Optimering av affärsprocesser är Metoder, steg och misstag

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Optimering av affärsprocesser är ett ganska populärt ämne. Det är sällsynt att någon kan tillämpa det korrekt första gången, eftersom nybörjare gör misstag som i slutändan återspeglas i praktiken. För att undvika dem, läs vår artikel. Låt oss börja utbildningsprogrammet med en definition.

Koncept

Optimering av affärsprocesser är aktiviteter som syftar till att förbättra verksamhetens effektivitet.

Det finns många optimeringsmetoder, alla med sina egna fördelar och nackdelar.

Vi ska titta på dem nedan, men först ska vi ta reda på om optimering verkligen är nödvändig.

Finns det ett behov?

Vi har redan sagt att affärsprocessoptimering är en uppsättning aktiviteter som syftar till att förbättra verksamhetens effektivitet. Och det är det verkligen.

Varje företag är baserat på vissa affärsprocesser, som utförs av de anställda i organisationen. Dessa inkluderar försäljning, produktions- och ledningsprocesser, inköp, kontorsarbete och så vidare. Så snart företaget börjar automatisera befintliga processer, kommer detarbetet blir mycket effektivare.

Stora organisationer arbetar med ett ledningssystem av en viss standard (ISO 9001), vilket indikerar en hög affärskultur. Systemet är byggt på ett sådant sätt att det organiserar så många processer som möjligt, samtidigt som de framhävs och schemaläggs.

Eftersom optimering av affärsprocesser är ett komplex av vissa åtgärder, bör i teorin en specialist göra detta. Så är det i stora företag. Men hur processen än är uppbyggd behöver den periodvis omorganiseras, eftersom arbetsförhållandena förändras, nya vakanser och processer dyker upp. Om optimering inte genomförs uppstår konflikter som förhindrar att delar av organisationen fungerar norm alt. Och detta, som du förstår, återspeglas i slutändan i vinster.

För att förstå om företagets affärsprocesser behöver optimeras måste du leta efter problem. Nedan finns en lista och om minst en punkt återspeglas i verksamheten i organisationen bör du tänka på optimering.

Optimering hjälper

Så med tiden kan problem uppstå i vilken organisation som helst. De är ett lackmustest genom vilket det är lätt att avgöra behovet av att optimera företagets affärsprocesser. Vilka problem kan det vara?

1. Arbetsansvar är repetitivt. Om inte bara anställda tvingas göra samma sak, utan också hela avdelningar, så tyder det definitivt på behovet av omorganisation. Detta kan inte vara för evigt, vilket gör att resultatet blir kaos, onödiga ekonomiska tillskott ochomotiverad konkurrens mellan anställda och avdelningar.
2. Ledare kan bara hantera. Dessa chefer är för det mesta värdelösa, eftersom de inte vet något om marknadsföring, ekonomi och management.
3. Företaget har inget system för att förbättra de anställdas kompetens. Detta är en allvarlig försummelse som kastar företaget tillbaka. När allt kommer omkring, om en anställd inte får ny kunskap, så försöker han inte ändra något och markerar tid.
4. Perfekt är det godas fiende. Människor arbetar i ett läge och bestämmer sig plötsligt för att öka aktivitetsnivån. För att göra detta inför de ett IT-system för att hantera anställda, försäljning eller ekonomi. Det låter bra, men ofta gör anställda detta utan hänsyn till de nuvarande processerna i organisationen eller bara kopierar någon annans. Som ett resultat spenderades enorma summor utan tydlig anledning, och den ekonomiska effekten uppnåddes inte.

Vad hjälper affärsprocessoptimering att uppnå i en organisation?

1. Förbättra kundupplevelsen.
2. Minskar tid och driftskostnader.
3. Låter dig uppnå nya mål.
4. Ökar företagets hanterbarhet.

Alla dessa poster påverkar den slutliga kostnaden för produkter eller tjänster i riktning mot dess minskning. Dessutom attraherar ett optimerat företag mycket fler nya kunder, vilket gör att vinsten blir högre och konkurrenskraften ökar.

All användning av material är endast tillåten om det finns en hyperlänk.

Det är viktigt att förstå att alla affärsprocesser är sammankopplade. Det vill säga optimering av affärsprocesser iorganisation kommer att påverka driften av hela företaget på ett eller annat sätt. För att göra det mindre märkbart börjar företagets ledning att optimera små processer först, utan att lägga ner för mycket tid och pengar. Gradvis överförs modellering och optimering av affärsprocesser till andra avdelningar.

Försök att förändra allt på en gång brukar sluta väldigt tråkigt, och i framtiden kommer viljan att förändra något i företagets arbete mötas negativt.

Var ska man börja?

Modellering och optimering av affärsprocesser börjar med att det gamla arbetets metoder blir föråldrade. Optimering är nödvändig för alla företag, med undantag för statliga företag. Ju snabbare ett företag anammar nya arbetssätt och implementerar dem i sina processer, desto mer framgångsrikt blir det.

De företag som ständigt utvecklas har en hel avdelning som är engagerad i att optimera affärsprocesserna för små företag eller stora organisationer. När allt kommer omkring är det bara generös finansiering av modern teknik som är nyckeln till ett framgångsrikt företag.

Utvärderingskriterier

För att optimera ordentligt måste du prioritera. De senare väljs ut enligt vissa kriterier. De är listade nedan:

1. Vikten av processen. Innan du optimerar arbetet är det nödvändigt att identifiera huvudprocesserna, vars förbättring kommer att leda till höga resultat. För att bestämma en sådan process räcker det att veta vilken roll den spelar i organisationens alla aktiviteter. Det finns också en nackdel: om processen redan är i förgrunden och effektivtfungerar, då blir optimeringen värdelös. Naturligtvis kan du försöka förbättra processen redan, men detta kommer att vara ett slöseri med pengar som skulle vara användbart för någon annan. Det är bättre att lägga tid och pengar på problematiska affärsprocesser.
2. Problem med processen. Låter bekant, men vad betyder det? I detta sammanhang antyds skillnaden mellan vad som erhålls som ett resultat och de önskade åtgärderna. Det vill säga, om någon process inte alls fungerar som den ska, så är detta ett tydligt skäl att optimera.
3. Förmåga att implementera processförändringar. Optimering av affärsprocesser för ett litet eller stort företag börjar med att det enklaste alternativet väljs för att starta processen. Till exempel väljer de exakt den som kommer att kräva minsta möjliga medel för förbättring, personlig tid och arbetsresurser. Det är också viktigt att vara uppmärksam på de negativa faktorer som oundvikligen kommer att dyka upp och ta hänsyn till dem.

Så det visar sig att du måste ta hänsyn till alla kriterier och faktorer för en framgångsrik omorganisation. Som regel är de största processerna föremål för optimering, eftersom det är på bekostnad av dem som företaget fungerar.

Principles

Metoder för att optimera affärsprocesser är olika, men innan du väljer en, måste du känna till principerna för förbättring. Utan att följa dem kommer du inte att uppnå önskad effekt. Tänk på principerna nedan:

1. Foundation. Innan du börjar optimera processer måste du förstå vilken process som ansvarar för vad. Det vill säga, först och främst måste du förstå verksamhetens struktur och först därefter ta upp optimering. Om detta inte görs, dådet är inte klart vad som behöver omorganiseras, vilket innebär att det inte blir någon effekt.
2. Först måste du fixa felen. Innan du omorganiserar företaget är det nödvändigt att eliminera små fel som kommer att störa optimeringen.
3. Tvetydiga beslut. Detta är namnet på situationen när optimeringen av en process påverkar en annan negativt. Av denna anledning, innan du förbättrar någon process, är det nödvändigt att beräkna alla positiva och negativa sidor och först därefter fatta rätt beslut.
4. Avvisning av förändring. Ofta är de anställda i organisationen inte entusiastiska över förändring, vilket gör att de gör motstånd med all kraft. Dessutom kan motstånd vara omedvetet eller uttryckt.

Optimeringsnivåer

Optimering av affärsprocesser inom logistik eller andra områden är uppdelad i flera nivåer som var och en påverkar resultatet på sitt sätt. Till exempel är förv altnings- och ledningsprocesser ansvariga för att fatta rätt beslut och agerande i ledningsgruppen. Tack vare dem samlas information in om arbetsflödet för den organisation som är involverad i den huvudsakliga affärsprocessen.

Effektiviteten av affärsprocessoptimering kan vara annorlunda, men i alla fall kommer det att leda till en minskning av de finansiella kostnaderna. Vilken nivå ett företag väljer beror på många faktorer. Till exempel, om ledningen vill spara pengar, kommer valet att falla på en nivå, och när målet är att uppnå ett strategiskt resultat kommer valet att falla på en annan.

Tänk på alla nivåer av affärsautomatisering och optimeringprocesser:

1. Första nivån. Detta steg är förknippat med finansiella kostnader. Varje avdelning av företaget skapar utgifter för sina egna behov. Men denna nivå kan kallas den snabbaste om målet är att minska kostnaderna. Detta beror på att nivån inte påverkar andra avdelningar i företagets intressen, vilket gör att inga ytterligare godkännanden behövs. Nackdelen med nivån anses vara en liten besparing. Som regel överstiger det inte 20%. Det är viktigt att förstå att inte alla utgifter hänförs till en avdelning, vissa uppstår under utförandet av uppgiften. En avdelning beställer till exempel information om organisationens analyser till en annan, i detta läge kommer entreprenören att stå för alla kostnader.
2. Andra nivå. Exempel på affärsprocessoptimering av andra nivån ser till att kostnaderna reduceras till en gemensam process mellan kunder och entreprenörer. Nivån innebär båda parters aktivitet, ensidigt arbete är helt enkelt oacceptabelt. Kostnadsminskning sker först när alla deltagare i optimeringen har diskuterat och kommit överens om hur processerna och samarbetet ska gå till. Den andra nivån ger besparingar på mer än 20%, den kan användas för att optimera olika funktioner i företaget. Huvudvillkoret är att alla funktioner ska ha samma resultat och vara inriktade på att uppnå resultatet.
3. Tredje nivå. Denna metod för affärsprocessoptimering ger upp till 30 % besparingar. Det är sant att det finns vissa svårigheter: för att kunna arbeta med utgifter måste du förstå hela affärssystemetorganisationsprocesser. Detta beror på det faktum att optimeringen av denna nivå ger ett stort antal aktiviteter.

Optimeringsmetoder

Affärsprocesser i varje organisation fortgår på sitt eget sätt, men detta hindrar inte experter från att lyfta fram de viktigaste optimeringsmetoderna. Betrakta dem mer i detalj:

1. SWOT-analys. Kärnan i metoden är att studera styrkor och svagheter i affärsprocessen. Detta är namnet på metoden för strategisk planering, som används för att utvärdera de fenomen och faktorer som påverkar företaget eller affärsprojektet. Det finns flera parametrar specifika för metoden: styrkor, möjligheter, svagheter, hot. Målen med att optimera affärsprocesser med den här metoden är att hitta och åtgärda sårbarheter, samt minska risker och möjliga hot.
2. Orsaker - konsekvenser. Metoden kännetecknas av Ishikawa-diagrammet, eller orsak-och-verkan-diagrammet. Det är ett av de sju mest välkända verktygen för att bedöma, kontrollera, mäta och förbättra kvaliteten på produktionsprocesser. Metoden låter dig hitta förhållandet mellan parametrarna, vilket hjälper till att genomföra korrekta studier av den nödvändiga affärsprocessen. Diagrammet gör det mycket lättare att identifiera de viktigaste faktorerna som påverkar produktionsprocessen.
3. Benchmarking. En metod för att utvärdera fördelarna och analysera fördelarna hos konkurrenter och partners för att identifiera de mest produktiva faktorerna. Benchmarking har något gemensamt med industrispionage, men inte helt. För att implementera metoden räcker det med ytlig observation, och inte introduktion tillkonkurrenter.
4. Optimering och analys av affärsprocesser baserat på indikatorer. Principen att sätta affärsprocessmål används, efter att ha nått vilket målet antingen ökas, eller, om det inte var möjligt att närma sig det, analyseras metoder för dess implementering. Tekniken för att optimera affärsprocesser är sådan att först och främst prestanda analyseras.
5. Brainstorming. Metoden är en aktiv diskussion om uppgifter och ger uttryck för olika alternativ. Av alla förslag väljs det mest framgångsrika erbjudandet som ett resultat.
6. 6 Sigma. Genom att minska antalet produktionsfel uppnås en ökning av produktivitetsindikatorerna.
7. Ändra och beräkna fragmenteringen av processer. Metoden ligger i att komponenterna i affärsprocessen ökas eller minskas.
8. Analys av affärslogik. Målet är att eliminera ineffektiva procedurer, koppla ihop parallella aktiviteter, dela ansvar för processer och dela beslutsbefogenheter, fånga information vid källan och bearbeta den i företagets faktiska aktiviteter.
9. Funktionell kostnadsanalys. Metoden syftar till att uppnå högsta möjliga funktionalitet för objektet på bekostnad av minimikostnader för både köparen och säljaren.
10. Simulering av affärsprocesser. Optimeringen av logistikens affärsprocesser låter dig representera människors handlingar och användningen av teknik med hjälp av en datormodell. Under simuleringen måste fyra steg observeras: bygga modellen, köra modellen, analysera den resulteranderesultatindikatorer, utvärdering av andra möjliga scenarier. Metoden är endast effektiv om verkliga och korrekta värden används för att bygga modellen.
11. Analyse och beräkning av processens komplexitet och varaktighet. Metoden låter dig beräkna det erforderliga antalet arbetare och den belastning som de utsätts för.
12. Analyse av ansvarsfördelningsmatrisen. Detta är en funktionell visuell tabell som distribuerar organisationen i länkar, enheter och så vidare. det vill säga metoden låter dig tilldela uppgifter till strukturella enheter.

Optimeringssteg

Arbetet med affärsprocessoptimering är uppdelat i fem steg. Låt oss prata mer om var och en av dem:

1. Beskrivning av organisationens processer. Analys och optimering av affärsprocesser är oupplösligt sammanlänkade. Utan att definiera funktionerna för varje avdelning och anställd är det omöjligt att påbörja effektiv optimering. Det verkar som att det här steget tycks tas för givet, men i själva verket glömmer de flesta företag bort det, och detta är ett stort misstag. Det är bättre att starta lärandeprocesser genom värdekedjan. Det finns företag som tillhandahåller resurser eller produkter till din organisation eller utför ytterligare funktioner som din kund behöver. Förstå i vilket skede och hur förädlingsvärdet av slutprodukten bildas. Användningen av en sådan strategi gör att du snabbt kan beräkna exit- och ingångspunkterna till företaget. På så sätt kommer du att kunna studera hela företagets arbetsflöde, förklara för personalen vem som gör vad,att separera arbetsprocesser som behöver prioriteras optimering, att besluta om sätt att förbättra kvaliteten på en tjänst eller produkt. Under forskningen kommer du att förstå att det förutom nyckelprocesserna också finns stödjande sådana. Som regel behöver de inte finansieras, eftersom de bildar företagets infrastruktur och hjälper till att fortsätta fungera för huvudprocesserna. Det finns också utvecklingsprocesser som ansvarar för framtida vinster.
2. Utnämning av ansvariga personer. Affärsprocessoptimeringssystemet är byggt på ett sådant sätt att det inte kan fungera utan kontroll. Därför utses en person som ansvarar för dess genomförande. Dessutom bör en person utföra den allmänna ledningen, medan andra bör kontrollera varje steg. Chefen ska inte bara vara obligatorisk, utan också kunna samordna underordnades arbete. Sådana ledare kan jämföras med ett evigt batteri, eftersom de hela tiden måste arbeta och optimera produktionen. Av denna anledning bör arbetsuppgifter tydligt anges, för detta räcker det att föreskriva uppgifter i företagets interna regler.
3. Implementering av optimering. Så vi kommer till optimering av företagets affärsprocesser. För henne är bara det tredje steget reserverat, för först måste du förbereda dig. Tro inte att varje organisation är i perfekt ordning. I alla företag kan du hitta dussintals problem. Och efter upptäckten måste du agera i enlighet med planen. Först måste du utvärdera alla processer i företaget, samt eliminera upprepningen av arbetsansvar. Nästa stegkommer att vara beräkningen av tid för var och en av affärsprocesserna, en jämförande analys med genomsnittliga indikatorer, anpassning till verkliga indikatorer. Därefter måste du organisera en operationell analys av produktionsresurser. Du måste spåra rörelser av värderingar och information i företaget och utrota områden där det finns en förlust av båda. Det sista steget blir att analysera effektiviteten av resursanvändningen i varje process.
4. Automatisering av företagets huvudprocesser. Inte konstigt att det här steget stavas i det fjärde stycket, för innan du fortsätter med det måste du tydligt förstå hur optimeringen kommer att ske. Om det råder fullständig förvirring på företaget, så oavsett hur du optimerar processen, kommer det att finnas noll mening i detta. Det enda som kan uppnås är stora ekonomiska utgifter och tidsförlust.
5. Utvärdering av resultaten. Optimeringen av affärsprocesshanteringen har övervunnits, liksom själva omorganisationen. Det är dags att inventera. Om operationen utfördes korrekt kommer resultatet att bli eliminering av repetitiva positioner och arbetsuppgifter för anställda, övervaka arbetarnas arbete, minska antalet fel och minska inflytandet från den mänskliga faktorn i produktionen, införa ett system med effektivitetsfaktorer som motiverar anställda, en bildad kunskapsbas om organisationens processer, minska kränkningar i produktionen på grund av brist på personal eller brist på resurser, hitta ekonomi som inte är inblandad i cirkulation och deras avveckling, minimera inköp av onödiga produkter.

Vanliga misstag

Tilloptimering har gett resultat, vi måste försöka att inte göra de misstag som andra företagare gör. Här är några av dem.

Det första misstaget är fel påstående om problemet. Om chefen inte vet exakt vad som behöver göras för att förbättra företagets arbete, kommer han inte att lyckas. Det första steget är att förstå vilket resultat du förväntar dig av optimering. Till exempel är det meningslöst att utarbeta egenskaperna för redovisningsavdelningen om organisationen inte har någon direkt inkomst. Brist på vinst är säljavdelningens uppgift, inte revisorn. Det vill säga, i den här situationen är det nödvändigt att ändra arbetet på just den här avdelningen, och bonusen kommer att vara en förändring i andra tjänsters arbete. Kort sagt, det är värt att börja optimeringen med en beskrivning av företagsprocesserna, vi har redan pratat om detta ovan.

Det andra misstaget är disproportionen mellan ansträngningar och uppgifter. Ofta kan du se beskrivningen av processer som absolut inte är relaterade till företagets huvudmål. Ett överdrivet exempel, men som tydligt återspeglar essensen, är kommunikationen mellan chefen och sekreteraren för att ringa ställföreträdaren. Det är tydligt att processen inte har någon mening och att den inte har något värde. Det visar sig att organisationen slösar pengar på den här processen.

Det tredje misstaget är fel val av beskrivningssätt. För att karakterisera processerna används olika medel, inklusive program med olika kapacitet. Kostnaden för sådana program är ganska hög, den börjar på $100 och har ingen övre gräns. Det är klart att programmets kapacitet bör motsvara företagets storlek. Det visar sig vara värdelöstett litet företag att förvärva ett storskaligt program. Verktyget måste väljas utifrån företagets uppgifter och mål, som ledningen försöker lösa genom optimering. Men man ska inte tro att mjukvara är huvudverktyget. Detta är bara ett hjälpverktyg. Optimering påverkas mest av dess korrekta organisation.

Kompletterande litteratur

Förutom information på Internet bör företagsledare också läsa böcker som hjälper till i denna komplexa process. Här är några böcker:

1. “Affärsprocesser. Modellering, implementering, förv altning” av Vladimir Repin. Om du bestämmer dig för att ändra affärsprocesser och prova ett nytt tillvägagångssätt, då är den här boken för dig. Därmed inte sagt att den är lätt att läsa, men ändå döljer sig mycket viktig information i den. Varje kapitel måste förstå och arbeta igenom. Publikationen innehåller en mängd ritningar, tabeller och diagram som hjälper till att avslöja processen. Det är också anmärkningsvärt att det inte finns ett ord om detta i andra öppna källor.
2. “En systematisk metod för ständiga förbättringar. Goldratt Constraint Theory av William Detmer. Alla författarens böcker sopas bort från hyllorna som smör. Och allt för att det hjälper till att lösa många problem, som motsättningen mellan tidpunkten för tjänster och kvalitet, mellan finansiella kostnader och pris. Tidigare gick det inte att hitta fullständig information från författaren, men nu har en bok släppts som avslöjar alla hemligheter.
3. “Business process management. Praktisk guideom framgångsrikt genomförande av projekt” av Johan Nelis, John Jeston. Boken talar om de grundläggande principerna för affärsprocesshantering, deras fördelar och positiva egenskaper. Publikationen är också rik på exempel på hur man klarar sig. Boken är lämplig som referens för företag som genomför processledningsprojekt. Detta beror på det faktum att det beskrivna materialet berättar om de verktyg som kan tillämpas i praktiken och även hjälper till att effektivt genomföra affärsprojekt.
4. "Mål. En process av ständig förbättring av Eliyahu Goldratt. Publikationen förklarar att en person som ser någon form av problem i ett affärsprojekt är skyldig att bygga orsak-och-verkan-relationer mellan utfall och processer. Individen behöver förstå de grundläggande principerna för att uppnå effektivitet i organisatoriskt arbetsflöde.
5. Lean Software: From Idea to Profit av Tom och Mary Poppendyck. Ledningen kommer att ge hjälp i situationer där det är nödvändigt att utforma de mest effektiva processerna. Toppchefer bör läsa den här boken, såväl som chefer, utvecklare av företaget. Det vill säga informationen kommer att vara användbar just för dem som är inblandade i programvaran.

Slutsats

Som du kan se behöver du veta mycket och förstå mycket för att kunna optimera ordentligt. Omorganisation hjälper inte om chefen inte förstår vad han jobbar med. Ofta finns det många sådana chefer, vilket är orsaken till många företags kollaps.

Även om grundaren inte själv förstår frågan är hans uppgift att hitta kompetenta medarbetare somkommer att arbeta inte av egenintresse, utan för att de är hängivna sitt arbete. Det finns väldigt få sådana osjälviska arbetare kvar, vilket betyder att om du har tur och du hittade dem, försök att inte släppa taget. Det är personalens kompetens som avgör hur mycket organisationen kommer att blomstra. Även den mest begåvade ledaren kommer inte att kunna dra ut företaget ensam, och därför bör man inte försumma personalens professionalism. Det handlar trots allt om dina pengar och tid.