Kontrollens huvudfunktion i förv altningen

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Varje ledare utför ledningens grundläggande funktioner: planering, organisation, motivation, kontroll. De fyra delarna av kontrollfunktionen: definiera indikatorer och metoder för att mäta resultat, mäta resultat, avgöra om resultaten är på rätt spår och korrigerande åtgärder.

Alla ledningsfunktioner: planering, organisation, motivation, kontroll är nära sammankopplade. De är lika viktiga för en effektiv förv altning. De kan inte delas in i dur och moll. Samtidigt bygger ledningsfunktioner: organisation, motivation och kontroll på genomtänkt och effektiv planering.

• Planering är den primära, grundläggande funktionen. Baserat på de strategiska målen byggs en plan för att uppnå dem, som ger tilldelning av vissa resurser och kopplar samman denna allokering i tid. Planering dokumenterar allokeringen av resurser och förenar enskilda avdelningars och anställdas ansträngningar för att uppnå ett gemensamt mål. För detta utförs detnedbrytning av gemensamma mål till personliga. Det är absolut nödvändigt att sörja för planering och kontroll av organisationen. Ledningsfunktioner, utöver målsättning, ger också möjlighet att sammanställa en lista över arbete som måste utföras i en viss sekvens för att uppnå målet. Samtidigt är varje verk knutet till tidpunkten för dess början och slut, resurserna som tilldelats det och efterföljande (eller tidigare) verk i tid.
• Organisation, som en funktion av ledningen, är att skapa en struktur som gör att enskilda delar av systemet kan samarbeta enligt givna regler och rationellt spendera de tilldelade resurserna för att uppnå målen. Organisationsstrukturen beskrivs av ett antal formaliserade regler - föreskrifter, föreskrifter, instruktioner.
• Motivation, som en funktion av ledningen, är att uppmuntra anställda på alla nivåer att arbeta effektivt tillsammans för att uppnå sina mål. Detta är den mest humanistiska och minst formaliserade funktionen av styrning.
• Kontroll, som funktion består ledningsprocessen av kvantitativ och kvalitativ redovisning av resultatet av arbetet, detta är en process som säkerställer att organisationen når sina mål

Tilldelning av kontroll

Kontroll är ledningens huvudfunktion. Det är för:

• Minska osäkerheten i produktionsprocessen och förv altningsprocessen.
• Förebyggande av förutsägelser och misslyckanden.
• Stöd framgångsrik åtgärd.

Kontroll är otänkbart utan mätning. För att förstå vadarbetet går enligt plan, det är nödvändigt att jämföra de kvantitativa indikatorer som uppnåddes vid kontrolltillfället med några tidigare kända planerade.

Processstyrning är ett system som låter dig planera, mäta, identifiera avvikelser och korrigera eventuella affärsaktiviteter, såsom produktion, förpackning, leverans till konsument med mera.

Kontrollfunktionen i förv altningen är en väsentlig del av förv altningsprocessen.

I avsaknad av en kontrollfunktion förlorar varje kontroll sin betydelse. Du kommer inte att veta om det som planerades gjordes, och i allmänhet om något görs.

Utan kontrollfunktionen är det också omöjligt att hantera personal.

Ledningsprocessen är en funktionell process för organisationskontroll, den bör växa ur organisationens mål och strategiska planer

Fyra delar av kontrollfunktionen

Det finns fyra huvudsteg i förv altningskontrollfunktionen:

1. Definiera indikatorer och hur man mäter resultat.
2. Mät resultat.
3. Fastställ om resultaten är som planerat.
4. Tillämpa korrigerande åtgärder.

"Kontroll" betyder en lista som hålls i två exemplar (franska contrôle, från contrerôle -, från latin contra - mot och rotulus - rulla).

Ställa in mål och metoder för att mäta resultat

Det är nödvändigt att bilda en uppsättning indikatorer som är viktiga för den kontrollerade processen och fastställa de planerade värdena för var och en vid givna tidpunkter. När vid denna tidpunkt den faktiskaSom ett resultat får chefer signaler om hur det går och de behöver därför inte kontrollera varje steg i genomförandet av planerna.

Indikatorer bör vara tydligt formulerade, mätbara och material att övervaka. I en tillverkningsanläggning kan mätvärden inkludera försäljning och produktion, arbetseffektivitet, säkerhetsprestanda och mer.

Vid tjänsteleverans, å andra sidan, bör mätvärden inkludera till exempel antalet kunder som måste stå i kö på banken eller antalet nya kunder som tagits in som ett resultat av en uppdaterad reklamkampanj.

Mätpunkter på tidslinjen bör inte heller väljas slumpmässigt, utan bör förknippas med kritiskt viktiga, ur en kontrollerad process synvinkel, tidsperioder eller början/slutet av viktiga stadier i processen. Det kan vara

• Början eller slutet av planeringsperioden – skift, dag, vecka eller månad.
• Början eller slutet av ett viktigt skede: slutförande av förproduktion, start av slutmontering av produkten, leverans av produkten till kunden.
• En ny produktlansering eller uppnående av planerade tjänstevolymer.

Funktionerna för planering och kontroll i förv altningen är mycket nära sammanlänkade och är inte meningsfulla utan den andra. Ingen kontrollerad plan förvandlas till ett tomt papper. Ledningsfunktionerna motivation och kontroll är också relaterade.

Mätresultat

Mäta resultat vid kontrollpunkter och jämföra dem med planeradeIndikatorer bör utföras på ett proaktivt sätt så att avvikelser kan upptäckas så tidigt som möjligt eller till och med förutsägas innan de inträffar, och på så sätt undvika eller minimera korrigerande åtgärder.

Om kontrollpunkter är ordentligt planerade och verktyg är tillgängliga för att avgöra exakt vad underordnade gör, kommer det att vara korrekt och enkelt att bedöma nuvarande och förväntade prestanda.

Det finns dock många aktiviteter där det är svårt att fastställa de exakta kontrollpunkterna, det finns också många aktiviteter som är svåra att mäta.

Det är ganska enkelt att till exempel fastställa en standardtid för tillverkning av massprodukter och det är lika enkelt att mäta de faktiska värdena för dessa indikatorer

Situationen är mer komplicerad med typer av arbete långt från teknik. Det är till exempel inte lätt att övervaka en arbetsrelationschefs arbete, eftersom det inte är lätt att utveckla ett tydligt styrkort.

Chefen för den här typen av chefer förlitar sig ofta på så vaga indikatorer som fackliga relationer, underordnades entusiasm och lojalitet, personalomsättning och/eller arbetskonflikter. I sådana fall är resultaten av chefens mätning av den underordnade också vaga.

Resultatens överensstämmelse med planen

Detta är ett enkelt men mycket viktigt steg i kontrollprocessen. Det handlar om att jämföra uppmätta resultat med förutbestämda mål. I detta skede är en förutvecklad jämförelseteknik extremt viktig. I detDokumentet bör tydligt definiera vad som specifikt mäts, vid vilken tidpunkt och under vilka förhållanden. Följ denna teknik strikt, annars kommer resultaten av mätning och jämförelse med planen att vara opålitliga.

Om prestationen är som planerad kan ledningen tro att allt är under kontroll. I det här fallet finns det inget behov av att störa den dagliga driften av organisationen.

Korrigerande åtgärd

Detta steg blir det viktigaste i händelse av att indikatorerna inte når de planerade och analysen visar på behovet av korrigerande åtgärder. Sådana korrigerande åtgärder kan inkludera ändringar av en eller flera aspekter av den dagliga driften av organisationen.

Till exempel måste en bankkontorschef besluta att fler kassörer i hallen måste vara upptagna för att klara den tidigare inställda maximala väntetiden på fem minuter.

Eller så beslutar butikschefen att skicka maskinförarna övertid för att hålla tidsfristerna för leverans av produkter.

Övervakning hjälper också till att identifiera felaktigt inställda mål, i vilket fall den korrigerande åtgärden kommer att vara att korrigera målen och inte att kämpa för att ändra de aktuella uppmätta värdena.

Lidlighet för korrigerande åtgärder

Du måste alltid utveckla ett konstruktivt sätt att föra indikatorerna till de planerade värdena, annars måste du sent inse att felet redan har inträffat. Ju tidigare en bugg eller ett fel identifieras, desto mer sannolikt är det att åtgärda eller komma ikapp. Och ju mindre tid, material och arbetsresurser kommer att läggas på korrigeringen.

Avvikelser som upptäcks vid ett senare tillfälle kan vara helt omöjliga att rätta till. I det här fallet ådrar sig organisationen betydande ekonomiska förluster och anseendeförluster fram till dess att verksamheten upphör.

Dåliga nyheter idag är bättre än samma nyheter imorgon.

D. S. Chadwick

Släktskap mellan kontrollfunktioner

Ledningsfunktioner: motivation och kontroll är nära besläktade med varandra. För att bygga ett effektivt motivationssystem för en underordnad behöver en chef tillgång till korrekta och snabba kontrollresultat.

Kontroll kan utföras för efterlevnad:

• planerade indikatorer;
• kvalitetsstandarder;
• företagspolicy;
• krav för säkerhet och arbetsskydd;
• krav för kontrollerande statliga eller offentliga organisationer.

Kontrollen kan också vara periodisk och engångsföreteelse, schemalagd och akut, privat och som en del av en allmän revision av organisationen.

Slutsats

Kontrollens huvudfunktion i ledningen är att säkerställa genomförandet av planen och därmed uppnå organisationens mål. Ytterligare funktioner - stöd för organisation och motivation och interaktion med dem. Kontrollfunktionen i förv altningen är den viktigaste. Kontrollpunkten är det inteför att fånga enheten eller de anställda i att planen inte uppfylls och straffa dem. Poängen är att upptäcka avvikelser från planen i tid. Då finns det en chans att hinna vidta korrigerande åtgärder. Genomtänkt organisering av kontrollprocesser är nyckeln till korrekt och snabb genomförande av planer och uppnående av mål.