Betalning av reseersättning: vad du behöver veta om det?

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Att betala resekostnader är inte bara en möjlighet att resa på företagets bekostnad, utan också ett ansvar som medför en rad restriktioner för den anställdes rörelsefrihet. Vissa menar att fria resor och ett minimum av arbete är något att sträva efter när en arbetsgivare tilldelar ansvaret för uppgifter utanför staden eller landet. Vad coolt: du kan koppla av och bli lite uttråkad på konferenser. Allt är dock inte som det verkade vid första anblicken.

Vad kan anses vara en affärsresa?

Enligt artikel 167 i Ryska federationens arbetslagstiftning är en affärsresa en resa under en viss period på bekostnad av arbetsgivaren för att utföra officiella uppgifter utanför kontorets "väggar". En förutsättning är att korsa gränsen till landet, det vill säga att resa till en annan stad är inte en affärsresa. I detta fall beaktas avrese- och ankomstdagarna som obligatoriska för inkludering i denna reseperiod. Den anställde är kvar medkontor, men arbetsschemat utanför landet bestäms inte av det sändande företaget.

Det är också tillåtet att i undantagsfall betrakta de resor som kräver en resa till en grannstad som en affärsresa. Denna regel gäller de tjänster som inte innebär konstanta behov av att passera gränsen, till exempel en taxichaufför. Han kan resa ut ur staden varje dag, men tiden som spenderas på vägen dit anses inte vara en affärsresa. Situationen är annorlunda med tjänstemän som har jobb på kontor, och ibland behöver de resa till en annan stad för att förbättra sina kunskaper och gå kurser. Alla kostnader bärs av arbetsgivaren, då detta ligger inom dennes kompetens, och arbetstagarens rätt att vägra prov och studier bevaras.

Ytterligare reseskillnader

Att resa utomlands innebär vissa undantag från reglerna. De är främst relaterade till tids- och tidskostnader. Anta att en anställd skickas till ett annat land, där han måste stanna i en vecka för att hinna besöka en utställning eller bekanta sig med en leverantörs nya produkter. Flyget är försenat och den anställde tvingas stanna i ett annat land med sina egna pengar:

• Betala för ett hotellrum.
• Äta.
• Använd transport inom landet/staden.
• Ha nödvändiga förnödenheter för vård och hygien.

Alla utgifter måste stödjas med checkar och kvitton, så att man senare, efter återgång till arbetet, kan förstärka materiellt stöd föråterbetalning. Om vi pratar om en resa till en annan stad, så betalas reseersättningen endast delvis - transport och mat.

Vad betalar företaget för?

Företaget står för alla resekostnader för en eller en grupp anställda. I priset ingår inte bara resor, boende, biljetter och besök på vissa museer eller utställningar. Reseersättning inkluderar även obligatoriska betalningar:

• Sjukförsäkring.
• Personalförsäkring.
• Betalning för bagage och dess försäkring.
• Deklaration av det begärda beloppet.
• Försäkringspremier för biluthyrning (om den anställde inte har personliga fordon eller företagsfordon).

Också helger beaktas då en person tvingas vara på uppdrag utanför arbetstid i samband med en order om att lämna. Ersättning för tjänsteresor på helger beräknas separat och återspeglas i bokslutet som engångskostnader eller dagliga utgifter. Detta är nödvändigt så att en person kan äta något och röra sig. Resten av överskottet (att gå på teatrar, museer, caféer, restauranger, shopping) försörjer den anställde själv.

Förfarande för betalning av reseersättning: när utfärdas och returneras pengarna?

Först bör en order ges till en anställd som enligt överordnades uppfattning är behörig i ärenden som behöver lösas utomlands. Det ska vara tjänstemän som uppfyller vissa skyldigheter och uppfyller urvalskriterierna för tjänsten. Med andra ord om en anställd inte känner en utlänningspråk, är myndigheterna skyldiga att betala honom en tolk, om det behövs för att förhandla med det inbjudande företaget. Efter att ha granskat beställningen undertecknar den anställde den och får ett förskott för att beställa biljetter och hyra hotell senast 24 timmar före avgång.

Viktigt! Förskottet ska vara 50 % av det belopp som avsatts för resan. Den ska täcka alla utgifter som försörjs under utlandsvistelsen. Betalning av dagliga resekostnader gäller inte för mobilkommunikation och mobil internettrafik.

Resterande hälften av beloppet kommer att användas för att räkna om de återstående kostnaderna, som kommer att betraktas som oförutsedda eller extra. Den anställde tillhandahåller checkar för dem, och först vid hemkomsten kan han räkna med ersättning för förluster. Till exempel tillhandahölls en chaufför som tillhandahåller transport. För honom tilldelas en separat reseersättning för reparation av maskinen, utbyte av delar, förnödenheter och tankning. En annan anställd kan inte begära ersättning för transportkostnader, eftersom en transfer och en personlig chaufför tillhandahålls.

Ett annat fall, om biljetter beställdes, men flyget var försenat. Arbetaren blev omedelbart återkallad och fick köpa bussbiljetter med egna pengar. Sedan ersätts kostnaderna. När det inte finns några pengar alls skickar företaget dem till mottagarens konto på det snabbaste och bekvämaste sättet.

När är det fördelaktigt för resenären?

Att resa i arbetet är inte alltid förknippat med personliga utgifter. Det finnsfall där den sändande parten ersätter kostnaden för mat, och den anställde förblir "in the black". Detta gäller de ögonblick då värdsällskapet betalar alla matkostnader inom hotellet där personen bor, eller spenderas av personliga pengar (gästen anländer till huset/lägenheten). Samtidigt återbetalas 50 % av kostnaderna för medborgarens mat utan att kvitton behöver visas för inköp av mat eller lagad mat på restauranger och kaféer.

Detta föreskrivs i lag och beror på att en person har rätt att vägra mat som är oönskad för honom av hälsoskäl. Därför kan han köpa något efter smak och behov, men betalning för resdagar kommer att ske på det sätt som lagen föreskriver. Ibland kan utgifter ersättas efter ömsesidig överenskommelse mellan den anställde och chefen.

Betalning av reseersättning: resor och kommunikationer på helger

Om en person tvingas utföra arbetsaktiviteter på helger, till exempel ingående av kontrakt eller undertecknande av dem, måste mobilkommunikation betalas. Sådana oförutsedda men förväntade utgifter kan delvis eller helt ersättas efter gemensam överenskommelse. I praktiken händer det ofta att en affärsresa utomlands kan innehålla inte bara en annan tidszon, utan även veckodagar eller årstider.

1. Om en anställd skickades till USA, där söndag anses vara en arbetsdag, kommer utgifterna för dagen att ersättas till 100 %. Dock inteförtroende bör försummas, eftersom detta också måste bevisas.
2. Om resenären är på väg till Sydafrika, så tas även hänsyn till säsongsvariationer och säsongsväxlingar. Till exempel, "från vinter till vår" att flyga med resväskor med vinterkläder är en extra belastning av utbytbara underkläder för den varma årstiden. Betalningen för bagageförvaring delas på hälften om parterna är överens: den anställde tar inte en massa saker - chefen betalar, det finns en självrisk på grund av den anställdes fel - kostnaden för det.

Samma sak händer i andra fall, när det finns meningsskiljaktigheter och kontroversiella frågor om kostnader. Ibland innebär betalningen av resdagar att det inträffar exceptionellt på grund av företagets fel, men detta faktum bör också bevisas för den anställde. Det är viktigt att ta hänsyn till vissa andra omständigheter som påverkar åtskillnaden av förpliktelser.

Löner

Måste chefen betala lön medan den anställde är utomlands? Detta är en kontroversiell fråga, eftersom den anställde redan utför sin verksamhet och får avdrag. Å andra sidan tillbringar han sin fritid, som han skulle kunna spendera med sin familj eller på semester från jobbet. Och istället tvingas han jobba på helger, men bara på bekostnad av avdrag för resan.

Eftersom helgresetillägget endast är partiellt bör du betala den anställdes mantimmar, utvärdera hans bidrag till företagets utveckling till baspriset enligt det undertecknade anställningsavtalet. Lönen får inte påverka ytterligare resor om det är i företagets bästa, ochen person är skyldig att fullgöra sina befogenheter. Men motivet kan vara en spegelsituation, då övertid på tjänsteresa kan påverka storleken på engångsbeloppet. Detta innebär att dagpenningen, enligt del 1 i art. 168 i den ryska federationens arbetslag, läggs till lönesatsen.

Vad påverkar dagtraktamenten i olika organisationsstrukturer?

Betalning av dagpenning beror inte på en persons land och bosättningsort. Enligt beslut av Högsta domstolen nr CAS 05-151 av den 26.04.2015 täcks dagtraktamenten i sin helhet fram till avresan. Om de överskrids måste de ersättas av ledningen. Det är "pockoutkostnader" som är nödvändiga för att utföra arbete utanför den fasta anställningsorten i samband med arbetsstunder eller tjänsteuppdrag. Det är värt att notera att pengarna betalas från den allmänna budgeten, som utgör statens fond.

Om en anställd tillhör en budgetorganisation, har den en separat fond från vilken pengar kommer för sådana utgifter. Vi pratar om inrikesministeriet - de sociala och medicinska aspekterna av denna organisation tillhandahålls helt av staten, har ingenting att göra med försäkringskassor och tillhandahåller medborgare som arbetar i icke-statliga positioner.

Här beror betalningen av resekostnader i budgetinstitutioner helt på den statliga typen av förv altning och tillgången på enheter. När det gäller militärtjänstgöring är avdragen något högre än i icke-statliga strukturer eller privata företag.”Eftersom plikten och uppgiften för den anställde är landets uppgift, då kostnadernalandet betalar.”

Reseskatter

Följande lag gäller för den aktuella rapporteringsperioden: det finns inga minimi- och maximigränser för organisationer, det vill säga varje företag kan sätta sin egen betalningsgräns för att ge en anställd en dag utanför arbetsplatsen. Men om han går några timmar, betalas dagpenningen i sin helhet, eftersom detta inte är en förmån, utan en kostnadstäckning.

Små företag försöker begränsa sig till en dagpenning på 700 rubel, eftersom beloppet inte beskattas i enlighet med punkt 3 i art. 217 i Ryska federationens skattelag. Personlig inkomstskatt kommer att behöva innehållas från det belopp som utgör skillnaden som överstiger det fastställda minimumet.

Viktigt! Om en anställd skickas utomlands är den skattefria gränsen 2 500 rubel. Betalning för resekostnader i en budgetinstitution görs på exakt samma sätt.

Exempel på beräkning av avdrag från dagliga betalningar

Anta att herr Petrov åkte på en affärsresa i 5 dagar, varav 2 dagar inföll på helgen. Han har rätt till 1000 rubel för varje dag som tillbringas i en annan stad, enligt myndigheternas beslut. Av dessa 5 000 rubel beskattas inte beloppet lika med 5700=3 500 rubel. De återstående ett och ett halvt tusen är föremål för beskattning och betalning av försäkringspremier.

När en person reser utomlands under samma 5 dagar, får en person 3 000 rubel per dag. Av de 15 000 rubel kvarstår beloppet 2 500 rubel, som är föremål för personlig inkomstskatt ochbidrag. I det här fallet krävs i alla fall inte uppvisande av checkar och kvitton.

Vilka dokument ska presenteras?

Genast är det värt att börja med transport - om du reser med privatbil utfärdar redovisningsavdelningen en fraktsedel där checkar och kvitton för betalning av drivmedel och andra förbrukningsartiklar utfärdas. Biljetter till flyg, tåg och bussar bör sparas tills du kommer hem. Pass med gränsövergångsmärken bör också fotokopieras för bifogad fraktsedel. För stadsresor inom landet behöver du avge rapporter på uppdrag - detta är ett blad som återspeglar tjänstelistan med skyldigheter.

Om hotellet bokades personligen av en anställd bör du ta reda på i förväg om de har formulär nr 3-G för utfärdande till gäster. I annat fall kommer boendet att ske på den anställdes bekostnad, eftersom KKM inte behövs av sådana organisationer. När du utfärdar ett memo (för budgetorganisationer) bör du dessutom bifoga biljetter med datum för avgång och ankomst. Utbetalning av reseersättning på helger kan tvingas fram om en lokal lag upprättas och en order i T-9-formuläret undertecknas. Dessa dokument har företräde framför de lagar som vägleder revisorer. De måste först beaktas för att inte betala för mycket reseersättning.

Den största skillnaden mellan budgetföretag och privata företag är den obligatoriska försörjningen av en anställd som är "på fel" av ledarskapet utanför landet. Det är viktigt att göra allt så att medarbetaren kan i tid och noggrantslutföra företagets alla uppgifter. Privata företag är sällan intresserade av sådana betalningar, eftersom det alltid finns ytterligare dokumentation som ska fyllas i och skattebetalningar ska dras av. Kontrollera därför i förväg allt som kommer att utfärdas och undertecknas i ditt namn. Ta också reda på vilka organisationer utanför staden eller landet som utfärdar relevanta dokument. Ibland är det ganska svårt att få en biljett i kollektivtrafiken för att bevisa att det rör sig om en resa i officiell ärende.