Utgående korrespondens: registreringsloggar, redovisning, prover, fyllningsregler

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

I alla delar av den nationella ekonomin finns det ett pappersarbete som innehåller många funktioner. Bland dem är redovisning av inkommande och utgående korrespondens en av de viktigaste. Det finns inget enskilt företag som fungerar isolerat från andra organisationer. Kommunikation och samarbete med kunder, leverantörer, finansiella och andra institutioner är obligatoriskt. Därför kan produktionsprocessen inte klara sig utan korrespondens. Vem sköter registreringen av inkommande och utgående brev? Hur redovisar man dem korrekt? Vem behöver det och varför? Vi kommer att överväga dessa frågor i artikeln.

Kategorier av korrespondens. Funktioner i utgående dokumentation

Det finns väldigt många former och typer av dokument, men de faller alla i bara två huvudkategorier:

• Skicka (utgående e-post).
• Mottaget (inkommande e-post).

Låt oss titta på innebörden av varje kategori.

Korrespondens, kallad utgående, kan skickas till följande mottagare:

• Högre myndigheter.
• Underordnadeorganisationer.
• Partnerföretag.
• Avdelningar, verkstäder och andra strukturella delar av företaget.

Vilka dokument skickas till högre myndigheter?

Praktiskt taget varje företag är underordnat alla organisationer (distrikt, avdelningar, regionala såväl som ministerier). Utgående korrespondens som skickas till dessa institutioner kan vara rapporter, rapporter, planer för månaden, kvartalet, året, svar på förfrågningar. Den ges i regel ut på godkända standardblanketter eller på vanliga blad med företagets logotyp.

Dokument för downline-organisationer

Inte alla, men många företag samarbetar med organisationer som är underordnade dem. Det kan vara verkställande organ, filialer, små företag och andra. Den korrespondens som han skickar kan vara direktiv, order, meddelanden, föreskrifter, instruktioner, utbildningsmaterial. Den ges även ut på brevhuvuden eller vanliga ark med företagets logotyp. Dessutom kan instruktioner och utbildningsmaterial ha formen av broschyrer och manualer, men de måste åtföljas av instruktioner på standardformulär eller följebrev med sigill och signaturer. Om det inte finns några, måste själva manualerna och broschyrerna ha det sändande företagets sigill och underskrifter från ansvariga personer.

Dokumentation för partnerföretag

I det här fallet talar vi som regel om leverantörer, distributörer och kunder. Korrespondensen han skickar är order, meddelanden ommottagande av varor, reklamationer, reklambroschyrer, meddelanden om ändringar i villkor i ett avtal eller kontrakt, affärsförslag.

Det bör noteras att reklammaterial, prislistor, gratulationer, inbjudningar till exempel till en presentation inte behöver registreras.

Dokumentation inom samma organisation

Denna typ av utgående korrespondens äger rum på företag där det finns 2 eller fler avdelningar, verkstäder, avdelningar. Ledningen utfärdar i sådana fall order, beslut, riktlinjer, instruktioner och liknande dokument, som skickas till avdelningar och verkstäder. Sedan för chefer och administration kommer sådan korrespondens att vara utgående, och för en verkstad eller avdelning - inkommande.

Regler för tidskriftsdesign

Oavsett vart dokumentet skickas måste det redovisas. För att göra detta finns loggar för registrering av utgående korrespondens. I en tid då datorer och internet inte fanns, fördes sådana journaler för hand. De kan vara godtyckliga. En vanlig anteckningsbok, bokföringsbok, anteckningsblock kan användas. Viktigast av allt var att magasinet måste ha sydda ark så att de inte kunde rivas ut. Dessutom behövde de numreras. Tidskriftens titelsida angav datum då den startade. Tidigare var det nödvändigt att sy sidorna med trådar, försegla deras ändar med ett pappersark, på vilket det var nödvändigt att sätta sigill och underskrift av den ansvariga personen. På detta ark skrevs också det totala antalet numrerade sidor. Rättelser var inte tillåtna.

Nu sparas sömmen av magasinet med trådar närregistrering av särskilt viktiga dokument av ekonomiskt eller juridiskt värde.

Sidorna i tidningen är numrerade i de flesta företag.

När sista raden i journalen är ifylld, skrivs datumet för dess slut. Det lagras från 3 till 5 år. Det beror på vilken typ av korrespondens som registrerats i den. Domstolsbeslut, finansiella räkenskaper, långtidskontrakt och liknande anses vara särskilt viktiga. Du kan bara förfoga över journalen om vart och ett av de dokument som finns registrerade i den har förlorat sin rättsliga kraft.

Datorhjälp

I denna tid av datorteknik är det svårt att hitta en kontorist som spårar loggen över inkommande och utgående korrespondens för hand. Nu finns det ett visst program som låter dig skriva ut formulär eller föra register på en dator. För att använda den måste du ha:

• Dator med MS Office, MS Excel-program.
• Skrivare.
• Skanner.
• Datorns e-post.
• En stämpel som denna: "Entrance. Nej. _, "_" _20_" Det kan skrivas manuellt eller köpas färdigt.

Närnäst måste du gå in i programmet, ladda ner det nödvändiga formuläret och börja arbeta med det. Du kan skriva ut blanketten, göra många kopior, sy dem. Du får en journal där du måste göra anteckningar för hand. Du kan inte skriva ut, registrera dig direkt på din dator. Det är i regel så dokument som du inte behöver skriva under för.

Hur många tidningar behöver du?

Oftaresammanlagt för företagen en logg över utgående korrespondens. Vissa organisationer med många partners och andra mottagare kan dock ha flera av dessa tidningar, till exempel:

• För registrering av korrespondens som skickas till tredje part och för dokument inom företaget.
• För brev som skickas till inhemska och utländska företag.
• För dokument avsedda för vissa organisationer (till exempel centralkontoret, ministeriet och så vidare) och alla andra. Detta görs för att underlätta dokumenthanteringen, men varje journal upprättas enligt en enda standard.

Dessutom har vissa organisationer separata tidskrifter för varje typ av dokumentation. Till exempel för att registrera utgående order, bokföringsorder, aviseringar, manualer, kundklagomål, protokoll och så vidare. För att redogöra för sådana dokument kan formulär med andra kolumner användas.

Hur man sparar journalanteckningar

Det ska sägas att formerna på blanketter är ungefär desamma för redovisning av alla typer av utgående korrespondens. Ett exempel som visar hur designen ska se ut finns i vår artikel.

Överst på varje sida finns en "rubrik" med kolumner:

• Införandets serienummer, det var också fäst på dokumentet.
• Avgångsdatum.
• Dokumenttitel (t.ex. "Framstegsrapport").
• Sammanfattning (bokstavligen ett par meningar, du kan också lägga ner dokumentnumret).
• Namn på institutionen dit korrespondens skickas.
• Signatur för ansvarig registrant.
• Avgångsmetod (vanlig eller e-post, fax). Det här objektet har lagts till med tillkomsten av ny teknik. Tidigare fanns det inte i korrespondensloggarna.
• Om ett svar på en begäran eller en verkställighetsrapport skickas, ska journalen ange numret på det dokument på grundval av vilket det skickade brevet skapades. Det är också nödvändigt att ange uppgifterna om artisten (namn, position).
• Antal exemplar. Ibland tilldelas en kolumn separat, där antalet sidor i en kopia anges.
• Obs. Information som inte ingår i föregående kolumner anges här.

Om det utgående dokumentet inte är ett svar på en begäran eller en rapport, sätts streck i kolumnerna om utförande och ansvarig person.

I vår tid har innehållet och fyllningen av loggen för utgående korrespondens inte förändrats. Exempel visas ovan.

Inkommande e-post

Brev och dokument kan tas emot av företaget från följande källor:

1. Högre myndigheter.
2. Underordnade.
3. Partnerfirms.
4. Andra institutioner som inte är listade ovan (polis, banker, domstolar, privata medborgare, etc.).
5. Inom ett företag kan inkommande korrespondens komma från administrationen eller en annan strukturell enhet, till exempel från ekonomiavdelningen.

Ovanför ossövervägt vilka papper som kan utgöra korrespondens från de organisationer som anges i de tre första styckena.

Dokument från andra institutioner kan vara en stämning till en anställd, en exekutionstitel, ett domstolsbeslut, en rättegång, ett klagomål eller ett uttalande från en privatperson, och så vidare.

Papperna som representerar arbetsflödet inom företaget kan vara mycket olika: ledningsordrar, order, instruktioner, föreskrifter, standarder, säkerhetsföreskrifter, meddelanden och så vidare.

Arbeta med inkommande dokument

Det är nödvändigt att föra register över inte bara utgående korrespondens, utan även inkommande. Journalen, där brev som inkommit till företaget registreras, upprättas enligt samma regler som för skickade handlingar.

Skillnaden ligger i "locket" på formulären. Den bör innehålla följande kolumner:

• Ordinalnummer. Den är också fäst på dokumentet.
• Mottaget datum.
• Organisation som skickade dokumentet.
• Hur det togs emot (via fax, e-post eller vanlig post).
• Dokumentnamn.
• Antal exemplar.
• Vart dokumentet skickades (verkstads-, avdelnings- eller mappnamn).

Ett exempel på en av formerna för journalen för inkommande korrespondens presenteras nedan.

Om det inkommande dokumentet är en beställning eller en metodinstruktion från ledningen som mottagits av verkstaden (avdelningen) för utförande, ska registreringsloggen ange vem som är ansvarig och även anbringaframställningsnotis, datum och artistens signatur.

Vem håller register?

Varje ansvarig person som utsetts av chefen kan registrera inkommande och utgående korrespondens. I det här fallet måste denna typ av arbetsverksamhet inkluderas i hans arbetsbeskrivning eller godkännas på order av företagets chef. Kontorsarbete i organisationer sköts i regel av en sekreterare. Dessutom kan en anställd på kontoret eller en administratör (i små företag) utföra registrering av korrespondens. I vissa organisationer hanteras korrespondens av två anställda - kompilatorn och sekreteraren.

Butiker och avdelningar för också register över inkommande och utgående dokumentation. Detta görs av en anställd som är debiterad för denna typ av aktivitet på order av ledningen.

Hur ska jag registrera inkommande dokumentation korrekt?

Registrering av inkommande och utgående korrespondens är inte en svår uppgift, utan en ansvarsfull uppgift. Alla dokument som tas emot av företaget är föremål för redovisning. Om de kommer från organisationer måste de stämplas och undertecknas av chefen. Ibland krävs även underskrift av ansvariga personer, till exempel revisorn, om det är en faktura som utfärdats till företaget. Brev från individer, såsom förklaringar eller påståenden, kan endast bäras underskrift av den person som sammanställt detta dokument.

I de flesta företag måste all inkommande korrespondens granskas av chefen för att hålla sig à jour med produktionsprocesserna. Han självbestämmer vad som ska göras med de mottagna dokumenten - att acceptera för verkställighet, för att bekanta de inblandade personerna med informationen eller helt enkelt att arkivera papperet i en mapp. Därför tillhandahåller sekreteraren, efter att ha registrerat den inkommande korrespondensen i journalen, den till chefen. Han sätter en markering på varje dokument till vilken avdelning det ska skickas.

Baserat på denna "dom", antecknar sekreteraren i registret över inkommande korrespondens i lämplig kolumn det ytterligare "ödet" för varje brev. Till exempel kan en ny förordning om beräkning av premien skickas till redovisningsavdelningen, säkerhetsriktlinjer till den tekniska avdelningen och ett krav från medborgaren Ivanov till avdelningen för produktkvalitetskontroll. Detta avslutar sekreterarens arbete med den inkommande dokumentationen.

Hur håller jag reda på utgående e-post?

Ovan undersökte vi vilka papper som kan relatera till den här typen av dokumentation. I vissa organisationer måste individuella förfrågningar besvaras av en biträdande sekreterare eller kompilator. Enligt GOST R 6.30-2003.12 upprättas ett sådant dokument på en speciell blankett eller på ett tomt ark med företagets logotyp. Alla affärsbrev som skickas till en organisation eller individ måste stämplas och undertecknas av chefen. Sekreteraren ska i regel göra en kopia av handlingen som ska arkiveras i rätt pärm.

Utgående korrespondens registreras i motsvarande journal. Sekreteraren måste kontrollera om alla nödvändiga sigill och underskrifter, uppgifter om hans företag ochden organisation för vilken dokumentet upprättades, sätta på det numret som motsvarar det under vilket det är infört i journalen, avresedatumet, namnet på mappen där kopian är arkiverad. Om korrespondensen som skickas är ett svar på ett inkommande brev ska du även ange numret som det registrerades under. Dokument måste skickas den dag som anges i registreringsloggen.

Varför behöver vi korrespondensredovisning?

En del personer som är långt ifrån produktion anser att noggrann registrering av inkommande och utgående korrespondens är extraarbete, det så kallade pappersarbetet. Faktum är att korrespondensredovisning utför följande funktioner:

• Organiserar arbetsflödet.
• Säkerställer snabb respons på inkommande signaler.
• strömlinjeformar informationsutbytet inom produktionen.
• Garanterar företagets effektiva deltagande i det utländska ekonomiska livet.
• Hjälper dig att snabbt hitta det dokument du behöver.

Vikten av detta arbete är uppenbar, så du måste närma dig implementeringen på ett ansvarsfullt sätt.