Hur man skriver ett affärsbrev: regler och riktlinjer

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

En viktig egenskap hos alla företag är affärskorrespondens. Anställda i varje företag kommunicerar med kollegor och kunder, med leverantörer och konsumenter. I allmänhet inkluderar den dagliga rutinen på alla kontor verkligen deltagande i korrespondens.

Trots att de flesta anställda i företag och organisationer skickar och tar emot många meddelanden varje dag, följer inte alla etablerade normer och regler när de skapar dem. Det visar sig att det inte är så enkelt att skriva ett affärsbrev korrekt och korrekt. Det finns ett antal krav och mönster som tillämpas i världen och relaterade till arbetsflöde. De inkluderar reglerna för att skriva ett affärsbrev, såväl som huvudpunkterna angående design.

När du skriver ett meddelande till en tredjepartsorganisation eller bara till en kollega på en grannavdelning, bör du följa en strikt stil (med undantag för vänlig korrespondens, för vilken det inte finns någonliknande begränsningar). Använd inte för känslomässiga ord ens för att beskriva vikten av transaktionen eller glädjen med de testade produkterna. Ett affärsbrev bör vara tydligt, kortfattat och rimligt återhållsamt.

Meddelandet bör börja från mottagaren. Om det är avsett för en anställd i en tredjepartsorganisation, måste du verkligen ange dess namn, mottagarens position samt hans fullständiga namn. I det fall dokumentet finns kvar inom företaget räcker det med ett efternamn med initialer (du kan även lägga till befattningen).

Ett affärsbrev till en extern organisation bör vara på företagets brevpapper (oavsett om det skickas elektroniskt eller på papper). Om den saknas kan du helt enkelt ange avsändarens uppgifter i "huvudet" på dokumentet.

Innan du börjar sammanställa texten måste du tänka på dess struktur, identifiera huvudpunkterna och målen med skrivandet. Detta kommer att göra skrivprocessen mycket lättare. Brevet ska avslutas med en signatur, som inte bara anger avsändarens namn, utan även befattningen, samt namnet på företaget som han representerar.

När du skickar ett erbjudande till en potentiell kund eller partner i slutet, måste du verkligen uttrycka tacksamhet för samarbetet och hoppas på ytterligare gemensamt arbete.

Förutom reglerna som används i affärskorrespondens finns det också rekommendationer. Till exempel bör alla dokument adresserade till en specifik person börja med orden "kära" med det fullständiga namnet, ochinte initialer. Du behöver inte använda förkortningar i bokstäver, skriv till exempel "uv." eller minska adressatens position, hans arbetsplats.

Det internationella dokumentflödet anses vara det svåraste, eftersom varje stat har sina egna nyanser av kommunikation, och språket på vilket du måste korrespondera med utländska partners är inte alltid tydligt för brevskrivaren, så du måste använda översättares tjänster. Innan man tillgriper en sådan specialists tjänster bör det klargöras om han vet hur man skriver ett affärsbrev på engelska eller om vi talar om en banal bokstavlig översättning. Om ett utländskt dokumentflöde planeras att ständigt upprätthållas är det bättre att anställa en anställd som talar ett främmande språk tillräckligt för att skriva ett affärsbrev om det.

Generellt sett beror genomförandet av uppgiften i många avseenden på hur dokumentet är upprättat och hur det är utformat. Så underskatta aldrig vikten av affärsetikett när du kommunicerar.