Projektledningsplan: beskrivning, sammanställning, analys

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Vad är en projektledningsplan kan förstås genom att förstå termen projektledning. Det är en konst och en vetenskap på samma gång, väletablerad i en konsumentorienterad marknadsekonomi. Det är ett strukturerat utarbetande av en arbetsplan med angivande av delmål för vissa datum. Som ett led i genomförandet utses ett ansvarigt projekt som ska utföra arbetet och tillsynsorgan som ska övervaka efterlevnaden av regelverket. Är projektledning alltid effektiv? Vem eller vad påverkar slutresultatet?

Teoretisk aspekt

Projektledningsplanen förknippas alltid med innovativa implementeringar och består av delar av analysen av en ny produkt, marknad, konsumentkategorier. Dess huvudsakliga syfte är att lösa den planerade uppgiften på kortast möjliga tid med maximal besparing i pengar.resurser.

Genom sin design har varje projekt en begränsad innovativ effekt. Innovation manifesteras i ett individuellt förhållningssätt till att skapa varor som skiljer sig från liknande varor eller tjänster. Denna förmåga låter dig systematiskt förfina och ändra egenskaperna hos en produkt eller tjänst.

Denna parameter är en integrerad del av förv altningsplanen för projektkommunikation, utvecklingen av nya produkter, reparationen av byggnadsarbeten eller valkampanjen, bildandet av ett informationssystem i företaget.

Den teoretiska aspekten involverar kombinerade kunskaper, färdigheter, sätt och medel för att skapa en ny produkt och tjänst. För att möta marknadens krav och investerarnas förväntningar är det nödvändigt att hitta den optimala balansen mellan kostnader, deadlines, mål och kvaliteten på det projekt som genomförs.

Projektplanen bör logiskt koppla samman alla kunskapsområden med tillgängliga resurser och artisternas potential.

Typer av system

Alla uppgifter, som att skapa en ny produkt och sedan sälja den, kan utföras med eller utan en projektledningsplan.

Det första alternativet kommer att baseras på användningen av ett matrissystem, som bestämmer ansvarig (chef) för projektet. Han kommer att rapportera till direktören och hans grupp kommer att bestå av anställda från olika avdelningar som är befriade från direkta arbetsuppgifter under hela projektets varaktighet. Sådana personalförändringar kräver teamsammanhållning och en tydlig förståelse för projektets mål och resultat.

Det andra alternativet förutsätter att en av avdelningscheferna utses till ansvarig. Alla projektuppgifter kommer att utföras av anställda på denna enhet. Men i allmänhet kommer anställda inte att ha en fullständig förståelse för denna uppgift och kommer att uppfatta den som en extra börda. Som ett resultat kan timing och resultat vara oförutsägbara.

Många projekt

Företag använder projekt på jobbet som en otraditionell metod för att ta initiativ som inte kan användas i den dagliga verksamheten. Deras andel i företagen ökar för varje år.

Projekt är alltid olika, men de har något gemensamt. Dessa är villkoren för begränsad tid, sökandet efter kompetenta artister och ytterligare pengar. Följande riktningar urskiljs:

1. Arkitektonisk design. För att lyckas i affärer krävs deltagande av ingenjörer, designers, konsumenter och investerare. Ett slående exempel är uppfinnaren och arkitekten från USA, B. Fuller, som lyckades intressera människor och utveckla en modell av modulära badrum. Dessa rum är ett ekonomiskt alternativ och används än idag vid konstruktion av bostadshus.
2. Konceptuell vision. Poängen är att skapa förutsättningar för att skapa nya idéer. Ett exempel är ett projekt med telefonbolag i USA som letar efter ett sätt att skydda telefonkiosken från plundrare. Av de många alternativen bestämde vi oss för en rostfri konstruktion. Idag kan detta element observeras på ytterdörren.i många byggnader.
3. Planering. Det är mycket viktigt att bygga en sekvens av projektgenomförande. Till exempel, enligt detta kriterium, lyckades Yellowstone National Park implementera översiktsplanen för korsningen och dess underhåll.
4. Konstruktion av objekt. Arbetet fokuserar på efterlevnad av normer och regler för konstruktion, samt på systematisk kontroll av varje etapp. Frånvaron av en kontrollerande instans kan leda till att föremålet förstörs med oförutsedd skada.

Innan du bestämmer dig för ett av tillvägagångssätten är det nödvändigt att utveckla en kvalitetsledningsplan för projektet. Vid produktion av medicinsk utrustning eller medicin är det bättre att fokusera på kvaliteten på planeringsstadierna. I fallet när den färdiga produkten behöver återanvändas från ett område till ett annat, till exempel installation av luftkonditionering och värmesystem i flervåningshus, ligger fokus på kontroll.

framgångsfaktor

Projektledningsplanen är idag en integrerad del av ett framgångsrikt resultat. Tidigare var dess skapelse karakteristisk för traditionella produktionsområden (försvar, energi, konstruktion). För närvarande används denna metod av nästan vartannat företag, eller snarare 45 % av alla organisationer. Dessa inkluderar finansiella institutioner som tillhandahåller tjänster och varor till företaget.

Ofta känner ett produktfokuserat företag ett behov av att systematiskt modifiera det som svar på nya kundkrav. I det här fallet skaparprojektledningsplan. Idag fungerar de flesta organisationer genom detta tillvägagångssätt.

Tips för att skapa en plan

I praktiken stöter många företag i sina ansträngningar på svårigheter och går i konkurs. Till exempel Lockheed, som misslyckades med L-1011-flygplanet, eller Deep Tunnel-projektet, syftade till att öka avloppsinfrastrukturen i staden Chicago. Företag har ådragit sig stora kostnader för att försöka behålla det de lyckades med och sälja till viss del - sin produkt.

Den främsta orsaken till misslyckandena var att den detaljerade utvecklingen av projektledningsplanen inte genomfördes och att företagets ledning var helt fokuserad på slutresultatet och inte på successiva steg för att uppnå målet.

För att implementera ett framgångsrikt företag är det nödvändigt att utveckla ett koncept med en tydlig sekvens av åtgärder, samtidigt som följande tips beaktas:

1. Visa projektet från en tredje part. Den här tekniken låter dig objektivt bedöma vad som händer, ta en ny titt på situationer, lösa problem som har uppstått och se över kostnaderna;
2. Delegera beslutsfattande. Ett sådant tillvägagångssätt kommer att ge en förståelse för projektets delmål, öka effektiviteten med flera gånger;
3. Gör en reservplan. Ytterligare alternativ för att lösa problem som har uppstått kommer att spara tid och pengar. Och att dela upp konceptet i flera delar kommer att föra det närmare slutförandet.

Ansvarig för ledningen

KvalitetsledningsplanEtt projekt är sedan effektivt när dess ledare uppfyller vissa kriterier. Att välja en person som kan utföra nödvändiga aktiviteter och ta företaget till en ny nivå är ett riskabelt åtagande. Det är dock bättre att inte fördröja lösningen av problemet.

Kandidatens huvudsakliga egenskaper bör vara ansvar, ambition, förmåga att hantera människor och en hög kompetensnivå. I praktiken räcker det inte, eftersom han också behöver känna till innehållet i arbetet. Planen för förv altning av projektets omfattning består i de flesta fall av steg:

• dokumentationsutveckling;
• fördelning av befogenheter och uppgifter;
• godkännande av arbetsplan;
• skapa scenarier för oväntade situationer.

Äntligen är det bättre att ge företräde till motiverade och självnominerade sökande. Detta visar huvuddragen hos en ledare – förmågan att snabbt fatta seriösa beslut.

Projektrisker

Riskhanteringsplanen är ett strukturerat system för att identifiera faktorer, bedöma dem och svara på dem. Den består av tillgängliga och acceptabla prognosnormer när det gäller konsekvenserna av ett scenario.

Det finns flera nivåer av riskhantering i företag:

• identifiera tillvägagångssätt och upprätta en handlingsplan;
• sök efter risker som kan förändra resultatet av projektet;
• kvalitativ och kvantitativ riskbedömning;
• utveckling av metoder och procedurer för att minska möjliga hot;
• övervaka genomförandet av hela projektets cykel.

Resources

Du kan påverka ökningen av de slutliga resultaten av konceptet, samt minska kostnaderna och timingen för arbetet, genom att välja modern teknik, kvalificerade medarbetare och ekonomiska resurser för att slutföra uppgiften. Teknikerna som används och projektresursplanen anses vara nyckelverktyg för företagets framgång.

Tillsammans med nyckeln finns det ytterligare verktyg som behövs för att hantera nyckeln. Till exempel kan de ingås kontrakt som låter dig attrahera nödvändiga resurser vid rätt tidpunkt. Fartygen tillskriver personalledningssystemet och själva konceptet, bildandet av informationsinteraktion för alla deltagare.

Betyg

Analys av projektledningsplaner inkluderar två delar: en bedömning av strukturen och en granskning av graden av genomförande. Analys behövs för att till fullo förstå hur konceptet är effektivt i termer av investerade resurser.

Den första delen inkluderar en bedömning av anställda av indikatorer, uppgifter, slutresultat av arbetet. Här görs anpassningar av den framtida arbetsprocessen. Alla ytterligare processer kommer att vara relaterade till prestationsanalyselementet, där det utförda arbetet registreras och prognoser tas fram.

De flesta företag använder ett system för utvärdering av konceptkriterier, där de utvärderar kostnader, arbetets varaktighet och deras kvalitet. Om något av kriterierna inte uppfylls bildas en plan för projektförändringar. I det här fallet finns det en översyn av värdena för indikatorer, uppgifterjusteras.

Det sista steget i analysen är jämförelsen av de uppnådda resultaten med de planerade.

Oförutsedda omständigheter

Direktörens lugn i oförutsedda situationer och hans adekvata bedömning av de problem som har uppstått spelar en viktig roll i genomförandet av projektledningsplanen.

Avsaknaden av denna egenskap hos en ledare och bristen på tid att överväga konsekvenserna av vissa beslut är de främsta orsakerna till problemen. Olösta uppgifter som dök upp i början av arbetet kanske inte kan lösas, vilket kommer att leda till missade deadlines eller onödiga ekonomiska kostnader. Samtidigt kan rädsla och osäkerhet i ledningens agerande snabbt spridas till hela arbetsgruppen. Detta är ett psykologiskt beteende. Det är därför det är väldigt viktigt för en ledare att ha koncentration och inte tappa lugnet genom att dölja känslor.

Mångsidighet i projektet

Alla projektledningsplaner kräver att många uppgifter hanteras samtidigt. Samtidigt måste varje fråga besvaras korrekt och detaljerat. Varje nyans som uppstår avgör själva projektets öde. Frågan om förebyggande av risker löses huvudsakligen genom ett kompetent tillvägagångssätt av specialister.

För att genomföra ett framgångsrikt projekt måste du observera hastigheten för att slutföra uppgifter, visa uppmärksamhet på detaljer, delegera arbete till kollegor och utvärdera dess kvalitet i alla skeden av att starta ett projekt.

Uppmärksamhet på detaljer

Genomför marknadsanalys, SWOT-analys, kassaflödesberäkning ochandra nyckelindikatorer ger en ökning av projektets effektivitet. Affärsplanen för projektledning definierar inte bara vilken typ av satsning som ska genomföras, utan inkluderar även inkomst- och kostnadsprognoser. Den innehåller följande föremål:

• företagsbeskrivning;
• marknadsföringsstrategi;
• utvärdering av konkurrenter;
• operativa procedurer;
• personal.

Planera som helhet

Alla projektanställda agerar som en del av en enda helhet, eftersom det slutliga resultatet beror på deras handlingar.

Varje deltagare, inom sitt ansvarsområde, påverkar arbetsgruppens anda och effektiviteten i arbetet i allmänhet. I förv altningen är det viktigt att inte ständigt kampanja för genomförandet av de uppgifter som ställts för att uppnå de resultatindikatorer som krävs, utan att säkerställa att varje deltagare känner sin betydelse för den gemensamma saken.