Primära redovisningsdokument: typer, bearbetning och lagring

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Att genomföra redovisning hos företag med olika ägandeformer är omöjligt utan dokumentär reflektion. Inte ett enda förfarande, inte ett enda projekt, inte en enda affärstransaktion genomförs utan ett korrekt utfört dokument, reglerat av företagets interna order och externa lagstiftningsnormer. Varje åtgärd som utförs av en anställd på till exempel ett handelsföretag, från operatören för att ta emot ansökningar och slutar med direktören, återspeglas i dokumentunderlaget, som är baserat på en lista över primära dokument.

Koncept och betydelse

Det är förmodligen svårt att föreställa sig hur ett befintligt företag fungerar inom alla möjliga verksamhetsområden utan dokument som bekräftar affärstransaktioner. Som i alla andra frågor spelar dokumentation en mycket viktig roll här. Du kan knappt föreställa dighögkvalitativt och juridiskt motiverat arbete på flygplatsen, vilket gör det möjligt för en passagerare att avgå utan dokument som bevisar hans identitet - ett pass och en identifieringskod för en medborgare. På samma sätt är det svårt att utgå från att en bil medges till förflyttning vars förare inte har lämplig dokumentation i form av ett körkort och ett tekniskt pass för den bil han kör. Så är primära redovisningshandlingar. Varje företag som är registrerat i den statliga listan över entreprenörer måste ha ett antal dokument som är nödvändiga för redovisning, som är den grundläggande basen och den första länken i kedjan av tillsynsreglering av dess affärsprocesser.

Primär redovisningsdokumentation är en uppsättning intyg, handlingar, order, fakturor, utdrag och rapporter, genom vilka företagets verksamhet registreras och dess affärsrutiner regleras.

Typer av dokument

Klassificering av redovisningsarbetsflöde inkluderar följande huvudtyper av primära dokument:

• efter funktionellt syfte - redovisning, ledning, personal;
• enligt graden av reglering - intern och extern.

Den första riktningen för klassificeringen gör det möjligt att särskilja dokumenten för de tre huvudsakliga funktionella nivåerna för alla företag enligt arten av deras syfte, och den andra - enligt metoden för att organisera det juridiska reglering av ekonomiska förbindelser. Var och en av riktningarna inkluderar en massavissa typer av dokument som återspeglar utförandet av specifika åtgärder av företagets anställda.

Redovisningsdokumentation

Om vi betraktar primära redovisningsdokument är de i sin tur uppdelade i reglering av de tre stadierna av affärstransaktioner.

Det första steget kännetecknas av slutförandet av transaktionen. Här representeras det primära redovisningsunderlaget av ingående av avtal och utfärdande av en faktura för betalning. Ett avtal är ett dokument som reglerar förhållandet mellan två parter för att fastställa förutsättningarna för interaktion mellan dem. En faktura för betalning är ett krav med definitionen av ett specifikt belopp som enligt villkoren i avtalet måste köparen betala till säljaren för de sålda varorna eller den tillhandahållna tjänsten.

Det andra steget av entreprenörsverksamhet återspeglas i betalningsdokumenten och kallas betalningsstadiet för transaktionen. Baserat på det faktum att betalning kan göras på ett icke-kontant sätt eller kontant, presenteras primära dokument för det antingen som kontoutdrag från löpande konto och betalningsuppdrag, eller kassacheckar och kvitton för inkommande kontantbeställningar.

Det tredje, sista steget bestäms specifikt av mottagandet av en produkt eller tjänst. Följaktligen regleras det också av primär dokumentation i form av en följesedel, ett försäljningskvitto och en handling av acceptans och överföring av produkter eller en handling som utförs vid tillhandahållande av någon typ av tjänst.

Ledningsredovisningsdokumentation

Skillnaden mellan redovisnings- och ledningsarbetsflöden ligger främst i det faktum att redovisningsverksamheten regleras av statlig lagstiftning med ett ramverk för att spegla affärsverksamheten specifikt fastställd av myndigheterna, och ledningen bestäms av interna beslut och personliga preferenser från direktör eller direkt ägare till ett visst företag. Med andra ord har primära redovisningsdokument en strikt form som kontrolleras av ett gemensamt regelverk, medan ledningsdokument utvecklas uteslutande på företagsnivå. Vilka papper styr uppförandet av förv altningsredovisning i företaget? Bland de viktigaste är följande:

• koden för interna arbetsföreskrifter;
• företagets redovisningsprincip;
• kollektivavtal;
• föreskrifter och order från företagets direktör;
• jobbbeskrivningar;
• administrativa dokument.

HR-dokumentation

När det gäller listan över primära dokument som reglerar internivårelationerna mellan anställda på företaget, samt kontrollerar förfarandet för att beräkna löner och bestämma ansvarsområden för var och en av företagets anställda, här inkluderar arbetsdokumentationen följande huvudsakliga typer:

• bemanning - omfattar helheten av alla befattningar i företaget, en återspegling av deras antal och antalet personalenheter, samt en beskrivning av nivån på deras löneravgifter, förfarandet för bonusar, friskrivning, godkännande av bestämmelserna om bidrag;
• arbetsschema - innehåller information om arbetsdagen, organisatoriska och administrativa frågor, reglerna för att anställa och säga upp anställda samt villkoren för deras befordran som tilläggsersättning för arbete eller misstroendevotum i form av en anmärkning och avdrag från lönen;
• arbetsbeskrivning - arbetet på personalavdelningen i varje företag är baserat på en uppsättning rättigheter och skyldigheter, allmänna bestämmelser, uppgifter, ansvar, kvalifikationskrav och relationer i termer av underordning mellan olika nivåer av stabsenheter i företag.

Obligatoriska dokument

Varje företag som är registrerat och verkar lagligt har en lista över obligatoriska dokument som måste finnas inom ramen för dess verksamhet. Obligatoriska primära dokument är följande:

• avtal - oavsett affären är detta dokument den grundläggande grunden för att starta en relation mellan två entreprenörer, mellan en säljare och en köpare, mellan utbud och efterfrågan;
• utfärdad faktura - vid beslut om försäljning av varor eller tillhandahållande av tjänster utfärdar den säljande parten en faktura till köparsidan som en förutsättning för transaktionen;
• former av strikt rapportering - under avtalsprocessen är den inte komplett utan checkar, kontanter och varudokument relaterade till listan över obligatoriska;
• råvara-fraktsedel - ett dokument som anger mottagaren, transportören, avsändaren av godset, själva varorna i dess nomenklaturs sortiment, antalet skickade produkter, pris och belopp;
• Accepterande och överföring av färdigt arbete eller levererade varor.

Interna dokument

Som tidigare nämnts, förutsätter arbetet i alla företag närvaron av extern och intern dokumentation. De huvudsakliga primära dokumenten för interna ändamål är en förteckning över alla de blanketter, certifikat, uttalanden, order, instruktioner som utvecklas direkt inom företaget och endast gäller den personal som arbetar på det, utan att ha något lagstiftande inflytande på samhället som går längre än detta företag.

Externa dokument

Dokumentation av externt syfte innebär en högre hierarkisk nivå av underordning, eftersom externa dokument är de som regleras av staten och dess rättsliga ram. De utvecklade bestämmelserna om redovisning, uppsättningen av konton för redovisningskorrespondens, standarderna för redovisning och finansiell rapportering - allt detta har en reglerande bakgrund och regleras av statens rättsliga ram.

Dokumentformulär

Formerna för primära dokument är mångfacetterade i sin karaktär av syfte, typ av design och ägande. Följande huvudindelningar är juridiskt åtskilda:

• former av personalregister (ordrar, order, scheman,vanliga lägen och scheman);
• former för redovisning av löner och arbetstider (tidrapporter, personliga konton, journaler, löner);
• bokföringsformulär för kapitalbyggnad (certifikat, tidskrifter, handlingar);
• produktredovisningsformulär (handlingar och register över inventarier, viktlappar, partikort, rapporter om varulagerrörelser);
• pengarbokföringsformulär (kassajournal, agerar vid överföringar och kontanter i kassan);
• handelsredovisningsformulär (ordrar, fakturor, handlingar, specifikationer, kvalitetscertifikat);
• former för redovisning av kontanttransaktioner (förhandsrapport, PKO, RKO, journal över deras registrering);
• formulär för registrering av inventeringsresultat (inventarielistor, akter, certifikat, journaler, uttalanden).

Utöver ovanstående finns det även former av primära handlingar för redovisning av entreprenadmaskiner och mekanismer, vägtransporter, anläggningstillgångar och immateriella tillgångar, material, lågvärdiga föremål, jordbruksprodukter och råvaror.

Procedur för registrering

Primära dokument upprättas på grund av vissa krav som måste uppfyllas. Till exempel ska anteckningar i dokumentationen göras uteslutande med blått bläck, medan de ska vara snygga och läsbara. Dokumentet måste också innehålla ett antal detaljer som krävs för varje typ och vara bestyrkt av den personliga underskriften av chefen, huvudrevisorn eller auktoriserad person, och även förseglad med företagets sigill. Siffror i pengadokumentbör också skrivas med ord, och där kolumnen i dokumentet är tom måste det finnas ett bindestreck för att undvika att någon illvillig i efterhand fyller i falska siffror.

Storage

Lagring av primära dokument sker direkt på företaget. Eller så kan du använda tjänsterna i ett privat (eller statligt) arkiv. Om skatteinspektionens granskning avslöjar avsaknaden av ett primärt dokument, åläggs företaget böter, vars belopp bestäms beroende på den specifika typen och antalet förlorade handlingar. Enligt den nuvarande lagstiftningen i Ryska federationen lagras primära dokument hos företaget i minst fem år.