Affärsprocess – vad är det? Utveckling, modellering, optimering av affärsprocesser

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Moderne företagsledningsmetoder lånar alltmer utländska metoder och teknologier. Och inte för att det är på modet, utan för att det är bekvämt och effektivt. En av dessa tekniker delar upp allt rutinarbete i elementära komponenter och beskriver sedan i detalj varje resulterande affärsprocess. Det tar ganska mycket tid, men det resulterande schemat låter dig hitta svagheter, alltför uppblåsta funktionsansvar och oklara uppgifter. Genom att spendera tid en gång kan ledningen flytta en del av sitt ansvar nedför den hierarkiska stegen, vilket frigör tid för strategisk planering.

Livet enligt plan

En annan sak är att personalen på företag ofta inte förstår innebörden av detta förfarande och inte välkomnar ledningens önskan att fastställa de viktigaste affärsprocesserna. Icke desto mindre är det alltmer nödvändigt att förstå modelleringen och beskrivningen av de elementära operationerna för varje enhet, och till och medanställd. Ännu värre är det om det förekommer anställda i företagets personal som studerar företagets affärsprocesser. De frågar ständigt om något, distraherar och stör på alla möjliga sätt fullgörandet av all personals direkta funktionella uppgifter. Vad ska man göra?

Låt oss börja på långt håll. Varje morgon står de flesta av oss inför uppgiften att komma till jobbet. För en framgångsrik lösning måste du vakna i tid, göra dig redo och ta plats i någon form av transport (det spelar ingen roll om det är en privatbil eller en tunnelbanevagn). Vidare kan varje komponent delas upp i ännu mindre procedurer: för att vakna i tid kan du ställa in ett larm, eller så kan du be någon att väcka dig, etc. Oavsett lösningsmetod blir resultatet (i tid uppvaknande)) kommer att uppnås. Men höjningen, avgifterna och sättet att arbeta skiljer sig åt i lösningssätt och slutresultat. Vi har faktiskt kommit till den första definitionen.

Vad allt detta är till för

Så, en affärsprocess är en viss sekvens av enkla åtgärder som omvandlar resurser till en användbar slutprodukt. I vårt verkliga exempel finns det tre olika processer, som var och en kräver sin egen initiala information och, efter vissa manipulationer, ger det önskade resultatet. Låt oss gå till företaget. Oavsett verksamhetsområde i varje företag, bestäms arbetet av de anställdas professionella relationer: överföring av information, fastställande av behovet av en produkt, analys av produktion och resurser, etc. Och här är det viktigt att notera att alla ovanstående frågorendast om tre villkor är uppfyllda:

- informationen skickades till den anställde som var intresserad av den;

- detta gjordes vid rätt tidpunkt;

- formen som informationen presenteras i är ganska enkel och tydlig.

Sammanfattning av allt ovan kan man hävda att en affärsprocess är ett informationsflöde som svarar på tre frågor: vad, var och när. För att arbetet ska utföras smidigt och kontinuerligt är det nödvändigt att bestämma dess komponenter. I det här fallet kommer det inte att förekomma någon dubblering av uppgifter, frånvaro av en utförare eller driftstopp.

När en affärsprocess är tydligt definierad, upphör varje anställd att vara oumbärlig. Kom ihåg hur många gånger du fick vänta på att en av dina kollegor skulle lämna sjukskrivningen (eller återvända från semestern); när du är borta från jobbet slutar telefonen bokstavligen inte att ringa, och alla försöker förstå vad och hur du gör. Och om du svarade på ledningens begäran och gjorde en ganska detaljerad beskrivning av affärsprocesser, då kan du heja lugnt och koppla av och ibland bara äta lunch…

När vi vänder oss till det formella definitionsspråket kommer vi att hävda att ett företag ställer upp följande mål när de beskriver affärsprocesser:

• förstå den allmänna strukturen i organisationen av aktiviteter och bestämma dynamiken i dess utveckling;
• identifiera aktuella problem och möjligheter att övervinna dem;
• skapa ett system med mål och mål som är förståeligt för alla deltagare (utvecklare, användare, kunder, etc.);
• för att formulera krav för nödvändig programvarasäkerhet.

Naturligtvis är beskrivningen av affärsprocesser i sig inte av intresse. Men för omkonstruktion är detta en avgörande uppgift. Endast genom att förstå strukturen, relationerna och sätten för informationsflöden kan vi prata om att tänka om den semantiska belastningen av både företaget självt och dess individuella divisioner. Men omorganisation bör också genomföras för att nå något mål: förbättra kvaliteten på kundservicen; kostnadsminskning; ger större frihet i beslutsfattande till artister (minskar tidsramen för att slutföra arbete) etc.

Enkel klassificering

Oftast uppstår behovet av att beskriva informationsaffärsprocesser i företag med en funktionellt orienterad struktur. Faktum är att olika avdelningars mål och mål kan motsäga varandra. Och detta kommer inte bara att leda till en minskning av företagets lönsamhet, utan också till en minskning av dess konkurrenskraft.

Det moderna förhållningssättet till förv altning blir alltmer av processkaraktär. Allt arbete betraktas som en specifik uppsättning processer (som var och en består av en eller flera enkla operationer). För att formalisera och standardisera detta tillvägagångssätt har följande kategorier av processer antagits (klassificering sker i förhållande till produktens förädlingsvärde):

• main - de som företaget får inkomster med: produktion, marknadsföring, förnödenheter;
• chefer - de som sätter upp mål och mål för avdelningar och specifika utförare;
• stödjande –de som förser produktionen med resurser, men som inte tillför värde till slutprodukten: utbildning och urval av personal, ekonomiskt stöd, rättsskydd etc.

Förutom det redan nämnda oberoendet från den mänskliga faktorn och förenklad anpassning av nyanställda, gör beskrivningen av affärsprocesser det möjligt att mer effektivt hantera företagets driftskostnader.

Properties

Nu blir det tydligt att för att kunna leda ett företag är det nödvändigt att inte bara identifiera inbördes relaterade informationsflöden, utan också att tydligt beskriva alla aktiviteter. Eftersom vi redan vet att en affärsprocess är en del av ett gemensamt arbete som går från en anställd till en annan (inom sin egen funktionella enhet eller inte, det spelar ingen roll), så låt oss gå vidare till det faktum att allt i världen kan vara enad. Och professionell aktivitet – ännu mer.

Oavsett verksamhetsområde kan varje affärsprocess beskrivas med samma egenskaper.

- En kantlinje är början och slutet på en enkel operation.

- Ägaren är en anställd i företaget som inte bara äger de nödvändiga resurserna för arbetet, utan också planerar, analyserar, leder processen; och viktigast av allt, han är ansvarig för resultatet.

- Input - ett informationsmeddelande som tas emot i alla former som accepteras av företaget, som definierar behovet av information och markerar början på processen.

- Output - information eller en materialiserad del av produkten som konsumeras externt för utförarenkund.

- Entreprenör – företagspersonal involverad i en process.

- Resurser - den materiella eller informativa delen av aktiviteten som inte förändras under utförandet av operationen (men bara bidrar till omvandlingen av inkommande information till slutprodukten).

- Kvalitetskontroll – bransch- eller interna (godkända av företagsledningen) indikatorer för att fastställa effektiviteten i arbetet.

Obligatorisk tilldelning av elementära processer

Naturligtvis behöver inte alla företag en beskrivning av affärsprocesser. Ändå finns det ett antal fall där denna tråkiga övning inte kan undvaras. Låt oss nämna de viktigaste:

• Företagets aktivitet är automatiserad. I det här fallet översätter affärsprocessdiagrammet kundens behov till ett språk som är förståeligt för programmeraren.
• Förbättring av företagets verksamhet. Inte bara uppgraderingar av utrustning och teknik bidrar till att förbättra slutprodukten; Affärsprocessoptimering gör det möjligt att identifiera alla styrkor och svagheter i arbetet och fatta lämpliga ledningsbeslut.
• International Standards Organisation (ISO) certifierad. Ett enda kvalitetsledningssystem skapas för alla anställda.

Hur man presenterar beskrivningen för kunden

Modellering av affärsprocesser kräver en beskrivning av varje element. Hur gör man det smärtfritt för organisationen? Det finns tre huvudsakliga metoder som används i världspraxis: text, grafisk och tabellform.

Textuell innebär en beskrivning av hela arbetets framsteg i en enkel och begriplig sekvens. Formen och innehållet kan antingen vara gratis (om internationella eller branschstandarder ännu inte har utvecklats) eller regleras av dokument. Till exempel: säljavdelningen skickar rapporteringsunderlag för perioden till planeringsavdelningen; anställda på planeringsavdelningen utför analytiskt arbete för att bestämma dynamiken i försäljningen och behovet av att göra justeringar av produktionen; resultatet som erhållits från planeringsavdelningen överförs till marknadsavdelningen där en analys görs av orsakerna till försäljningsökningen (nedgången) etc.

Det grafiska diagrammet över en affärsprocess låter dig visualisera resultatet av analytiskt arbete. Det finns ingen anledning att påminna om att den visuella uppfattningen av information är mest effektiv. Därför ger alla typer av grafer och diagram oss möjlighet att snabbt förstå vad som händer och hitta rätt lösning.

I de fall där huvuduppgiften med att reformera aktiviteter är optimering av affärsprocesser, är det värt att använda en tabellform av deras beskrivning. Med dess hjälp är det lättare att förstå handlingsföljden och informationsflödenas riktning. En typisk tabell innehåller inte bara en beskrivning av stabsenhetens funktion, utan även kolumner om inkommande och utgående dokument, utföraren (du kan ange både hela avdelningen och en specifik medarbetare) etc.

Hur man korrekt beskriver en affärsprocess

Det räcker inte att analysera affärsprocesser. Det viktigaste i denna fråga är korrekthet, men samtidigt enkel beskrivning. Till att börja med bör namnet på enhetsprocessen vara tydligt formulerat. Detta kommer att hjälpa dig att förstådess huvudsakliga egenskaper, utförandelogik och plats i den övergripande kedjan av produktionsaktiviteter.

Då bör du ange vilken ingångsinformation som krävs för normal utförande av uppgiften, och även lista resursstödet. En skriftlig sekvens av enkla operationer som utgör processen hjälper dig att inte missa eller glömma någonting.

Modellering av affärsprocesser klarar sig inte utan att specificera ägaren till processen och ett system för att övervaka dess framsteg. För att göra detta är det i beskrivningen nödvändigt att notera standardvillkoren för produktion av arbete och lista de dokument som överförs till nästa länk. För att förenkla bör beskrivningen se ut så här: "… efter att ha genomfört en försäljningsanalys för rapporteringsperioden fyller en anställd på planeringsavdelningen i det upprättade formuläret (tabell), som han skickar till marknadsavdelningen …"

Förenklat schema för att beskriva produktionsprocesser

När de skriver en beskrivning ställs anställda oftast inför det faktum att de inte vet hur de verb alt ska förmedla innehållet i sitt arbete. För att göra affärsprocesssystemet tydligt och strukturerat kan du göra ett memo. Den återspeglar de frågor som behöver ges ett tydligt och maxim alt detaljerat svar. Så vad är dessa frågor?

• Vad? Beskriver exakt vad som görs i den här operationen.
• Varför? Klarar syftet med operationen.
• När? Avgör vem som initierar exekvering.
• Vem? Namnger specifika artister.
• Hur? Listor krävsresurser.

Utveckling av affärsprocesser förutsätter att alla beskrivningsmetoder kan användas. Således kommer det mest detaljerade arbetsschemat att erhållas. Den grafiska versionen kommer att avslöja förhållandet mellan funktionella enheter, och tabell- och textversionerna kommer att förmedla innehållet i varje operation. Tyvärr är automatisering av affärsprocesser inte möjlig utan detta tidskrävande förhandsarbete.

Hur man samlar in information

I praktiken finns det många sätt att få nödvändig information. Till att börja med är det nödvändigt att analysera de reglerande dokumenten som vägleder företagets anställda. Sedan bör du göra personliga intervjuer med varje direktutövare för att beskriva innehållet i hans verk. Vidare, för förtydligande och förtydligande av kontroversiella punkter, bör analytiska konsulter använda observation av framstegen i affärsprocesser.

Om du tar ett heltäckande tillvägagångssätt för att lösa problemet, kommer automatisering av affärsprocesser inte att verka så tråkigt och värdelöst.

Arbetsgrupp

Och ändå, om företagets huvuduppgift är automatisering av affärsprocesser och ledningen inte har för avsikt att involvera externa konsultföretag, uppstår frågan med nödvändighet: "Var ska man börja?" Det första steget är att skapa en arbetsgrupp av företagets anställda. Arbetsgruppsmedlemmar bör helst ha utmärkta analytiska och lyssnande färdigheter. När allt kommer omkring, som redan nämnts, består det mesta av arbetet i att genomföra personliga intervjuer med utförare av affärsprocesser.

Närnäst måste du få en verklig bild av hur systemet fungerar. Eftersom företaget före moderniseringen fungerade och gick med vinst är det förmodligen inte nödvändigt att tala om en fullständig omstrukturering. Därför bör systemet och informationsflödenas riktningar vara fixade vid tidpunkten för start av optimeringen.

Vad består beskrivningen av

För att undvika förvirring och inkonsekvenser i beskrivningen av affärsprocesser rekommenderar experter att du använder processkartor. Dessa är standardiserade dokument som låter dig förena alla åtgärder, oavsett utövarens inflytandesfär och komplexiteten i den beskrivna operationen.

Alla beskrivningar kan delas in i följande komponenter:

• unified process form (oftast en tabell);
• affärsprocesskarta (kan presenteras i valfri form - textbeskrivning, grafiskt objekt eller tabell);
• rutter (inkommande och utgående flöden av information, resurser och finansiering);
• matriser för olika affärsprocesser (en tabell över interaktion mellan olika processer, som låter dig lyfta fram de huvudsakliga och sekundära flödena och operationerna);
• flödesschema (algoritm för exekvering av affärsprocesser);
• detaljerad textbeskrivning;
• dokumentation (skapande av dokument som bekräftar genomförandet av processen);
• identifiering av affärsprocessindikatorer (sök efter egenskaper och indikatorer med vilka du inte bara kan styra framsteg utan även kvalitet);
• bestämmelser (med andra ord, arbetsbeskrivning).

Indikatorer

Som har nämnts upprepade gånger måste varje process mätas med något. Detta är nödvändigt först och främst för att utvärdera effektiviteten av alla verksamheter i företaget. Oftast rekommenderar experter att man testar affärsprocesser enligt fyra indikatorer: tid, kostnader, kvalitet och kvantitet.

Men affärsprocessmodeller är dynamiska och mångsidiga. Därför är det ofta inte tillräckligt att bara utvärdera arbetshastigheten; det är nödvändigt att ta hänsyn till både arbetsförhållanden och företagets infrastruktur. Dessutom kan nästan alla branscher inte existera utan leverantörer, ekonomi, logistik och partners. Dessa är också mätbara indikatorer.

Och, naturligtvis, vi får inte glömma information och den mänskliga faktorn. Ju högre utbildningsnivå en specialist har, desto mindre tid kommer han att behöva för att bekanta sig med instruktionerna och inkommande information.

Majoriteten av modelleringsmetoderna är nu baserade på principerna för strukturell analys och design (SADT - Structured Analysis and Design Technique), såväl som vissa algoritmiska språk. Vi kan tala om förekomsten av flera grundläggande modeller för affärsprocessanalys:

- Affärsprocessmodellering - i själva verket modellering - avslöjar den funktionella sidan av företagets existens.

- Arbetsflödesmodellering - Beskriver arbetsflöden och liknar flödesdiagram.

- Dataflödesmodellering - till skillnad från den föregående, beskriver dataflöden (informationsflöden); avsedd för sekvenseringoperationer.

Shewhart-Deming-cykel

Stora affärsprocesser (1C låter dig välja dem från den allmänna listan) rekommenderas att beskrivas i ett separat dokument som kallas "Procedur för arbete". Allt som är av mindre betydelsefull karaktär eller består av ett litet antal enkla operationer beskrivs vanligtvis i arbetsbeskrivningar.

När man utarbetar reglerna är det nödvändigt att ta hänsyn till villkoren för cykeln för kontinuerlig förbättring av företagets verksamhet (Shewhart-Deming-modellen). Dess bestämmelser säger att optimering och förbättring är oändliga processer. Det vill säga, inom företagsledning finns det en viss sluten cykel, bestående av sådana ledningsbeslut: planering, implementering, kontroll, anpassning.

När man utarbetar en förordning bör man ta hänsyn till principerna som säkerställer överensstämmelse med Shewhart-Deming-modellen:

1. Beräkning av planerade indikatorer för den framtida perioden.
2. Analys av dynamiken i avvikelser och dokumentation av möjliga orsaker.
3. Identifiering av korrigerande åtgärder och analys av deras effektivitet.

Utveckling av modellen bör utföras i enlighet med affärsregler. De allmänt accepterade reglerna är det reglerande och rättsliga ramverket för den stat inom vars territorium företaget är verksamt. Den andra grunden för modellen är företagets policy.

När man implementerar ett kvalitetsledningssystem är det nödvändigt att ta hand om utvecklingen och enandet av affärsprocesser. Som nämnts i början av artikeln är företagets personal inte alltidförstår betydelsen av den pågående moderniseringen. Att föra varje medarbetare med sig vikten av att skapa en effektiv affärsprocessmodell är den högsta ledningens uppgift.

Det är trots allt ett väletablerat och noggrant designat system som inte bara kommer att göra det lättare för ett företag att få intyg om överensstämmelse med internationella kvalitetsstandarder ISO 9001:2008, utan också avsevärt öka effektiviteten för varje anställd.

Båda dessa faktorer leder till att företaget blir mer konkurrenskraftigt på marknaden, vilket i sin tur har en gynnsam effekt på både investerare och kunder.