Elektronisk dokumenthantering: fördelar och nackdelar, systemets kärna, sätt att implementera

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Fler och fler företag går över till elektronisk dokumenthantering, vilket innebär användning av olika program för att skapa och lagra dokument. Samtidigt har organisationen inget arkiv som innehåller papperskopior av dokument. Det finns många fördelar med elektronisk dokumenthantering, på grund av vilka företagare gärna vägrar att använda pappersdokument. Men för att byta till det måste du installera specialiserad programvara på fungerande datorer, samt utse en ansvarig medarbetare som kommer att hantera detta arbetsflöde.

Konceptet med elektronisk dokumenthantering

Det representeras av ett modernt sätt att arbeta med diverse dokumentation. Under verksamheten i vilken organisation som helst uppstår en mängd olika papper som ständigt måste skrivas ut och förvaras i ett separat rum under en lång tid.

Om en entreprenör eller ett företag har en korrekt genomfördelektronisk signatur, vilka dokument är certifierade i elektronisk form, då är det inte nödvändigt att skriva ut denna dokumentation på papper.

Fördelar med elektronisk dokumenthantering

Det finns många fördelar med att byta till elektronisk dokumentation certifierad av EDS. Det är på grund av närvaron av många positiva parametrar som fler och fler entreprenörer byter till denna metod för dokumentation. Men först bör du utvärdera fördelarna och nackdelarna med elektronisk dokumenthantering. Viktiga fördelar inkluderar:

• söker omedelbart efter nödvändig dokumentation på grund av kompetent strukturering och tillförlitlighet för lagring;
• arbetsflödesstrukturen är centraliserad;
• alla dokument kan lagras elektroniskt på olika medier och till och med på fjärrservrar, så även om en brand bryter ut på kontoret behöver du inte oroa dig för att all viktig dokumentation kommer att förstöras;
• alla dokument är lätta att registrera och godkänna;
• alla papper är undertecknade på grundval av att de skickas via elektroniska kommunikationskanaler, vilket sparar en betydande mängd tid och ansträngning för anställda i alla företag;
• vid behov kan du göra en kopia av det önskade dokumentet på några sekunder;
• revisionen är avsevärt förenklad, eftersom den utförs i elektronisk form, och du kan även bjuda in anlitade specialister för dessa ändamål som tar emot dokumentation via elektroniska kanaler.

Förmånerelektroniska dokumenthanteringssystem är betydande och obestridliga, men innan du byter till dem bör du utvärdera de negativa aspekterna av varje system.

Systemfel

Fördelarna med att implementera ett elektroniskt dokumenthanteringssystem är obestridliga, men denna process har vissa nackdelar. Dessa inkluderar:

• nödvändigtvis krävs för att registrera en elektronisk digital signatur, för vilken en stor summa pengar betalas ut;
• det finns ingen möjlighet att använda elektroniska dokument om partner inte har gått över till elektronisk dokumenthantering;
• mycket pengar och tid går åt till att installera ytterligare programvara och anställa en pålitlig anställd som sköter alla elektroniska register;
• inga strikt enhetliga format för ett sådant arbetsflöde har åtgärdats ännu;
• många entreprenörer och köpare är misstänksamma mot användningen av elektroniska dokument signerade med EDS.

Därför måste varje företagare först studera fördelarna och nackdelarna med elektronisk dokumenthantering för att kunna fatta rätt och relevant beslut.

Anledning till utveckling

Fördelarna med elektronisk dokumenthantering är många och betydande. Detta leder till att det hela tiden utvecklas och introduceras i olika företags arbete, som inte bara ärkommersiella, men också offentliga. De viktigaste förutsättningarna för dess effektiva och kontinuerliga utveckling inkluderar:

• Möjligheten för dess tillämpning i skattelagstiftningen förutses. Vissa typer av skattedeklarationer kan endast lämnas elektroniskt. Detta gäller rapporter om försäkringspremier som anges i PF för anställda, såväl som 3-NDFL-deklarationen som lämnats in till Federal Tax Service för varje anställd i företaget. Även SZV-M-rapporten för alla anställda i företaget lämnas in elektroniskt om organisationen sysselsätter mer än 25 personer. Därför tvingas vissa företag helt enkelt byta till elektronisk dokumentation, eftersom de ändå måste utfärda en EDS.
• De främsta fördelarna med elektronisk dokumenthantering inkluderar möjligheten att fixa det i bokföringen. Baserat på federal lag nr 402 kan primär redovisningsdokumentation genereras inte bara i pappersform, utan också i elektronisk form, om det är möjligt att bekräfta det med en elektronisk signatur.
• Sedan 2017 har den effektiva utvecklingen av detta dokumentflöde i rättsliga förfaranden börjat. Nu ska varje domstolsbeslut publiceras i öppna källor. Dessutom har alla företag och privatpersoner möjlighet att lämna in ett krav eller klagomål elektroniskt, vilket kräver en EDS. Därför utfärdas en elektronisk signatur inte bara av stora företag utan även av privatpersoner.
• Utvecklingen av elektronisk teknik sker snabbt, så nu har nästan alla tillgång till Internet, vilket avsevärt förenklar processen att kommunicera med andramänniskor och regeringstjänstemän.

Därför kan det hävdas att användningen av ett sådant arbetsflöde blir mer och mer efterfrågat.

En annan betydande fördel

Dessutom samarbetar många företag med företag i andra regioner eller länder, så det är mycket lättare att utbyta olika dokument när de utför elektronisk dokumenthantering. Detta gör att du kan öka försäljningsmarknaderna avsevärt och etablera kontakter med direkta tillverkare.

Detta är ytterligare en betydande fördel med elektronisk dokumenthantering. Förbättring av kvaliteten på förv altningen har observerats sedan den första dagen av införandet av ett lämpligt system.

Hur går man in?

Inledningsvis utvärderar företagets chef fördelarna och nackdelarna med det elektroniska dokumenthanteringssystemet. Om ett beslut fattas att införa det i företaget, implementeras följande steg för detta:

• Ett bolagsstämma hålls där det röstas för implementeringen av detta system.
• Om beslutet är positivt, utfärdas motsvarande order av företagets direktör.
• Det är tillrådligt att utveckla en intern förordning som styr reglerna för användning av elektronisk dokumentation.
• Välj signaturen som ska användas i processen för att signera olika dokument.
• Om en enkel signatur väljs, så anbringas den på basis av koder och lösenord, såväl som andra sätt, och tillgång till denär begränsad, därför utses en specifik person som kommer att hantera godkännandet av elektronisk dokumentation.
• Certifieringsmyndighet har v alts. Den representeras av en specialiserad organisation som sysslar med elektronisk dokumenthantering. Det är viktigt att välja ett företag som det blir lönsamt och bekvämt att samarbeta med. Du bör i förväg utvärdera kostnaden för de tjänster som erbjuds, samt de olika funktioner som kan användas under samarbetet. Det bestäms vilket ansvar det utvalda centret har för olika fel som kan uppstå i processen att upprätthålla elektronisk dokumenthantering
• Dokument förbereds på grundval av vilka ett avtal ingås med det valda centret.
• Kontraktet med den valda organisationen förklaras. Därefter skapar och utfärdar centret ett EDS-nyckelcertifikat till sin klient.
• Det finns en direkt introduktion av elektronisk dokumenthantering i organisationens arbete. För att göra detta omvandlas alla pappersdokument till elektronisk form och ett förfarande för utbyte av elektronisk dokumentation håller på att upprättas.

Fakturor kan upprättas elektroniskt, men du bör först se till att användningen av sådan dokumentation är bekväm för motparten. Detta beror på att företaget måste ha tekniska medel för att behandla dessa dokument.

Choice of EDS

Inkluderat även i fördelarna med elektronisk dokumenthantering är minskade förberedelsekostnadermånga pappersdokument. Men i vilket fall som helst måste du ta på dig vissa kostnader. De är relaterade till utförandet av en elektronisk signatur som används i processen för att godkänna elektronisk dokumentation.

ETS kan presenteras i okvalificerad eller kvalificerad form.

Okvalificerad

Den utfärdas med kryptografisk datatransformation, för vilken en speciell nyckel används, som är tillgänglig för ägaren av EDS. Det är viktigt att i förväg bestämma vem exakt i företaget som ska skriva under elektroniska papper.

Med hjälp av en sådan signatur kan du upptäcka olika ändringar som gjorts i dokumentationen efter att den undertecknades.

Qualified

För att göra detta får företaget ett speciellt certifikat som innehåller EDS-verifieringsnyckeln. För att skapa en sådan signatur beaktas kraven i federal lag nr. 63.

Vanligtvis används en sådan EDS i stora företag som försöker hålla en affärshemlighet, därför säkerställs säkerheten för elektroniska dokument på grund av den förbättrade kvalificerade EDS.

Efter att ha v alt en specifik typ av elektronisk signatur ingås ett avtal med det valda certifieringscentret.

Regler för att införa systemet i företagets arbete

Fördelarna med elektronisk dokumenthantering jämfört med papper anses obestridliga, men ofta uppstår vissa svårigheter när det implementeras i en organisations arbete. Därför inkluderar reglerna för denna process:

• initi alt utses en specialist på order av chefen, som kommer att vara engagerad i översättningen av pappersdokument till elektronisk form;
• speciell programvara är installerad på varje fungerande dator, vilket gör att du kan signera dokument med en tidigare utfärdad EDS;
• vid sammanställning, bearbetning och överenskommelse om olika underlag beaktas de grundläggande reglerna för kontorsarbete som även gäller för pappersdokument;
• elektroniska dokument måste ha alla nödvändiga detaljer, sigill och EDS;
• information kan införas i företagets regler om vilka metoder för att bekräfta åtgärder med dessa dokument som kommer att tillämpas.

Processen anses inte vara alltför svår om den är väl förstådd.

Samarbete med andra företag

Varje företag som implementerar ett sådant system i sitt arbete vill använda elektronisk dokumentation i samarbete med sina huvudmotparter. För att göra detta, när man upprättar ett avtal med ett annat företag, bör en klausul inkluderas i dokumentets text om att alla papper kommer att överföras via elektroniska kommunikationskanaler. Därefter sammanställs den nödvändiga dokumentationen och undertecknas av en tidigare utfärdad EDS. Alla EDS-verktyg måste vara certifierade, annars kan de inte användas under företagets drift.

Det är mycket lättare att etablera ett sådant arbetsflöde med olika statliga myndigheter, till exempel med den federala skattemyndigheten eller pensionsfonden. Detta beror på det faktum att sådana organisationer redan har den nödvändiga programvaran förarbeta med elektronisk dokumentation.

Hur lagras dokument?

Den största fördelen med elektronisk dokumenthantering är att det inte krävs i organisationen att avsätta ett separat rum för att skapa ett arkiv, eftersom alla papper lagras på datorer, servrar eller olika elektroniska medier. Men ändå måste varje företag betala ordentlig lagring av dokumentation så att den inte nås av obehöriga personer eller organisationer.

Under lagring av elektroniska dokument beaktas följande regler:

• en nomenklatur av fall sammanställs nödvändigtvis för hela företaget, och dess utseende och innehåll beror på det verksamhetsområde som företaget verkar inom;
• granskning av värdet på dokument genomförs;
• varje dokumentation är märkt med användning av elektronisk dokumenthantering;
• alla dokument måste arkiveras.

När dessa regler beaktas kommer det inte att vara svårt att korrekt lagra dokumentation i elektronisk form.

Slutsats

Det finns många fördelar med elektronisk dokumenthantering. Att förbättra kvaliteten på företagets arbete är en konsekvens av dess genomförande. För att göra detta är det viktigt att fatta ett lämpligt beslut för företagets ledning, välja ett certifieringscenter och utfärda en EDS. Särskild programvara installeras på datorer och de nödvändiga ändringarna görs i företagets lokala lagar.

Med hjälp av elektronisk dokumentation förenklas det avsevärtdriften av företaget, liksom det lätta att samarbeta med andra företag och statliga organisationer.