Ersättning för användning av en personlig bil: beräkningsförfarande och funktioner

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Många anställda använder sin egen bil när de utför sina arbetsuppgifter. De transporterar varor eller företagsledare, träffar leverantörer eller utför andra viktiga aktiviteter. Därför kräver de att direktören överför ersättning för användning av en personlig bil. Dess storlek kan variera avsevärt i olika situationer, eftersom maskinens egenskaper, de åtgärder som utförs av den anställde och de normer som fastställs i lag beaktas.

Vilka kostnader ersätts?

Ersättningsbeloppet för användning av en personlig bil beror på olika faktorer. Ledarna för många företag anställer endast specialister som har sina egna maskiner, vilket gör att de kan hantera många arbetsuppgifter.

Baserat på art. 188 i arbetslagstiftningen kan en anställd kräva att företagets ledning överför ersättning för användning av en personlig bil. För att göra detta måste han bevisa att han var tvungen att ådra sig vissautgifter. Följande medel betalas av chefen för företaget:

• kompensation för värdeminskning av egendom under dess användning för arbetsändamål;
• Faktiska kostnader förknippade med driften av en bil, representerade av kostnaden för bensin, reparationer eller underhåll.

Ersättningens storlek bör diskuteras mellan de två deltagarna i anställningsförhållandet i förväg och även fastställas skriftligen. Vanligtvis utförs proceduren i processen för att ingå ett anställningsavtal. Det är tillåtet att ange denna information i ett tilläggsavtal till ett befintligt anställningsavtal.

Vilken information ingår i avtalet?

När man tilldelar ersättning till en anställd för att ha använt sin egen bil, tas hänsyn till flera parametrar för bilen. All information om förordnande av ersättning förs in i anställningsavtalet. Dessa inkluderar:

• exakta parametrar för en bil som tillhör en företagsanställd;
• proceduren för att köra en bil i arbetssyfte;
• grund för att äga en bil, eftersom en anställd inte bara kan vara dess ägare, utan också en förv altare, samt en hyresgäst;
• perioden under vilken arbetsuppgifterna kommer att utföras med hjälp av fordonet;
• exakt ersättningsbelopp;
• andra kostnader i samband med driften av maskinen;
• handlingar som måste upprättas av den anställde så att han kan bekräfta sina utgifter för bilen;
• ordern på grundval av vilken de måsteöverföra pengar;
• tidsramar under vilka arbetskompensation betalas ut.

Om minst en klausul i avtalet bryts kan den anställde vägra att använda sin bil i arbetssyfte.

Vilka kostnader ersätts?

Ersättning för personlig fordonsarbetare är utformad för att täcka följande kostnader:

• underhåll;
• betalning för bensin;
• att vara på betalparkering under hela arbetsdagen;
• biltvätt;
• andra kostnader förknippade med att använda maskinen för affärsändamål.

När man beräknar denna betalning tar den hänsyn till hur snabbt bilen slits ut, hur mycket pengar som går åt på tankning och även vad som är kostnaden för planerat underhåll. Arbetsgivaren har rätt att kräva att arbetstagaren lämnar över olika checkar eller kvitton som bekräftar vissa utgifter.

Vilka dokument krävs?

Betalning av ersättning för användning av en personlig bil tilldelas endast vid överföring till arbetsgivaren av officiella dokument som bekräftar vissa utgifter. Dessa dokument inkluderar:

• fraktsedlar som bekräftar att en viss maskin faktiskt användes för att lösa ett visst företags arbetsproblem, och formen på detta dokument utvecklas separat av varje organisation;
• kontantkvitton utfärdade på bensinstationer eller bensinstationer;
• rapporter sammanställda av en anställd i organisationen;
• en journal som registrerar alla rörelser av en anställd i sin bil för att lösa arbetsproblem.

Om det finns en beställning tilldelas ersättning för användning av personlig bil. Ett exempel på detta dokument kan ses nedan.

Beskattning av betalningar

Företags utgifter för underhåll av tjänstefordon används för att minska skattebasen vid fastställandet av inkomstskatten. Men detta är endast möjligt om det finns officiella dokument som bekräftar sådana kostnader. Samtidigt är det viktigt att maskinen verkligen används för att lösa arbetsproblem.

Detta tar hänsyn till följande nyanser:

• ingen personlig inkomstskatt tas ut på ersättning för användning av en privat bil, och försäkringspremier överförs inte;
• beloppet för denna betalning bör inte överstiga den skattesats som fastställs i lag;
• om ersättningen överstiger normen kan överskottet inte användas för att minska skatteunderlaget för inkomstskatt.

Denna betalning tilldelas endast under den period då företagets anställde direkt utför sina arbetsuppgifter. Om han är sjukskriven eller på semester kan kostnaden för ersättning för en anställds användning av en personlig bil inte användas för att minska skatteunderlaget för inkomstskatt.

Hur ansöker jag?

Arbetsgivare som anställer anställda som har sina egna fordon bör veta hur man på ett kompetent sättatt kompensera dem för användningen av bilen. För att göra detta förbereds lämplig dokumentation kompetent. Proceduren för att tilldela ersättning innefattar följande steg:

• vid anställning av en medborgare är det nödvändigt att information om behovet av att överföra ersättning tas med i anställningsavtalet, eftersom den nyanställde kommer att använda sin bil för att utföra chefens uppgifter;
• titeldokumentationen för bilen överförs till arbetsgivaren, och detta inkluderar inte bara registreringsbeviset, utan även titeln, och om medborgaren är en förv altare, då en kopia av fullmakten på grundval av varav han använder bilen överförs dessutom;
• vidare är alla villkor för samarbete stipulerade, vilket bör vara till fördel för båda deltagare i anställningsförhållandet;
• om en långtidsanställd köper en bil som han börjar använda i officiella syften, bildas ett tilläggsavtal till ett befintligt anställningsavtal;
• om bilen överlåts för användning av andra tjänstemän på företaget, upprättas en handling om godkännande och överlåtelse av bilen;
• Månatlig eller veckovis upprättar en företagsanställd en rapport som visar alla utgifter för en bil som används i arbetet;
• denna rapport åtföljs av många betalningsdokument som bekräftar utgifter och presenteras av olika checkar, fakturor eller andra liknande papper.

Den direkta ägaren eller andra kan köra bilenanställda i företaget som utsetts av de ansvariga personerna på uppdrag av arbetsgivaren.

Utfärdar en beställning av huvudet

Ersättning för användning av personlig bil betalas endast ut om de nödvändiga dokumenten är korrekt ifyllda. Detta inkluderar även utfärdandet av företagets direktör av en order, på grundval av vilken en betalning görs till fordonets ägare.

Det är tillåtet i stället för permanent utfärdande av order att fastställa behovet av periodisering av ersättningsbetalningar i företagets lokala interna lagar.

Beställningsformulär kan utvecklas av varje företag separat. Detta dokument innehåller följande information:

• namnet på företaget där bilägaren arbetar;
• hans position och fullständiga namn;
• namn och parametrar för fordonet som används för drift;
• villkor under vilka ersättningen betalas ut, till exempel kan det vara ett fast belopp som överförs till den anställde i slutet av varje månad, och kan även beräknas utifrån betalningshandlingar som den anställde lämnar till arbetsgivaren.

Ett anställningsavtal eller ett tilläggsavtal ligger till grund för att utfärda en order. Dessa dokument måste innehålla information om att en viss anställd använder sin egen bil under utförandet av sina arbetsuppgifter.

Vilka regler gäller?

Ersättningssatser för användning av personbil måste beaktas av företagets ledning, eftersom deberor på om det är möjligt att minska beskattningsunderlaget för inkomstskatt på utgifter som är förknippade med överlåtelse av ersättning till ägaren av fastigheten, företrädd av en anställd i företaget. Dessa normer är fasta på statlig nivå. Dessa inkluderar:

• om en personbil används vars motorvolym inte överstiger 2 tusen kubikmeter. se, då är betalningshastigheten 1, 2 tusen rubel;
• om motorns kapacitet överstiger 2 tusen kubikmeter. se, då är normen 1,5 tusen rubel;
• om en motorcykel hyrs är avgiften för den inom normen 600 rubel.

Användningen av lastbilar regleras inte av någon lag, eftersom sådana kostnader ingår i en annan kategori av företagskostnader.

Kan jag hyra en bil?

Ersättning för användning av en privat bil är inte föremål för personlig inkomstskatt, men den används för att sänka inkomstskatten endast om beloppet inte överstiger de normer som fastställs i lag. Men det krävs ofta att till ägaren av bilen överföra ett belopp som överstiger denna kurs. För att förhindra behovet av att betala en betydande skatt kan chefen för företaget besluta att upprätta ett hyresavtal med den anställde.

När det här dokumentet genereras tas hänsyn till om en bil med besättning kommer att hyras eller inte. Dessutom innehåller detta avtal information om hur maskinen kommer att servas.

Ett sådant avtal upprättas endast iskriftligt, men kräver inte attestering eller statlig registrering. Själva bilen är föremål för avtalet, därför skrivs information om dess registreringsnummer in i texten, liksom data från Titeln och registreringsbevis skrivs över.

Om en företagsanställd använder en bil på grundval av en fullmakt, då måste du vid upprättandet av ett hyresavtal involvera den direkta ägaren av fastigheten. Om en bil hyrs utan besättning, är en giltig OSAGO-policy dessutom kopplad till den.

Nyanserna i att använda lånemekanismen

Eftersom personlig inkomstskatt och andra skatter inte betalas från ersättning för användning av en privat bil, samtycker den anställde ofta till en specifik registreringsmetod, som består i att bilen överförs med hjälp av lånemekanismen till arbetsgivaren. För att göra detta beaktas följande nyanser:

• processen för att tillämpa lånemekanismen innebär att man tar hänsyn till kraven i art. 689 GK;
• under sådana förhållanden överförs bilen till företaget för användning, så inte bara ägaren utan även andra anställda på företaget kan fungera som förare;
• det är företaget som är skyldigt att ta hand om underhållet av fordonet, dess reparation, redovisning av bensin, såväl som andra viktiga frågor, vilket avsevärt förenklar processen för att beräkna personlig inkomstskatt och skatter för organisationen;
• det är tillåtet att ange i avtalet att bilen uteslutande kommer att användas av den direkta ägaren;
• Fördelarna med att använda en lånemekanism inkluderar att det förenklar processenfastställa företagets kostnader för underhåll och användning av bilen;
• företaget är nödvändigtvis köparen av OSAGO:s policy;
• det är inte nödvändigt att överföra någon ytterligare ersättning till den anställde, som har ett begränsat belopp;
• om maskinen överförs för att styra maskinen till en annan anställd på företaget, måste företagets ledning upprätta ytterligare personaldokument.

En revisor måste kompetent gå in i 1C-programmets ersättning för användning av en personlig bil. Det beror på redovisningens riktighet om ett företag kan räkna med en sänkning av skatteunderlaget för inkomstskatt.

Nyanser av att upprätta ett GPC-avtal

En annan möjlighet att använda en personlig bilanställd för företagets syften är upprättandet av ett GPC-avtal mellan företagets ledning och den direkta bilägaren. Detta avtal är ett alternativ till ett anställningsavtal.

I ett sådant avtal är den anställde entreprenören och företaget är kunden. Sådant samarbete regleras inte av bestämmelserna i Labor Code.

Kan jag bestrida ersättningen?

Beräkningen av ersättning för användning av en personlig bil bör baseras på den dokumentation som den anställde lämnat in till företagets ekonomiavdelning. Men ofta gör även erfarna proffs misstag som vanligtvis upptäcks av skatteinspektörer när de kontrollerar en organisation.

Det mest omtvistade betalningsbeloppet från anställda på Federal Tax Service. Det kan finnas flera anledningar till detta:

• frånvaro av betalningsdokument som presenteras med checkar, fakturor, beställningar eller andra papper;
• förfarandet för att använda en bil som ägs av en företagsanställd för organisatoriska ändamål är felaktigt utformad;
• Det saknas olika viktiga dokument för bilen som lämnats in av STS eller PTS.

Utmaning genomförs i domstol. Ofta är orsaken till och med det faktum att bilen överförs av en medborgare som kan använda den på grundval av en vanlig, och inte en allmän, fullmakt, därför har han inte rätt att överföra bilen för användning av tredje fester.

Regler för betalning av ersättning för användning av tjänstebil för personliga ändamål

En annan situation är när en anställd får en bil från en arbetsgivare. Det används för att lösa viktiga frågor, men ofta behöver en anställd använda det för personliga ändamål. Detta väcker frågan om hur man formaliserar sådana relationer. Därför kan följande möjligheter användas för detta:

• muntligt avtal mellan chefen och den anställde på företaget;
• upprätta ett hyresavtal med en anställd på företaget;
• ledningen utfärdar en order om att överföra bilen till en anställd.

Vid beräkning av företagets utgifter beaktas information från reseblad och vägmätare. I det här fallet kan du bestämma körsträckan under arbetstid. Om nyttjandet av tjänstebil för personliga ändamål praktiserats får ersättning inte skebetalas till chefen för företaget av den anställde.

Slutsats

Många företag anställer bara anställda som har en personlig bil, som sedan används för att lösa arbetsproblem. I det här fallet kan bilägaren förvänta sig att få viss ersättning, och dess storlek beror på de faktiska utgifterna som man måste stå inför när man löser arbetsuppgifter med hjälp av en personlig bil.

Ersättningsbeloppet bör inte överstiga de normer som fastställs i lag, annars kan sådana utgifter inte användas av företaget för att minska skatteunderlaget för inkomstskatt. Ofta bryter revisorer mot reglerna för beräkning av denna betalning, vilket leder till att skatteinspektörer utmanar ersättning i domstol.