Exempel på reglering av interaktion mellan avdelningar, exempel

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Varje företag har lokala dokument som reglerar dess verksamhet. En av de viktigaste är regleringen av interaktion mellan avdelningar (ett exempeldokument kommer att beskrivas nedan). För organisationschefen är det ett effektivt ledningsverktyg. Låt oss i detalj överväga ett exempel på reglering av interaktion mellan avdelningar.

Requirements

Vad bör regleringen vara? Interaktionen mellan avdelningarna för redovisning och ekonomisk service, person altjänstemän och bosättnings- och planeringsenheten, andra strukturella enheter i företaget är oundviklig i aktivitetsprocessen. Samtidigt bör medarbetarnas kontakt säkerställa genomförandet av de uppsatta uppgifterna på kortast möjliga tid. Ett urval av regleringen av interaktion mellan avdelningar bör först och främst vara tillgängligt för artister. Om den som ansvarar för dess utveckling skriver ner alla bestämmelser, men underordnade inte kan förstå någonting, kommer det inte att finnas någon mening i dokumentet. I detta avseende bildar ett urval förordninginteraktioner mellan avdelningar, tre nyckelprinciper bör beaktas:

1. Dokumentet är sammanställt utifrån affärsprocessmodellen. Kvaliteten på bestämmelserna kommer direkt att bero på schemats grundlighet.
2. Dokumentstrukturen bestäms av processmodellen. Alla punkter i schemat måste finnas med i bestämmelserna.
3. Presentationen av information sker på ett officiellt, torrt språk. Det rekommenderas att använda korta enkla meningar i dokumentets text. Bestämmelser bör utformas entydigt. Alla förkortningar och termer måste stavas.

Mål

Exempel på reglering av interaktion mellan avdelningar ger:

1. Etablera och upprätthålla ordning i upprättandet av dokumentation, effektiv kontakt mellan strukturella enheter.
2. Förebyggande av konfliktsituationer i teamet. Om interaktionsscheman för arbetet bestäms i förväg, en eller annan anställds deltagande i processerna, kommer inte tvister att uppstå.
3. Snabbt inträde i laget av nykomlingar. Förordningen hjälper till att förstå strukturen för interaktioner, anger vilka dokument som kommer att användas av den anställde, vilka tjänster han kommer att kontakta.
4. Disciplinkontroll.
5. Snabbare överföring av ärenden till en annan anställd (när man lämnar eller åker på semester).
6. Förebyggande av förlust av ekonomiska, mänskliga och tidsmässiga resurser.

Structure

Vad är regleringen av interaktion mellanavdelningar kan anses vara korrekt utformade? Vanligtvis innehåller ett dokument följande avsnitt:

1. Allmänna bestämmelser.
2. Definitioner, termer och förkortningar.
3. Beskrivningar av processer.
4. Ansvar.
5. Kontroll.

Lagstiftningsakter, GOST:er och andra dokument kan tjäna som definitionskällor. De sistnämnda inkluderar i synnerhet order från ministerier, departement, regeringsdekret. Samtidigt bör hänvisningar till regeldokument, vars bestämmelser använts, tas in i regelverket för samverkan mellan avdelningar. Urvalet för sjukvårdsinrättningar, i synnerhet, innehåller indikationer på order från ministeriet för hälsa och social utveckling, ministeriet för hälsovård i regionen.

Application

Den innehåller vanligtvis en grafisk modell av affärsprocessen. Det är avbildat som ett diagram som består av flera block. Den grafiska bilden kan skapas med PC-programprodukter. Systemen återspeglar ett specifikt förfarande för genomförandet av vissa uppgifter. Visualisering är bekvämare än text. Diagrammet visar tydligt början av processen och varje steg, förhållandet mellan dem och det slutliga resultatet. Denna modell används ofta av utvecklarna av reglerna för interaktion mellan avdelningar i företaget enligt 223-FZ. Schemat lyfter fram sådana nyckelparametrar som utdata och input, deltagare och klienter. Om en nybörjare blir bekant med en sådan modell kommer han omedelbart att förstå detaljerna i processen och är redo att implementera en specifik uppgift.

Instruktioner

I det första steget måste du bestämma ämnet för dokumentet och ansvariga personer, dvs.utarbetar och vilka föreskrifter. Interaktionen mellan i synnerhet redovisningsavdelningarna sker enligt ett tydligt schema, inskrivet i lagstiftningen. I denna strukturella enhet finns alltid den viktigaste personen som ansvarar för att rapporteringskraven efterlevs. Han kan bli ansvarig för att upprätta regelverket för samverkan mellan avdelningarna. Ett exempeldokument bör diskuteras av alla anställda. För detta anordnas en föreningsstämma. Om dokumentet reglerar en process där intressen hos fler än två avdelningar kolliderar är det viktigt att involvera nyckelpersoner i diskussionen. Den som ansvarar för utvecklingen bör förklara för kollegor vikten av att implementera reglerna.

Beskrivning av processer

Dess volym kommer att bero på komplexiteten i interaktionen. Om processen är enkel och den anställde som är ansvarig för den förstår alla stadier av implementeringen väl, kan han själv utarbeta ett arbetsschema med andra strukturella enheter. Därefter bör han diskutera dokumentet med resten av deltagarna. Om affärsprocessen är komplex utvecklar varje anställd sin egen del av modellen. Därefter sammanställs och diskuteras alla projekt. Under bekantskapen med grunddokumentet kan alla intresserade anställda föreslå vissa korrigeringar och tillägg. Därefter överförs reglerna för interaktion mellan företagets avdelningar till chefen.

Statement

Det kan göras direkt. I det här fallet undertecknar huvudet själv reglerna för interaktion mellanavdelningar i företaget. Ett provdokument kan också godkännas indirekt. I det här fallet utfärdar ledaren en order. Förv altningsaktens registreringsuppgifter förs in i godkännandestämpeln.

Särskilda uppgifter om den ansvariga personens arbete

I vissa organisationer tillhandahålls tjänsten som kvalitetschef i staten. I praktiken har vissa stadier av dokumentberedningen utvecklats. De ska följas av chefen som utarbetar reglerna för samspel mellan avdelningarna. Exempel på grundläggande steg:

1. Definiera processer.
2. Bygga ett diagram.
3. Detaljerad beskrivning.
4. Komponerar text.

Ansvarig specialist studerar schemat för anställda på olika avdelningar. Detta är nödvändigt för att sammanställa en beskrivning av standardsituationer som ingår i regelverket för interaktion mellan institutioner. Exempel: "Bensinstationen inspekteras med hjälp av tekniska medel som… En rapport genereras när inspektionen är klar."

Definiera det slutliga målet

Den person som ansvarar för upprättandet av regelverket måste ha en uppfattning om alla processer, känna till de anställdas arbetsuppgifter, ha lämpliga kvalifikationer och professionalism. Syftet med dokumentet ska vara tydligt för de anställda. Annars kommer implementeringen av regelverket att bli en extra börda för de anställda.

Optimering och design

Omfattande studie av de processer som äger rum i företaget, låter dig identifierasvaga punkter. Analys av situationer, resultat, verksamhet gör det möjligt att optimera aktiviteter. Detta gör att vi i sin tur kan bilda flera scenarier för vidare utveckling. Så företaget kan lämna allt som det är, skapa en ny arbetsmodell eller korrigera den gamla.

Nyanser

Det är viktigt att varje anställd tydligt förstår vad han behöver göra och hur de resultat som uppnås kommer att påverka hans inkomster. Det är därför det är nödvändigt att diskutera förordningen innan den godkänns. Nyckelrollen i utarbetandet av dokumentet tilldelas naturligtvis chefen för arbetsgruppen (projektet). Denna specialists uppgift är att ta upp kritiska frågor. Han ska kunna presentera en tydlig processmodell. Varje deltagare ser bilden med sina egna ögon. Det måste finnas en gemensam förståelse. Varje deltagare behöver förklara ansvaret för att skapa regelverket. I de flesta fall är teamen skeptiska till implementeringen av ett sådant dokument. Beroende på processens komplexitet tar införandet av regler 4-12 månader.

Introduktionsfunktioner

För att införa en ny förordning måste du:

1. Erkänn tidigare dokument som ogiltiga.
2. Introducera nya lokala lagar för att aktivera förordningen.
3. Utveckla de dokument som krävs för att tillämpa de godkända reglerna.
4. Fin eller implementera nya moduler av automatiserade infobaser.
5. Gör former av icke-standardiserade dokument.
6. Ändra eller komplettera bemanningenschema.
7. Hitta kandidater till nya befattningar, utse eller överför arbetare.
8. Lär artisterna de nya reglerna.
9. Gör uppsökande verksamhet till anställda.
10. Utför en testimplementering av förordningen.
11. Korrigera texten baserat på resultaten av experimentell utförande.
12. Försätt den slutliga versionen av dokumentet.
13. Definiera rutiner för kvalitetskontroll av förordningen.

Efter att åtgärderna för genomförandet av dokumentet har fastställts utfärdar chefen en order. Det bör noteras att på grund av händelsernas varaktighet kommer datumet för godkännande och direkt ikraftträdande av förordningen att skilja sig åt. Låt oss överväga de största misstagen som anställda gör när de sammanställer ett dokument.

Inkonsekvens med praxis

Det är viktigt att anförtro skapandet av regelverk åt en anställd som är direkt relaterad till verksamheten på företaget. Anta att organisationen har blivit väldigt stor. Ledningen har gott råd att bilda en särskild tjänst, vars uppgifter bland annat kommer att lösa utvecklingsfrågor. Följaktligen kommer avdelningen att sätta uppdraget att beskriva alla processer i företaget. Men syftet med denna händelse är oviktigt för dem. Om reglerna är gjorda av personer som inte är inblandade i verklig verksamhet, kommer den anställde som hanterar det inte att genomföra programmet. Följaktligen är dokumentet inte vettigt att fungera.

Brist på flexibilitet

Många ansvariga personer strävar efter maxim altdetalj. Denna situation orsakas av okunnighet om skillnaderna mellan utarbetandet av föreskrifter och beskrivningen av verkliga produktionsprocesser. Om uppgiften är att automatisera verksamheten, är deras detaljering avsedd att hjälpa anställda. Behovet av regleringar uppstår när många personer är inblandade i produktionen. Deras handlingar är ofta duplicerade, men varje person tolkar den eller den operationen på sitt eget sätt. Förordningen syftar till att lösa tvister. Man bör komma ihåg att de anställda i organisationen måste ha en viss handlingsfrihet, så att de kan fatta ett eller annat beslut beroende på situationen. En kund kan till exempel besvaras direkt istället för efter en tid.

Stor volym och komplexitet i text

Regler som består av 5-7 sidor anses vara optimala. Samtidigt bör dess innehåll vara rymligt, men kortfattat. Det rekommenderas inte att använda komplexa meningar i flera delar. Texten måste vara begriplig. Dessutom bör du vara uppmärksam på villkoren. Du bör inte ersätta begrepp med synonymer, använd förkortningar utan avkodning.

Interaktion mellan informationssäkerhet och IT-avdelningar

För närvarande, i många företag, är kontakterna för dessa tjänster mycket svåra. Svårigheter är förknippade med interna konflikter hos IT- och informationssäkerhetsavdelningar. Det finns flera alternativ för att säkerställa ett effektivt samarbete. Den första och enklaste är närvaron av anställda (en eller flera) som är specialiserade på informationssäkerhet inom IT-tjänsten. Regler för samverkan mellan IT-avdelningar ochIB återspeglar i detta fall typiska tillvägagångssätt för samarbete. Organiseringen av arbetet sker utifrån den rådande stereotypen att informationssäkerhet är en del av tillhandahållandet av informationsteknologi. Om det inte finns några konflikter mellan dessa tjänster på företaget, kan chefen tänka på att ordna informationssäkerhetstjänsten som en separat struktur för IT-avdelningen. Följaktligen kommer det att bli nödvändigt att tilldela mer resurser, inklusive ekonomiska, för att säkerställa sådana aktiviteter.

Typiskt exempel

De allmänna bestämmelserna specificerar:

1. Syftet med dokumentet. Som regel finns det en sådan fras: "Denna förordning bestämmer förfarandet …".
2. Omfattning. Förordningen kan gälla arbetare eller anläggningar.
3. Regleringsdokument i enlighet med vilka lagen utvecklades.
4. Regler för godkännande, justering, upphävande av föreskrifter.

I avsnittet "Termer, förkortningar, definitioner" anges de begrepp som används i dokumentet. Alla förkortningar måste stavas. Termerna ska anges i alfabetisk ordning. Varje koncept anges på en ny rad i enheter. h. Definitionen av begreppet ges utan ordet "detta", genom ett streck. I avsnittet "Processbeskrivning" ges en steg-för-steg-beskrivning. Det är tillrådligt att införa understycken. Var och en av dem kommer att motsvara ett specifikt stadium. Samma avsnitt anger de anställda som är involverade i utförandet av vissa operationer. Inte bara åtgärder beskrivs, utan också deras resultat.

Ansvar och kontroll

Föreskrifterna bör innehålla en indikation på möjligheten att tillämpa sanktioner mot personer som inte följer bestämmelserna. Ansvar är tillåtet enligt lagen. Det kan vara straffrättsligt, administrativt eller disciplinärt. Det är obligatoriskt att ange det fullständiga namnet och befattningen för den anställde som övervakar tillämpningen av bestämmelserna.