Strategi för operativ effektivitet: koncept, helhetssyn, utvecklingsfaser och resultat

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Kom ihåg det berömda "Snabb, hög kvalitet, billigt: välj två." Uppfyllelsen av tre ömsesidigt uteslutande önskemål samtidigt ansågs i princip omöjligt. Nu måste vi bli av med den här stereotypen.

Strategien för operativ effektivitet syftar just till att förbättra kvaliteten på produkten utan tidsförlust och med minimala produktionskostnader. Detta är ett avsteg från brådska jobb och force majeure till ett nytt företagsläge, vars namn ännu inte är särskilt väl etablerat. Detta kallas ibland "smidighet" i affärer, med hänvisning till snabbhet, smidighet och smidighet.

Ett företags operativa effektivitet är att förbättra produktkvaliteten samtidigt som kostnaderna sänks. Det här är ingen lätt uppgift, och att uppnå sådana ambitiösa mål kommer att kräva strategier och stora förändringar i företaget.

Men spelet är värt ljuset, eftersom den största fördelen med de bästa moderna företagen är förmågan att snabbt och adekvat reagera på externa förändringar, hålladetta är den optimala kostnaden. Tekniken för att uppnå en hög nivå av operativ effektivitet måste förstås väl.

Något gick fel. Allt gick fel

Företaget har varit verksamt i flera år med god vinst och stabil marknadsandel. Ingenting förändras i ledningssystemet, för”det bästa är det godas fiende”, och varför, när företagsindikatorer går hand i hand med inflationsdiagram och regional marknadsstatistik. Allt är bra.

Bra, men inte så bra. För i den här situationen kommer alarmerande symptom definitivt att uppstå:

• extra procedurer och regulatoriska åtgärder som är föråldrade, men ingen har eliminerat dem;
• dubblering av arbete av olika avdelningar;
• brist på tillförlitlig aktuell information om resursernas tillstånd, inklusive ekonomiska;
• brist på kostnads- och kostnadsoptimeringsplaner;
• gammal utrustning, föråldrad teknik;
• minskning av de anställdas kreativa aktivitet: de har helt enkelt ingen tid.

Sådana symtom kan inte leda till något bra. Det gör de inte.

Här är resultatet:

• staten är uppblåst, lönesumman växer katastrof alt - artikeln om löner;
• ingen kontrollerar kostnaderna;
• överflödiga papper dyker upp - dokument med onödig rapportering, olönsamma positioner i rapporter, etc.;
• i lager - överlager och i bokslut - frysa pengar i lager;
• humöret hos anställda liknar företagets allmänna depressiva syndrom,all motivation har slutat fungera, bara metoden "under pinnen" finns kvar.

Diagnosen, som du kan se, är inte viktig. Det bästa moderna behandlingsmedlet är att öka den operativa effektiviteten. Låt oss gå vidare till hur man använder det, dosering och kontraindikationer.

Koncept, nyanser och skillnader

Vad är den grundläggande skillnaden mellan standardmetoderna för att förbättra företagets effektivitet och projektinitiativet "Operationell effektivitet"?

Det finns aldrig småsaker i det operativa blocket av företagets verksamhet. En till synes obetydlig defekt i början eller i en sidogren av processkedjan kan leda till allvarliga negativa konsekvenser. Att eliminera sådana situationer är vanligtvis mycket dyrt ur alla synvinklar: psykologiskt, ekonomiskt, kommunikation, etc.

Du börjar till exempel agera på ett traditionellt sätt och börjar lösa problemet med överlager i lager – för att minska lagernivån av färdiga produkter. Du söker en lösning inom företaget. Och i en sådan situation riskerar man att få en negativ bieffekt i form av en konflikt med tillverkare, till vilka man har ställt omöjliga krav för att öka hastigheten på produktsläpp.

Tyvärr är effekten av att försöka vinna på ett område samtidigt som man gör förluster på ett annat allmänt förekommande: en strategi för att förbättra individuella indikatorer leder ofta till införandet av ett annat IT-program, komplicerar affärsprocesser eller helt enkelt ökade kostnader.

Operationssalsstrategineffektivitet innebär ett balanserat tillvägagångssätt för att hitta möjligheter till interna reserver och deras genomförande. Det är integrationen av alla aktiviteter i företaget.

Företagseffektivitet är inte på något sätt en strategi, det är mycket viktigt att förstå detta. Strategin utvecklas med definition av målindikatorer, sätt att uppnå dem, de viktigaste utvecklingsvektorerna. Operativ effektivitet är i grunden ett taktiskt verktyg, det är företagets dagliga tillstånd med stabil prestation över alla positioner.

Allt, på en gång och snabbt

Det bästa förhållandet mellan kostnaderna och det slutliga resultatet av arbetet är huvudförutsättningen för implementeringen av konceptet. Företag som arbetar i detta format utför samma åtgärder snabbare, bättre och med ett minimum av defekter. Det är denna kombination av fastigheter som är en kraftfull konkurrensfördel på marknaden. Eftersom det inte kommer att vara möjligt att snabbt uppnå högpresterande indikatorer. Det är så dyrt. För att implementera konceptet behöver du tålamod, beslutsamhet, hög kommunikationsförmåga, själva programmet för operativ effektivitet och mycket mer. Dessa indikatorer kan inte "stjälas" - det kommer inte att fungera på något sätt att använda någon annans. Därför har operativ effektivitet ytterligare två värdefulla egenskaper - hållbarhet och livslängd.

Två i ett: en integrerad strategi för implementering av strategi

Det finns ingen tydlig klassificering av de viktigaste metoderna för att hantera en organisation i ekonomin. Det råder ingen tvekan om att det borde vara systemiskt. Men valetav de tillgängliga förv altningsmetoderna kan orsaka vissa svårigheter. Vilket är det bästa sättet att öka den operativa aktiviteten: strukturell, funktionell, situationsanpassad, process eller projekt?

Det verkar som att en hybridlösning skulle vara lämplig och logisk: kombinera de två tillvägagångssätten. Vi pratar om integrationen av projekt- och processmetoder. För att harmonisera dem kommer det att vara nödvändigt att utveckla strukturen för operativa aktiviteter, skapa och implementera processer med hjälp av enhetligt genomförande av projekt för operativ effektivitet. Alla dessa åtgärder är inte nya och överflödiga, de behövs i alla fall. Därför verkar valet av process- och projektmetoder helt acceptabelt.

Utvecklings- och implementeringsfaser

Optimering av organisationens affärsprocesser. Om processansatsen inte implementeras i företaget eller formellt implementeras måste denna situation ändras. Det kommer att bli nödvändigt att beräkna och bygga optimala åtgärdskedjor som kommer att leda till förbättrade resultat med minimala kostnader i form av material och mänskliga resurser. Anställda som ansvarar för processens "filosofi" i företaget bör specifikt tilldelas en tydlig beskrivning av funktionsansvar. Direkt underordning bör vara mycket hög - bäst av allt chefen eller förste biträdande chefen

• Den viktigaste och mycket lovande komponenten är rationell användning av mänskliga resurser. Denna princip är på intet sätt begränsad till det begripligaorganisationsstruktur med väldefinierade funktionsansvar för varje anställd. Vi pratar om ny rekryteringsteknik, talanghantering, nya format för utbildning och utveckling av medarbetare. Med andra ord, optimering av mänskliga resurser innebär först och främst den höga kvaliteten på dessa resurser. Dessa är kompetenta och utbildade medarbetare.
• "Resurs"-principen - noggrann inställning till resurser. Nuförtiden används ofta uttrycket "lean manufacturing", vilket inte ser särskilt professionellt ut. Faktum är att det japanska systemet för "lean manufacturing" innehåller ganska specifika och stränga krav som många inte är medvetna om. På ett eller annat sätt inkluderar effektiviteten i operativsystemet en "resurs"-fråga. En viktig punkt att komma ihåg är att "försiktig attityd" inte betyder att spara pengar, utan att använda resurser av alla slag optim alt.
• Övervaka förändringar av alla slag - interna och externa. Detta är inte så enkelt som det kan verka vid första anblicken. Information om konkurrenter, ny teknik, förändringar i lagstiftningen, bråk mellan avdelningschefer, olyckor på avlägsna lager – allt ska bearbetas och överföras genom etablerade kanaler. Informationskomponenten bör vara välskriven i en dedikerad affärsprocess.
• Kontroll- och redovisningssystem. Kompetent flöde av rapportering i enlighet med reglerna för klassisk byråkrati. Begreppet byråkrati är oförtjänt misskrediterat, det betyder det korrekta arbetsflödet: "minimikravet för rätt personer." processinställning, samtandra förändringar bör dokumenteras av en anledning: för att spåra resultat och förändringar i KPI:er för verksamheten.

Uppgifter för ryska företag

Mot en bakgrund av stram marknadsreglering, mer sofistikerade konsumenter, en avmattning i BNP-tillväxten och många andra händelser som inte gör det lättare för företag att växa, måste omfattningen definieras tydligt. De kan till och med kallas strid, och deras brådskande genomförande - frontlinjeaktiviteter. Du kan klara dig utan skämt, men detaljerna bör vara järnklädda:

• Ge transparens med partners, optimera kostnader, öka täckningen, uppdaterad distributionskanalstrategi.
• Bygga strategiska allianser med nyckelpartner av en ny typ: med integration och förändrade avtalsvillkor.
• Ovillkorlig högklassig service: det enda sättet att behålla kunder och ha en konkurrensfördel.
• Utveckla och implementera nya standarder för direkt och indirekt försäljning.

Ryska företag har alla möjligheter att förbättra affärsfunktioner och förbättra operativ effektivitet. Strategin bör omfatta minst fyra områden:

1. förbättra arbetsproduktiviteten;
2. effektiviteten i personalhanteringen;
3. rationell kapitalförv altning;
4. produktiva kundrelationer.

Styrning av drifteffektivitet

Det här är naturligtvis den första ledarens sak. Bland styrverktygenutförandet av de uppsatta uppgifterna, det balanserade styrkortet ingår också, som gör ett utmärkt jobb med analys och beräkningar av operativ effektivitet.

Det finns tre områden att hålla i fokus:

1. Bygga och underhålla ett smidigt och stabilt operativsystem.
2. Formande av en ny organisationsstruktur.
3. Integrera företagskultur och medarbetarengagemang i alla förbättringsaktiviteter.

När du planerar en effektiv åtgärd finns det fyra frågor att ställa dig själv:

• Hur optimerar man förutsättningarna och de nödvändiga resurserna för denna åtgärd?
• Vilken personal bör involveras? Hur kommer folk att kontaktas?
• Vilken är deras motivation och vad bör man göra för att öka den?
• Är människor tillräckligt kompetenta eller behöver de utbildas?

Alla typer av verksamheter och aktiviteter passar perfekt in i block av affärsprocesser. Om de inte redan finns, kommer de att behöva beskrivas för att sedan optimeras enligt alla regler för modern företagsledningsvetenskap. Processansatsen skiljer sig fundament alt från den funktionella, och framför allt i sin förmåga att snabbt förändra och fokusera på det slutliga resultatet.

Om, med det traditionella funktionella tillvägagångssättet, ett företag är en uppsättning avdelningar, så är det med en processmetod en uppsättning operationer i form av processer. Den huvudsakliga arbetsenheten för hela förbättringsstrategin kommer att vara operationen - den viktigaste framgångstenen.

People

Nu kallar de det för modeHR-termen "personal engagemang", som faktiskt är den viktigaste komponenten för framgång. Det är viktigt att inte ersätta detta engagemang med många interna medarbetarundersökningar, vilket tyvärr ofta händer. En undersökning är ett utmärkt verktyg som du definitivt kommer att behöva under hela arbetet. Men innan du gör en undersökning måste du arbeta hårt så att absolut varje anställd förstår vart och varför hela företaget som helhet och dess division i synnerhet flyttar. Och det viktigaste kommer att vara att förstå hans egen roll i denna rörelse. Sådan motivation har aldrig svikit någon, den är värd mycket.

Förutom en djup förståelse från anställda för alla förändringar i företaget, är det nödvändigt att på allvar implementera systemet med nyckelindikatorer för KPI. När allt kommer omkring, om du tittar på det, så är de klassiska nyckelindikatorerna också indikatorer på operativ effektivitet.

Resultat: framgång behövs idag

Med största sannolikhet behöver företag idag ompröva sin syn på teknikförbättring: de kan inte undvika projektaktiviteter för att förbättra processer och verksamhet. För några år sedan skapades konkurrensfördelar genom att fokusera förbättringar i en riktning – till exempel att minska produktionskostnaderna eller revidera kundlojalitetsprogrammet. Effekterna av de ändringar som gjordes kom oftast inte omedelbart, utan under flera månader eller till och med år.

Idagsådana priser är oacceptabla. Situationen förändras med kosmisk hastighet på alla fronter, nu fungerar installationen "framgång idag". Men det handlar inte bara om hastighet. Efter att ha uppnått en ökning av produktionskvalitetsindikatorer mot bakgrund av kostnadsoptimering, är det som döden att stanna vid detta. Redan i den andra eller tredje cykeln av processen måste du börja uppnå högre vinster. Vänta inte på negativa symptom för att starta ett nytt projekt för att eliminera dem - det här tillvägagångssättet fungerar inte längre.

Idag finns det inga och kan inte finnas några företagshemligheter eller hemligheter förknippade med specifika förmåner. Framgångsrik utveckling och tillfälliga fördelar av någon riktning i företagets verksamhet är kvantiteter med ett mycket tveksamt värde.

Att behålla konkurrensfördelar kommer inte att vara möjligt med specifika produkter eller verksamhetsområden, utan med företagets förmåga att snabbt och effektivt anpassa sig. Möjligheten att förändra över hela linjen på en gång – mänskliga resurser, lagerhantering, arbetsflöde, produktlinje, nyckelkunder, riskhantering och mer – det är så operativ prestationshantering ska vara som ett permanent företag.

Istället för en slutsats: en hälsosam livsstil

Ett företags operativa effektivitet är en konstant och kontinuerlig process som aldrig bör sluta. Denna arbetsform ska bli en”hälsosam livsstil” för företaget – ett sätt att existera. På tal i metaforer finns det ingen anledning att gå på en strikt diet för att snabbt gå ner i vikt till sommaren. Eller skjuta nerökat blodtryck med hårda piller.

Att säga till anställda på måndag morgon, "Från och med nu kommer vi att bli mer effektiva" är inte ett alternativ, erfarna ledare förstår detta väl. Involvera alla, förklara så mycket som möjligt och tillhandahåll de nödvändiga verktygen - det här är de första ledarnas uppgift, så att folk kommer att följa honom.

Inga bränder eller force majeure. Att vara i bra form hela tiden, spåra eventuella förändringar, hitta snygga och smarta lösningar, agera proaktivt … Bara så. Det finns inget annat sätt.