Exempel på typisk arbetsbeskrivning för en arkivarie

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Befattningen som en arkivanställd kallas arkivarie. Huvuduppgiften för en specialist på detta område är att upprätta själva arkivets arbete och cirkulationen av dokumentation i den. Sådana yrkesmän behövs överallt där det finns en stor omsättning av officiella papper, särskilt i organisationer relaterade till försäkring, finans och i synnerhet i statliga företag. Huvuddokumentet som en nyanställd måste hänvisa till är arkivariens arbetsbeskrivning.

Allmänna bestämmelser

Endast chefen för ett företag kan acceptera eller avskeda en arkivarie. Och först och främst måste han hänvisa till den nuvarande lagstiftningen i landet. Instruktionen måste ange den person som är närmaste chef för den specialist som innehar denna position.

För att arbeta som arkivarie måste en person få en grundläggande yrkesutbildning och sedan kan han antas till en tjänst även utan erfarenhet inom detta område. Det finns ett alternativ somen person med gymnasieutbildning eller allmän utbildning kommer att få arbete, men då måste han få särskild utbildning i denna riktning. Erfarenhet krävs inte för denna tjänst.

Vad du behöver veta

Arbetsbeskrivningen för en företagsarkivarie antyder att den anställde måste ha vissa kunskaper: han är skyldig att studera reglerna, instruktionerna och hela listan över juridiska dokument relaterade till hanteringen av arkiv i denna organisation. Dessutom måste han veta hur man lagrar, använder dokument, samt enligt vilka standarder de accepteras och överlämnas. Hans kunskap bör innefatta ett enhetligt statligt system för kontorsarbete. Dessutom måste han förstå hur beskrivningarna av de bevarade dokumenten är sammanställda, vilka av dem som behöver förvaras permanent och vilka endast tillfälligt, och även upprätta handlingar angående deras förstörelse.

Arbetsbeskrivningen för en biträdande arkivarie innebär att han måste veta hur akter arkiveras, enligt vilka regler de är förberedda för efterföljande användning och bevarande, hur register förs och rapporter upprättas på företaget. Denna person måste förstå strukturen på företaget där han arbetar, liksom reglerna för användning av utrustning och alla tekniska medel som krävs för att utföra arbete i arkivet. Dessutom måste han känna till alla interna regler och lagar i organisationen, inklusive arbetarskydd, brandsäkerhet, rutin och så vidare.

Ansvar

Arbetsbeskrivning för en arkivarie vid en budgetinstitutionförutsätter att han ska utföra vissa funktioner: genomförandet av arbeten relaterat till arkivverksamheten, bevarandet av dokumentation som kommer in i arkivet, registreringen av inkommande handlingar, utvecklingen av nomenklaturen och verifiering av riktigheten av arkiveringsärenden innan de lämnas in. till arkivet. Om det finns ett sådant behov, krypterar han lagringsenheterna, organiserar placeringen av ärenden och för in dem i registret.

Arbetsbeskrivningen för arkivarien vid en medicinsk institution föreslår att han måste förbereda sammanfattande beskrivningar av den lagrade dokumentationen, distribuera den i tillfälliga och eviga enheter. Den måste föra register och omedelbart förstöra dokument som redan har löpt ut och utveckla ett system som gör det möjligt att snabbt och enkelt hitta önskat dokument.

Övriga funktioner

Dessutom kräver hans officiella plikter hans närvaro under undersökningar för värdet av dokument för vetenskapen och inte bara. Han måste se till att dokumenten förblir intakta, vid behov utföra restaureringsarbeten med dem. Denna specialist säkerställer också att arkivet har alla nödvändiga förutsättningar för normal lagring av dokument.

Arkivarien ska övervaka implementeringen av brandskyddsregler, samt använda moderna tekniska medel för att arbeta med dokument. Han är skyldig på begäran av anställda och besökare i organisationenutfärda kopior eller original av arkivdokumentation, upprätta intyg med hjälp av den information som finns i arkivet och förbereda rapporter om sitt arbete.

Rättigheter

Arbetsbeskrivningen för en medicinsk arkivarie antyder att han har vissa rättigheter. Han kan begära och få handlingar som rör hans arbetsverksamhet. Om det behövs kan han samarbeta med specialister från andra avdelningar i företaget eller från andra organisationer, om detta kommer att hjälpa honom att lösa sina kompetenta problem. Om det finns ett sådant behov kan han företräda sitt företags intressen i andra organisationer i alla frågor som har direkt samband med arkivets arbete.

Ansvar

Arbetsbeskrivningen för en arkivarie förutsätter att han är ansvarig för underlåtenhet att fullgöra sina plikter och dålig kvalitet på arbetet, för att ge falsk eller förvrängd information om utförda uppgifter, för att vägra att utföra order från sina överordnade.

Dessutom är han ansvarig för situationer där förseelser, säkerhetsöverträdelser eller andra åtgärder som hotar företagets normala drift har identifierats, och den anställde inte rapporterade dem och inte vidtog några åtgärder för att eliminera problemet. Arkivarien är ansvarig för att ha brutit mot normerna för arbetsdisciplin.

Arbetsvillkor

Arbetsbeskrivningen för en arkivarie föreslår att ledningen för organisationen bör bestämma timmarna för hans arbete i enlighet med arbetetlagstiftning. Vid behov måste företaget förse honom med en arbetsplats som tar hänsyn till alla normer och standarder, samt allt som behövs för affärsresor, inklusive lokala. Han har också rätt att underteckna handlingar inom hans behörighet.

Slutsats

Det huvudsakliga dokumentet som en specialist som accepteras för denna position bör förlita sig på är arbetsbeskrivningen för en arkivarie. Oavsett vilken organisation han arbetar i är rättigheterna, skyldigheterna, funktionerna och kunskaperna praktiskt taget desamma och kan variera beroende på ett visst företags behov och vilka uppgifter ledningspersonalen tilldelar sina anställda.

Sådant arbete kräver uppmärksamhet, uthållighet, kunskap om reglerna för säkerheten för viktiga papper, kunskap om att värdera vissa dokument, samt förmåga att systematisera, snabbt hitta och kryptera dokument. En viktig faktor är också att arbeta med människor, eftersom arkivariers yrke innebär utfärdande och mottagande av olika dokumentation, kontroll av riktigheten av dess sammanställning och äkthet. Endast en uppmärksam person som är redo att arbeta med en stor mängd information och representera företagets intressen i andra organisationer kommer att kunna utföra arbetsuppgifter korrekt och tillförlitligt i denna position.