Symboler i tidrapporten. Hur man fyller i en tidrapport (prov)

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Arbetstid och dess redovisning är viktiga komponenter i alla organisationer, vilket gör att du kan kontrollera företagets aktiviteter och disciplinera anställda. För att förenkla detta förfarande utvecklades en speciell blankett - en tidrapport. Den finns i både pappers- och elektronisk version. Och var och en av arterna har sina egna nyanser i fyllningen.

Vem fyller i tidrapporten

Varje organisation utser en person som ansvarar för att upprätthålla tidrapporten, med fokus på verksamhetens detaljer och antalet anställda. Om organisationen är liten och allt arbete utförs på kontoret, kommer personalinspektören, revisorn eller annan behörig person att schemalägga de anställda.

I händelse av att ett företag har flera anläggningar är det mycket lättare att tidrapportera anställda direkt på sina arbetsplatser. Detta ansvar ligger i detta fall på förmannen eller chefenunderavdelningar genom separat order eller föreskrivs i anställningsavtalet.

Algorithm för att arbeta med tidrapport

Först och främst måste du veta att varje företag måste ha en vanlig (det vill säga i pappersversion) tidrapport. Blanketten kan antingen skrivas ut på egen hand eller beställas från ett tryckeri.

Det finns två godkända blanketter: T-12 och T-13. Deras skillnad är att den första inte bara tar hänsyn till arbetstid, utan också har kolumner för att beräkna månadslönen. De fylls i enligt samma schema, nämligen att varje månad den första dagen öppnas en ny tidrapport. Det är nödvändigt att fylla i kolumnerna:

• Företagets namn (enligt ingående dokument), serienummer och slutdatum.
• Perioden för vilken tidrapporten öppnas.
• Ordinala antal personal och deras uppgifter från personliga kort.

Resten av uppgifterna läggs in inom en månad och att fylla i den del som avser löner återstår hos den redovisningsanställda.

Symboler i tidrapporten

För snabbare och bekvämare ifyllning av tidrapporten utvecklades och godkändes ett notsystem. De återspeglar arbetssättet och vilan och andra nyanser. 36 beteckningar tillhandahålls. Men ibland är det här numret inte tillräckligt för att visa all information om en anställd korrekt.

Symboler i tidrapporten

	Namn	Brevsbeteckning	Numerisk beteckning
1	dag- och kvällstid	I	01
2	Nattöppningstider	N	02
3	Arbeta på helger och helgdagar	RP	03
4	Övertid	c	05
5	Affärsresa	K	10
6	Huvudsemester	från	14
7	Extra ledigt	one	15
8	Studiesemester	U	16
9	Korta arbetstider för studenter	UV	17
10	Ytterligare studieledighet utan lön	UD	18
11	Mammaledighet	r	19
12	Paderskapsledighet (delvis betald)	veh	20
13	Paderskapsledighet (oavlönad)	oj	21
14	Obetald ledighet	till	22
15	Obetald ledighet av juridiska skäl	OZ	24
16	Sjukskrivning	B	25
17	Obet altfunktionshinder	t	26
18	Timmar med reducerat arbete	ch	27
19	Nedtid (av icke-anställda skäl)	vp	28
20	Frånvaro av juridiska skäl (med lön)	g	29
21	Oursäktad frånvaro	OL	31
22	Timmar ej arbetade (om arbetsgivaren har bestämt ett deltidsarbete)	NS	32
23	helger	till	33
24	Strikes	ZB	34
25	Frånvaro av oklara skäl	НН	35

Tabellen visar de vanligaste symbolerna i tidrapporten. En mer detaljerad beskrivning och en komplett lista finns vanligtvis på formulärets första sida. Detta gör det lättare att navigera mellan symbolerna och bestämma i vilken situation vad som ska placeras i en cell.

Vanlig ifyllning av formulär

Att fylla i tidrapporten är ett mödosamt arbete som kräver uppmärksamhet. Det kan göras med till exempel metoden kontinuerlig närvaro och frånvaro.

I detta fall skrivs data in i varje kolumn. Symbolerna indikerar både närvaron av anställda på arbetsplatsen och deras frånvaro, och anger orsakerna. Den anger också antalet timmartillbringade på arbetsplatsen.

I själva tidrapporten kommer det att se ut så här: på en ledig dag sätter du bokstaven "B", under den 0, på en arbetsdag respektive "I" och antalet timmar, t.ex. 8. I likhet med helger noteras olika orsaker till frånvaro, från tjänsteresor till frånvaro av oklara skäl.

Beräkningen av tidrapporten i det här fallet är lite lättare, eftersom alla nödvändiga siffror och beteckningar är framför dina ögon. Detta gäller särskilt för specialister med liten arbetserfarenhet - så det är mindre troligt att de blir förvirrade och gör ett misstag.

Fyll i tidrapporten klokt

Det finns också en metod för att registrera avvikelser. Den tillämpas när arbetsdagen har samma längd under hela perioden. I det här fallet noteras endast icke-standardiserade situationer, det vill säga frånvaro, övertidsarbete, tjänsteresor, etc. När du använder den här metoden spenderas mycket mindre tid, och slutresultatet är detsamma i båda fallen.

På bladet ser det ut så här: den översta raden innehåller information om den anställdes frånvaro på arbetsplatsen - V, K, FROM, HH, PR, B och andra. Den nedersta raden lämnas tom. I den slutliga beräkningen av arbetade timmar spelar nollor ingen roll, och med samma längd på arbetsdagen återstår det bara att utföra de enklaste åtgärderna: räkna antalet tomma celler i den översta raden (detta är närvaro) och multiplicera med antalet timmar.

Denna metod är bekvämare för erfarnapersonalhandläggare och revisorer. Den lämpar sig också väl för små organisationer där antalet anställda är litet. Om din ledning inte känner till ett enklare tidsspårningssystem är det dags att föreslå det för dem.

Underhålla en tidrapport på en dator

Förutom pappersversionen finns det även flera elektroniska. Som nämnts ovan måste tidrapporterna dupliceras utan att misslyckas. Detta är nödvändigt för att data om anställdas arbete inte ska gå förlorade och deras tillförlitlighet bekräftas (det är trots allt inte möjligt att använda en dator överallt).

Ett av de mer prisvärda alternativen är en tidrapport skapad i kontorsprogram. Excel är perfekt för detta ändamål. Med kalkylblad kan du skapa alla typer och storlekar av ett dokument. Tack vare möjligheten att ställa in formler är det också mycket lättare att summera och beräkna mellanliggande data.

Användning av dedikerad programvara

I händelse av otillräckliga kalkylbladskunskaper kan en anställd eller ledning välja ett annat liknande program. Tidrapporten i det här fallet kommer att likna pappersversionen. Detta kommer att minska tiden det tar att behandla dokumentet.

Man bör också komma ihåg att varje program involverar användning av licensierade versioner. Hos olika leverantörer har de givetvis sin egen kostnad. Till exempel kommer Time Sheet-programmet kosta användare från1000 rub. och över - beroende på antalet anställda.

Ett annat plus med sådana verktyg är att du inte behöver fylla i en papperstidrapport. Formuläret med alla märken är lätt att skriva ut när som helst. Denna funktion finns säkert i alla liknande program.

Om lagring av dokument

Vad används tidrapporten till? Detta är grunden för redovisning av löner i ett eller annat belopp, liksom det huvudsakliga beviset för att den anställde var på arbetsplatsen och utförde sina uppgifter. Utan tvekan är detta dokument mycket viktigt för varje organisation.

Hur länge sparas då detta formulär? Tidrapporten ska sparas i ett år. Detta är fastställt i lag och sådana normer måste följas.

Om du tappar bort en redan stängd tidrapport, få inte panik. Det kan alltid återställas med andra dokument. Till detta används förklarande, sjukskrivning, information om tjänsteresor, semesterscheman etc. Allt som bekräftar och förklarar frånvaron av en person på sin arbetsplats kan användas för att återställa data.

Vem kan behöva ett rapportkort?

Detta dokument krävs ofta för olika kontroller. Skatteverket kontrollerar till exempel sin närvaro i organisationen och att fyllningen är korrekt.

Avsaknaden av en tidrapport även i det minsta företaget kan vara en orsak till ganska höga böter. Sammauppstår när det görs fel i att fylla i formulären. Detta gäller både beräkningar och missbruk av symboler.

Närvaron av tidrapporter är obligatorisk. De behövs både för företaget självt (redovisning, disciplinering av anställda) och för revisionsorganisationer. Och viktigast av allt - applicera korrekt symbolerna i tidrapporten. Då kan du undvika en rad problem med anställda och tillsynsmyndigheter.