Omstrukturering av affärsprocesser: koncept, mål, principer

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Omstrukturering av affärsprocesser inkluderar en uppsättning metoder och tekniker. De används av en organisation för att framgångsrikt utforma sina aktiviteter. Detta sker enligt de uppsatta målen.

Omstrukturering av affärsprocesser innebär ett fullständigt omtänkande och ytterligare omdesign av alla organisatoriska processer. Detta är nödvändigt för att uppnå målen och målen. Förbättringar kan ske mycket abrupt, med stormsteg. Trots detta kan organisationen nå framgång och göra den önskade justeringen av kostnaden för varor och tjänster, kvaliteten på tillhandahållna tjänster och förbättringen av tjänsteleveransen.

Komponenter i en definition

Definitionen av omarbetning av affärsprocesser inkluderar fyra grundläggande ord: fundamental, radikal, skarp, process.

Fundamentality går in i det första steget, där det krävs att besvara ett antal frågor relaterade till de viktigaste:

1. Varför gör en organisation denna aktivitet och inte något annatandra?
2. Varför gör en organisation sitt jobb på dessa sätt och implementerar inte andra alternativ?
3. Vilken organisation planerar att bli i slutändan och vad ser den för sig om några år?

Personer som svarar på några av dessa frågor måste ompröva de nuvarande reglerna för att göra affärer. Ofta kan de vara föråldrade, ineffektiva och inte tillämpliga på en viss produktion.

Radical syftar på omplanering av att göra affärer. Förändringarna är inte bara ytliga. Hela operativsystemet kan ändras. Företagsägaren erbjuds alternativ, vars genomförande kan förändra hela produktionen.

Skärpa. Omstrukturering av affärsprocesser används inte i de fall där det krävs för att förbättra och öka inkomstindikatorerna med en viss procent, upp till maxim alt 100 %. Användningens ändamålsenlighet beror endast på om företagaren vill öka prestandan med 500 % eller mer. I sådana fall är det en fullständig ersättning av de metoder som används för att bedriva affärer och producera varor. Allt nytt kommer för att ersätta dem.

Business process reengineering management innebär användning av nya metoder i företaget steg för steg, tack vare vilka du kan skapa en helt ny produkt som just nu är relevant för konsumenten. Väl utformade processer gör att organisationen kan nå sina mål och lösa ett antal problem.

För vadkan organisationer använda omkonstruktion?

För närvarande finns det tre typer av organisationer som behöver anpassa eller helt förändra sitt arbete:

Organisationer som befinner sig i konkursstadiet. Ofta beror detta på att priserna på varor och tjänster sätts mycket högre än konkurrenternas, eller att kvaliteten inte stämmer överens med det deklarerade värdet. Om åtgärder inte vidtas i tid kan organisationen komma att likvideras efter en tid

• Organisationer som för närvarande inte har problem och svårigheter att göra affärer, men de kan dyka upp efter ett tag och påverka verksamheten negativt. Sådana problem kan vara förknippade med en ökning av marknaden för varor och tjänster från konkurrenter eller en förändring i köparnas behov.
• Organisationer som inte har några problem, men ägaren av verksamheten ser på framtiden. Han vill förhindra problem som kan uppstå i företagets väg. Sådana organisationer är till övervägande del ledare. Deras marknadsföringspolicy är aggressiv, de är inte nöjda med en bra marknadsposition, de vill hela tiden förbättra sina arbetsprocesser.

De viktigaste uppgifterna för omstrukturering av affärsprocesser inkluderar således introduktionen av innovationer som gör det möjligt för organisationen att befästa sin position på marknaden och inte förlora förmågan att konkurrera. Allt detta gör att företaget kan överleva och fortsätta att fungera fullt ut, oavsett hur mångakonkurrenter.

Du kan överväga utvecklingen av ett projekt för omstrukturering av affärsprocesser genom att använda exemplet på de stadier som ingår i arbetet:

1. I ett första skede utvecklas en bild som organisationen kommer att motsvara. För att göra detta byggs en viss bild, som kommer att innehålla de nödvändiga anvisningarna för utveckling av aktiviteter. Allt detta kommer att bidra till att de uppsatta målen uppnås.
2. Analysera prestandan för en befintlig organisation. I detta skede genomför specialister en studie av företaget, på grundval av vilken ett system byggs upp som motsvarar arbetet vid en given tidpunkt.
3. Processen att utveckla en ny aktivitet. I det här fallet byggs nya processer eller ändras befintliga. Tack vare informationssystem börjar dessa processer testas.
4. Efter att ha gått igenom alla stadier, implementeras den utvecklade processen i företagets arbete.

Det är i dessa skeden som kärnan i omarbetning av affärsprocesser är helt uppbyggd.

Huvudsteg

Varje process och dess implementering består av steg. De viktigaste stadierna av omarbetning av affärsprocesser inkluderar:

1. Glob alt tänkande, utifrån vilket perspektiv i förhållningssätt utvecklas. Ledande chefer måste vara väl orienterade och förstå alla funktioner som är förknippade med utvecklingen av företaget. I processen måste du ta hänsyn till kundernas behov, konkurrenternas fördelar och den senaste teknikutvecklingen som kan implementeras i näringslivet.
2. Arbeta med att förberedaorganisationer. Kommunikation är nyckeln till framgång. I förväg måste du göra en lista över uppgifter och mål, vars lösning är planerad. I de fall där initiativet kommer från anställda bör de uppmuntras.
3. Se över ständigt implementeringen av processer. Om något behöver förbättras är det värt att återvända till det, detta tillvägagångssätt låter dig undvika ett antal fel i arbetet. Vid behov kan du kontakta heltidsanställda specialister som kan stöta på problem under arbetets gång och beskriva dem i detalj. Alla idéer som kommer upp bör registreras så att de kan komma till nytta senare.
4. Fastställ effektivitetsnivån. Effektiviteten kan endast övervakas om en referenspunkt har tillhandahållits i förväg.
5. Var kreativ. Det första steget är att uppmärksamma potentiella kunders behov. Insamlingen av information måste övervakas noggrant, källorna som tillhandahållit den bör övervakas och vid behov bör spridningsprocessen påskyndas. Vid behov, delegera befogenheter och kontrollera kundtjänst.
6. Förändring av aktiviteter inom en organisation måste planeras i förväg. Utan tvekan kan förbättringar av prestanda ske på kort tid, men implementeringen kommer att ta tid. I förväg måste du göra upp en plan där du kan specificera alla önskade indikatorer, och de bör konverteras.
7. Alla processer måste granskas och utvärderas. Det ska finnas feedback från medarbetarna. Det är nödvändigt att kontrollera alla skeden av genomförandet och utvärderaeffektivitet och prestanda.

När du använder effektiva metoder i en organisation kan du således enkelt och snabbt nå dina mål.

Vilka metoder används i arbetet?

För att förbättra organisationers och företags aktiviteter är det nödvändigt att använda vissa verktyg. De viktigaste metoderna för omstrukturering av affärsprocesser inkluderar:

1. I processen med affärsomvandling kan det hända att onödiga processer dyker upp som först måste kasseras för att inte slösa tid på detta. Sådana processer inkluderar verifiering och godkännande.
2. I aktivitetsprocessen kan luckor uppstå mellan processer, som också måste identifieras och elimineras i tid.
3. Allt omorganisationsarbete bör kosta minsta möjliga mängd resurser. Till exempel, om du behöver lösa flera uppgifter, är det bäst att gruppera dem och anförtro utförandet till en anställd. Den här metoden låter dig minska inte bara kostnaderna utan också antalet anställda som är involverade i affärsprocessen.
4. Vissa processer kan delegeras till anställda i tredjepartsorganisationer och företag.
5. I aktivitetsprocessen kan du stöta på svåra uppgifter. Varje sådan process bör innehålla flera alternativ för lösning. Detta gör att du kan välja och välja det bästa alternativet.
6. Cykeltiden kan minskas genom att utföra flera steg på samma plats samtidigt. Detkan hjälpa till att minska fraktkostnaderna.
7. Kombinera flera uppgifter. Om lösningen av uppgifter faller på de anställdas axlar, kan de samlas till en enhet och ges möjlighet att utföra inte en enda uppgift, utan hela processen.
8. Gör jobbet så enkelt som möjligt. I de flesta fall har anställda i organisationen begränsade arbetstider, saknar rätt kompetens och det finns ingen tid för utbildning. I sådana ögonblick är det nödvändigt att förenkla arbetet så mycket som möjligt, vilket kommer att vara extremt tydligt och tydligt för alla.

Med tiden, när anställda personligen uppfyller sina mål och löser problem, kommer de att börja skaffa sig erfarenhet, så att det i framtiden blir möjligt att anförtro dem svårare processer.

Vilka är driftsprinciperna?

De huvudsakliga principerna för omstrukturering av affärsprocesser inkluderar:

1. Flera typer av arbeten kombineras till ett. Under företagets funktion spenderar de anställda större delen av sin tid inte på att lösa problem, utan på koordination och interaktion. I det här fallet, inte bara bortkastad tid, utan också ökade kostnader. För att minska dessa indikatorer är det lämpligt att kombinera.
2. Beslutet är upp till artisten. Den person som är betrodd att utföra jobbet kan personligen fatta beslut om uppgiften han gör. Detta kommer att undvika att slösa tid och sakta ner alla processer när du kontaktar chefen.
3. Allt arbete måste utföras i strikt ordning.
4. Arbetet görs vardet är nödvändigt. Funktioner fördelas beroende på arbetsprocess och inte på arbetsuppgifter. Till exempel, om det är lättare och bättre för en anställd att köpa det som behövs för arbetet på egen hand, är det bättre att anförtro det till honom och inte till den person vars uppgifter det ska vara.
5. Varje process som helst innebär flera alternativ för exekvering. Implementeringen av processen utförs beroende på situationen.
6. Minska arbetet med verifiering och kontroll, eftersom allt detta medför inte bara extra tid, utan också oförutsedda kostnader.
7. Minska andelen godkännanden – detta medför inga kostnader, men saktar ner alla processer.
8. Som ansvarig person kan du utse en chef som tilldelas ansvaret att slutföra uppgiften.

Om vi vänder oss till experternas bedömning kan vi förstå att nästan 50 % av projekten misslyckas. För att förhindra detta är det nödvändigt att närma sig arbetet ansvarsfullt och utföra det effektivt.

Vilka är målen med arbetet?

De huvudsakliga målen med omstrukturering av affärsprocesser inkluderar:

1. Öka inte bara förmågan att konkurrera med andra företag som tillhandahåller samma utbud av varor och tjänster, utan också öka lönsamheten för verksamheten. Att ta ett sådant steg är helt enkelt nödvändigt om organisationen är på randen till konkurs och efterföljande likvidation.
2. Förhindra eventuella problem som kan uppstå med tiden. Till exempel, om verksamheten i organisationen är ganska framgångsrik, då med tillkomsten av nyaaktörer på marknaden kan öka konkurrensen. Detta kan leda till en ökning av kvaliteten på de producerade varorna, en minskning av kostnaden. För detta måste de nödvändiga processerna utvecklas i tid.
3. Hjälp till att förhindra förlust av position på marknaden för varor och tjänster. Detta kan syfta på ledande organisationer som försöker nå nästa nivå och inte är nöjda med ett bra jobb. Under det pågående arbetet förbättras indikatorerna, och företagaren kanske inte oroar sig för att han kommer att förlora sin ledande position.

Vad är konceptet med reengineering?

Resultatet av det utförda arbetet bestäms av effektiviteten hos motiverande system och teknik för omstrukturering av affärsprocesser. Huvuddraget i beslut och genomförande av processer är att i arbetet har medarbetare som utför delegerade befogenheter möjlighet att självständigt fatta beslut inom ramen för sina arbetsuppgifter. Detta hjälper till att förbättra och öka effektiviteten för både företaget och de anställda.

Reengineering bygger på användning av radikala åtgärder, arbetet görs en gång, men omfattningen är bred. Konceptet med omstrukturering av affärsprocesser ligger mellan ledning och informationsteknologi, vilket bidrar till skapandet av ytterligare verktyg för stöd. För att konsolidera den implementerade processen krävs användning av nya informationssystem och instruktioner, som kommer att utvidgas till personalen. I vissa fall kommer det att vara nödvändigt att förbättra arbetstagarnas kompetens och deras ytterligareträning.

Vilka förändringar kan inträffa i arbetet?

Den moderna värld där entreprenörer utför sitt arbete har förändrats avsevärt under de senaste åren. Utan tvekan påverkade även förändringar i omarbetning av affärsprocesser:

1. För tillfället började konsumenterna att självständigt utöva kontroll över marknaden och tog denna fråga i egna händer. Nu har varje person tillräckligt med kunskap och idéer om hur en produkt ska se ut och vilka funktioner den ska utföra, och bestämmer följaktligen kostnaden för denna produkt, det belopp som han kan spendera och inte bli besviken. Och viktigast av allt, köparen har ett val.
2. Konsumenter skapar förväntningar som relaterar till en viss produkt. Oavsett om det precis kommit ut på marknaden eller är det en gammal produkt som har genomgått en del förändringar. Varor kommer bara att efterfrågas om de kan uppfylla förväntningarna och behoven.
3. För närvarande har produktiva tekniker genomgått betydande förändringar, och i synnerhet informationsteknologier, som har förmågan att använda metoden för att överföra nödvändig information till konsumenterna.

Trots de förändringar som har skett finns det fortfarande organisationer och företag som fortfarande använder de gamla metoderna för att utveckla och implementera idéer för resultatstyrning.

Projektimplementering

Projekt kan genomförasTänk tydligt på exemplet med omarbetning av affärsprocesser för ett företag som är den största mobiloperatören i Ryssland, nämligen Rostelecom.

Ledningsgruppen ingick ett serviceavtal med ett av företagen redan 2003, och optimeringen av ledningsprocesser fortsätter än i dag. Som ett exempel kan vi betrakta ett specifikt skede som avslutades 2005 och som fortfarande fungerar. Bland de viktigaste utvecklingarna är den konstruerade modellen, som tillåter processen att beräkna tjänster för användning av kommunikation.

Av vadim Izotovs ord, som är vice generaldirektör, kan det förstås att den utvecklade modellen gjorde det möjligt för oss att närma oss införandet av ett nytt faktureringssystem.

Vad kan påverka

Omstruktureringen av en organisations affärsprocess kan påverkas av ett antal faktorer:

1. Personalens motivation. För ett effektivt genomförande av projektet är det nödvändigt att introducera motivation som kommer att vara förståelig för alla, såväl som dokumenterad. Organisationschefen måste tydligt förstå att de åtgärder som används kommer att leda till framgång och att alla byggda aktiviteter kommer att förändras radik alt. För att säkerställa framgång måste företagsägaren vara medveten om att omstruktureringen av organisationens affärsprocess är en nödvändig åtgärd och tillhandahålla alla nödvändiga förutsättningar för dess fortsatta implementering.

2. Ledningsgrupp. Genomförandet av eventuella projekt bör utföras under överinseende av ledningsgruppen. Det är han i sin turauktoritet bland underordnade och bär det fulla ansvaret för det arbete som utförs. För att uppnå de önskade resultaten måste omarbetning av affärsprocesser hanteras kompetent, tydligt, bestämt, skickligt. En affärsman måste tydligt förstå att vissa problem kan uppstå i processen, eftersom organisationen kommer att omorganiseras helt. Han måste stå fast och inte ta till de gamla metoderna. Chefen är skyldig att vidta alla åtgärder så att det planerade projektet når sitt slut och därefter genomförs.

3. Personal. Ledningens omstruktureringsteam för affärsprocesser bör inkludera heltidsanställda som tidigare kommer att ha rätt myndighet. De ska ha en tydlig förståelse för varför förändring behövs och vad som hindrar ett effektivt arbete inom företaget. Den anställde måste följa den befogenhet som ges till honom och på ett kompetent sätt utföra sina uppgifter.

Som praxis visar är det mycket lättare för anställda på lägre nivå att förklara varför de behöver använda innovationer och bygga om hela företagets arbete. Det är mycket svårare för anställda som ingår i cheferna att förmedla denna idé, eftersom de inte förstår vad den nya produktionen kommer att ge dem. Forskare i Amerika har identifierat tre grupper som chefer kan tillhöra:

• Tigr är en ung medarbetare som precis har börjat bygga upp sin karriär. Han har en önskan om att delta i projektet, har entusiasm, klarar tydligt de uppgifter han tilldelats, gör ingen skada.
• Donkey är en specialist som arbetar inomföretag under lång tid och nådde toppen på karriärstegen. Han vill ha stabilitet i arbetet, lugn. Han förstår absolut inte varför det är nödvändigt att omarbeta ett företags affärsprocesser. Sådana anställda bör behandlas försiktigt, eftersom de kan skada genomförandet av projektet.
• Shark - specialister som utvecklar ledningsprocedurer och instruktioner, vilket gör att du kan hantera ett antal operationer inom organisationen. Sådana medarbetare har ofta inflytande i organisationen. De bör behandlas med försiktighet, eftersom de kan orsaka stora svårigheter och problem om de börjar sabotera förändringar i företagets liv.

4. Kommunikationsfärdigheter. I händelse av att medarbetarna behöver ställa en ny uppgift måste den vara väldigt tydlig i förväg. Det måste kommuniceras på ett språk som alla förstår. Framgång i effektiviteten av omarbetning av affärsprocesser för företag beror helt på hur tydligt de anställda förstår sin ledare. Detta är vad som gör att du kan uppnå de önskade målen och resultaten.

5. Budgetstorlek. Att genomföra omstrukturering av affärsprocesser innebär att en viss mängd medel kommer att behöva investeras i implementering och implementering. Särskild uppmärksamhet bör ägnas denna punkt om man planerar att involvera informationsteknologi i arbetet. Organisationsledare tenderar ofta att anta att reengineering är självfinansierat, vilket inte alls är fallet. Ta hand om storleken på budgeten som kan spenderas på allafungerar, behöver i förväg.

6. Tekniskt stöd. För att effektivt kunna utföra arbete med implementering och implementering av ett projekt för omstrukturering av affärsprocesser krävs stöd som helt överensstämmer med de valda metoderna och verktygen. I de flesta fall handlar det om att bygga ett informationssystem som kan stödja nya affärer.

Börja förberedande arbete bör vara i förväg. Eftersom det i de flesta fall är omöjligt att bilda en stil i förhållande till personalen och i teamet som helhet på kort tid.