Förhandlingsregler: grundläggande principer, tekniker, tekniker

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2024-01-17 19:08

Varje person ställs inför det som brukar kallas affärskommunikation. Därför är många intresserade av hur man skriver ett officiellt brev, accepterar en partner och förhandlar med honom, löser en kontroversiell fråga och etablerar ett ömsesidigt fördelaktigt samarbete.

Affärskommunikation är av särskild betydelse för personer som driver sitt eget företag. På många sätt beror framgången för deras aktiviteter på hur väl de behärskar vetenskapen och kommunikationskonsten. I västerländska länder ges utbildningar som täcker affärskommunikationsfrågor på nästan alla universitet och högskolor. För inte så länge sedan började förhandlingsreglerna studeras vid inhemska högre utbildningsinstitutioner. Och utan tvekan ger sådana discipliner eleverna möjligheten att etablera kontakt med partners.

Den här artikeln kommer att tala om etiken kring affärskommunikation och reglerna för förhandling. De viktigaste stadierna i förhandlingarna, typer av människors beteende och några principer för interaktion med dem kommer att beskrivas. Regler för förhandling om tekniska kommunikationsmedel kommer också att presenteras.

Vad är förhandling?

Innan du överväger de grundläggande reglerna för förhandling bör du ta reda på vad de är och vad de kan vara. Så, förhandlingar är kommunikation mellan människor, som sker för att uppnå ett visst mål. I förhandlingar har var och en av parterna i kommunikationen samma möjlighet att kontrollera situationens förlopp och fatta beslut.

Förhandlingar förutsätter alltid att deltagarna dels har en liknande uppfattning, dels inte håller med den andra sidans uppfattningar. De träffas för att komma fram till en gemensam nämnare. Men om parterna är överens om varandras övertygelser eller tvärtom är mycket kritiska är det helt olika typer av interaktion – samarbete respektive konfrontation.

Funktioner och mål för förhandlingar

Det är allmänt accepterat att förhandlingar existerar för att komma fram till en gemensam uppfattning och komma överens om något. Även om denna åsikt är väldigt logisk finns det flera mål till.

Förhandlingar behövs för att diskutera problem (befintliga eller möjliga), fatta ett gemensamt beslut etc. Dessutom kan förhandlingar fylla en informativ funktion när människor bara utbyter åsikter om vissa saker. Denna typ av interaktion kan vara kallas förförhandlingar. Ett möte organiserat för att skapa nya kontakter innebär en sådan funktion som en kommunikativ sådan, när människor träffas för att lära känna varandra.

Förhandlingarkan även ha funktioner som kontroll, samordning och reglering. De skiljer sig från kommunikativa genom att de är nödvändiga i de fall det redan finns överenskommelser och förhandlingar pågår om genomförandet av tidigare fattade gemensamma beslut.

Utöver ovanstående är fallet i praktiken sådant att förhandlingar inte får anordnas för att diskutera och fatta beslut. De behövs som en distraktion för konkurrenter eller partners. Ibland används sådana knep av handelsföretag som vill få uppmärksamhet från en viss partner genom att iscensätta affärskontakter med andra företag.

Stadier av förhandling

Förhandlingsreglerna tvingar en person att veta vilka stadier av denna process som finns. Tack vare detta kan stora resultat uppnås under planering och genomförande av affärskommunikation.

Så, förhandling består av förberedelser, själva kommunikationsprocessen och att nå en överenskommelse. Det är värt att överväga mer i detalj stadierna i förhandlingarna och deras stadier i tabellen nedan.

Step	Förberedelsestadiet	Underhållssteg	Consensus stage
Första	Val av förhandlingssätt	Informationsdelning	Val av överenskomna lösningar
Andra	Etablera kontakt mellan samtalspartner (inbjudan eller bekräftelsedeltagande i förhandlingar)	Formulering av agenda	Slutlig diskussion om den valda handlingsstrategin
Tredje	Samla in och analysera information som behövs för förhandlingar	Identifiering av tvistefrågor	Formell överenskommelse nått
fjärde	Förbereder en förhandlingsplan	Uppslöjande av djupa intressen hos parterna	-
femte	Bygga en atmosfär av förtroende	Utveckla förslag för anpassning	-

Formellt kan ytterligare ett steg urskiljas - det sista, när båda sidor, efter förhandlingar, analyserar resultaten och börjar implementera de överenskommelser som nåtts.

Förhandlingssätt

Det är värt att komma ihåg en av de viktigaste förhandlingsreglerna - du behöver alltid känna till diskussionsämnet och äga vissa tillvägagångssätt. Genom att känna till dem kan du förutsäga samtalspartnerns beteende. Följande tillvägagångssätt för förhandling kan särskiljas:

1. Fiender. Kärnan i tillvägagångssättet ligger i att parterna framträder inför varandra i rollen som soldater som ska försvara sina intressen. Med andra ord kan detta tillvägagångssätt beskrivas som en dragkamp.
2. Vänner. Båda sidor är för vänskapliga förhandlingar. Detta tillvägagångssätt förutsätter att de svagaresidan kommer att anpassa sig till den starka sidan. Det bör noteras att detta tillvägagångssätt är extremt sällsynt i praktiken.
3. Partners. Det tredje tillvägagångssättet har en mycket solid grund – ett fokus på att hitta en ömsesidigt acceptabel lösning. Det är viktigt att parterna med detta synsätt försöker hitta en väg ut ur situationen som skulle passa både helt och fullständigt. Detta tillvägagångssätt kan beskrivas som "ren" förhandling.

Trots vilket tillvägagångssätt som valdes, bör man komma ihåg att samtalspartnerna kan använda olika knep som hjälper till att få fler fördelar till förmån för sin sida.

Smutsiga trick

Etikettregler för förhandling godkänner inte användningen av olika vilseledande drag, men affärsmän kan medvetet ta till knep för att få fördelar. Du bör alltid vara på utkik och kunna neutralisera dem ordentligt. Det är värt att överväga de vanligaste "smutsiga" knepen:

1. Ökar ingångsnivån. Detta trick är baserat på det faktum att partnern initi alt lägger fram alltför komplexa villkor för samarbete som är fördelaktiga för honom, eller de som smärtfritt kan uteslutas, och under samtalet förenklar dem. Den sida mot vilken tekniken används måste alltså också göra eftergifter från sin sida. För att undvika ett sådant knep är det nödvändigt att studera frågan om förhandlingar och partnerns potential innan mötet.
2. Falska accenter. Detta trick liknar i princip det som beskrivs ovan. Den enda skillnaden är att i det här falletvisar ett extremt intresse för att lösa ett problem, även om det här problemet i själva verket är sekundärt.
3. Sista minuten-krav. Det här tricket liknar ovanstående, men det kan endast användas i det sista skedet av förhandlingarna, när det är lämpligt att använda de två första i början. Denna teknik kallas även "utpressning". Att ställa krav i sista minuten är ett mycket farligt knep, för när partnerna har kommit överens om allt och kommit överens, lägger en av parterna fram nya villkor vid en tidpunkt då den andra redan är intresserad av att skriva på kontraktet.
4. Skapar en hopplös situation. Denna teknik är mycket smärtsam för den sida som den används mot. När du använder det skapar partnern sådana villkor under vilka den andra sidan antingen kan gå med på situationer eller skada sig själv i händelse av avslag. Ofta leder en sådan beteendetaktik till att förtroendet hos den sida som utsätts för oåterkalleligt kan förloras.
5. Ultimatum. Principen för detta trick är att en av parterna blir i positionen "Antingen går du med på våra villkor, eller så lämnar vi förhandlingarna!". Men efter ett sådant knep förvandlas förhandlingarna till en ensidig lösning av frågan.
6. Salami. Principen för tricket kommer ner på samma tillvägagångssätt som i fallet med en riktig korvprodukt. Salami är en produkt som konsumeras i små portioner, eftersom den inte kan ätas hel och på en gång. Den ena sidan börjar ge ut information om bedömningen, personliga intressen etc. småportioner i hopp om att den andra ska göra detsamma och börja berätta alla hemligheter. Beroende på vad partnern mot vilken detta trick används säger, börjar den första sidan att bete sig därefter. Som ett resultat kan förhandlingarna dra ut på tiden, och samtalspartnern kommer helt och hållet att ta reda på den andra sidans åsikter, intressen och åsikter.
7. Bluff. Av namnet på tricket blir det tydligt att vi talar om att en av parterna ger sin partner medvetet falsk information. Men under de senaste åren har det tillgripits allt mindre, eftersom moderna förhållanden tillåter dig att självständigt dubbelkolla allt som samtalspartnern säger.
8. Dubbeltolkning. Detta knep bygger på att en av parterna utfärdar formuleringar med dubbla betydelser, som sedan kan tolkas i deras eget intresse. Tricket är att om några dokument med sådan dubbla formuleringar utarbetas eller undertecknas under kontraktet, kommer en av parterna inte att kunna senare inte uppfylla villkoren. Ett sådant knep är mycket farligt för partiet som använder det, för tack vare detta kan du snabbt tappa ett gott rykte och få ett dåligt rykte.

Förhandlingsreglerna säger att om det under affärskommunikationen märktes att partnern går till tricks och tricks, så ska du inte i något fall återgälda. Du måste förstå varför detta händer och efter det bygga en kommunikationslinje. Avbryt dock inte plötsligt förhandlingarna, det är bättre att lyssna på alla krav lugnt och ge dig själv tid att tänka.

Regler att följa i förhandlingar

Det finns vanliga, så att säga, universella normer för beteende vid förhandlingar, och det spelar ingen roll om mötet är ansikte mot ansikte eller om förhandlingarna genomförs med tekniska kommunikationsmedel. Förhandlingsreglerna att komma ihåg är alltid följande:

1. Var alltid artig och undvik fraser och tips som kan förringa partnerns personlighet. Sekulär etikett bör alltid följas.
2. Du kan inte ignorera din partners åsikt.
3. Ställ inte för många frågor utan att förklara varför de är viktiga. Med andra ord bör enkla förfrågningar inte tillåtas.
4. Vi måste reagera adekvat på förtydliganden och försöka förmedla information så att alla parter förstår vad som står på spel.
5. Låt inte dina tankar omskrivas.
6. Om din partners tanke verkar osagd kan du fortsätta med den och ange om den var underförstådd.
7. Sammanfattning är endast möjlig i slutet av förhandlingarna eller efter långa kommentarer.
8. Om förhandlingarna är gruppvis är det nödvändigt att ge alla möjlighet att komma till tals, även om det tar för lång tid. Men vanligtvis är det bara en person på den potentiella partners sida som håller ordet.

Hur övertygar man en partner?

Från affärskommunikation och förhandlingsregler har psykologer tagit fram några tips som kommer att hjälpa i de ögonblick då det inte bara är nödvändigt att förmedla information till en partner utan också att övertyga honom omnågot. Så det är värt att överväga den här listan:

1. Om man bestämde sig för att övertyga partnern om något, bör man börja med svaga argument, gå vidare till medelstora, och i slutet rösta fram det starkaste argumentet, det så kallade "trumfkortet".
2. Du kan inte driva en partner i en ofördelaktig position för honom eller sätta press på honom. Alla har rätt att rädda ansikte.
3. Om du behöver få ett positivt svar på en viktig fråga bör du ställa två enkla frågor innan den, som partnern kommer att besvara med lätthet.
4. Det är värt att komma ihåg att ju mer inflytelserik talaren talar, desto starkare låter hans argument.
5. Du måste visa empati.
6. När du övertalar måste du börja med det som är tydligt och acceptabelt för båda parter.

Telefonsamtal: regler för telefonsamtal

Telekommunikationssamtal skiljer sig från samtal ansikte mot ansikte. Den viktigaste regeln för telefonsamtal är korthet. Sådan affärskommunikation bör vara kortfattad och inte utdragen. Du behöver uteslutande tala om meriter.

I allmänhet finns det flera grundläggande regler för att förhandla med hjälp av kommunikation:

1. Du måste vara vänlig och välkomnande.
2. Telefonsamtal bör genomföras av en kompetent person som förstår agendan.
3. Innan du pratar måste du justera din röst och, om möjligt, säga några tungvridningar.
4. Röst under telefonsamtal ska varalugna. Om det behövs kan du leka med din röst när du behöver fokusera på vissa saker eller när du ska övertala en partner.
5. Du kan inte avbryta samtalspartnern. Detta är en mycket viktig regel för telefonsamtal. Även om samtalspartnern säger obehagliga saker, kritiserar eller uttrycker missnöje är det nödvändigt att lyssna på honom och först då börja prata.

Utöver ovanstående är det värt att komma ihåg att etikettreglerna för att föra telefonsamtal är desamma som folk brukar följa personligen. Dessutom är det värt att notera att om, på grund av tekniska problem, en del av samtalet missades, som samtalspartnern inte märkte, måste du be om ursäkt och be att få upprepa det.

Nationella särdrag i förhandlingar

Med kunskap om grunderna för telefonkommunikation med partners och reglerna för kollektiva förhandlingar är det alltid nödvändigt att ta hänsyn till alla parters nationella särdrag. Tyskarna tolererar till exempel inte att vara sena och är extremt pedantiska. Engelsmän är människor som alltid verkar reserverade, så ta det inte som kyla. Det är värt att notera att om en sådan partner gav sitt hedersord, kommer han att hålla det.

Italienare är mycket aktiva och sällskapliga och de föredrar att träffas i en informell miljö. En viktig egenskap hos sådana partners är att de föredrar att prata med personer av samma rang. Spanjorer är människor som föredrar att arbeta i ett team. De är galanta, öppna, seriösa, men samtidigt har de en härlig känsla.humör. Precis som italienarna föredrar spanjorerna att förhandla med personer av samma rang.

Apropå kinesiska partners bör du komma ihåg att de är mycket uppmärksamma på ord. Informationen som de uttrycker är alltid genomtänkt och återhållsam. Ofta är kineserna inte de första som uttrycker sina tankar och förslag, så du bör ha detta i åtanke när du förhandlar.

Slutsats

Efter att ha förstått vad grunderna för affärskommunikation och etikettreglerna för telefonsamtal är, är det mycket lättare att bygga rätt uppförandelinje. Det viktigaste i den här processen är att vara ärlig mot dig själv och din partner.