Lista över primära redovisningsdokument och regler för deras utförande

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Många operationer utförs dagligen på företaget. Revisorer utfärdar fakturor till motparter och skickar dem pengar, beräknar löner, straffavgifter, beräknar värdeminskning, upprättar rapporter etc. Dussintals dokument av olika slag utfärdas dagligen: administrativa, verkställande, primära. Den sista gruppen är av stor betydelse för företagets verksamhet.

Vad är "primära dokument"?

Varje händelse i organisationens ekonomiska liv måste bekräftas med papper. Det bildas vid tidpunkten för operationen eller omedelbart efter dess slutförande. Upprättande av konteringar, rapportering utförs på grundval av den information som anges i de primära redovisningshandlingarna. Deras lista är stor. I artikeln kommer vi att överväga de viktigaste, mest användadokument.

Varför behöver vi en primär?

Primär dokumentation är en integrerad del av redovisningen. Som nämnts ovan bildas den vid tidpunkten för transaktionen eller omedelbart efter transaktionens slut och är ett bevis på verkligheten av ett eller annat faktum i företagets ekonomiska liv.

Listan över primära bokföringsdokument för en transaktion kan innehålla:

1. kontrakt.
2. konto.
3. Kontantkvitto eller annat betalningsdokument.
4. fraktsedel.
5. Akt av slutförande.

Obligatoriska uppgifter

För närvarande finns det enhetliga former av primära redovisningsdokument. De används för att reflektera information om olika operationer, listan över kolumner i dem är olika. Samtidigt innehåller alla primära dokument enhetliga obligatoriska uppgifter. Bland dem:

1. Företagets namn.
2. Dokumentnamn (till exempel "Kontantkupong").
3. Datum för bildande.
4. Innehållet i operationen där dokumentet är upprättat. Till exempel, när du fyller i en faktura kan motsvarande kolumn indikera "Överföring av material för bearbetning".
5. Pengar och naturliga indikatorer. Den första används för att spegla kostnaden, den andra - kvantiteter, vikter etc.
6. Befattningar för ansvariga medarbetare ("chefsrevisor", "lagerhållare", etc.).
7. Signaturer för personer som är inblandade i transaktionen.

Viktigt ögonblick

Det primära dokumentet som innehåller alla nödvändiga uppgifter har rättslig verkan.

Observera att korrekt utförda papper kan användas i rättsliga förfaranden som bevis på anspråkens giltighet (eller ogiltighet). Många dokument upprättas av entreprenörer. Det är nödvändigt att noggrant kontrollera att registreringen är korrekt och under inga omständigheter sätta signaturer för leverantörer (entreprenörer, etc.) om de inte har gjort det.

Primär dokumentation måste bevaras noggrant.

Behöver jag en primär tätning?

I praktiken gör många motparter påståenden om dess frånvaro på TTN-formuläret och vissa andra dokument. Kom ihåg att sedan 2015 har de flesta organisationer varit undantagna från skyldigheten att ha ett sigill. Sådana företag kan använda det efter eget gottfinnande. Om så är fallet måste information om dess närvaro skrivas i redovisningsprincipen.

I det fall att motparten vid registrering av primärt insisterar på att använda sigillen, och företaget har rätt att inte sätta det på lagliga grunder, ska motparten skickas en skriftlig anmälan med länkar till regelverket som styr detta. problem.

avtal

Om motparten är en långsiktig partner så är det fullt möjligt att ingå ett avtal för flera transaktioner. I det här fallet är det viktigt att tydligt definiera tidsfristerna för att uppfylla skyldigheter, sekvensen och förfarandet för beräkning och andra nyanser. Kontraktet kan upprättas för försäljning av varor, tillhandahållande av tjänstereller produktionsarbete. Det är värt att påpeka att den civilrättsliga rätten även tillåter ett muntligt avtal. I affärsverksamhet används dock som regel skriftliga avtalsformer.

Faktura

I detta dokument anger leverantören det belopp som ska överföras till motparten för varor, tjänster eller arbeten. När en betalning görs, antas det som standard att föremålet samtycker till transaktionen.

Fakturan måste finnas:

1. Dokumentnamn.
2. Namn på tjänster (varor, verk) för vilka betalning görs.
3. Kostnad.
4. Tot alt belopp.
5. Uppgifter om betalning.

För närvarande finns hela listan med redovisningsdokument i 1C-programmet, så de behandlas automatiskt.

Observera att fakturan är av ringa värde för tillsynsmyndigheter. I den fixar säljaren det fastställda priset. Från en revisors position är en faktura det viktigaste primära dokumentet på grundval av vilket bokföringsposter bildas.

Faktura fungerar som en typ av faktura. Detta dokument innehåller en speciell rad för att ange momsbelopp.

Betalningsdokumentation

Du kan bekräfta betalningen med ett kontantkvitto eller annat liknande dokument. Betalning bekräftar betalningen för leverans av produkter, tjänster, arbete. Den specifika typen av dokument väljs beroende på metodenbetalning: kontant eller banköverföring.

Ett av de mest populära förlikningsdokumenten är en betalningsorder. Det är en order från kontoinnehavaren för banken att överföra pengar till det angivna kontot. Dokumentet kan användas vid betalning av tjänster, varor, för betalning av förskott, återbetalning av lån etc.

Vid avdrag till budgeten fylls fält 22 "Kod" i. I betalningsordern anger denna kolumn UIN (unik identifierare). Tack vare honom erkänner skattemyndigheten betalaren.

Fältet "Kod" i betalningsordern kan fyllas i på olika sätt. Det beror på exakt hur enheten fullgör sin skyldighet gentemot budgeten: frivilligt eller på begäran av tillsynsmyndigheten.

fraktsedel

TTN-formuläret upprättas av avsändaren. Konossementet är grunden för överföringen av godset till mottagaren. Dokumentet är upprättat i 4 exemplar. Enligt TTN tar säljaren hänsyn till försäljningen, och köparen får leveransen av varorna.

Observera att TTN upprättas vid transport av gods av företagets egna styrkor. Om transporten utförs av ett tredjepartsföretag utfärdas ett 1-T-formulär.

En annan viktig punkt: informationen i TTN måste matcha informationen på fakturan.

Akt av avslutat arbete

Detta dokument är upprättat mellan kunden och leverantören. Handlingen är en bekräftelse på utförandet av arbetet, tillhandahållandet av tjänster till en överenskommen kostnad inom de villkor som fastställs i avtalet. Enkelt uttryckt, dettaentreprenörens rapport till kunden.

För närvarande har en enhetlig form av lagen inte godkänts. Företaget har rätt att på egen hand utveckla en blankett och fixa den i redovisningsprincipen.

Huvuddetaljerna i akten är:

1. Nummer och datum för registrering i bokföring.
2. Kompileringsdatum.
3. Detaljer om kontraktet i enlighet med vilket lagen bildades.
4. Tid, volym, kostnad för arbete.
5. Uppgifter om kontot som ska betalas för.
6. Namn på kund och entreprenör.
7. Underskrifter från parterna i transaktionen.

Akten är alltid avfattad i två exemplar.

Form M-15

Denna förkortning används för att referera till en faktura för utgående varor. Det bör noteras att detta dokument inte är obligatoriskt, utan används ofta av företag.

Faktura för frisläppande av material till sidan utfärdas om det är nödvändigt att överföra värdesaker från huvudkontoret (huvudkontoret) till distansavdelningar eller andra företag (om det finns ett särskilt avtal).

Formregler M-15

I den första delen av tidningen är ett nummer anbringat i enlighet med företagets dokumentflöde. Här ska du också ange företagets fullständiga namn och OKPO.

Den första tabellen visar datumet för dokumentet, transaktionskoden (om motsvarande system används), namnet på den strukturella enheten, verksamhetsområdet för företaget som utfärdar fakturan.

På samma sättuppgifter om mottagaren och den som ansvarar för leveransen anges. Följande är en länk till det dokument i enlighet med vilket fakturan utfärdas. Det kan vara ett kontrakt, en beställning etc.

I huvudtabellen anger kolumn 1 och 2 redovisningsunderkontot och den analytiska redovisningskoden för allt material som ska skrivas av.

Närnäst läggs följande data in i kolumnerna 3-15:

• namn på material med individuella egenskaper, märke, storlek, kvalitet;
• lagernummer (om det inte finns där är cellen inte ifylld);
• enhetskod;
• namn på måttenhet;
• kvantitet varor som överförts;
• information om de faktiska föremål som släpps ut från lagret (fylls i av lagerhållaren);
• total kostnad för material;
• pris utan moms;
• moms tilldelat belopp;
• total kostnad inklusive moms;
• materiallagernummer;
• passnummer (om tillgängligt);
• registernummer enligt kontokort.

Fakturan är undertecknad av revisorn, den anställde som ansvarar för frisläppandet av värdesaker från lagret och mottagaren.

Förhandsrapporter i "1C"

Upprättandet av rapporteringsdokument är en av de vanligaste åtgärderna för en revisor. Många avräkningar som görs kontant görs genom förskottshandlingar. Dessa inkluderar resekostnader, hushållsinköp etc.

Ofta får anställda på företaget pengar från kassan för hushållskostnader. Efter att ha skaffat de nödvändiga värdesakerna (till exempel pappersvaror), rapporterar och tillhandahåller de stödjande dokumenten till ekonomiavdelningen.

Revisorn ska i sin tur registrera alla utgifter i redovisningssystemet. Du kan öppna "Förskottsrapporter" i "1C" i avsnittet "Bank och kassa", undersektionen "Kassa". Introduktionen av ett nytt dokument utförs med knappen "Skapa".

Överst i formuläret anges:

1. Företagets namn.
2. Lager där nyligen mottagna värdesaker kommer att krediteras.
3. Anställd rapporterar om medel som tagits emot mot rapporten.

Dokumentet innehåller 5 bokmärken. I avsnittet "Förskott" väljer du dokumentet för vilket medlen utfärdades:

1. pengardokument.
2. Kontantbeställning.
3. Debitera från konto.

Om varor köptes med de utgivna medlen återspeglas de på fliken med samma namn. I avsnittet "Behållare" anger du information om returbehållaren (till exempel vattenflaskor). Fliken "Betalning" återspeglar information om kontanter som betalats till leverantörer för köp av ett objekt eller utfärdat mot en kommande leverans.

I avsnittet "Övrigt" anges uppgifter om resekostnader: dagpenning, bränslekostnader, biljetter etc.

"Universal"-formulär

I listan över primära redovisningsdokument finns ett papper som kan användas i en mängd olika situationer. Det används i bildandet av både redovisning ochskatteredovisning. Det handlar om bokföring. Formuläret krävs, om det behövs, för att rätta till misstaget. Dessutom krävs dokumentet när man utför operationer som kräver förklaringar, reflektion av beräkningen, bekräftelse av transaktioner, om det inte finns några andra papper.

Nuance

Det är värt att säga att ett företag har rätt att bekräfta slutförandet av transaktioner som inte kräver utförande av standardformulär (standardiserade, enhetliga) formulär, inte med hjälp av ett certifikat, utan genom oberoende utvecklad primär redovisning dokument. Deras lista bör dock fastställas i företagets finanspolicy.

Regler för att sammanställa ett certifikat

En enda enhetlig form har inte godkänts för detta dokument. Därför kan specialister kompilera det i en fri form eller använda mallar som utvecklats på företaget. Bland de obligatoriska uppgifterna som certifikatet ska innehålla bör noteras:

1. Information om företaget.
2. Datum och skäl för sammanställning.
3. Primära redovisningshandlingar och redovisningsregister, till vilka ett intyg är bifogat.
4. Underskrift för ansvarig medarbetare.

Du kan skriva på ett vanligt vitt A4-ark eller på företagets brevpapper.

När du kompilerar måste du vara mycket försiktig så att du inte gör misstag. Ju mer detaljerad referensen är, desto färre ytterligare frågor har inspektörerna.

Dokumentet bör naturligtvis endast innehålla tillförlitlig information. Om, understavfel kommer att identifieras, det är bättre att upprätta ett certifikat igen.

Lagringsfunktioner

Allt som avser primära redovisningshandlingar måste förvaras på företaget i minst 5 år. Beräkningen av denna period börjar från slutdatumet för den rapportperiod då tidningarna gavs ut.

Extra

Primär kan utfärdas i pappersform eller elektronisk form. På senare tid föredrar fler och fler företag elektronisk dokumenthantering. Detta är förståeligt: det tar mycket mindre tid att bearbeta och skicka papper.

Elektroniska dokument måste certifieras med en digital signatur (förbättrad eller vanlig - enligt överenskommelse mellan motparter).

Ansvar

Primär dokumentation är den viktigaste delen av ett företags affärsliv. I sin frånvaro kommer företaget att möta allvarliga sanktioner från tillsynsmyndigheterna. Påföljder kommer också att utdömas vid upptäckt av fel i den primära dokumentationen, felaktig information.

Brott mot reglerna är straffbart inte bara enligt skattelagstiftningen utan också enligt lagen om administrativa brott. Om det finns skäl kan även gärningsmännen åtalas.

Slutsats

En mängd olika dokument kan användas i ett företags arbete. Samtidigt kan vissa av dem ha en enhetlig form, och några kan utvecklas oberoende av företaget. Oavsett detta måste dock alla nödvändiga uppgifter finnas i dokumenten.

Vissa företag använder sig av kombinerade dokument. Talvi talar om enhetliga former, kompletterade i enlighet med specifikationerna för organisationens verksamhet.

Det är viktigt att återspegla de valda typerna av primär dokumentation i företagets redovisningsprincip. I bolagets verksamhet kan behov av nya handlingar uppstå. Om de är utvecklade av företaget bör de nämnas i redovisningsprincipen.

Observera att motparten också självständigt kan utveckla vissa former av värdepapper. Det är nödvändigt att ange i finanspolicyn att företaget accepterar sådana dokument från motparter.

För att registrera många transaktioner får organisationer inte använda enhetliga former av primär dokumentation. Men om vi talar om kontanttransaktioner, så utförs de uteslutande av godkända order och andra betalningsdokument.