Elektroniskt dokumenthanteringssystem (EDMS): vad är det, funktioner och rekommendationer

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

För flera år sedan talade man om elektroniska dokumenthanteringssystem som en ljus framtid. Idag används de redan aktivt i privata och offentliga företag. Men det viktigaste är att efterfrågan på EDMS hela tiden växer. Vad är ett elektroniskt dokumenthanteringssystem och hur det fungerar, låt oss överväga exemplet med system som fungerar i Ryska federationen.

Bakgrund

För att bättre förstå hur ett EDMS-program fungerar är det nödvändigt att se över de grundläggande koncepten och uppgifterna. Nyckelfaktorerna är de som avgör valet av ett visst system.

Om en organisation kan fungera under förhållanden av informell förv altning, finns det inget behov av dokumenthantering. Med tillkomsten av affärsprocesser finns ett behov av att hantera mekanismen med hjälp av ordnad dokumentation. Om du inte hanterar papper i tid kommer de att börja samlas och gå förlorade.

Ett speciellt fillagringssystem används som ett alternativ till pappersmediapå servern. Men det funkar inte länge heller. När företagets volym växer ökar behovet av att lagra och synkronisera information.

Det finns ett dilemma: om man ska använda gamla pappersmedia eller EDMS för att lagra information. Vad är så viktigt du kan få tack vare det elektroniska systemet? Öka effektiviteten i organisationen.

Ekonomisk effekt

Arbetseffektiviteten kan ökas på två sätt: minska kostnaderna eller öka resultaten. Dokument EDMS låter dig uppnå två mål samtidigt. Det vill säga, implementeringen av systemet gör att organisationen kan spendera mindre, men tjäna mer.

Minska kostnader genom minskade papperskostnader, bortkastad tid, snabbare kommunikation, förändrad företagskultur.

För att utvärdera effektiviteten av EDMS-programmet måste du beräkna tiden som spenderas på pappersarbete. Konsultföretagen uppskattar att sådan verksamhet tar upp 20 % av arbetstiden. I den ryska byråkratins system tar detta ännu mer - 60% av tiden. Införandet av EDMS kommer att minska dessa kostnader med minst 10 gånger.

Kontorsarbete och dokumentflöde

De två termerna är relaterade. Journalföring är en term som syftar på en formell uppsättning regler för att arbeta med dokument. Vissa EDMS-system kan skräddarsys enligt reglerna för kontorsarbete, men det finns också de system utifrån vilka kontorsarbete redan bildas.

Ett dokument är en enhet för informationslagring i ett EDMS. Dokumentflödet bildas avolika källor: andra system, applikationer, e-post, men framför allt - från skannade pappersmedia. Därför är skannrar och annan utrustning en integrerad del av EDMS. Systemet lagrar alla dokument, underhåller deras historik, säkerställer rörelse genom organisationen och utför affärsprocesser med dem.

I en sådan databas finns ett beslut, en instruktion och en order från SED. Genom dem styrs organisationen. Alla dokument levereras med "hjälp". Uppsättningen av fält i formuläret beror på typen av dokument. Information lagras i systemet i form av en databas för varje fält på ett sådant kort.

Funktioner och uppgifter för EDMS

Dokumenthanteringsprogrammet är utformat för att lösa följande uppgifter:

• systematisering av arbete med dokument.
• skapa dokument enligt mallar, deras registreringslagring;
• kontoautomatisering;
• dokumentklassificering.

Låt oss ta en närmare titt på funktionerna i SED. Arbetsflödesprogrammet används för:

• skapa kort.
• formar dokumentets text;
• spara data som pdf eller ms word;
• hantering av användaråtkomsträttigheter;
• skapa rutter;
• dokumentflödeskontroll;
• sändning av meddelanden, påminnelser;
• journalföring, kataloger, klassificerare;
• ordergenerering;
• sök och underteckna dokument;
• rapportgenerering.

Allmänna systemfunktioner inkluderar:

• fjärrkontrollarbeta med dokument;
• använder en DBMS för att lagra data;
• samtidigt arbete med EDMS;
• säkert genom certifikat, streckkoder och anpassning.

Fördelar och nackdelar

Att byta till SED har fler fördelar än nackdelar. Ett dåligt organiserat projekt kan dock förstöra alla fördelar med automatisering. Målen för implementeringen av EDMS måste vara uppnåeliga. Fördelarna inkluderar:

• centraliserad strukturerad lagring av information;
• samma sätt att skapa och bearbeta dokument;
• användar mallar;
• sök;
• revisionsåtkomst.

Nackdelar inkluderar höga startkostnader och rigorös användarutbildning.

Dokumentprocesser

I EDMS går den elektroniska dokumenthanteringen igenom ett antal steg, under vilka vissa egenskaper tilldelas dokumentet. Bearbetningen sker både manuellt och automatiskt. I det andra fallet, ställ in:

• villkor för övergångar mellan steg;
• ruttseparering;
• bearbetningscykler;
• starta delprocesser, timers, bearbetningsprocedurer;
• användarroller är inställda.

Typer av behandlingar:

• Skapar ett dokument.
• Redigering.
• Döper om.
• Flytta.
• Spara.
• Indexering.
• Deletion.

SED kostar

Dokumenthantering kan inte fungera fullt ut utan en licens, servrar, fullständig installation och utbildning av alla användare. Vart och ett av dessa element kräver en stor kontantinsats. Dessutom bör vi inte glömma integreringen av EDMS med andra system, uppdatering av databaser och programvara, teknisk supportkonsultation och andra underhållskostnader.

Introduktion av EDMS

Projektgenomförandet kan ta flera månader. Processen beror både på antalet dokumentationsprocesser och på finansiell, organisatorisk och resursförmåga. Implementeringen utförs enligt följande algoritm:

• skapande av en arbetsgrupp, identifiering av en ledare;
• definiera mål och mål;
• kontrollerar befintliga dokumentationsprocesser;
• utveckling av referensvillkor;
• SED-val;
• ingående av ett kontrakt för implementering av EDS;
• utveckling och godkännande av arbetsföreskrifter;
• Kontrollerar det ursprungliga innehållet i kataloger;
• EDS-förtest;
• utbildar personal på jobbet;
• testimplementering av EDMS;
• analys av testresultat;
• felkorrigering;
• fullständig implementering av EDMS.

Implementeringsfel

Särskild uppmärksamhet bör ägnas de processer som kräver ett pappersdokument. Det största misstaget är kopieringen av ett pappersdokument med ett elektroniskt. Detta komplicerar arbetet och orsakar en negativ inställning till automatisering. Ingen betalar extra för att göra dubbelarbete. Det är nödvändigt att bygga automationsprocesser utanduplicering. Det andra misstaget är personalens oförberedelse. Oftast uppfattas nya processer med fientlighet. Därför är det nödvändigt att förklara för anställda varför ett EDMS överhuvudtaget införs, så att de medvetet närmar sig inlärningsprocessen.

Dokumentlagringsteknik

I EDMS består elektronisk dokumenthantering av attribut, utifrån vilka sökning, klassificering, gruppering och rapportering utförs. Ibland skapas ett dokument enligt en mall, ibland genom att data överförs från en databas. Attribut lagras i tabeller. Själva filen placeras i lagringsmappen, informationen från den placeras i DBMS-katalogen. Endast EDMS-användare kan komma åt data.

Vad är inline-skanning?

Full behandling av dokument med efterföljande placering av deras prover i arkivet utförs med hjälp av skannrar. Under skanningsprocessen är det möjligt att automatiskt skapa en streckkod på dokumentet och registrera den i databasen med efterföljande riktning längs den angivna rutten.

Optisk textigenkänning

Detta elektroniska dokumenthanteringssystem EDMS konverterar en elektronisk bild av ett dokument i foto- eller jpeg-format till textformat. I detta fall används speciell programvara i form av en fristående applikation eller integrerad ESCOM. BPM i EDMS. Vad är ESCOM. BPM? Detta är ett program för att känna igen dokument som skrivits med olika typsnitt. Det är dock värt att notera att fristående applikationer har fler funktioner och känner igen även handskriven text.

Barcoding

Denna teknik tillhandahåller en uppsättning procedurer för att skapa och applicera en grafisk streckkod på ett dokument. En unik streckkod genereras via systemservern. Det ger också dokumentidentifiering, snabb sökning i databasen och distribution på lagringsplatser. Vid registrering av ett dokument skrivs en streckkod som motsvarar den elektroniska kortidentifieraren på etiketten. Den är limmad på pappersversionen av dokumentet.

EDS

Digital signatur låter dig verifiera dokumentets korrekthet och oföränderligheten av data. Signering utförs med hjälp av en kryptografisk leverantör och en mjukvarunyckel - ett certifikat. Den senare är en fil i ett speciellt format, som återskapas i licensutfärdandecentret. För att säkerställa informationens säkerhet bör du lagra certifikatet på ett smartkort eller I-Token-nycklar. De är skyddade av en PIN-kod. Om PIN-koden skrivs in felaktigt flera gånger kommer certifikatet att blockeras automatiskt.

Fulltext- och attributsökning

Attributsökning utförs genom ett speciellt formulär som använder flera värden från kortfälten. Till exempel söker kriteriet "Konto" efter data i fältet "Mottagare" eller "Avsändare". Samtidigt jämför systemet de angivna kriterierna med uppgifterna i korten och matar in i resultatet de kort som matchade. Sökningen baseras på en exakt eller partiell matchning.

Fulltextsökning utförs enligt uppgifterna idokument, inklusive ordformer genom inbyggda DBMS-verktyg som MS SQL SERVER, ORACLE. För en fullfjädrad sökning måste filerna läggas in i databasen i formatet av ett dokument (doc), tabell (xls), presentationer, meddelanden.