Uppgifter och syfte med resan: exempel

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Vet du hur man korrekt anger syftet med affärsresan? Ett exempel kan givetvis lätt hittas på alla möjliga professionella forum för revisorer eller HR-specialister. Men det är inte alltid motiverat att kopiera någon annans erfarenhet.

Det finns ingen lista över affärsresor i bestämmelserna. Anledningen till att en anställd reser bör dock anges på ett sådant sätt att utgifter för resor och dagpenning kan redovisas för att minska den skattepliktiga inkomsten.

För detta är det viktigt att överväga ett antal punkter.

Vilka?

Utövande revisorer ger enkelt olika exempel på reseändamål och pekar på följande:

1. En anställds affärsresa måste helt klart vara i företagets intresse. Syftet med tjänsteresan är formulerat på ett sådant sätt att det är tydligt: ”resan” är till nytta för företaget, bidrar direkt eller indirekt till att företaget tjänar vinst, ökar aktivitetsvolymen och förbättrar kvaliteten på varor och tjänster. arbetstagareorganisationen kan inte skickas på affärsresa, och ställer inför honom uppgiften att "vila", "återhämta styrka" eller "återhämta sig". Semester ges för detta - årligen eller av hälsoskäl.
2. Syftet med resan ska inte strida mot den anställdes arbetsbeskrivning. Så en revisor kan inte skickas på affärsresa för att förhandla med kunder. Och företagets kommersiella direktör kan inte skickas till en annan stad i syfte att "transportera anställda."
3. Anledningen till att göra en affärsresa bör överensstämma med längden på "resan" och dess rutt. Om syftet med resan till exempel är deltagande i en utställning, är en anställd i organisationen skyldig att "förflytta sig" i motsatt riktning inom ett dygn efter evenemangets slut.
4. Extremt försiktig med att motivera affärsresor på helger. Om en anställd på företaget åker till en annan stad, till exempel för att förhandla på måndag, och restiden är en dag, kan du åka tidigast på lördag kväll. Annars kan kostnaden för biljetter eller bränsle inte hänföras till utgifter.
5. Det är bäst att undvika allmänt språk. Det är viktigt att ange varför just en anställd i organisationen skickas till arbete utanför den fasta tjänstgöringsorten. Annars kan registeransvariga tvivla på lagligheten av att hänföra resekostnader till skatteredovisning.
6. Syftet med resan bör formuleras på ett sådant sätt att det går att dra en entydig slutsats om huruvida den tilldelade uppgiften är genomförd eller inte. Efter resan kommer den anställde att behöva lämna en rapport om resultaten,bifoga dokument som bekräftar slutförandet av uppgiften. Förresten, en situation är möjlig när syftet med resan inte uppnås. I det här fallet kräver arbetsgivaren att den anställde tillhandahåller en "förklarande notering" som anger skälen till att arbetsuppgiften inte kunde slutföras. Med detta dokument kan resekostnader accepteras för skatteredovisning.
7. Om syftet med resan är omfattande, består av flera uppgifter, är det också viktigt att skriva ner separata uppgifter för resan, var och en av dem måste också bekräftas.
8. Om en specialists arbete är att resa i naturen och att flytta till en annan ort är kopplad till utförandet av vardagliga angelägenheter, så erkänns en sådan "resa" enligt arbetslagen inte som en tjänsteresa kl. alla.

Alla anställda kan skickas på affärsresor?

Detta är lika viktigt som frågan om hur man bestämmer syftet med resan. Exempel på fall där en arbetsgivare fick böter för att ha skickat en anställd som inte kunde skickas på en resa till en annan stad är inte isolerade.

Innan du skickar en anställd till en annan stad eller ett annat land är det viktigt att tänka på att:

1. Det är strängt förbjudet att "utrusta på vägen" gravida kvinnor och minderåriga arbetare (förutom personal som är anställd inom kreativitet).
2. En anställd som skickas på tjänsteresa måste ha ett anställningsförhållande med arbetsgivaren. Vid avresan ska ett hyreskontrakt redan ingås, upprättati enlighet med tillämpliga lagar.
3. Det finns kategorier av medborgare som har rätt att vägra tjänsteresor. Att skicka dem till en annan stad eller ett annat land i officiell verksamhet är endast tillåtet med deras skriftliga medgivande.

Sådana personer inkluderar:

• Mödrar till barn under 3 år.
• Föräldrar eller vårdnadshavare till funktionshindrade under 18 år.
• Medborgare som tar hand om sjuka familjemedlemmar, i enlighet med en medicinsk rapport.
• Mödrar och pappor som uppfostrar barn under 5 år utan makar.

Anställda som inte tillhör dessa kategorier är föremål för disciplinärt ansvar för underlåtenhet att följa ordern att åka på affärsresa. I vissa fall kan du till och med avskeda en anställd som vägrade åka till en annan stad i företagets affärer.

Vilka dokument beskriver syftet med resan?

Fram till 2015 utfärdades en anställds resa:

1. Beställning.
2. Service Assignment.
3. Rese-ID.
4. Rapport.

För närvarande anges alla egenskaper för "resan" i beställningen. De enhetliga formerna för "serviceuppdrag", "resecertifikat" och "rapport" har avbrutits.

För att bekräfta resans faktum och uppfylla beställningen är: biljetter, fraktsedlar, kontroller av bränsle och smörjmedel, rapporter, förklarande anteckningar, förhandlingsprotokoll, utbildningsintyg, slutna kontrakt, inventeringar.

Från sammansättningen och innehållet i dessa dokument bör det framgå attom det avsedda syftet med resan har uppnåtts.

Låt oss titta på hur affärsreseuppgifter definieras för olika kategorier av anställda.

Direktör

Arbetet av de första personerna i företag förknippas ofta med "resor".

En företagsdirektörs tjänsteresa utfärdas i regel inte genom en order, utan genom en order som innehåller frasen: "Jag åker på tjänsteresa med syfte att …".

Chefen för företaget kan åka på affärsresa, i synnerhet för att erövra nya marknader, söka efter kunder, sluta avtal om leverans av produkter. Vad skulle syftet vara med regissörens resa i det här fallet? Exempel:

• förhandla och ingå ett kontrakt med Firma LLC;
• förhandlar med deltagarna i konferensen "Products of the Future" i N-sk "_"_ 20_;
• demonstration av prover av produkten "Item-1" från företaget LLC "Large Customer";
• presentation av varor för JSC Good Client.

Företagets första person kan också resa till en annan stad eller ett annat land för att träffa företagets befintliga kunder. För det här fallet har HR-specialister redan listat ut hur man skriver in syftet med resan i resecertifikatet. Exempel:

• diskussion av villkoren i kontraktet för leverans av produktionsutrustning från Our Friend LLC;
• godkännande av upphandlingsplanen för andra halvåret _ med JSC-bekymmer.

Företagsledare då och dåskickas till andra städer eller länder för att "öppna en ny filial av företaget." En sådan formulering av det önskade resultatet är också acceptabelt i dokument. Men i det här fallet är det värt att identifiera både målen och målen för resan. Exempel:

“Jag åker till N-sk för att organisera arbetet med en ny strukturell enhet.

Uppgifter:

• Undersök målmarknaden.
• Testa och anställa en anställd för tjänsten som filialchef.
• Samordning med chefen för grenen av arbetsplaner för _ år.”

Dessutom kan chefen för ett litet företag, såväl som en specialist på inköpsavdelningen, åka till en annan stad eller ett annat land för att köpa ny utrustning, ingå avtal om leverans av råvaror, material, komponenter, och förhandla om villkoren för samarbete med leverantörer. I detta fall bör dokumenten också korrekt ange syftet med regissörens resa. Exempel:

• förhandlar med LLC "Partner" om köp av en sändning av varor "Thing";
• ingående av ett avtal för köp av produkter från Pomoshnik LLC;
• anskaffning av utrustning "Maskin";
• studie av prover av "Shtuka"-produkten från Producer LLC.

Hur kan syftet med affärsresan för företagets första person annars formuleras? Exempel:

• personalutbildning;
• deltagande i en utställning, seminarium, konferens" (besöka evenemang relaterade till företagets finansiella och ekonomiska verksamhet);
• professionell utveckling;
• bemästra ny teknik;
• kontrollera kvaliteten på arbetetenheter.

Försäljningschef

På avdelningar som sysslar med försäljning av varor och tjänster är syftet med tjänsteresor som regel föreskrivet i detalj. Anställda får detaljerade skriftliga instruktioner som anger vilka uppgifter som måste utföras och vilka kvantitativa indikatorer som uppnås.

Först sätts huvudmålet för försäljningschefens affärsresa. Exempel:

• ökande försäljningsvolymer i regionen;
• marknadsundersökning;
• förhandlar med potentiella kunder.

Det "stora" arbetsuppdraget är uppdelat i etapper, efter att vart och ett av dem är slutfört, upprättar den anställde en skriftlig rapport. Säljchefen får ofta följande "delmål":

• gör besök hos befintliga kunder enligt besöksschemat;
• besök potentiella kunder enligt mötesschemat;
• samla information om en ny marknad för marknadsavdelningen;
• besök konkurrenters butiker, gör en jämförande analys.

ingenjörer, produktionspersonal

Affärsresor för dessa kategorier av anställda är långsiktiga, eftersom de vanligtvis förknippas med att säkerställa effektiv drift av maskiner, automatiska linjer, robotar.

För ingenjörer och arbetare är det också mycket viktigt att korrekt formulera resans syfte i resebeviset. Exempel:

• installation, justering av utrustning;
• utbilda ansvariga medarbetare att arbeta med produktionslinjen;
• kontrollera, testa driften av maskiner;
• garantireparation, serviceunderhåll av enheter som levereras under kontraktsnummer _ daterat "_" _;
• underhållsarbete, utrustningsunderhåll.

Många ingenjörer åker på affärsresor för att kommunicera med kollegor och få ny praktisk kunskap. Detta är ett mycket vanligt syfte med en affärsresa. Exempel:

utbyte av erfarenhet med utvecklarna av "kraftfulla" enheter

Revisor

Revisorer reser till andra städer för att kontrollera kvaliteten på redovisningsspecialisternas arbete, utbilda anställda, samla in information och sammanfatta företagets finansiella och ekonomiska aktiviteter.

En vanlig revisor kan ge sig ut på en resa för att förbättra sina kunskaper, utbyta erfarenheter med kollegor, delta i ett möte.

Hur kan syftet med en revisors affärsresa formuleras? Exempel:

genomföra en internrevision, kontrollera korrektheten av reflektionen i redovisningen av filialens finansiella och ekonomiska verksamhet

Alla andra syften med resan som motsvarar revisorns arbetsbeskrivning är också acceptabelt. Exempel:

mottagningsbesök

Jordbruksarbetare

Bönder, agronomer, maskinoperatörer, boskapsuppfödare, fjäderfäuppfödare ställs inför behovet av att åka på affärsresor, kanske mycket oftare än "urban"-specialister. När de arbetar på landsbygden måste de ständigt vara i kontakt med "civilisationen": köpa frön, djurfoder, delta i utställningar om nationalekonomins prestationer, bekanta sig med ny teknik och slutligen sälja produkter till stadsföretag och privatpersoner, marknadsföra besökare.

I enlighet med målen för en viss resa formuleras syftet med lantarbetares affärsresa. Exempel:

• köp av konstgödsel;
• skaffa tillståndsdokumentation;
• presentation av ett investeringsprojekt på en specialiserad utställning;
• deltagande i bondekonferensen, erfarenhetsutbyte;
• anskaffning av specialutrustning;
• sälja produkter på stadsmässan;
• leverans av en sändning av varor till anläggningen JSC "Customer".

Driver

En annan kategori av arbetare vars yrke är förknippat med frekventa resor är chaufförer. Deras arbetsuppgifter inkluderar transport av företagets anställda, varor, värdesaker, dokument.

Det beror på den specifika uppgiften hur man skriver in syftet med resan i beställningen. Förarexempel:

• leverans av varor till vår kund LLC (adress);
• transport av den kommersiella direktören;
• leverans av varor och material, mottagande av fakturor.

Hur kan syftet med en förares affärsresa se ut? Exempel:

• köp av bilreparationsdelar;
• schemalagd fordonsdiagnostik;
• leveransoriginal transaktionsdokumentation.

Forskare

Forskare, forskare, experter, teoretiker från olika branscher, lärare vid gymnasie- och högre utbildningsinstitutioner åker på affärsresor för att delta i konferenser och tävlingar, dela erfarenheter, studera unika källor, besöka specialiserade utställningar och museer, delta i arkeologiska utgrävningar.

Hur kan syftet med tjänsteresan formuleras? Exempel:

Insamling av information för vetenskapligt arbete på ämnet (namn)

Eller:

Undersöker originaldokumentationen

Slutsats

Det är inte alls nödvändigt att använda de vanliga "villkoren" som vanligtvis beskriver syftet med en affärsresa. Exempel underlättar bara processen att välja "lämpliga" ord. Många anställdas erfarenhet visar att formuleringen av uppgiften kan vara gratis.