Elektronisk dokumenthantering mellan organisationer: hur fungerar det?

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Elektronisk dokumenthantering (EDM) är ett snabbt sätt att utbyta information baserat på användningen av elektroniska dokument med virtuella signaturer. Den har länge vunnit erkännande i världens utvecklade länder som ett effektivt verktyg för operativa affärer.

Essence

Elektronisk dokumenthantering mellan organisationer är en uppsättning processer för att skapa, bearbeta, skicka, överföra, ta emot, lagra, använda och förstöra dokument. Alla dessa processer utförs efter att ha kontrollerat integriteten och bekräftat mottagandet av dokument.

Reglerna för genomförandet av dokumentflödet mellan juridiska personer genomförs efter överenskommelse mellan parterna. Informationsutbytet sker med hjälp av telekommunikation och dokument lagras på elektroniska medier. Lagringsperioden för redovisningsinformation bör inte överstiga den som fastställs i lag.

Organisationersinsemellan kan utbyta formella och informella dokument med deltagarnas underskrifter. Inom entreprenörsverksamheten kan dessa vara: fakturor, avtal, fakturor, kontrakt, avtal, beställningar, meddelanden, fullmakter m.m. Information kan överföras i form av text-, tabell- och grafiska filer.

Syftet med EDI-implementering

Förutsättningar för införandet av EDI kan vara:

• minska rutinarbete;
• minska dokumentförlust;
• "transparent" arbete med dokument;
• förbättra prestationsdisciplin - tillhandahålla dokument i tid, etc.

Bland de kvantitativa målen är följande:

• Minska dokumentbehandlingstiden med 10 gånger.
• Minska kontorskostnaderna med hälften.

Elektronisk dokumenthantering mellan organisationer: hur det fungerar

I enlighet med nationell lagstiftning utförs elektronisk dokumenthantering mellan organisationer efter överenskommelse mellan de två parterna. För att utbyta data är det nödvändigt att alla deltagare är anslutna till en operatörs utrustning. Därefter måste användaren skicka en begäran om att läggas till listan över motparter. Efter att ha bekräftat begäran kan systemdeltagare utbyta data.

EDI-modulen måste utföra följande funktioner:

• Bjud in motparter att utbyta data.
• Skapa en adressbok.
• Integrera med bokföringsprogram,till exempel 1С.
• Underteckna och kryptera dokumentation.
• Structify korrespondens.
• Spåra e-poststatus.

Elektronisk dokumenthantering mellan organisationer utförs med hjälp av certifikat. Anslutning till servern och autentisering sker genom ett personligt digit alt certifikat. En EDS utfärdas till varje användare av systemet, lagras på en elektronisk Token-bärare och skyddas av en PIN-kod. Användaren måste ange sin inloggning, lösenord till det personliga kontot. Först efter det kommer han att ha tillgång till sina dokument.

Alla anställda i organisationen som är anslutna till systemet kan initiera utbytesprocessen. Innan dokumentet skickas till motparten ska det undertecknas i den digitala signaturen. Denna operation utförs med hjälp av programmet Cryptopro. Dokumentet skickas via EDI. En anställd hos motparten får ett meddelande om mottagandet av ett nytt dokument. Om han accepterar det, så sätter han också en EDS. Om du behöver göra ändringar i dokumentet skapas en ny elektronisk version. När redigeringen är klar måste du spara alla ändringar med EDS. Därefter skickas dokumentet med ändringen till motparten. Vid behov utförs elektronisk samordning av information.

Om du behöver göra ändringar igen, upprepas hela proceduren igen. Om det inte finns några klagomål på den nya versionen, respekteras dokumentet. Det slutliga provet anses vara undertecknat av två digitala signaturer. Alla versioner av dokumentet lagras på servern och är tillgängliga för visning. Så snart provet har fått status som giltigt, ändradokumentet kommer inte att fungera. Avbrutna kontrakt tilldelas statusen "Avbruten". Det är så elektronisk dokumenthantering utförs mellan organisationer.

Utrustning

Vad behövs för elektronisk dokumenthantering mellan organisationer? Först måste du välja en teleoperatör och installera speciell programvara för informationsutbyte. För det andra, med varje motpart som organisationen avser att bedriva elektronisk korrespondens med, är det nödvändigt att ingå ett "avtal om utbyte av elektroniska dokument".

Det är också nödvändigt att installera en EDI-server där alla dokument kommer att lagras. Detta kan vara både klientutrustning och "moln"-lagring. Tillgång till systemdata utifrån utförs genom en applikation som är installerad på utrustningen för anställda i organisationen. Interaktionen mellan datorer och servern sker via HTTP-protokollet med ytterligare SSL 128-kryptering. Tillgång till dokument sker endast via applikationsgränssnittet och efter att autentiseringen har godkänts.

EDF-projekt

Ett processautomationsprojekt kan ta allt från några månader till några år. Termen beror direkt på antalet processer som behöver automatiseras, organisationens resurser och ekonomiska möjligheter. Ett kort schema för införandet av EDI är följande:

• Skapar en arbetsgrupp.
• Formering av mål, deadlines och projektbudget.
• Undersök befintliga processer.
• Utveckla uppgifter.
• VäljEDI-system.
• Undertecknar ett avtal om implementering av EDS.
• Godkännande av arbetsföreskrifter.
• Fylla systemkataloger.
• Personalutbildning.
• Preliminär testning.
• Utfärdande av en order om införandet av EDS.
• Förfining av programvara och driftprocedurer.
• Startar ett pilotprojekt.
• Fullskalig övergång till EDI.

Fel i EDI-implementering

I processen att automatisera dokument bör särskild uppmärksamhet ägnas åt processer där förekomsten av papper krävs enligt lag. Du kan inte kopiera ett pappersdokument elektroniskt. Detta saktar avsevärt ner arbetsprocessen och orsakar en negativ inställning till automationsprocessen som helhet. Ingen betalar extra för att utföra dubbelarbete.

I implementeringsprocessen är det nödvändigt att utveckla en ny procedur för att arbeta med dokument, utbilda personal och först därefter engagera sig i fullständig implementering. Detta kan bara uppnås om fördelarna med att använda ny teknik kommuniceras till de anställda.

Ett annat populärt misstag är en svag studie av kraven för EDMS. Om användare måste arbeta i ett okonfigurerat system skiljer sig EDI-processen från den som tillämpas i organisationen.

Elektronisk dokumenthantering mellan organisationer: för- och nackdelar

Förmåner:

• Minska kostnaden för att skicka originaldokument med post.
• Spara lagringsutrymme för dokumentation. Allt lagras elektroniskt.
• Lätt att använda. Dokumentet skickas från en arbetsplats. En snabb sökning efter ett dokument utförs efter status (skickat, mottaget, accepterat, etc.).
• Omedelbar leverans. All skickad information kommer till adressaten inom några sekunder.
• Ett dokument kan inte gå förlorat förrän dess lagringsperiod i systemet löper ut.

Flaws:

• För att använda utrustningen måste du köpa en licens, vilket kostar mycket pengar.
• Oftast kan data endast utbytas mellan medlemmar i samma system.
• Elektronisk dokumenthantering mellan organisationer i 1C eller med någon annan programvara skiljer sig från det tidigare använda schemat. Med introduktionen av den nya algoritmen kommer alla anställda att ha frågor om hur arbetet utförs.
• Teknisk utrustning. Innan EDI införs måste organisationen köpa utrustning och utbilda anställda för att hantera det nya systemet.
• EDI utförs med en EDS, vars giltighet är 1 år. Certifikat måste spåras och uppdateras i tid. Det är också nödvändigt att kontrollera giltighetstiden för motpartscertifikat för att undvika problem med skatten.

Juridisk reglering

Vilka regler reglerar elektronisk dokumenthantering mellan organisationer? Den ryska federationens lagstiftning inkluderar federal lag nr 63 "Om elektronisk signatur", reglerna för att skicka in dokument till den federala skattetjänsten är föreskrivna i order från finansministeriet nr MMV-7-2 / 168. EDOmellan organisationer genomförs på grundval av finansdepartementets order nr 50n. Reglerna för utbyte av primära redovisningsdokument i elektronisk form är föreskrivna i ordning från Federal Tax Service No. ММВ-7-6/36@. Alla EDI-operatörer måste under sin verksamhet vägledas av ordern från Federal Tax Service nr. ММВ-7-6/253@.

SBIS

Elektronisk dokumenthantering mellan SBIS-organisationer ger kunderna följande fördelar:

• Du kan skicka dokument till alla organisationer som är registrerade på Ryska federationens territorium. Om motparten inte är medlem i SBIS-systemet kommer en anställd i företaget helt enkelt att kontakta representanten för organisationen och skicka inbjudningar att delta i systemet till sin e-post. Omedelbart efter bekräftelsen av begäran kommer informationsutbytet mellan deltagarna att genomföras utan mellanhänder.
• Du behöver inte installera programvara på din dator. Det räcker med att ha en uppdaterad version av webbläsaren och tillgång till Internet.
• Du behöver inget speciellt program för att arbeta med data. Om rapporten initi alt förbereds i programvara från tredje part, till exempel 1C, kan du ställa in dataintegration med VLIS-systemet.
• Typiskt dokumentformulär är inte installerat. Du kan skicka text, kalkylblad, bilder och mer.

SKB "Kontur"

En av de första mjukvaruutvecklarna i Ryssland levererar också utrustning för elektronisk dokumenthantering mellan organisationer. "Kontur" har utvecklat Diadoc-systemet, med hjälp av vilket utbyte av elektroniska dokument genomförs. En egenskap hos systemet är att tillgång till data kan erhållas utomlands. Företaget har utvecklat roamingtariffer speciellt för detta ändamål. Om du vill kan du komma åt data via API:et.

Vad behöver du?

För att ansluta EDI måste en organisation köpa:

• licensierad programvara;
• server;
• utför utrustningsuppgradering;
• tåg personal;
• konfigurera och integrera EDMS för att fungera med interna applikationer.

Sådana investeringar måste göras för att kunna koppla samman elektronisk dokumenthantering mellan organisationen? Inkludering i kostnaderna för tekniska supportkonsultationer, EDMS och mjukvaruuppdateringar är den andra etappen av investeringen. Dessa kostnader måste betalas månadsvis.

Slutsats

Pappersarbetsflödet ersätts av elektroniskt. Det minskar inte bara organisationens processkostnader, utan ökar också effektiviteten i verksamheten som helhet. För att EDI ska fungera framgångsrikt är det nödvändigt att tydligt formulera målen för att implementera systemet och korrekt konfigurera utrustningen.