Förhandsrapport om en affärsresa. Blankett för förhandsrapport

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2024-01-17 19:08

För att redogöra för medel som ges ut till anställda i organisationen för resor eller andra behov används en särskild blankett. Det kallas för "reserapport i förväg". Detta dokument är ett bevis på användningen av pengar. Grunden för utfärdandet av medel är chefens ordning. I den här artikeln hittar du ett exempel på en förhandsrapport om en affärsresa, lär dig reglerna för att skicka in formuläret.

Dokumentflöde

För att skickas på en affärsresa måste du utfärda:

• order;
• tjänsteuppdrag;
• ID.

Vid returen ska en rapport om slutförandet av ett serviceuppdrag lämnas in.

Den anställde ska alltid ha med sig ett resebevis. Vid varje punkt görs anteckningar om ankomsttid och avgångstid i den. Enligt art. 168 i Ryska federationens arbetslagstiftning måste arbetsgivaren ersätta den anställde för sådana utgifter: resor, boende, dagpenning, andra kostnader som överenskommits med ledningen.

Vanligtvis pengarutfärdas till arbetstagaren före avresan. I enlighet med bestämmelserna om utförande av kontanttransaktioner på Ryska federationens territorium utförs denna operation av en kontantorder (RKO) på grundval av en anställds ansökan, som anger beloppet och villkoren. Pengar tillhandahålls: kontanter från kassan, bankcheck, företagskort, postanvisning.

Design

Sedan 2002 har juridiska personer av alla former av ägande använt en speciell blankett nr. AO-1. Förhandsrapporten om en affärsresa, vars form kan hämtas från företagets redovisningsavdelning, fylls i i ett exemplar inom tre dagar från returdatumet. Den skickas in för verifiering till ekonomiavdelningen.

Följande data anges på framsidan:

• organisationsnamn;
• dokumentnummer och datum;
• namn på underavdelning;
• F. I. O. anställd, hans befattning;
• utnämning av fonder: hushållsbehov, affärsresa, inköp av material etc.;
• data om den tidigare förskottsbetalningen, om någon, deklareras i tabellen. Det utfärdade beloppet, den använda delen, saldot av medel eller överutgifter (i rubel och kopek) anges också här.

Förhandsrapportformuläret fylls i på båda sidor. På baksidan finns en lista över dokument som bekräftar utgifter (checkar, biljetter, kvitton etc.), deras nummer och datum samt utgiftsbeloppet. Under bordet måste den ansvarige personen sätta sin underskrift.

Räkenskapsanteckningar

Efter att ha mottagit formuläret måste ekonomiansvarig fylla i följandedetaljer:

• "kontopost" - transaktioner med underkontonummer som återspeglar de använda beloppen;
• sammansättning av ansökningar - antal inlämnade dokument;
• det godkända beloppet som spenderats registreras och undertecknas av chefsrevisorn;
• bet alt saldo eller övertrassering utfärdat;
• nummer och datum för PKO eller RKO;
• under klipplinjen finns ett kvitto på godkännande för verifiering av dokument. Här registrerar revisorn den anställdes initialer, rapportens nummer och datum, det använda beloppet (i ord), antalet tillhandahållna dokument.

Den ifyllda reseräkningsrapporten skickas in för godkännande till organisationens chef.

När medarbetaren kommer tillbaka från en affärsresa måste den anställde lämna över:

• certifikat;
• tjänsteuppdrag;
• förskottsreserapport med dokument som bekräftar utgifter.

Om ett kort användes måste checkar från uttagsautomater bifogas. Vid tjänsteresa utomlands måste den anställde tillhandahålla kopior av passet och sidor märkta med datum för gränspassage.

Reserapporten, vars exempel kommer att presenteras nedan, skickas till chefen för godkännande. Den outnyttjade delen av medlen återlämnas omedelbart till kassan eller innehålls från lönen. Det maximala beloppet är begränsat till 20 % av inkomsten, i sällsynta fall - 50 %.

Mata in data i programmet "1C Accounting"

Baserat på genomförda ochgodkänd förhandsrapport genererar programmet inlägg om användningen av medel. För detta tillhandahålls ett dokument med samma namn, som öppnas via Kassamenyn i verktygsfältet.

I journalen måste du skapa ett nytt formulär genom att klicka på knappen "Lägg till". Följande uppgifter är ifyllda:

• "Phys. person" - Fullständigt namn på den anställde.
• "Destination" - "resekostnader".
• På fliken "Förskott" i tabelldelen av dokumentet, numret på den CSC för vilken medlen utfärdades.
• Längst ner i fönstret, i fältet "Ansökan", anges antalet inlämnade dokument.
• På fliken "Övrigt" är de utgifter som anges i dokumentet "Reserapport" undertecknade.

Exempel

Biljett nr 8956 från 20/03/14 - 2500 rubel. utan moms.

Kvitto för boende nr 1245 daterat 20/03/14 - 2400 rubel. utan moms.

Referensberäkning (dagpenning) - 600 rubel. utan moms.

Efter att dokumentet har lagts upp ska inlägg genereras: DT 26 KT 71.01.

dagpenning

Detta är en separat del av kostnaden, som inte är dokumenterad. Pengarna ges ut för den anställdes eget behov. Dagpenningen är densamma för alla avräkningar. Enligt lagen är den maximala dagpenningen som inte är föremål för personlig inkomstskatt 700 rubel. Belopp som överstiger denna siffra bör beskattas med en skattesats på 13 %. Dagtraktamenten för tjänsteresor utomlands beror på destinationslandet. Beräkningen görs på kalenderdagar inklusive helger ochsemester, restid. Betalning kan ske kontant baserat på den anställdes ansökan eller via banköverföring. Det andra alternativet används oftare. Men vid överföring av sådana belopp till "löne"-kort kan skatterisker uppstå som är förknippade med omskolning av medel. För att undvika konflikter måste organisationen i redovisningsprincipen återspegla möjligheten att överföra pengar till eventuella uppgifter om anställda. Annars kan statliga myndigheter debitera dem ytterligare personlig inkomstskatt, försäkringspremier samt straffavgifter och böter.

Några ord om utländska affärsresor. Organisationen kan ge ut pengar till en anställd i kontanter i rubel, utländsk valuta eller överföring till ett kort. Dagpenningen bestäms av kollektivavtalet eller lokala rättsakter. Uppehållstiden på en affärsresa beräknas enligt märkena i passet. Vid påtvingad försening på vägen betalas dagpengar efter ledningens gottfinnande.

Exempel på en utgiftsrapport för affärsresa

FöretagsnamnEDRPO-nummer

Utgiftsrapport nr 10 av 2015-01-04

Individuell: Ivanov A. A. Avdelning: Verkstad Position: Elektriker

Destination: hushållsbehov

Rapport om användning av medel som tillhandahållits för en affärsresa nr _-_eller under rapport nr RKO -15 daterad 2015-04-19 belopp 500 rubel. 00 kop.

Saldo/ Överutgifter från tidigare förskott	Date	Mål	Amount	Saldo/överskridande
-	20.04.15	Motorolja	500 rub.	0, 00
Tot alt			500

Rapport kontrollerad:Tot alt mottaget: 500 rub. 00 kop.

Tot alt återvänt till godkännande: 0 rub. 00 kop.

(fylls i av revisor)

Tot alt mottaget: 500 RUB

Spenderade 500 rubel. 00 kop.

Saldo: RUB 0,00

Rapport bekräftad till ett belopp av: 500 rubel. 00 kop.

Överskridande: 0 rubel 00 kopek.

Bilaga: 1 dokument

1. check nr. 1245 daterad 2015-04-20.

Betalat saldo till ett belopp av _ utfärdat av PKO nr._ daterat _ Överskridande utfärdat av: Kassaregister nr. _ daterat _.

Datumsignatur

Så här fylls förhandsrapportformuläret i. Alla utgifter är fasta med hänsyn till kopek.

Slutsats

Resekostnadsrapporten bekräftar anställdas användning av medel. Formuläret anger: av vem, när och hur mycket pengar som spenderades. Alla checkar och kvitton bifogas den, som bekräftar användningen av pengar. Blanketten skickas för verifiering till ekonomiavdelningen och sedan till organisationens chef.