Exempel på lägesrapporter. Hur man skriver en rapport

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Det finns ingen sådan ledare som minst en gång om året inte kräver att sina underordnade rapporterar om vad som har gjorts. Och problemet är att med rutinmässig anställning verkar det vara en ganska svår uppgift att ta fram ett sådant dokument. Och av någon anledning skäms vi över att be om exempel på rapporter om det arbete som gjorts från myndigheterna. Tänk om han bestämmer sig för att vi inte motsvarar den position vi har?

Vem behöver det

Denna fråga ställs av artisten som fick uppdraget att rapportera. Oftast känner sig anställda på företag nästan kränkta av sådana krav. Men allt har en mening.

För det första behövs rapporten om det utförda arbetet av artisten själv. Inte en formell, men en intresserad inställning till denna process gör att du kan hitta flaskhalsar och svagheter i dina kvalifikationer. Så riktningarna i vilka det är möjligt (och nödvändigt) att utvecklas bestäms. När allt kommer omkring lär vi oss alla av våra misstag.

För det andra behöver ledaren det. Rapporten om det utförda arbetet låter dig objektivt bedöma kvaliteten ochsnabbhet att lösa uppgifter. Tack vare detta dokument kommer många frågor att försvinna - från det mest primitiva "vad gör du hela tiden" till det komplexa "varför ska jag byta ut din dator mot en mer modern". Eftersom rapporten kommer att indikera att det tar lång tid att spara ändringar i dokumentet. Och det beror inte på utföraren - föråldrad kontorsutrustning kan inte fungera snabbare. Det är faktiskt därför det verkar som att medarbetaren dricker te hela tiden - han väntar bara på att operationen ska slutföras.

Och frågan: "Varför behöver jag skriva en rapport om månadens arbete?" i sig är felaktigt. Eftersom ackumuleringen av statistisk information och fyllningen av databaser är meningsfull för strateger, och inte för operativa anställda. Det är bara lättare för dem att lösa ett problem än att prata om metoder för att lösa det.

Vad man ska skriva

Exempel på lägesrapporter visar att du behöver skriva mycket detaljerat. Vad som än verkar vara en liten sak eller en liten gest kan vara ett nyckelelement i utförandet av specifika funktioner. Men förståelse för detta kommer först efter att ha studerat flera skriftliga rapporter.

Om arbetet är av rutinmässig karaktär, till exempel avstämning av dokument och identifiering av inkonsekvenser, är det meningsfullt att ta fram en tabellform. I det här fallet, återigen, borde tabellen först vara mycket detaljerad och innehålla många kolumner; med tiden kommer behovet av vissa kolumner att försvinna, och rapportens form kommer att få ett norm alt (läs - rimligt) utseende.

Bi ett antal fall är det omöjligt att formellt närma sig frågan om introspektion när man sammanställer en rapport om utfört arbete (t.ex. lärare). Utöver den planerade utbildnings- och metodbelastningen och studiet av det nödvändiga materialet är skolan faktiskt också engagerad i utbildningsverksamhet. Detta kräver ett speciellt tillvägagångssätt för att förbereda dokumentet: det är nödvändigt att förstå orsakerna till att ett antal elever släpar efter, för att hitta sätt att intressera barn för sitt ämne. Och samtidigt bör vi inte glömma framgångsrika (och även begåvade) skolbarn.

Rapportera mål

För korrekt sammanställning och minimala tidskostnader är det nödvändigt att redan från början bestämma sig för vilket syfte och varför en rapport om årets arbete skrivs. Låt oss namnge de mest populära:

- motivering av den verkliga fördelen med en viss position i organisationen;

- bekräftelse på en anställds kvalifikationer;

- demonstration av effektivt arbete för ledningen;

- får finansiering för nästa rapportperiod;

- erhålla samtycke för utveckling av en riktning (idé);

- skäl för att spendera allokerade resurser och ekonomi, etc.

Den välkända formuleringen - den korrekta uppgiften om problemet ger 50 % av lösningen - fungerar även i det här fallet. Ju bättre vi förstår varför en rapport behövs, desto lättare är det för oss att skriva den. Upp till det faktum att dokumentet "för visa" inte kräver ett kreativt förhållningssätt från oss alls. Och tidskrävande.

Dokumentstruktur

Om företaget inte harutvecklat rapporteringsformulär, då får du utveckla det själv. Genom att känna till syftet med dokumentet är det nödvändigt att tänka över dess struktur. Exempel på framstegsrapporter tyder på att det behövs en tydlig och enkel översikt.

I början bör syftet och logiken med informationspresentation förklaras. Förklara presentationsordningen och gör en innehållsförteckning. För tabellen är det nödvändigt att ge korta förklaringar varför en sådan form valdes.

Inom sektioner och underavdelningar bör man också hålla sig till enhetligheten i presentationen. Så dokumentet blir mer förståeligt, som ett resultat är det lättare att uppfatta. I en rapport under lång tid är illustrationer i form av diagram och grafer ganska lämpliga, vilket kommer att underlätta uppfattningen. Men här måste du följa regeln om "gyllene medelvägar": solid text, såväl som uteslutande visuella material, tröttnar mycket snabbt.

Styling

För en vanlig anställd är det kanske svåraste att skriva terminologi och formuleringar. En bombastisk rapport kommer att se onaturlig ut och orsaka en negativ reaktion från ledningen. För enkla formuleringar (t.ex. 25 dokument xeroxed) kommer också att stöta bort läsaren.

Men mallar bör undvikas. Det enda undantaget är dokumentet som ingen någonsin kommer att läsa. Vi stöter ibland på sådana problem, men i den här artikeln är vi intresserade av riktiga (inte proforma) rapporter.

Du bör i alla fall inte bara prata om prestationer. För att lyfta fram demdet är nödvändigt att tala om de svårigheter som man måste stöta på under arbetets gång. Bland annat är komplexitetsanalys en tankeställare kring arbetsoptimering för chefer. Exempel på lägesrapporter visar att du inte ska använda vaga fraser som "otillfredsställande tillstånd", "svårigheter" etc. Det är bättre att kalla allt vid dess rätta namn: "trasig kopiator", "brist på internet",”brist på eller otidig mottagning av information från den associerade avdelningen. Allt detta gör att vi på ett adekvat och objektivt sätt kan bedöma den nuvarande situationen i företaget.

Utvärdering av resultat

Varje resultat måste säkerhetskopieras med siffror. Sådan konkretisering ger en förståelse för utvecklingens dynamik.

Dessutom är det nödvändigt att fastställa kriterierna för att utvärdera resultaten. Kommer det att vara den föregående rapporteringsperioden (om det till exempel är en kvartalsrapport) eller, omvänt, procentandelen av uppnåendet av de uppsatta målen, är det upp till författaren av dokumentet.

I allmänhet kan indirekta indikatorer berätta mycket om processen för att lösa uppgifterna. Det finns också en mängd information här för vidare analys. Från att bestämma arbetskostnader till att förstå hur korrekta målsättningar är.

Från problem till lösning

De flesta rapporter skrivs på framstegsbasis. Ett dokument som tydligt visar förhållandet mellan problem och lösning är mer fördelaktigt. Läsaren förstår omedelbart vilka metoder och tekniker (om nödvändigt)artisten utnyttjade det snabba och högkvalitativa slutförandet av uppgiften.

Den ännu mer detaljerade kedjan "ett specifikt problem - dess orsaker - sätta mål - en lösning" antyder omedelbart behovet av att presentera en daglig rapport i tabellform. Dessutom är namnen på graferna redan kända. Information som presenteras på detta sätt är lätt att läsa och analysera.

Presentation av kvantitativa indikatorer

I de fall rapporten huvudsakligen består av numeriska data kan tabellformen bara vara väldigt svår att förstå. En kontinuerlig ström av siffror tröttar bokstavligen läsaren efter några minuter. En annan sak - färgglada diagram och grafer. De är tydliga, begripliga, lätta att läsa.

Varje diagram måste kommenteras. Dessutom är det nödvändigt att ange hur de olika graferna är sammankopplade; Att förklara orsak-och-verkan-sambanden kommer att underlätta analysen av rapporten ytterligare.

Om materiella resurser användes under arbetet bör du inte bara lista dem alla. Istället bör de förvärvade förmånerna anges. En torr fras: "Kontorsutrustning köpt" låter helt annorlunda om du skriver: "2 jobb skapades, vilket gjorde det möjligt att öka avdelningens produktion."

Hur man utfärdar ett dokument

Trots att det inte finns någon enskild sammanställningsform kan en rapport om det utförda arbetet upprättas i enlighet med GOST, som definierar de viktigastevetenskapliga kriterier. Den anger kraven för formatering, typsnitt och storlek, etc.

När det gäller dokumentets läsbarhet, här är några tips:

- försök att inte ha mer än 5 meningar i ett stycke;

- nyckelindikatorer kan markeras i teckensnitt eller färg;

- bryt texten så att tabellen eller grafen inte tar upp hela sidan; se till att lämna utrymme för kommentarer om dem;

- skriv en tydlig och kortfattad sammanfattning av rapporten.

De här tipsen kommer att underlätta uppfattningen av din rapport, vilket innebär att de initi alt kommer att förbereda läsaren för en lojal attityd mot författaren till dokumentet. Föreställ dig att du är chefen. Och gör rapporten på ett sätt som skulle vara användbart och intressant för dig att läsa.