Affärsprocess: analys av affärsprocesser. Beskrivning, tillämpning, resultat

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Varje företagare behöver åtminstone indirekt veta vad en affärsprocess är. Affärsprocessanalys hjälper till att minska kostnaderna, öka lönsamheten och i slutändan öka företagets vinst. I den ekonomiska litteraturen påträffas detta koncept först i forskares verk på 80-talet av förra seklet. Det var då de i USA för första gången trodde att effektiviteten i all produktion beror på en uppsättning sammanhängande åtgärder som kallas en affärsprocess.

Definitioner

Affärsprocess är ett komplext koncept. Affärsutveckling är starkt beroende av relaterade verksamheter, rutiner och aktiviteter. Det är omöjligt att föreställa sig en anläggning utan tillgången på råvaror, deras bearbetning, arbetare vid maskinerna och revisorer. Ett företag är ett slutet system som fungerar som en integrerad organism. Och för att allt ska fungera korrekt utan problem och förseningar behöver du en huvudhjärna - en erfaren chef som kommer att analysera och övervaka sammanhållningen i alla affärsprocesser.

Om man ser ur en ekonomisk synvinkel, så kallas sammankopplingen av alla möjliga aktiviteter, under vilken bearbetningen av miljöresurser till slutprodukten för konsumenten, en affärsprocess. Affärsprocessanalys är en bedömning av effektiviteten av en viss åtgärd, operation eller händelse relaterad till produktion.

Vad är de till för

Det är ganska enkelt att beskriva affärsprocesser. Men det största verklighetsproblemet är att det i alla företag i vårt land är sällsynt att hitta en person som verkligen är intresserad av att förbättra effektiviteten i olika produktionsprocesser. Små och medelstora företag försöker använda sedan länge föråldrade metoder för att minska kostnaderna, medan man i väst sedan länge har förstått att ett företags framgång beror på en kompetent anlitad chef som är intresserad av att få maximala resultat av sitt arbete.

Att skapa affärsprocesser ger en tydlig förståelse: vem är ansvarig för vilket stadium, vilken position han har och vad som bör göras. En sådan strukturering gör organisationen av produktionen transparent och gör det lättare att hantera den. Genom att kommunicera målträdet till medarbetarna kan du öka deras motivation genom att visa att deras arbete är inriktat på gemensamma mål. Att organisera ett företag på detta sätt hjälper dessutom att identifiera onödiga kostnader för ekonomiska resurser och tidsresurser.

Hur man skapar

Oavsett om verksamheten är stor eller liten, är tillvägagångssättet för att skapa en detaljplan detsamma. Övervägaspecifikt exempel. Det finns ett företag som säljer soffor. Affärsprocessdiagrammet liknar ett träd. Huvudgrenar är värd för stora funktioner som förgrenar sig till mindre. Så, vilka är de viktigaste stegen i affärsprocessen för en återförsäljare?

1. Inköp av varor. Detta är den första och centrala affärsprocessen. Vilka är dess understeg?

• Leverantörsanalys.
• Upprätta kontrakt med tillverkningsanläggningar.
• Upprätta avtal med transportföretag.

2. Soffplacering. I det här skedet finns det sådana ögonblick:

• Välja ett rum.
• Byggande eller uthyrning av lokaler.
• Skapar villkor för försäljning.

3. Försäljningsprocess.

• Rekrytering.
• Köpa ett kassaregister.
• Skapar atmosfär och design för försäljning.

4. Marknadsföring och reklam.

• Placering av en skylt.
• Skapa visitkort, häften, broschyrer, kataloger, etc.
• Annonsplacering.

Listen kan vara lång. Det är viktigt att förstå hur affärsprocesser skapas. Och sedan kommer vi att ge några gyllene regler för att organisera ett företag för att bli framgångsrikt.

Regel 1

En specifik person är ansvarig för varje vald verksamhetsstadium. Involvera dem i skapandet av systemet. Detta kommer att ge en möjlighet att förstå processen mer i detalj, att intressera medarbetarna och öka deras motivation i syfte att uppnå gemensamma mål. Detta är särskilt viktigt i de tidiga stadierna av bildandet av företaget. Att starta företag förknippas alltid medenorma svårigheter och att i rätt tid sätta upp mål för specifika etapper kommer att ge en mer detaljerad handlingsplan.

Regel 2

Använd automatiserade program och visualisera dina kretsar. Hittills finns det många färdiga program som hjälper till att strukturera information. Små och medelstora företag använder dem överallt.

Om du arbetar i en grupp, ta en tavla eller papperslappar för att skriva ner allt och rita ett träd över dina processer allt eftersom. Börja med stora operationer och dela upp dem i mindre. För stora företag är att skapa affärsprocesser ett enormt mödosamt arbete som kräver maximal koncentration och samordning av alla anställdas handlingar.

Regel 3

När du formulerar affärsprocesser, vägleds av företagets strategi och inte av dess organisationsstruktur. Samma funktion kan gå utöver etablerade avdelningar. När man till exempel levererar en produkt från en leverantör kan man överväga gränsen för affärsprocessen tills produkten lämnar själva butiken, det vill säga när den ställs på hyllorna och är tillgänglig för konsumenten. Denna process involverar flera avdelningar som ingår i organisationsstrukturen.

Regel 4

Bli inte för detaljerad i din plan. Om du överbelastas diagrammet med onödig information kommer detta att leda till allmän förvirring och en stor börda för ansvarsfulla medarbetare. Om du planerar att göra ändringar i ett visst segment måste denna del vara detaljerad, och resten bör övervägas.endast ytligt, utan att gå in på detaljer. Effektiviteten i affärsprocesser är föremål för Pareto-lagen "20/80", då 20 % av de detaljerade beskrivningarna ger 80 % av framgången för hela verksamheten.

Regel 5

Var inte rädd för sanningen och bygg ett system baserat på vad som verkligen är. Denna situation uppstår mycket ofta. Chefschefen frågar sina underordnade om deras avdelningar för att bygga ett affärsprocessdiagram. De försöker berätta hur de mår bra. Även om den verkliga situationen faktiskt är långt ifrån idealisk. Men på grundval av falska data kommer fel system att byggas, varefter ineffektiva beslut kommer att tas och allt arbete kommer att gå till spillo.

Blanda inte ihop "som det är", "som det ska vara" och "som jag vill att det ska vara". Oavsett hur dåligt allt är, sammanställs affärsprocesser just för att förbättra detta tillstånd. Därför är det absolut nödvändigt att endast beskriva en verklig situation.

Automatisering av affärsprocesser

Att följa alla händelser som äger rum inom företaget är mycket svårt, speciellt när det kommer till stora företag och syndikat. Stora företag är svårt att föreställa sig utan ett helt system av automatiserade program som låter dig analysera inkommande data för att fatta ett beslut. Därför talar vi idag väldigt ofta om att automatisera affärsprocesser.

I praktiken betyder det att det finns ett speciellt datorprogram som behandlar alla typer av informationsflöden som ger en affärsprocess. Affärsprocessanalys sker offlineläge, och personen blir bara bekant med resultaten och drar lämplig slutsats.

Val av analysmetod

När man står inför frågan om hur man bäst kan beskriva affärsprocesser på ett automatiskt sätt, kommer en inhemsk entreprenör att hitta många alternativ som inte är väl optimerade för den ryska marknaden. Nästan all föreslagen programvara skapades för västerländska företag som har erfarenhet av att optimera produktionen. Men efter att ha analyserat en del data skapade vi vår egen lista över program som implementerar affärsprocessen.

1. BEST-5 "Mitt företag" är en programvara som ofta används av små och medelstora företag. Programmet är tillgängligt för alla datorer och är mycket lätt att använda. Dess fördel är att den kan analysera små mängder data från ett litet företag.
2. Corporate Modeler. Används ofta i moderna företag, främst för att det är billigt. Att starta ett företag är lätt att organisera med det här programmet, eftersom det är mycket bekvämt att bygga affärsprocessdiagram, men det analyserar praktiskt taget inte.
3. iGrafx Enterprise Central. Mycket bra kanadensisk design. Kan inte bara känna igen och upprätta affärsplaner, utan också framgångsrikt analysera uppsättningar av indata. I vårt land har den väldigt lite distribution, även om produkten är mycket värdig.
4. Business Studio. Den mest kända ryska utvecklingen. Integrerad med andra MS Office-produkter (Word, Excel, Visio). Förinhemsk entreprenör är det bästa valet när det gäller förhållandet mellan pris och resultat. Utmärkt affärsprocessanalys. Produktionen kan optimeras framgångsrikt tack vare resultaten från programmet.

Teknik för att bygga affärsprocesser

Det vanligaste idag är integrationen av den automatiska och manuella metoden för att bygga upp "affärsprocessen". Analysen av affärsprocesser i detta fall utförs i två steg: den första med hjälp av resultaten som erhålls på en dator, den andra - manuellt av chefen.

Låt oss överväga två huvudsakliga metoder för att rita grafer och diagram. I det här fallet kommer affärsprocessteknologi att byggas med följande metoder:

1. DFD (Dataflödesdiagram).
2. WFD (Arbetsflödesdiagram).

Den första DFD-metoden innebär att man ritar upp ett diagram över dataflöden. De inkluderar: detaljering av processens arbete, ansvariga medarbetare, nödvändig dokumentation. En sådan konstruktion ger en helhetsbild av företagets verksamhet, dess omgivande in- och utdata, alla delar av produktionsprocessen och relationerna dem emellan. Detta tillvägagångssätt låter dig lyfta fram gratis (extra) affärsprocesser som minskar effektiviteten i resultatet och som kan optimeras på olika sätt.

WFD - arbetsflödesdiagram som beskriver affärsprocesser på lägre nivå. Affärsutveckling kan förändras avsevärt om du inte bara känner till den vertikala hierarkin av åtgärder, utan också den horisontella. Vad betyder detta?

Om du tittaruppenbarligen är WFD-diagram ett rutnät av tidsramar, där varje graf är ansvarig för en viss process. Anta att leveransen av varor varar i två dagar - grafen visar början och slutet av processen. Sedan kommer händelsen med produktplacering på handelsgolvet, och denna process börjar först efter att leveransen är över. Data plottas sekventiellt på grafen. Händelser, operationer och åtgärder kan flätas samman om de utförs samtidigt. Det är bekvämt att börja utveckla ett företag i tidiga skeden på detta sätt, och avgöra hur mycket tid som behövs för en hel produktionscykel.

slutsatser

För liten eller stor, ny eller gammal behöver du förståelse för vad en affärsprocess är. I vilket skede som helst av företagets livscykel kan optimering av produktionen avsevärt påverka den fortsatta utvecklingen. När allt kommer omkring är huvudmålet med existensen av någon organisation idag att tillfredsställa konsumenternas behov. Och om kunden är nöjd kommer han att göra vinst. Beroendet här är direkt proportionellt. Ju högre nivån på konsumentnöjdheten är, desto högre är företagets vinst. Och detta kan bara uppnås genom att analysera och sedan ändra processen inom företaget.