Arbetsbeskrivning: assistent till chefen för organisationen

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Stor organisation - stora sysslor. Chefen för företaget kommer inte att ha tid överallt, inte ens med hjälp av suppleanter. För att planera dagen ordentligt, för att inte glömma någonting, för att fördela och kontrollera arbetet, behöver chefen en assistent. Vad gör medarbetaren i denna position, vad ska han kunna och veta?

Assisterande verkställande direktör: hans roll i organisationen

I enlighet med logiken hos klassificeraren av yrken som godkänts på statlig nivå, tillhör den biträdande chefen kategorin chefer, eftersom han övervakar nästan alla frågor inom den första personens kompetens.

Samtidigt tolkar vissa organisationer en biträdande chefs position som administratör, chef eller sekreterare: de två första positionerna innebär organisatoriska och administrativa funktioner, den tredje - presentation och stöd. Klassificeraren av yrken klassificerar dessa typer av arbete i olika kategorier.- specialister, tekniska anställda, men endast en assistent klassas som chef.

Hur bestämmer man omfattningen av arbetsansvar?

När man anställer en biträdande chef eller sekreterare bör en organisation besluta om denna medarbetares status, rättigheter och skyldigheter, eftersom kraven på kandidatens utbildningsnivå, kvalifikationer, arbetslivserfarenhet beror på detta.

• Det räcker för receptionisten att ha en fullständig gymnasieutbildning, och etiketten och teknikerna för att arbeta med kontorsutrustning lärs ut direkt på arbetsplatsen.
• Administratören måste ha minst en kandidatexamen, ha organisatorisk förmåga och en energisk karaktär och ha viss arbetslivserfarenhet, beroende på företagets krav.
• En chef, som representant för yrkesverksamma, kräver minst en fullständig högre utbildning, arbetslivserfarenhet är valfritt, men företaget sätter denna standard efter eget gottfinnande.
• Assistent till huvudet. Denna tjänst ställer samma kvalifikationskrav som för en chef: fullständig högre utbildning, arbetslivserfarenhet inom specialiteten i minst 2 år. Det är troligt att särskilda personliga egenskaper hos den sökande också kommer att krävas, och eventuellt avancerad utbildning.

Varför behöver jag en arbetsbeskrivning?

En biträdande chef, som är tjänsteman, är skyldig att agera inom ramen för sina funktionella rättigheter och att fullt ut utföra de föreskrivna uppgifterna. Dock inte enssom chef är den anställde skyldig att fullgöra sina arbetsuppgifter samvetsgrant och i tid.

Anställningsordern innehåller inte en detaljerad redogörelse för dessa kompetenser, och även när det gäller ett kontrakt är listan över funktioner inte alltid uttömmande. För att undvika diskrepanser vid fastställandet av arbetsvillkoren för en anställd bör arbetsbeskrivningen för en assistent till chefen för en organisation innehålla detaljerade skyldigheter, rättigheter som han har, såväl som ett mått av ansvar för brott mot ett anställningsavtal, internt arbetsbestämmelser, orsakar skada på arbetsgivaren, etc.

Personlig assistent till chefen

Arbetsbeskrivningen för en assistent bygger på en liknande instruktion för en chef eller dennes ställföreträdare, med undantag för vissa prioriterade funktioner för strategisk planering och ledning. Förmodligen kommer assistenten inte heller att anförtros anställning och uppsägning av anställda, rätten att förv alta företagets ekonomiska resurser, utfärdande av fullmakter och andra kompetenser som personligen tillhör chefen.

Lagstiftningen tillåter dock att delegera alla funktioner till en anställd som är betrodd, förutsatt att han har tillräckliga kvalifikationer, kunskaper, erfarenhet och befogenheter för att lösa sådana problem. Det är bara viktigt att korrekt utfärda den anställdes fullmakt - genom order eller fullmakt.

Samtidigt bör arbetsbeskrivningen för assistenten till företagets chef återspegla det arbete som faktiskt utförts av honom.

Typiska avsnitt

Arbetsbeskrivningens struktur är fixerad i de statliga kvalifikationskatalogerna och innehåller alla grundläggande krav för den anställde och nyanserna i befattningen, samt dess plats i organisationens organisationsstruktur.

Arbetsbeskrivningen "Assistent Manager", precis som alla andra, bör innehålla följande delar:

1. Allmänna villkor. Den anger förfarandet för anställning och uppsägning, underställning, förfarandet för att ersätta en anställd.
2. Labor funktioner. En av de viktigaste avsnitten som behöver reflekteras i detalj.
3. Rättigheter som beviljas en anställd.
4. Ansvarsgränser för överträdelser.
5. Kvalifikationer, yrkeserfarenhet, utbildningsnivå.
6. Vad medarbetaren i denna position bör veta.
7. Relationer mellan honom och andra delar av organisationen.

De angivna avsnitten kan inte trunkeras, men det är tillåtet att utöka dem och lägga till de nödvändiga objekten.

Executive Assistant Job Description Exempel

Godkänd:

Direktör (namn på organisation)

signatur

(fullständigt namn)

godkännandedatum

Jobbbeskrivning "Assistent Manager"

1. Grundläggande villkor

1.1. Professionell kategori "Leaders".

1.2. Godkänd och avskedad från arbetet på order av direktören.

1.3. Rapportering: direkt till regissören.

2. Funktioner

Assistent Executive:

2.1. Samordnar arbetet för avdelningar, sektioner och andra avdelningar av företaget i enlighet med direktörens instruktioner, resolutioner och order.

2.2. Håller register över tidsfristerna för genomförandet av direktörens kontrollorder av strukturella avdelningar.

2.3. Gör upp en arbetsplan för direktören för nästa arbetsdag och lämnar in den till chefen i tid.

2.4. Organiserar och kontrollerar kontorsarbete på företaget, kontrollerar att det följer lagkraven.

2.5. Säkerställer redovisning och registrering av alla fullmakter utfärdade av direktören.

2.6. Hantera tjänstemän och kontrollera resultatet av deras aktiviteter.

Tillägg beroende på behoven hos en viss organisation och positionsprofil.

3. Powers

Exekutivassistenten har rätt att:

3.1. Bekanta dig med de beslut som fattas av företaget.

3.2. Delta i möten med ledningspersonalen.

Tillägg beroende på behoven hos en viss organisation och positionsprofil.

4. Ansvar

Assistant Supervisor Ansvarig:

4.1. För bristande eller otillbörligt fullgörande av sina uppgifter enligt denna instruktion, order och order från direktören, gällande lagstiftning som styr företagets verksamhet.

4.2. För otillräcklig kontroll över underordnade anställdas aktiviteter.

4.3. För avslöjande av information med begränsad åtkomst.

Tillägg enligtpå behoven hos en viss organisation och positionsprofil.

5. Kvalifikation

En biträdande chef måste ha en fullständig högre utbildning, profil arbetslivserfarenhet på minst 2 år.

6. Måste veta

Nuvarande lagstiftning, stadga, kollektivavtal (anger vilka handlingar och normer den anställde bör känna till).

7. Interaktion

Anger med vem och i vilka frågor den biträdande chefen samarbetar.

Agreed:

Personalchef

Signatur

(fullständigt namn)

Legal Counsel

Signatur

(fullständigt namn)

Familiarized:

signatur

(fullständigt namn)

Särskilda kompetenser för assisterande projektledare

Det förutsätts att projektledning är ett vikariat respektive och assistenten åtar sig vissa skyldigheter fram till slutförandet av projektet. Hans funktionella ansvar kommer att bero på detaljerna och temat för projektet, såväl som på behoven hos en viss organisation.

Arbetsbeskrivningen för den biträdande projektledaren för funktioner kommer att vara mer specialiserad, men med en administrativ och organisatorisk färg. Typiska ansvarsområden för denna position finns i kvalifikationshandboken och ändras sedan för att passa situationen.

Är en biträdande generaldirektörs ansvar annorlunda?

AssistentansvarVD och biträdande direktör för allmänna ärenden kommer att vara annorlunda. Naturligtvis, i det andra fallet kommer befogenheterna att vara mer snävt fokuserade, eftersom chefen för allmänna ärenden inte är ansvarig för all verksamhet i organisationen, utan bara för en separat sektor.

Arbetsbeskrivningen för en biträdande chef för allmänna ärenden upprättas utifrån funktionerna hos den chef som "assisteras". Följaktligen kommer omfattningen av dess ansvar och funktioner att ligga till grund.

Arbetsbeskrivningen "Assistent Manager" i det här fallet är lämplig som grund, du kan bygga vidare på den när du utvecklar nya dokument för relaterade befattningar.