Kostnadsoptimering: plan, aktiviteter

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Optimering av kostnader på företaget är ett nödvändigt och viktigt steg i en ekonomiskt instabil situation. Överväg det i detalj.

nyckelfrågor

För att göra allt rätt och inte bli en "tyrann och satrap" i personalens ögon måste du förstå:

• befintliga typer och alternativ för kostnadsminskning;
• principer och metoder för planering av medföljande kostnadsoptimeringsaktiviteter;
• de mest effektiva sätten att minska kostnaderna ur praktisk synvinkel;
• hur man minskar materialkostnaderna;
• essensen av fördelar från minskade transportkostnader;
• hur man väljer en kostnadsminskningsstrategi;
• grundläggande optimeringsprinciper.

Budget

Ofta flyttas budgeteringen till en avdelning vars anställda anser att de inte är fullt kompetenta i denna fråga. Budgetering är dock ett viktigt steg. Genom att delta i den kan du få en stor mängd information som är viktig för alla avdelningar.

Budgeten bildas i flera steg:

• bildning av en projektplan för den framtida budgeten;
• övervägande av budgetförslaget;
• budgetgodkännande;
• budgetutförande;
• exekveringsanalys.

Optimering av budgetutgifter är nästa steg efter budgetering.

Kostnader

Optimering av kostnader är omöjlig utan att förstå innehållet i termen "kostnader".

De är de fonder som är involverade i vinstbildningen under en viss period. En del av kostnaderna ackumuleras i form av färdiga produkter, halvfabrikat, immateriella tillgångar eller pågående byggnation i företagets tillgångar. Diagrammet visar en förenklad struktur som följer IFRS-standarder.

Enkelt uttryckt är en kostnad en ökning av skulder eller en minskning av tillgångar som resulterar i en minskning av kapitalet.

Optimering

Man tror att kostnadsoptimering börjar med att sänka kostnaderna för närvarande. Detta är dock inte helt sant.

Optimering av budgetutgifter på ett företag börjar inte i det ögonblick då de börjar strikt kontrollera utgifterna för pengar som redan finns på kontot. Tyvärr är frågan om var pengarna på kontot kommer ifrån för närvarande inte alls kontrollerad. Att locka till sig aktiv utlåning, samt att bara hantera utgifter, medför en kronisk brist på medel i företaget, och sedan - eventuell konkurs.

Effektiviteten av det här förfarandet beror på att man bokför både inkomster och utgifter. Dessa poster måste planeras och ledningen måste ständigt övervaka siffrorna per år, kvartal, månad eller annan finansiell period. Är alltiddet finns en möjlighet att för närvarande kostsamma projekt kommer att vara mycket lönsamma på lång sikt.

Arbetsområden

Att optimera kostnaderna innebär inte att man vidtar åtgärder på bekostnad av affärsintressen. Uppgiften att minska kostnaderna bör lösas på ett optim alt sätt, när man jämför utgifter och intäkter med varandra.

Du kan lösa problemet i flera riktningar:

1. Kostnadsminskning genom interna resurser (direkt minskning). Dessa åtgärder inkluderar att öka produktiviteten, minska materialkostnaderna, minska förv altningskostnaderna samt att minska företagets personal.
2. Minskade produktionskostnader (relativ minskning). Detta kan uppnås genom att öka produktionsvolymen. I det här fallet kommer mycket mindre pengar att spenderas på en del.
3. Bildande av ett erbjudande genom marknadsundersökningar. I det här fallet stimuleras ökningen av inköpsvolymen från kunderna och en tillströmning av nya kunder bildas.
4. Bildandet av strikt finansiell disciplin. I den här varianten kan en begränsad krets av personer ge " klartecken" för utgifter.

Programmet för optimering av budgetutgifter bör täcka de smalaste områdena. Då blir det så effektivt som möjligt.

Optimeringsvägar

En kostnadsoptimeringsplan kan inkludera tre riktningar som ett företag kan gå åt.

Höjdpunkter uttrycklig minskning, företagskostnadsminskning i snabb takt, systematiskförkortningar.

Var och en av metoderna används i en specifik situation. De åtgärder som vidtas i detta avseende bör vara i linje med det aktuella läget och bör också baseras på långsiktig planering.

Expressreduktion

När du väljer den här metoden för att minska kostnaderna är det brådskande att sluta betala utgifter för vissa föremål. För att fastställa resultatet måste du ta reda på de sannolika konsekvenserna av varje optimeringsmetod.

Alla kostnader är uppdelade i:

• Hög prioritet. Sådana utgifter är nödvändiga för att företaget ska kunna fortsätta sin verksamhet. Dessa inkluderar utbetalning av löner till anställda, inköp av råvaror för produktion.
• Prioritet. Detta är kostnaden för att betala för mobil kommunikation, reklam. Om du slutar betala enligt den här artikeln kommer företagets arbete att misslyckas.
• Tillåtet. Dessa inkluderar förmåner för anställda, betalning för sanatoriebehandling för personal. Om företaget inte har fria medel kan dessa betalningar stoppas, men det är bättre att behålla dem.
• Onödigt. Ett exempel på sådana kostnader är betalningen av ett privatflyg för företagets chef. Avbokningen av sådana utgifter kommer inte att påverka företagets verksamhet negativt.

När man väljer en snabb kostnadsreduktion stoppas först och främst betalningar för en "onödig" vara och de tillåtna begränsas kraftigt. Det är inte tillrådligt att minska de två första kategorierna.

Snabb kostnadsminskning

Optimering av kostnader i företaget i snabb takt är möjlig som ett resultat avett antal händelser. För att minska kostnaderna så effektivt som möjligt måste ledningen bestämma var de sparar först.

1. Spara på material för produktion och råvaror. Sätt att optimera kostnaderna kan vara olika. Att revidera kontrakt med leverantörer för att få varor till ett förmånligt pris är det mest effektiva sättet att minska kostnaderna. Leverantörer kan också erbjuda uppskov med betalningen, vilket ger företaget möjlighet att ta upp det nödvändiga beloppet utan att erhålla ytterligare lån.
2. Analyse av transportkostnader och optimering av denna utgiftspost. Dessutom kan du minska kostnaderna för el, telekommunikation. Transportavdelningen kan läggas ut på entreprenad och kontakta då logistikcentralen som tar fram ett program för att minska transportkostnaderna. För att minska kostnaderna för el, kontrollera dess förbrukning, övervaka belysningsnivån i mörkret, installera energibesparande utrustning. Att minska listan över anställda som har rätt till företagsmobilkommunikation kommer att minska kostnaderna avsevärt. Du kan förhandla med en mobiloperatör eller en leverantör av telekommunikationstjänster för att ingå ett företagsavtal med förmånliga villkor.
3. Personalnedskärningar och löneminskning. Outsourcing och frilansning minskar effektivt kostnaden för att betala löner till personalen, och rekrytering av företag eller en intern rekryteringsavdelning hjälper till att ersätta ineffektiva medarbetare. Det är till exempel inte nödvändigt att ha en städerska i personalen. outsourcade underhållspersonalkommer att spara upp till 20 % av betalningarna hänförliga till varje anställd.

Ett annat alternativ är att optimera kostnaderna genom att sänka lönerna, men ge sociala förmåner: utöka listan över sjukförsäkringsvillkor, förse anställda med mat på företagets bekostnad eller gratis kaffe i maskinen. Studier visar att investeringen i det här fallet kommer att vara lönsam på lång sikt, eftersom det kommer att öka personalens lojalitet.

Systematiska förkortningar

Som namnet på denna optimeringsmetod antyder, är dess kärna att utföra periodiska aktiviteter som syftar till att minska kostnaderna.

1. Investeringsförv altning. Långsiktiga investeringar bör alltid motiveras noggrant. För att ett företag ska kunna köpa in ny effektivare utrustning måste berörd avdelning argumentera för vad som blir nyttan för företaget när projektet lönar sig, när det börjar ge vinst. Införandet av ny konkurrenskraftig teknik hjälper affärsutvecklingen. Men när man fattar ett beslut om att köpa något måste ledningen ha huvudmålet i åtanke - kostnadsminskning.
2. Upphandlingshantering. Det består i att med jämna mellanrum leta efter nya leverantörer som tillhandahåller kvalitetsvaror till bättre priser.
3. Business process management. "Plötslig förv altning", så inneboende i vårt land, påverkar i hög grad principerna för att göra affärer. Ur nya metoders synvinkel, när man organiserar affärsprocesser, föreslås det att man ser på produktionen från köparens sida. Gör en processanalys. Företagsledaren måste fråga sig själv, kommer köparen att betala för detta? Kunden kommer inte att vilja betala för förflyttning av varor, stillestånd, omutrustning av produktionen utan förändringar som förbättrar produkten. Därför bör sådana utgifter antingen minskas så mycket som möjligt eller helt elimineras.

Optimeringsregler

När man sammanställer en handlingsplan för att optimera kostnaderna, måste man komma ihåg att en situationsanpassad lösning på ett problem inte alltid är det bästa valet. Att minska kostnaderna är en syssla som bör bli en god vana varje dag.

Om du följer optimeringsreglerna kan du uppnå maximal effekt med minsta möjliga förlust.

1. Kostnaderna behöver inte alltid minskas, de behöver oftare hanteras effektivt. Ibland, för att minska de totala kostnaderna, måste du öka kostnaderna i någon speciell riktning.
2. Kostnaderna hålls till ett minimum för att uppnå bästa resultat. Effektivitetsregeln säger att en kostnadsenhet nödvändigtvis måste ge maxim alt resultat.
3. Det finns alltid kostnader, oavsett om det är handling eller passivitet.
4. Det finns inga små saker när det kommer till utgifter. Låt de anställda på företaget vara arga över rapporten om användningen av det tredje dussinet pennor på en månad. Men när de väl har vant sig vid att uppmärksamma de små sakerna kan de se en höjning av lönen eller bättre arbetsvillkor som ett resultat.
5. Att sträva efter att hålla kostnaderna så låga som möjligt är inte alltid till hjälp. Det kan vara optim alt att sänka kostnaderna något och hålla dem på rätt spår.obligatorisk nivå.
6. Optimering av budgetutgifter är omöjlig utan finansiella investeringar.
7. Det finns en typ av utgifter som gör att du kan undvika ännu större förluster. Dessa inkluderar försäkringar, anställa säkerhetsvakter, installera larm och förbättra produktkvaliteten.
8. Alla anställda på företaget bör inkluderas i processen, men alla ska ha sin egen, viktiga uppgift för dem.
9. Försiktighet är aldrig för mycket. En tanke eller en aning som uppstår som ett resultat av att läsa rapporten tvingar fram en djupare analys av indikatorerna och leder nästan alltid till en kostnadsminskning.
10. Kostnadsoptimering bör göras ständigt. Nya utgiftsposter påverkar företagets resultat. Om de dyker upp plötsligt och plötsligt försvinner obemärkt, kan de orsaka betydande skada på företagets budget. Spårning av utgifter bör vara en obligatorisk uppgift som rapporteras till företagets högsta ledning.

Optimering av intäkter och utgifter – rutiner som går hand i hand. Okontrollerbara utgifter kommer inte att ge vinst till företaget, och vinsttillväxt är direkt relaterad till kostnadskontroll.

Begreppsförvirring

Finances kostnadsoptimeringsprogram innehåller ofta icke-kostnadsposter.

För att skapa det mest effektiva programmet måste ledningsgruppen förstå skillnaden mellan kostnadstyperna.

Till exempel skulle kostnadskontroll baserad på P&L inte betraktas som kostnadskontroll.