Företagskortrapport: exempel. Redovisning av ett företags bankkort

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2024-01-17 19:08

Nyligen har företagskortbetalningar blivit vanliga för de flesta företag. Dessa betalningsinstrument är enkla att använda.

Att bokföra företagskort är ganska enkelt. Erfarna revisorer har som regel inga problem med att registrera transaktioner. Svårigheter kan uppstå vid sammanställning av en rapport på ett företagskort av en anställd som det utfärdats till. Tänk sedan på funktionerna i reflektionen av transaktioner.

Allmän information

Företagskort kallas bankkort, vars medel tillhör organisationen. De används för att betala för de utgifter som de anställda ådrar sig som en del av deras yrkesverksamhet.

Det är möjligt att betala med företagskort för utgifter för resor, affärer och gästfrihet. Detta betalningsinstrument används inte för den anställdes personliga syften, kreditering av hennes inkomster eller sociala förmåner.

Visningar

Det finns kredit- och betalningskort (betalkort). Genom att användaden sista betalningen görs på bekostnad av medel som finns på företagets konto, eller övertrassering.

På kreditkort respektive utförs avräkningar på bekostnad av lånade medel från bankstrukturen.

Funktioner i operationen

Påfyllning görs via banköverföring. För att göra detta skickas en betalningsorder till bankorganisationen.

Medlen spenderas endast med användning av kortet. Det kan vara både vanliga icke-kontanta transaktioner och kontantuttag.

Företagskort är inte föremål för avvecklingsgränser som fastställts av centralbanken för kontantbetalningar. Under tiden kan bankorganisationer, vägledda av centralbankens rekommendationer, sätta en gräns för emission. Till exempel, på ett Sberbank-företagskort är det maximala beloppet 100 tusen rubel per dag.

Fördelar med betalningsinstrument

Följande fördelar med att använda företagskort kan noteras:

• Kontrollera de anställdas utgifter. Först kommer alla transaktioner att återspeglas på företagets konto. För det andra genereras en företagskortsrapport, som återspeglar alla utgifter som uppstått under en viss period.
• Möjlighet att använda pengar när som helst. Tillgång till pengar på kontot är dygnet runt.
• Spärra kortet snabbt vid problem.
• Möjligheten att använda pengar på affärsresor utomlands. Det finns inget behov av att köpa utländsk valuta när du lämnar Ryska federationen. Samtidigt är det möjligt från Rysslandfyll på kontot för en anställd som är utomlands omedelbart.
• Betydande tidsbesparingar vid bokning och betalning av biljetter, hotellrum.

Meddelande från Federal Tax Service and Funds

Information om det öppnade kontot måste skickas till FIU, VSS och skatteverket. För närvarande skickas meddelandet av bankorganisationen själv, som betjänar kontot.

Anmälan görs inom 7 dagar (fungerar).

Viktiga nyanser

Företagskort för juridiska personer utfärdas för specifika anställda i företaget, dvs. de är registrerade.

Spegling av verksamheten i bokföring på företagskort utförs som regel på ett separat konto.

Ett bankkonto kan öppnas både i rubel och i utländsk valuta. I det här fallet, i det första fallet, finns det inget behov av att öppna ett extra konto i utländsk valuta. Enligt Centralbankens förordning nr 266-P kan betalning med företagskort även göras i en valuta som skiljer sig från kontots valuta. När man tar emot till exempel dollar, kommer bankens system att konvertera det nödvändiga beloppet (omvandla automatiskt rubel till dollar).

Utgiftsändamål

Lagande lagar upprättar en lista över transaktioner som kan utföras i utländsk valuta med ett företagskort:

• Kvitto av kontanter utländsk valuta utomlands i Ryska federationen för att betala för gästfrihet, resekostnader.
• Betalning av utgifter (representant/resor) i handels-/serviceorganisationer i utländsk valuta utanför Ryssland.

Andra operationer anses vara olagliga. Övervakning av efterlevnaden av listan utförs av bankstrukturen.

Lokal organisationsdokument

Företaget bör utveckla en handling som definierar de grundläggande reglerna för användning av företagskort. Detta dokument måste installeras:

• Lista över transaktioner och utgifter som en anställd får göra.
• avräkningsgränser.
• Procedur för att skicka en rapport på ett företagskort.
• Information om otillåtligheten av att lämna ut PIN-koden till tredje part.
• Sista datum för en anställd att lämna in en förskottsrapport på ett företagskort. I samma stycke är det lämpligt att lista de dokument som ska bekräfta informationen.

Också:

• Kretsen av anställda som har rätt att få företagskort bestäms av chefens ordning.
• Sluta ansvarsavtal med relevanta anställda.
• Anställda-kortinnehavare bör känna till proceduren för att använda signaturkort.

Returen och utfärdandet av betalningsinstrument förvaras i en särskild reskontra.

Reflexionsfunktioner

Redovisning för det löpande kontot upprätthålls hos företaget på kontot. 55. Ett underkonto öppnas för honom 55.4.

Om kontot har ett lägsta saldo, är det lämpligt att skapa underkonton av den andra ordningen: "Minsta saldo" och "Betalningsgräns".

Om en organisation har öppnat flera konton (för varje kort), skapas underkonto 55.4 avtill var och en av dem. Om flera kort från olika anställda som gör betalningar inom den allmänna gränsen utfärdas till ett konto, bestäms behovet av att föra analytiska register i samband med innehavare av företaget oberoende.

I de fall ett företagskort är kopplat till ett enda löpande konto, är det lämpligt att skapa ett underkonto till kontot. 51 eller 52.

Accounting

Reglerna för att registrera transaktioner presenteras i tabellen för bekvämlighet:

db	cd	Destination	Bekräftelse
55.4	51	Överföra beloppet för betalningsgränsen och minimibeloppet (i rubel) från företagets konto till kortkontot (rubel)	Betalningsorder, kontoutdrag.
55.4	52	Överföring av betalningsgränsen och lägsta saldo i utländsk valuta från ett konto i utländsk valuta till ett företagskonto.	Betalningsdokument, kontoutdrag.
55.4	67, 66	Mottagande av kreditmedel till kortkontot på dagen för en enda kreditering, om ett lämpligt avtal har ingåtts med bankstrukturen	Bankorder, kontoutdrag.
55.4	66	Kvitto av kreditmedel till kortetkonto på dagen för betalning med kreditfonder i en bankorganisation i avsaknad av företagets egna pengar, om ett övertrasseringsavtal har tecknats med banken	kontoutdrag, garanti.
91.2	51, 52	Betala bankavgifter för utfärdande, utfärdande, service av ett kort	Bankutdrag, kontoutdrag.
91.2	66	Beräkning av ränta på ett lån som tillhandahålls av ett företagskort	Bankutdrag, kontoutdrag.
66	51, 52	Överföring av medel för att återbetala ett lån eller ränta på ett lån som erhållits i samband med användning av ett kort	Betalningsorder (dokument), kontoutdrag.

För att återspegla påfyllningen av ett företagskort i "1C" används dokumentet "Avskrivning från konto". Den finns i avsnittet "Bank och kassadisk".

Redovisning för avräkningar

Det finns två alternativ för att registrera transaktioner: förenklat och akademiskt. Deras egenskaper visas i tabellerna.

Förenklad metod

db	cd	Destination	Bekräftelse
71	55.4	Spegling av mängden arbete som betalas av kortet,tjänster, varor samt kontanter som tagits ut från kortet i samband med innehavare (rapporterande anställda) på det datum som anges på kontoutdraget	Kontoutdrag med dekrypteringsapplikation för företagskort.
10, 15, 25, 20, 26, 44, 40 osv.	71	Reflektion av bet alt material, arbeten, tjänster, i enlighet med den förhandsrapport som lämnats in av den anställde med bifogade styrkande handlingar, från och med datumet för rapporten.	Fakturor, biljetter, kvitton, checkar, originalbevis, bankomatcheckar, etc.

Akademisk version

db	cd	Destination	Bekräftelse
10, 20, 26, 44 osv.	71	Spegling av material, arbeten, tjänster som betalas med ett företagskort, i enlighet med rapporten med stödjande dokumentation från inlämningsdatum	Biljetter, kvitton, originalkvitton, terminalkvitton, etc.
71	57	Spegling av en transaktion gjord på ett kort, men som inte redovisas på ett bankkonto	Redovisningsreferens.
57	55.4	Spegling av mängden betalda varor, arbeten, tjänster, kontanter som tagits ut från kortet, i samband med ansvariga personer den dag de visas på ett kontoutdrag	Utdragbank med dekryptering med kort.

Om datumet för rapporten på företagskortet sammanfaller med den dag då transaktionen återspeglas på kontoutdraget, görs transaktionerna enligt det första alternativet.

Dessutom, för båda alternativen, bör mängden skada beaktas:

db	cd	Destination	Bekräftelse
73.2	55.4	Spegling av storleken på den materiella skadan som orsakats av den anställdes underlåtenhet att tillhandahålla styrkande handlingar eller i samband med användning av kortmedel för personliga behov	Bankutdrag, kontoutdrag.
50, 70	73.2	Ersättning för skada av en anställd genom företagets kassa eller genom avdrag från inkomsten	Räkenskapsutdrag, kvittobeställning.

Företagskortrapport: exempel

Den anställde som fått medlen för rapporten måste tillhandahålla ett dokument som beskriver alla kostnader som uppstått. Understödjande papper är bifogade till den. De relevanta instruktionerna upprättas i den ordning som godkänts av centralbanken.

Order från State Statistics Committee 2001 godkände standardformuläret för rapporten AO-1.

I formuläret finns det dock inga rader där du kan spegla transaktioner på företagskort. Det finns två sätt att åtgärda situationen:

• Komplettera standardformuläret. Som fastställts i Orden, organisationenhar rätt att lägga till ytterligare rader i det enhetliga formuläret.
• Utveckla ett formulär själv. Förenade formulär från 2013-01-01 anses inte vara obligatoriska för företag. Motsvarande bestämmelse följer av federal lag nr 402.

Låt oss ta ett exempel. Den anställde fick ett företagskort från Sberbank, på vilket 50 tusen rubel är tillgängliga. Han blev instruerad att köpa en multifunktionell enhet, vars kostnad är 110 tusen rubel. I enlighet med betalningsordern överfördes 65 tusen rubel till kortet. Efter att ha köpt enheten visade sig saldot vara 5 000 rubel.

Företagets revisor kompletterar rapportens standardformulär med flera rader. Först och främst tillhandahålls kolumner för att spegla beloppen på det datum då kortet användes:

• "Saldo på kortet". Denna rad fylls i om medarbetaren inte lämnade över betalningsinstrumentet.
• "Utfärdandekort …". Den här raden innehåller information om betalningsinstrumentet utfärdades före utförandet av uppgiften.

Saldot på kortet erkänns som lika med 0 under villkoren i exemplet, eftersom kortet utfärdades till den anställde innan uppdraget slutfördes. Raden "Utfärdat ett kort" anger dess nummer och det tillgängliga beloppet.

För att återspegla påfyllningen av pengar har kolumnen "Betalningsorder" lagts till i rapporten. Datum, dokumentnummer anges här.

Roden "Tot alt" bör innehålla saldobeloppet på det utfärdade kortet och beloppet för den extra överföringen. Enligt villkoren i exemplet är summan 115RUB tusen

På baksidan av rapporten bör de handlingar som den anställde bekräftar de uppkomna utgifterna anges. Den anställde måste ange datum för utgiften och beloppet.

Kontantuttag

När man utvecklar ett rapportformulär är det nödvändigt att sörja för en situation där medarbetaren inte kommer att kunna betala för tjänster eller varor via banköverföring. Följaktligen måste den anställde ta ut det nödvändiga beloppet.

Följande rader läggs till för att återspegla sådana transaktioner:

• "Tillbakataget från kortet".
• "Kontanter spenderade".
• "Ladda till kort via terminal".
• "Kassasaldo".

Alla transaktioner med medel återspeglas på framsidan av rapporten.

Kvitto på mottagandet av dokumentet

Ansvarig anställd måste lämna en rapport till en revisor eller chef för företaget. Därefter kontrolleras dokumentet och godkänns sedan av organisationens direktör.

Varor, tjänster som köpts av en anställd krediteras. Den anställde får ett kvitto på godkännandet av rapporten - längst ner på formuläret. Om det inte tillhandahålls i den form som företaget utvecklat, upprättas kvittot i en godtycklig form.

Formulärgodkännande

Enligt allmänna regler måste chefen godkänna den blankett som utvecklats av företaget självständigt. Ett sådant krav fastställs i federal lag nr 402. Samma krav gäller om organisationen använder en enhetlig form.

Vanligtvis proverformer av primära handlingar finns i bilagorna till beslutet om godkännande av redovisningsprincipen.

Öppna ett konto

För att skapa ett konto med företagskort behöver företaget först de dokument som krävs för att öppna ett vanligt konto. Dessutom måste du skriva en ansökan, vars blankett tillhandahålls av banken. Det är skrivet för varje anställd-kortinnehavare. Dokument genom vilka de berörda anställda identifieras bifogas också. Detta handlar i synnerhet om ett pass, såväl som dokument som bekräftar arbetsförhållandena med företaget (en kopia av kontraktet). Banken kan begära andra papper vid behov.