kommer sannolikt inte att överstiga de inbetalda avgifterna), och det är helt lagligt. Och huvuddelen av de inbetalda avgifterna går till din framtida pension.

Viktigt: statusen för en enskild företagare och det förenklade skattesystemet befriar inte företagaren från att betala transportskatt. Det kommer att behöva betalas ändå. Men fastighetsskatt i det här fallet behöver inte betalas.

Ett exempel på hur en enskild företagare ökar inkomsterna från att hyra en bil

Låt oss föreställa oss att Ivan hyrde sin bil till Romashka LLC, där han är anställd, för 100 000 rubel i månaden. Samtidigt sköter företaget löpande och större reparationer av bilen samt betalning för bränsle och smörjmedel och andra förbrukningsvaror.

Utan att registrera en enskild företagare skulle en anställd endast få 1 044 000 rubel per år. Arbetsgivaren, i egenskap av Ivans skatteombud, skulle självständigt hålla inne 13 % av personlig inkomstskatt från detta belopp. Samtidigt, efter att ha utfärdat en IP om det förenklade skattesystemet"Inkomst", Ivan skulle betala följande skatter:

• försäkringsavgifter till pensionsfonden: 32385 + 1 % × (100 000 × 12 - 300 000)=41385 rubel;
• sjukförsäkringsavgifter: 5840 rubel;
• USN 6%: 100 000 × 12 × 6% - 41385 - 5840=24775 rubel.

Följaktligen var hans nettoinkomst 100 000 × 12 - 41385 - 5840 - 24775=1 128 000 rubel. Dessutom skulle 41 385 rubel ha gått till Ivans framtida pension och inte till statskassan. Således skulle skattebesparingarna uppgå till 125 385 rubel per år. Eller lite mer än 10 000 rubel i månaden.

Dessutom, i det första fallet betalar Ivan personlig inkomstskatt omedelbart. Faktum är att han inte ens ser dessa pengar - arbetsgivaren överför skatten åt honom. I den andra får Ivan hela beloppet "i sina händer". Och så betalar han skatt. Dessutom kan han dela ut dem som han vill under året - huvudsaken är att betala allt senast den 31 december.

Förmågan att hantera tidpunkten för skattebetalningar ger en betydande fördel. Anta att Ivan bestämde sig för att fördela skattebördan jämnt och betala det förfallna beloppet varje kvartal.

Därmed kan han dessutom frigöra följande belopp:

• januari - 100 000 × 13 %=13 000 rubel;
• februari - 100 000 × 13 % +13 000=26 000 rubel;
• mars - 100 000 × 13 % + 13 000 + 13 000=39 000 rubel.

Fram till slutet av mars kan han använda dessa pengar som han tycker är lämpligt. Och först då betala motsvarande betalning för försäkringspremier, och därigenom minska förskottsbetalningen enligt det förenklade skattesystemet "Inkomst".

PåVid en första anblick verkar det som om beloppen är små. Men om Ivan ökar sin inkomst med 10 gånger – hyr ut flera bilar eller väljer leasing istället för att hyra, kommer besparingarna att bli imponerande.

Hur kan ett företag spara på skatter?

Om företaget är på DOS (allmänt skattesystem) eller det förenklade skattesystemet "Inkomster minus utgifter" (en av typerna av förenklade skattesystem), då kostnaden för att hyra en bil, tillhandahålla transporttjänster eller att betala ersättning enligt ett anställningsavtal kan beaktas för att minska skatteunderlaget. Det är sant att i det senare fallet, för bilar, är avdragsbeloppet begränsat enligt lag.

När det gäller att hyra en bil på DOS kompenseras inte bara hyran, utan även:

• bränsle och smörjmedel och andra förbrukningsvaror;
• underhåll och översyn av bilar;
• Underhåll, tvätt, parkeringsavgifter och bilparkering;
• försäkring;
• förarlöner.

Dessutom redovisas endast dokumenterade utgifter som avdragsgilla kostnader. Samtidigt måste de vara ekonomiskt motiverade.

Viktigt: företaget är inte ägaren till den hyrda bilen och är därför inte skyldig att betala fastighets- och transportskatter.

Företag tjänar vanligtvis mer pengar än hyrbilskostnaderna. Genom att sänka inkomstskatten är det därför möjligt att mer än kompensera för alla faktiska kostnader.

Sammanfatta

Artikel 188 i arbetslagstiftningen ålägger arbetsgivarenErsätta den anställde för användning av personlig transport för officiella ändamål. Om sådan användning ska vara tillfällig räcker det med att ingå ett lämpligt tilläggsavtal till anställningsavtalet och lämna in rapporten i tid.

Men om en anställd utan användning av personlig transport inte kan utföra sina uppgifter och tvingas använda sin bil i affärssyfte hela tiden, kommer denna ersättning inte att kunna täcka större delen av de faktiska kostnaderna. Är det bara på bekostnad av företagets vinster. Organisationen kommer att kunna använda sådan kompensation för att sänka inkomstskatten endast med det belopp som fastställs i lag, vilket inte kommer att täcka ens en tiondel av de faktiska kostnaderna.

Följaktligen är detta tillvägagångssätt inte fördelaktigt för vare sig den anställde eller företaget. Och allt på grund av beskattningens särdrag: en anställd, som individ, betalar för mycket personlig inkomstskatt, och företaget kan inte optimera skatterna ordentligt. Det är mycket mer lönsamt för båda parter att sluta ett hyresavtal eller tillhandahålla transporttjänster (om andra passagerare eller gods ska transporteras).

Endast i det här fallet måste den anställde utfärda en IP - proceduren är inte komplicerad och tar inte mycket tid. Vissa tror att de, efter att ha blivit en enskild företagare, inte kommer att kunna arbeta som privatperson. Men det är faktiskt möjligt - lagen förbjuder det inte.