Analys av situationen: alternativ, funktioner, stadier och resultat av analysen

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Ledare tvingas ofta fatta beslut som inte är i enlighet med den befintliga planen, utan utifrån den nuvarande situationen. Detta händer av olika anledningar. Chefens huvuduppgift är att analysera situationen, utveckla och anta det mest optimala tillvägagångssättet för att lösa de problem som har uppstått.

Vad är det här

Situationsanalys är ett sätt att bearbeta information som först delar upp den i delar och sedan noggrant undersöker varje element individuellt för att hitta ett problem och lösa det. Till exempel kan ett företags vinst minska på grund av stigande kostnader eller på grund av minskade intäkter, en ökning av kundfordringar och andra faktorer. För att avgöra vilken faktor som påverkade vinstförändringen är det nödvändigt att studera dessa faktorer.

Först efter att orsaken har identifierats kommer beslutsfattaren (DM) att kunna utveckla en handlingsplan och lösa problemet. För att analysera situationen sammanställer den auktoriserade personen ett team av specialister som sammanställer data och utför analytiskarutiner, var och en inom sitt eget område av expertis och färdigheter.

Vem gör analysen

Analys av specifika situationer utförs inte av en person, utan av flera grupper. De leds av en chef eller en beslutsfattare (DM). Teamet består av:

• Experter på första nivån. De samlar in och bearbetar primär information.
• Experter på andra nivån. Granska rapporter och utveckla idéer för att lösa problemet.
• Analytisk grupp. Undersöker de idéer som experterna på andra nivån har utvecklat och väljer de mest realistiska, ur deras synvinkel, alternativ för utveckling av händelser. Analytiker utvecklar affärsstrategier och problemlösningsstrategier.
• Beslutsfattaren väljer bland de föreslagna utvecklingsstrategi alternativen det som enligt hans uppfattning är mest lämpat för att lösa problem i den aktuella situationen. Han bär det fulla ansvaret för detta.

Endast ett stort företag har råd att utföra storskaligt arbete med flera grupper av specialister. I de flesta fall genomför företagets chef en analys av situationen med inblandning av en grupp - specialister från avdelningar. Den andra gruppens och analytikers arbete utförs av personer som ingår i företagets ledning, revisorer, marknadsförare och ingenjörer. De samlas för ett affärsmöte, diskuterar situationen och letar efter lösningar på problem.

Proceedings

Analysen börjar med att identifiera avvikelsen i företagets resultat från de planerade. Till exempel under rapportkvartalet avslöjades en minskning av intäkterna med 30 %, och chefen kan inte förklara orsakernadenna nedgångsnivå. I det här fallet bör han samla en grupp experter och studera situationen. Processen består av följande steg av situationsanalys:

1. Identifiering av avvikelse för indikatorer - identifiering av problemet.
2. Organisation av en expertgrupp av ledaren.
3. Uppdrag till varje expert på en webbplats för arbete.
4. Insamling av information per avdelning.
5. Experter behandlar den mottagna informationen med hjälp av sina specialiserade kunskaper och färdigheter.
6. Förberedelse av framstegsrapporter av specialister.
7. Rektors studie av dessa rapporter, diskussion på bolagsstämman om innehållet i rapporterna.
8. Utveckla lösningar på ett problem och omsätta en eller flera i praktiken.

Förberedelser för rapporten och dess presentation

Ledarna är alltid upptagna med arbete, så de har inte tid att läsa långa och långa rapporter. Detta talar för att informationen i rapporten bör presenteras kort, koncist och helst på ett visuellt och bekvämt sätt. Det är bättre om rapporten, istället för hundratals skrivna sidor och kolumner med siffror, innehåller grafer, diagram, beräkningsresultat och yttrandet från en expert som genomförde en analys inom ett visst område. Naturligtvis bör rapporten ange de informationskällor och de viktigaste indikatorer som enligt expertens uppfattning orsakat avvikelsen i företagets arbete. Därför bör tekniken för att analysera problematiska situationer utarbetas innan en sådan situation uppstår. Företaget ska ha datorer med speciell programvara förlösa liknande problem.

Presentationen av varje rapport bör inte ta mer än 15 minuter så att studien och diskussionen av resultaten av analysen av situationen inte drar ut på tiden i flera dagar. Rapporterna måste vara sakliga och informationen måste vara aktuell vid tidpunkten för förberedelse och presentation.

Vad gör ledaren med den mottagna informationen

Att få resultaten av analysen av situationen i form av en rapport är bara halva striden. Vidare bör denna information studeras och analyseras av chefen för företaget. Och här beror mycket på hans kunskap och erfarenhet. Samtidigt betyder erfarenhet inte bara hans personliga erfarenhet, utan också hur väl han känner till hur liknande situationer löstes på andra företag. Chefen träffar vanligtvis andra chefer och experter, inklusive de som har varit involverade i fältanalys och rapportering, innan han fattar ett slutgiltigt beslut.

Vilka typer av situationer finns det

Problemsituationer är standard och icke-standard. För att lösa standardproblem använder chefer metoder för situationsanalys i analogi. Det vill säga de jämför uppgifterna de har om andra företag med de som erhölls som ett resultat av studien av deras företag. Om situationerna är likartade använder de samma metoder för att lösa problemet.

Om situationen inte är standard, använd metoderna för analys av specifika situationer. För att göra detta används olika datorprogram för att modellera möjliga utvecklingsmöjligheter, utföra beräkningar, studera dynamik m.m. För att göra detta kan chefen använda speciella datorsimuleringsprogram baserat på inmatade data. Till exempel används Project Expert inte bara för att utveckla affärsplaner, utan också för att förutsäga befintliga företags arbete.

Problemet kan lösas utan hjälp av datorprogram, men det kommer att komplicera de redan komplexa beräkningarna. Dessutom kommer experter att behöva rita grafer och diagram för att förbereda en rapport. Det kommer att ta mycket tid. Chefen får inte använda speciell programvara, men endast i de fall då modellering på en dator är opraktisk. Till exempel, vid force majeure, om du behöver agera snabbt och lösningen inte beror på det tidigare tillståndet eller dynamiken. Samtidigt räcker inte kvantiteten och kvaliteten på den inkommande informationen för att bygga en modell på en dator.

Brainstorming som lösningsmetod

I svåra situationer, när en chef behöver en extraordinär lösning på ett komplext problem, kan han ta till denna metod för att analysera en specifik situation - för att samla alla experter, avdelningschefer och ordna en "brainstorming". Kärnan i denna metod är att varje deltagare i mötet uttrycker sin åsikt om den möjliga orsaken till problemet och hur man löser det. Rätten att uttrycka sina åsikter och idéer ges till alla, medan ingen av deltagarna enligt reglerna ska vara sarkastisk om den andras åsikt.

Det är naturligt att diskussionen om problemet ska ske inom ramen för affärsetikett ochBli Medlem. Beslutet fattas dock fortfarande av chefen eller den som utsetts för detta. Som ett resultat av brainstorming kommer chefen att få flera värdefulla idéer på en gång. En sådan analys har både fördelar och nackdelar. De främsta plusen är snabbhet och ett stort antal alternativ, nackdelen är att en sådan analys av situationen inte alltid återspeglar det verkliga tillståndet och ofta lider av en brist på objektivitet.

Problem med eventmodellering

Det största problemet med fallanalysteknik är att experter måste arbeta med stora mängder information, vilket kan orsaka fel. Stora mängder data som behöver bearbetas på kort tid utgör också ett problem vid modellering av händelseutvecklingen. Antingen kommer analysen att ta mycket längre tid och resultatet förlorar relevans, eller på grund av den begränsade mängden information kommer analysresultaten att erhållas med en hög grad av förvrängning. Som ett resultat kan modellen i bästa fall vara ineffektiv, i värsta fall leda till konkurs.

Tre huvudfaktorer påverkar analysens effektivitet. Detta är expertens kvalifikationer, mängden information som han kan bearbeta och den tid som finns tillgänglig för att analysera situationen.

SWOT-analys

SWOT-analys är studien och bedömningen av företagets styrkor och svagheter, såväl som dess möjligheter till utveckling och de hot som det står inför eller kan möta. Nedan finns en matris för att utföra en SWOT-analys.

Den övre vänstra cellen indikerar de styrkor och möjligheter som företaget har och som identifierades under övervakningen och i det första skedet av situationsanalysen. Ett exempel skulle vara en situation där det blev känt att ett företag har en monopolställning på marknaden för tillverkning av vissa produkter, och på grund av en viss teknik som det har kan det producera det ännu billigare. Analysen kommer att hjälpa till att identifiera vilken typ av produkt det är innan konkurrenterna går in på marknaden.

Den övre högra cellen indikerar styrkor och hot. Till exempel, för några av företagets basprodukter som det gör mest vinst på, har flera konkurrenskraftiga företag dykt upp som producerar liknande produkter och säljer dem billigare.

Nedre vänstra cell listar företagets nackdelar och möjligheter. Till exempel, trots den höga kostnaden är produkten som tillverkas av företaget efterfrågad.

Den nedre högra cellen indikerar svagheter och hot. Den första kan vara den höga kostnaden för produkter eller deras låga kvalitet, och som hot - konkurrenternas agerande eller konsumenternas solvens. Hur en SWOT-analys ser ut kan ses i tabellen ovan.

Fördelen med SWOT-analys när man analyserar och bedömer situationen är att den gör det möjligt att bedöma inte bara interna, utan även externa faktorer, som kan vara ännu viktigare än interna.

Faktoranalys

Faktoranalys är en situationsanalysmetod som går ut på att göra beräkningar utifrånuppgifter om företagets arbete och konstruktionen av en multifaktoriell modell av det nuvarande tillståndet och vidareutvecklingen av företaget. Vanligtvis används denna metod för att bedöma företagets finansiella ställning. Indikatorer som likviditet, lönsamhet, finansiell styrka och sannolikhet för konkurs beräknas.

Fallanalys

Detta är en analysmetod när mötesdeltagarna, efter att ha läst rapporter om företagets nuvarande tillstånd, delas in i grupper och sprider sig för en gruppdiskussion av den information som erhållits. Efter det träffas de igen och varje grupp tar med sina idéer till allmänheten för diskussion.

Den genomsnittliga gruppstorleken är tre till sju personer. De kan framföra sina idéer både på bolagsstämman och direkt till den som ska fatta beslutet. En fallanalys inkluderar en beskrivning av problemet, dess jämförelse med liknande fall och en lösning. Det vill säga att grupperna ska berätta hur de ser på situationen, hur den ser ut för dem och vilka åtgärder som bör vidtas för att lösa problemet.

Utvärdering av de erhållna resultaten

Efter att ha genomfört de aktiviteter som utvecklats som ett resultat av analysen av situationen, blir det nödvändigt att utvärdera dessa resultat, det vill säga omanalys. Endast i detta fall är det inte företagets tillstånd som kontrolleras, utan effekten efter att lösningarna har implementerats i praktiken. För att göra detta, använd metoden för att jämföra vad som var före och efter ändringarna.

analysens roll i företagets arbete

Utan regelbunden analys av situationen fysisktnormal utveckling av företaget är omöjligt. Chefen bör alltid vara medveten om vad som händer och kunna avgöra inte bara företagets tillstånd, utan också vad som är utsikterna för dess utveckling. Det hjälper inte bara att ta reda på vilka brister som finns i företagets arbete, utan också att identifiera externa hot och möjligheter att öka dess konkurrenskraft och utveckling. Detta måste dock göras snabbt och till minimal kostnad. Snabb analys gör det möjligt att upprätthålla företagets finansiella stabilitet, identifiera befintliga brister i arbetet och hitta reserver för att eliminera dem. I framtiden kommer chefen att kunna använda de fördelar som ger honom den erfarenhet och kunskap som han fått genom arbetet.