Kontorist: yrkets uppgifter och egenskaper

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Pappersarbete är en karaktäristisk aktivitet för de flesta företag, organisationer och privata företag, vilket innebär insamling, utförande och lagring av all dokumentation. Effektiviteten i att erhålla och bearbeta information beror på korrektheten och läskunnigheten i utarbetandet av papper, och detta leder till att effektiva beslut fattas i tid. Följaktligen finns det i personalen på varje affärsenhet en kontorist vars uppgifter sträcker sig till dokumenthantering. Vilka uppgifter har en kontorist?

Yrkets egenskaper

En kontorist vars arbetsuppgifter kan variera från pappersarbete till att fatta operativa beslut är alltid efterfrågad på arbetsmarknaden. Han kan arbeta i vilket företag som helst där det finns ett dokumentflöde. I dag ska varje företag, oavsett omfattning och ägarform, enligt lagstiftningen ha korrekt utförda underlag om verksamhet och ekonomi, och skötseln av dessa är expeditens ansvar. De kommer till detta yrke från relaterade befattningar: avsändare-operatör, sekreterare-referent,kontorschef eller helpdesk-anställd. En bra kontorsarbetare är en oumbärlig specialist och en pålitlig assistent till chefen. Tjänstemannen, vars uppgifter sedan länge har vuxit ur det banala pappersarbetet, kan bli personlig assistent till huvudet. En specialist inom detta yrke är i första hand en anställd som ansvarar för att organisera och lagra företagets register. Oftast arbetar han på kontoret och vägleds av skatte-, civil- och rättslig lagstiftning. I små företag utför kontoristen, vars uppgifter endast omfattar att fylla i pappersarbete, sina uppgifter ensam. Det är möjligt att han och sekreteraren är samma person. I stora företag och företag i staten finns det flera anställda i denna riktning som bearbetar papper om en specifik rad frågor.

Funktionella uppgifter för en kontorist

Hans huvudsakliga uppgift är att upprätthålla företagets dokumentflöde, han:

• tar emot, korresponderar, sorterar, skickar alla affärspapper och brev;
• bedriver affärskorrespondens;
• håller reda på dem i speciella journaler och kontrollerar att särskilt viktig information inte lämnas ut, samt kontrollerar rätt tid och korrekt utförande av dokument;
• förbereder allt nödvändigt material för lednings- och affärsmöten;
• organiserar arbetet med arkivet.

Ställa krav

Tjänstemannen måste ha ett examensbevis för högre utbildning (ekonomi, juridik), det finns tillfällen då gymnasieutbildning räcker. Kandidaten måste vara flytande i språket, känna till de viktigaste reglerna för att genomföra affärspapper. Detta yrke kräver av en specialist inte bara professionalism och intellektuella förmågor, utan också sådana personliga egenskaper som noggrannhet, organisation, punktlighet, goodwill. En person som vill arbeta som kontorist ska kännetecknas av förmåga till långsiktig koncentration, utmärkt minne, psykologisk stabilitet, kommunikationsförmåga och en konstruktiv uppfattning om kritik. Oftast ställs, förutom personliga egenskaper och ett utbildningsdiplom, andra krav på kandidaten, till exempel kunskaper i främmande språk. Idag samarbetar många företag med utländska företag och för att undvika missförstånd måste expediten tala ett främmande språk, oftast är det engelska.