Basis, stilar och struktur för förhandling

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

I varje persons liv spelar förhandlingar en viktig roll. Varje dag måste människor komma överens om något på jobbet och hemma. Förhandlingar är av stor betydelse i affärsmäns liv, eftersom framgången för en aktivitet, och därefter ekonomiska intäkter, beror på sådan affärskommunikation.

Det räcker dock inte att träffa en person och starta ett samtal med honom. Erfarna affärsmän säger att det är nödvändigt att känna till strukturen för affärsförhandlingar, deras stilar och andra nyanser. Allt detta kan hjälpa i de ögonblick då det finns ett behov av att övertyga partners eller gå med på något.

Längre fram i artikeln kommer förhandlingsstrukturen att övervägas i detalj, deras stadier och funktioner kommer att beskrivas. Dessutom kommer förhandlingsstilarna och nyanserna i affärskommunikation per telefon och med partners från andra länder att klassificeras.

Definition av begreppet "förhandlingar"

Innan du börjar studera strukturen för förhandlingar måste du förstå vad de är och vilken roll de spelar i allmänhet. Så, förhandlingar är affärskommunikation, som syftar till att nå gemensamma beslut i de frågor som diskuteras. I regel innebär förhandlingarär en kommunikation av människor som har en liknande åsikt och strävar efter samma mål.

Förhandlingens roll i affärer

Det är nödvändigt att särskilja sådan kommunikation från sådan kommunikation när partner är helt överens om varandras övertygelser eller, omvänt, är kritiska. I det första fallet är detta redan samarbete, och i det andra - konfrontation. Huvudmålet med förhandlingarna är att hitta optimala lösningar på frågan för båda sidor och att fastställa en gemensam handlingsplan.

Om parterna träffas för detta är de i regel intresserade av samarbete. Därför är förhandlingens roll att utveckla en fruktbar arbetsrelation.

Förhandlingsstruktur

Varje typ av förhandling antar samma struktur. Erfarna affärsmän försöker bygga upp sin konversation genom att följa vissa steg. Detta tillvägagångssätt sparar tid och syftar till framgångsrik kommunikation. Så, förhandlingsstrukturen inkluderar fyra huvudsteg:

1. Förberedelser.
2. Förhandlar.
3. Avsluta förhandlingar.
4. Analys av resultat.

Var och en av dessa steg är lika viktiga i processen för affärskommunikation. Det är viktigt att notera att strukturen för processen för att genomföra internationella förhandlingar är helt lik den som ges ovan. Det är dock värt att komma ihåg att kommunikation med partners från andra länder också kräver ytterligare förberedelser, eftersom det finns ett behov av att studera traditioner, kommunikationsnormer och andra detaljer för de människor som du måste förhandla med. Det är värt att överväga var och en av dem mer i detalj.sätt.

Första etappen: förberedelse

Framgången för all affärskommunikation med partners beror i större utsträckning på kvaliteten på förberedelserna inför förhandlingarna. Experter i detta skede av strukturen för affärsförhandlingar föreslår att man använder följande förberedelsemodell:

1. Bestämma ämnet för förhandlingarna. Det är viktigt att förstå vad som kommer att diskuteras, för utan detta ögonblick är det omöjligt att dra nytta av kommunikation. Enligt erfarna chefer kommer initiativet alltid från någon som är mer kunnig i ämnet som diskuteras.
2. Det är nödvändigt att upprätta ett ungefärligt program för förhandlingarna. Ett märkligt scenario kommer att hjälpa till att förutse resultatet av kommunikationen. Det kan finnas flera scenarier beroende på hur komplexa förhandlingarna är.
3. Det är nödvändigt att bestämma de ögonblick då det är möjligt att ge efter för partners, och de där det är absolut omöjligt att ge efter. Samtidigt är det nödvändigt att förutse vilka eftergifter till förmån för den andra sidan av förhandlingarna kan innebära.

Denna modell är mycket mångsidig. Det är dock omöjligt att genomföra en sådan handlingsplan som förberedelse för affärskommunikation om följande frågor inte har studerats tidigare:

1. Syftet med förhandlingarna.
2. Partner (hans position på marknaden, läget etc.).
3. Förhandlat.
4. Personer som var närvarande vid samtalen.
5. Villkor och möjliga villkor.

Många specialister kan vara involverade i förberedelseprocessen, men den person som kommer att vara direkt involverad i kommunikationen med en partnerär skyldig att studera varje detalj av den information som tidigare samlats in. Det är värt att notera att det är kvaliteten på förberedelserna som avgör resultatet av beslutsfattandet. Till exempel undersöker det första steget i en försäljningsförhandlingsstruktur vad som kommer att erbjudas kunden, syftet med mötet, kundens förmåga att betala och andra detaljer som gör att du kan marknadsföra produkten och avsluta affären.

Andra steg: förhandlingar

Förhandlingsstrukturen inkluderar följande metoder för genomförande i det andra steget:

1. Variationsmetod. Den bygger på det faktum att partnerns negativa reaktion på de villkor som lagts fram är känd i förväg. Sådana förhandlingar kan kallas komplexa. Därför bör du under samtalet arbeta för att hitta den bästa lösningen på problemet med ett differentierat förhållningssätt.
2. Integrationsmetod. Det är lämpligt att tillgripa denna metod när partnern är besatt av sina egna intressen, men inte tar hänsyn till nyanserna i sociala relationer. Denna metod syftar till att övertyga den andra parten om lämpligheten att uppskatta förluster i händelse av att sociala relationer försummas. Huvudsyftet med att tillämpa denna metod är att övertyga partnern om att ansvaret för att fatta beslut i ämnet som diskuteras ligger hos alla parter i förhandlingarna.
3. Balanseringsmetoden. Denna metod innebär att man väljer de bästa argumenten för att övertyga en partner. Det kan vara fakta, statistik, beräkningar etc. Det är viktigt att man vid användning av denna metod måste stå påpartners plats och utvärdera situationen från hans sida. Detta gör att du kan välja det mest korrekta argumentet vid rätt tidpunkt.
4. Kompromissmetod. Denna metod innebär att partnerna är beredda att söka kompromisser i förväg och i händelse av olika åsikter konsekvent nå en överenskommelse. Kompromissmetoden innebär inte ett förkastande av de ursprungliga villkoren, den syftar till att överväga problemet med alla möjligheter. Det är värt att notera att kompromissmetoden används när förhandlingsvägran och oförmågan att ingå vissa avtal hotar de två parterna med negativa konsekvenser.

Förhandlingsstadier i andra skedet

I allmänhet kan följande stadier av förhandlingar särskiljas, vilka inkluderar strukturen för förhandlingarna i det andra steget:

1. Träffa och ta kontakt. Förhandlingarna börjar från det ögonblick mötet med partnern ägde rum, även om han var tvungen att följa med från flygplatsen och tågstationen. Detta skede kanske inte är så viktigt ur förhandlingsämnets synvinkel, men beroende på vilket intryck mötesparten gör på sin partner kommer resultatet av förhandlingarna delvis att bero på.
2. Början av affärsdelen. I detta skede uppmärksammas partnern på informationen och diskussionsämnet.
3. Överföring av information. Detta steg innebär att övertyga den andra parten om att de kommer att handla klokt genom att acceptera din tro.
4. Detaljerad motivering. I detta skede sker argumentationen av de egna idéerna och förslagen. AndraMed andra ord, om en partner är intresserad av förslag, men inte är helt säker på någonting, är det nödvändigt att argumentera för allt ovan och eliminera alla tvivel.

Tredje etappen: slutförande av förhandlingar

Det sista steget i förhandlingsstrukturen är den obligatoriska debriefingen. Om förloppet för affärskommunikation var mycket positivt, innebär slutförandet av förhandlingarna en kort sammanfattning. Detta är nödvändigt så att var och en av parterna är säkra på att alla förstår varandra perfekt. Därefter diskuteras möjligheterna till nya möten.

Annars, när inga överenskommelser träffats till följd av förhandlingarna, är det viktigt att behålla subjektiv kontakt med partnern. Det är viktigt att sammanfatta vad vi lyckades hitta gemensamt, och säga de punkter som inte passar någon av parterna. I slutet av ett affärsmöte som har ett negativt resultat är det viktigt att inte tappa ansiktet och försöka sänka atmosfären med ett avslappnat och vänligt farväl. Men du ska inte i något fall tala oförskämt till din partner och plötsligt avbryta förhandlingarna med din avgång. Det är värt att komma ihåg att det är bättre att erbjuda dig att diskutera frågan lite senare, skjuta upp förhandlingarna, förbereda dem mer noggrant och försöka hitta sådana argument som gör att du kan övertyga den andra sidan om något.

Fjärde steg: analys av förhandlingar

Även om parterna sa adjö är förhandlingarna inte slutförda i detta skede. Detta händer först efter deras detaljerade analys och förberedelse av en rapport. Rent generelltanalys är nödvändig för att jämföra målen för affärskommunikation och det uppnådda resultatet, bestämma ytterligare åtgärder och bedöma den nuvarande situationen. Granskningen kan vara skriven (om situationen kräver det) eller reflekterande (om det inte finns något behov av att rapportera till högre ledning).

Genom att förstå strukturen i förhandlingar med kunder och partners är det mycket lättare att bygga kommunikation. Men utöver detta är det nödvändigt att veta vilka förhandlingsstilar som kan vara.

Stilar

I allmänhet finns det sådana förhandlingsstilar som hård, mjuk, handel och kooperativ. Hård stil innebär stadighet och koncentration endast på ens egna krav. Mjuk är en boendestrategi. Oftast används det när det är viktigare för en sida att upprätthålla vänskapliga relationer.

Handelsstil innebär kompromissprincipen, när den ena sidan gör eftergifter, men samtidigt "förhandlar" vissa eftergifter för sig själv. Samarbetsstil är kommunikation som är inriktad på att möta båda parters intressen.

Kort uppsättning förhandlingsregler

Experter inom affärskommunikation rekommenderar att man följer följande uppsättning regler som hjälper till att etablera ett gemensamt språk med alla partner:

1. Du kan inte bli personlig och förödmjuka partnerns personlighet.
2. Ignorera inte din partners rädslor, uttalanden och känslor.
3. Du ska inte bara ställa frågor utan också förklara syftet med att få svar.
4. Ifsamtalspartnern vill förtydliga något eller ber att få upprepa det som sagts, bli inte irriterad. Vi måste försöka förmedla information på ett sätt som alla kan förstå.
5. Bli inte känslosam.

Förutom denna korta sammanfattning är det värt att komma ihåg att du bör förbereda dig väl, analysera strukturen för förhandlingarna i förväg och behärska stilarna för att genomföra dem. Allt detta kommer att hjälpa dig att klara uppgiften mycket bättre.

Regler för övertalning i förhandlingar

Det finns flera tips från psykologer och erfarna chefer som kan vara användbara i de ögonblick då det finns ett behov av att övertyga en partner om något. Först och främst måste du lära dig hur du presenterar argument. Först måste du föra ett starkt argument, sedan lite svagare och i slutet föra fram det starkaste, så att säga, trumfargumentet.

För det andra måste du komma ihåg att du inte kan sätta samtalspartnern i en obekväm position eller köra in i ett hörn. Respekt är nyckeln till en välvillig relation, och du kan övertyga om något bara när en person är positiv.

För det tredje är det viktigt att de föreslagna argumenten korsar partnerns intressen. I en sådan situation är sannolikheten stor att partnern kommer att uttrycka sitt samtycke.

Telefonsamtal

Ibland måste du förhandla om tekniska kommunikationsmedel. Det gör förstås kommunikationen lite svårare, eftersom det blir svårare att förstå samtalspartnerns reaktion.

Det är viktigt att komma ihåg att strukturen för telefonsamtal är absolutsamma som för ett personligt affärsmöte:

1. Hälsning.
2. Börja förhandlingar.
3. Finishing.
4. Analys.

Allmänt accepterade förhandlingsregler gäller för affärssamtal över telefon. Det enda som är viktigt att komma ihåg är att du inte kan avbryta en persons tal i telefonen, även om hans ord motsäger något.

Slutsats

Sammanfattningsvis är det värt att notera att förhandling är en konst, efter att ha behärskat det kan du uppnå vad som helst. Som det blev känt kan du, genom att känna till de fyra stegen i förhandlingsstrukturen, förutsäga resultatet av affärskommunikation och tillhandahålla många steg för partnern.

Det viktigaste för att uppnå bra resultat genom förhandlingar är att följa ovanstående regler och respektera dem som du måste förhandla med vad som helst.