Kontantdokument: registrering, verifiering, lagring. Förfarandet för att utfärda primära kontantdokument

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Kontantdokument är papper som upprättas i samband med förflyttning av medel från en juridisk person eller en enskild företagare. Deras blanketter är godkända av statens statistikkommitté. Låt oss överväga ytterligare vilka kontantdokument företag kan använda.

Beställningar

De fungerar som primära kontantdokument. Beställningar kan vara inkommande eller utgående. Den första tillämpas när kontanter tas emot. En kvittoorder utfärdas i ett exemplar av en räkenskapsförare och undertecknas av kap. en revisor eller en tjänsteman som är behörig att göra det. I avsaknad av ansvariga tjänstemän kan chefen för den juridiska personen eller den enskilde företagaren själv godkänna primära kontanthandlingar. Kvittot för kredituppdraget ska vara undertecknat av behöriga personer (revisor och kassör), bestyrkt med stämpel (sigill). Dessutom registreras den i aktuell tidskrift. Kvittot ges till personen som satt in pengarna. Själva kvittoordern ligger kvar i kassan. Utgiftspapper fylls i vid utgivande av kontanter. Det måste sägas att kontantdokument sammanställs om företaget använder både traditionella metoder för informationsbehandling och BT-verktyg. En utgående order, liksom en inkommande, utfärdas i 1 exemplar. Den måste också godkännas av behöriga personer och registreras i lämplig tidskrift.

Fyllning

Hur utfärdar jag kontantdokumenten som nämns ovan? Fyllning utförs enligt följande:

1. Roden "Basis" hänvisar till en affärstransaktion.
2. I kolumnen "Inklusive" anges momsbeloppet. Det är skrivet i siffror. Om tjänster, varor eller arbete inte beskattas, anger raden "utan moms".
3. I raden "Bilaga" ska medföljande och andra papper anges, med angivande av datum för sammanställningen och nummer.
4. I kolumnen "Kredit, underavdelningskod" anges motsvarande beteckning för den strukturavdelning till vilken medlen tas emot.

Registrera

Kontantdokument måste registreras i en särskild journal. Den registrerar både inkommande/utgående beställningar och papper som ersätter dem. Till de sistnämnda hör till exempel löneräkningar, ansökningar om utgivning av medel, fakturor och annat. Samtidigt bör det noteras att de utläggsförelägganden, som utfärdas på lönelistan för löner och andra därmed likvärdiga belopp, måste registreras efter utbetalningarna.

Kassabok

Det används för att redogöra för utfärdandet och mottagandet av kontanter. Boken är numrerad, spetsad och certifierad med ett sigill, som placeras på sista sidan. Här görs också en anteckning som anger antalet ark. Sista sidan måste signeras. revisor och verksamhetschef. Varje ark i boken är uppdelat i 2 lika delar. Den ena (med horisontell linjal) ska fyllas i som första kopia, den andra som andra kopia. Den senare ges ut från bak- och framsidan med kolpapper. Båda instanserna är numrerade med samma nummer. De förra finns kvar i boken, medan de senare är avtagbara. De senare fungerar som rapporterande kassadokument. Fram till slutet av alla operationer för den aktuella dagen, kommer de inte av. Posterna börjar på framsidan av den första kopian efter kolumnen "Saldo i början av dagen." Innan påfyllning måste arket vikas längs rivlinjen. Den avskurna delen placeras under den som finns kvar i boken. För att ange information efter "Överföringen" läggs avrivningssidan över på framsidan av den andra kopian. Posterna fortsätter längs den horisontella linjen på baksidan av den oskiljaktiga delen.

Ytterligare dokument

Kontanttransaktioner kan registreras med olika papper. En av dem är till exempel en förhandsrapport. Det används för att redovisa medel som utfärdas till ansvariga personer för administrativa och affärsmässiga kostnader. Hur upprättas sådana dokument? Kontanttransaktioner av denna typ redovisas direkt av den rapporterande enheten, ochÄven revisor. Förhandsrapporter upprättas på papper eller datormedia. Registrering av kontantdokument utförs strikt i enlighet med reglerna. Varje blankett fylls i i ett exemplar. På baksidan av den anger den ansvarige personen en lista med papper som bekräftar de uppkomna utgifterna. Dessa inkluderar till exempel ett resecertifikat, konossement, checkar, kvitton etc. Här anger försökspersonen utgifternas storlek. De papper som bifogas rapporten ska numreras i den ordning de är upptagna. Kontroll av kontantdokument utförs av anställda på redovisningsavdelningen. Anställda, i synnerhet, genomför en granskning av de riktade utgifterna för medel, fullständigheten i de tillhandahållna bestyrkande dokumenten, riktigheten av deras slutförande och beräkning av belopp. Baksidan anger de kostnader som accepteras för redovisning, de konton i vars debitering de bokförs.

Viktiga nyanser

Detaljer som hänvisar till utländsk valuta (sida 1a på framsidan och kolumner 6 och 8 på baksidan) måste endast fyllas i om den ansvarige personen får medel som inte är i rubel. Förhandsrapporten efter kontroll ska godkännas av företagets chef eller en av honom befullmäktigad person. Först efter det tas hänsyn till det. Om förskottet inte har utnyttjats fullt ut, återlämnar den redovisningsskyldige saldot till kassan. Samtidigt fylls kvittoordern på. Medel skrivs av i enlighet med informationen i den godkända rapporten.

Payrolls

Betalning av kontantdokument utförs vid beräkning och utbetalning av löner till anställda i företaget. Bokföringsavdelningen upprättar motsvarande redogörelse i 1 exemplar. Periodiseringen av löner görs enligt den information som finns i den primära dokumentationen för redovisning av den faktiska arbetade tiden, produktionen etc. Raderna "Upplupna" anger beloppen i enlighet med typerna av betalningar från lönelistan. Även andra inkomster (materiella och sociala förmåner) som tillhandahålls den anställde, som återbetalas på bekostnad av företagets vinst och som omfattas av beskattningsunderlaget. Samtidigt beräknas avdrag på lönen och det belopp som ska lämnas över till den anställde fastställs. På utlåtandets försättsblad anbringas det totala belopp som ska betalas ut till anställda. Företagsledaren måste skriva under tillståndet att utfärda lön. I händelse av frånvaro utfärdas detta dokument av en auktoriserad anställd. I slutet av redogörelsen förs beloppen av de insatta och utgivna lönerna. Efter den period som fastställts för utbetalning av medel till anställda markeras namnen på anställda som inte fick pengar i kolumn 23 "Insatt". För det utgivna beloppet upprättas en utgiftsordning. Dess nummer och slutdatum måste anges i lönelistan på sista bladet.

Hjälp-rapport

Detta dokument innehåller avläsningar av KKM-mätare och intäkt per skift (arbetsdag). Hjälprapport fylls i 1 exemplar dagligen. Kassören måste underteckna den och överlämna den till chefen(Företagets chef). Samtidigt fylls kvittoordern på. I små företag överlämnas pengar direkt till samlare. Vid överföring av kontanter fylls bankens relevanta kontantdokument i. Intäkt per skift (arbetsdag) sätts i enlighet med indikatorerna för summeringsräknarna i början och slutet av dagen. Samtidigt dras de belopp som returneras till kunderna på outnyttjade checkar. Den fastställda intäkten bekräftas av prefekterna. I bokföringen av medel i rapporten undertecknar den överordnade kassören, såväl som företagets chef. Referensrapporten ligger till grund för att sammanställa en konsoliderad "Information om avläsningar av KKM-mätare och företagets intäkter".

Journal of teller

Detta dokument krävs för att redogöra för utgifterna och mottagandet av kontanter för varje KKM i företaget. Journalen fungerar även som kontroll- och registreringsrapport av mätarställning. Detta dokument är spetsat, numrerat och förseglat med signaturerna från Ch. revisor, chef för företaget, samt skatteinspektör. Journalen är också certifierad av företagets sigill. Alla anmälningar görs av kassan varje dag. Förfarandet för att utfärda kontantdokument tillåter inte raderingar och blottningar i journalen. Alla korrigeringar som görs måste överenskommas och intygas av behöriga personers underskrifter. Om avläsningarna stämmer överens loggas de för det aktuella skiftet i början av arbetet. Dessa uppgifter måste intygas av tjänstemannens och kassörens underskrifter. Rad 15 anger vilka belopp som är bokfördacheckar som returneras av kunder. Information för detta är hämtad från aktuell lag. Samma kolumn anger antalet nollcheckar som skrivits ut under skiftet. I slutet av arbetsdagen genererar operatören en slutrapport för skiftet och lämnar med sig de mottagna intäkterna. Detta skapar en inkommande order. Efter att mätaravläsningarna har tagits kontrolleras den faktiska mängden kvitton, motsvarande anteckning görs i journalen. Det bekräftas av underskrifter av chefen (tjänstgöringsadministratören), överkassören och kassan. Vid avvikelser mellan beloppen som anges på kontrollbandet och intäktsbeloppet identifieras orsaken till skillnaden. Påträffade överskott eller brister registreras på motsvarande rader i journalen.

Data om KKM-mätaravläsningar och intäkter

De används för att generera en sammanfattningsrapport för det aktuella skiftet. Dessa uppgifter fungerar som en bilaga till rösträknarens uttalande, som sammanställs dagligen. Uppgifter om indikationer och intäkter bildas i ett exemplar. Tillsammans med utgifts- och kvittoorder, certifikat-rapporter från rösträknare, överförs de till företagets redovisningsavdelning fram till nästa skift. Urvalet av kassadokument, i enlighet med mätarställningen, i början och slutet av arbetsdagen för varje kassaregister inkluderar beräkning av intäkter. Samtidigt anges bland annat dess fördelning på avdelningar. Det senare måste bekräftas av chefernas underskrifter. I slutet av den ifyllda tabellen visas resultaten enligt avläsningarna från alla kassaregisters räknare, ochbolagets intäkter summeras också med fördelningen av medel på avdelningar. I enlighet med lagarna anges det totala belopp som utfärdades till kunderna på de checkar som de returnerade. Detta belopp minskar företagets totala intäkter. Informationen måste vara undertecknad av den överordnade kassörskan och företagets chef.

Rekommendationer för fyllning

När du upprättar kontantdokument måste du följa det förfarande som fastställts i lagar och andra regler. Dessutom finns det flera ganska enkla regler, vars efterlevnad kommer att undvika felaktigheter när du fyller i pappersarbete:

1. Belopp i ord ska alltid skrivas med versaler. I det här fallet får öre skrivas i siffror. Till exempel: Arton tusen rubel 10 kopek.
2. Pappersarbete kan utföras antingen för hand eller med hjälp av tekniska medel (t.ex. en dator).
3. Lagande lagar tillåter justering av information i kontantdokument. Ett antal krav måste dock uppfyllas. En felaktig post bör noggrant strykas över med en rad. Korrekt information anges bredvid eller (om möjligt) ovanför den. Här ska du även göra ett efterskrift: "Tror rättat", "Sträckt är ogiltigt" eller "Sant". Bredvid denna anteckning ska undertecknas 2 kap. revisor och chef för organisationen (eller enskild entreprenör).
4. Om det finns fläckar, raderingar, utsmetningar med ett "slag" och andra liknande korrigeringsmetoder anses dokumentet vara ogiltigt.

Ytterligare regler

Lagring av kontantdokument, i enlighet med tillämplig lag, utförs i 5 år. Beräkningen av denna period börjar den 1 januari året efter perioden för avslutat kontorsarbete. Denna regel anses vara allmän. Ett särskilt förfarande har upprättats för lönebesked. Om anställda inte har personliga konton förvaras dessa papper på företaget i 75 år. Vid utgången av denna period kan all dokumentation överföras till arkivet eller förstöras om det inte finns några rättsfall, meningsskiljaktigheter eller tvister om det. När du arbetar med papper måste följande regler följas:

1. Formering av dokument till häftklamrar bör utföras för varje dag senast nästa arbetsdag eller första lediga dag.
2. Innan papperen överförs till arkivet måste deras inventering göras.
3. Kontroll av bildandet av ärenden utförs antingen av en kassörska eller av företagets direkta chef.
4. I processen att skapa en häftklammer samlas papper in i stigande ordning efter kontonummer (först med debet, sedan med kredit).

Ansvaret för säkerheten för kontantdokument vilar på företagets chef. Vid bristande efterlevnad av ovanstående regler kan en administrativ påföljd i form av en penningavgift tillämpas på överträdaren. Bötesbeloppet fastställs i enlighet med lagen.

Slutsats

Keepingkassadokumentation anses vara ett ganska ansvarsfullt arbete. Att fylla i pappersarbete måste kontaktas med allt ansvar. Kontantdokument används vid sammanfattning av olika data, rapportering, redovisning. I detta avseende kan fel som görs i de inledande stadierna av fastställandet av transaktioner leda till allvarliga snedvridningar i de slutliga dokumenten. En anställd som utses till befattningen ansvarig för handläggning av kassahandlingar ska ha relevant kunskap och erfarenhet. Man måste komma ihåg att alla papper som operatören fyller i granskas av högre tjänstemän och godkänns av företagets chef. Särskild uppmärksamhet bör ägnas åt registrering av handlingar. Anteckningar i tidskrifter och böcker ska ske i tid enligt reglerna. Eftersom kontantdokument används vid utarbetandet av rapporter, utförs alla korrigeringar i dem strikt i en viss ordning. Om de fastställda reglerna inte följs förlorar papperna sin giltighet, och informationen i dem kan inte användas av företaget i det fortsatta ledningsarbetet.