Hur gör man en förhandsrapport? Mönster och regler

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Utgiftsrapport är det primära dokumentet i redovisningsarbetsflödet. Dess huvudsakliga syfte är att bekräfta det belopp som spenderats av den ansvarige personen.

Bilater alt enhetligt formulär nr. AO-1 – ett enda formulär för varje juridisk person av någon form av ägande. De enda undantagen är statsanställda som har använt en särskild blankett "0504049" sedan 2002.

En kostnadsrapport ansvarar för varje anställd som får pengar för en affärsresa eller köp av material eller produkter (som kontorsmaterial eller mat).

Resenärens kostnadsrapport

Hur upprättar man en förhandsrapport på rätt sätt om en anställd skickades av en organisation för att utföra en uppgift i en annan stad?

En affärsresa är en anställds resa för att utföra sina arbetsuppgifter utanför företagets plats. Det är aldrig utan utgifter, som är föremål för ersättning till den anställde i enlighet med gällandelagstiftning.

Resekostnader inkluderar:

• tur och retur, men bara om arbetaren har biljetter.
• Hyresbostäder (checkar eller kvitton krävs).
• Ytterligare utgifter som ingår i dagpengen.
• Telefonsamtal, post, valutaväxling, transit- och provisionsavgift, bagagebiljett och andra evenemang, utan vilka resans huvudsyfte inte kommer att uppnås.

Alla ovanstående utgifter måste dokumenteras. Om vi pratar om dagtraktamenten specificeras deras storlek vanligtvis i beställningen eller i positionen på en affärsresa som utfärdas av varje företag. Beloppet kan variera beroende på vart den anställde gick: inom regionen, till en annan subjekt i Ryska federationen eller utomlands.

Lagstiftningen fastställer inte en maximal dagpenning, men om deras värde inom landet överstiger 700 rubel, och utanför det - 2500 rubel, bör de vara föremål för personlig inkomstskatt. Problem med hur man korrekt upprättar en förhandsrapport efter återkomst från en affärsresa bör inte uppstå. Sista datum för leverans av dokumentet - inte mer än tre dagar från ankomstdatum. Om redovisningsbeloppet inte användes i sin helhet, måste mellanskillnaden returneras till kassörskan med hjälp av en inkommande kontantorder, och om det tvärtom inträffade ett överskridande, kompenseras den anställde för allt med utgående kontanter beställning.

Vilka är konsekvenserna av en felaktig förhandsrapport?

Rätt upprätta en förhandsrapport omarbetstagaren ska resa på tjänsteresa inom tre dagar, annars kan tillsynsmyndigheten betrakta detta belopp som inkomst, på vilken personskatt och försäkringspremier ska periodiseras.

Förresten, antagandet av den nya versionen av lag nr 290-FZ av den 3 juli 2016 introducerar vissa justeringar, till exempel allvarliga böter för att ha utfört en felaktig kontroll. Det är också planerat att börja använda speciella bankkort som följer den internationella standarden Visa och MasterCard för att betala resekostnader.

Allmänna regler

Hur gör man en förhandsrapport? Du behöver bara följa var och en av följande punkter:

1. Rapporten ska upprättas senast tre arbetsdagar från ögonblicket:

• perioden som anges av de anställda i ansökan om emission av medel har löpt ut;
• en anställd gick till jobbet om utgången av den period för vilken pengarna utfärdades föll på semester eller sjukdom;
• anställd återvände från affärsresa.

2. För att upprätta en rapport, använd den enhetliga blanketten nr. AO-1 eller den blankett som företaget antagit.

3. En anställd måste tillsammans med en revisor som vet hur man korrekt upprättar förhandsrapporter (ett exempel är tydligt tillgängligt i det program som används), fylla i dokumentet.

4. Chefen ansvarar för att godkänna rapportpapperet.

5. Alla förskottshandlingar måste åtföljas av checkar, fakturor,biljetter och andra papper som bekräftar att personen faktiskt har spenderat de ansvariga medlen.

påfyllningsorder

Hur gör man en förhandsrapport?

Den första eller främre delen måste fyllas i av en revisor. Det är omöjligt att göra utan att specificera detaljerna i dokumentet (nummer och datum), information om företaget och redovisningsskyldiga personer, beloppet för den utfärdade förskottsbetalningen, sammanfattande information: spenderade medel och redovisningskonton, på grundval av vilka man kan bedöma rörelsen och avskrivningen. Dessutom bör ett överutgifter eller återbetalat oanvänt förskott anges här.

Den andra delen är ett kvitto som anger att förhandsrapporten har godkänts för verifiering. Efter att ha fyllt i måste revisorn klippa av den och ge den till den ansvarige medarbetaren.

Den tredje delen (baksidan av formulär AO-1) måste fyllas i tillsammans. Den ansvarige medarbetarens uppgift är att spegla detaljerna och bifoga varje korrekt utfört försäljningskvitto för förhandsrapporten. Revisorn måste fylla i beloppet och kontot, vilket återspeglar de pengar som spenderats.

Dokumentet måste undertecknas av den anställde, revisorn och revisorn. Först efter det kan det godkännas av chefen.

Rimliga överutgifter

Hur lämnar jag in överutgifter för utgiftsrapport? Först måste du se till att det är motiverat:

• utgifterna är högretilldelade krävdes för att utföra uppgiften på uppdrag av myndigheterna;
• anställd har stödjande papper.

Om minst ett villkor inte är uppfyllt, återbetalas inte pengarna.

Procedur för att kompensera överutgifter i kassan

I händelse av överutgifter ställs revisorn inför frågan: hur man upprättar en utgiftsredovisning korrekt. Ett exempel på ett kontokontantorderformulär nr KO-2 kan lätt hittas på Internets stora vidder. Detaljerna för detta dokument måste anges i rapporten - raden "Överskridande utfärdat av kontantbeställning".

Vilken för kompensation för överutnyttjade medel av en anställd är inte fastställd i lag. Om revisorn inte omedelbart angav information om utfärdandet i förhandsrapporten kommer detta därför inte att medföra några påföljder.

Villkor för ersättning för överutgifter på lönekort

För närvarande överför nästan alla organisationer löner till anställda på ett bankkort. Går det att återbetala det överuttagna beloppet enligt utgiftsredovisningen till den anställde på samma sätt?

Lagstiftningen har inget tydligt svar. Dokumentet i sig föreslår bara en form av återbetalning av det överutnyttjade redovisningsbeloppet - kontanter.

Rysslands centralbank delade samma åsikt 2006 i sitt brev nr 36-3/2408. Samtidigt innehåller hans brev, men daterat den 24 december 2008 nr 14-27 / 513, information om frågan: är det möjligt att använda bankkort för att betala förredovisningsbelopp ligger inte inom centralbankens behörighet. Det nätverksföretaget bör självständigt ta itu med sina problem i detta fall. Och för att kontrollorganet inte ska ha onödiga frågor rekommenderas det att använda kassan.

Hur kompenserar man en anställds personliga pengar?

En anställd i en organisation kan själv gå för att köpa nödvändiga varor (arbeten, tjänster) på egen bekostnad. I det här fallet behöver du inte fylla i en förhandsrapport. Hur ordnar man stegen ovan?

En ansökan och dokument som bekräftar köpet (kontantkvitton, fakturor, strikta rapporteringsformulär, resedokument, etc.) kommer att räcka.

Utfärdande av en förhandsrapport om 1С

Varje revisor bör vara bekant med ett sådant dokument som en utgiftsrapport. Hur ordnar man i 1C? Platsen för dokumentet i programmet är avsnittet "Bank och kassadisk".

I det skapade fönstret måste du först ange information om organisationen och ansvariga personer. Knappen "Lägg till" kommer att göra en tabell tillgänglig där du behöver reflektera all information om utgivna medel.

Det finns tre typer av förskottsbetalning:

• Pengadokument. Detta tar hänsyn till flyg- och järnvägsbiljetter, kuponger, frimärken, etc.
• Kontanter. Huvudsyftet med dokumentet är att skriva av kontanter.
• avräkningskonto. Dokumentet är nödvändigt för att ta hänsyn till avskrivningen av ett icke-kontant belopp från förlikningenföretagskonton.

För att generera information om kontantuttag måste du börja med att skapa en ny utgående kontantorder. Efter ifyllning ska dokumentet skrivas ut och överlämnas till den ansvarige personen, så att denne fyller i raden vid mottagande av medel och skyltar. Först då kan du spara och lägga upp dokumentet.

I tabelldelen av kassakvittot ska information om de varor och material som köpts av den ansvarige personen anges. Om köpet av varor åtföljdes av utfärdandet av en faktura, är det nödvändigt att sätta SF-flaggan, välja leverantör och fylla i hans uppgifter.

Sektionen "Returnerbara förpackningar" kräver att du fyller i information om förpackningen som leverantören väntar på tillbaka.

Sektionen "Betalning" registrerar de belopp som betalats till leverantören för tidigare köpta varor. Förskottsbetalningen återspeglas i posten D 60.02 K 71.01.

Fliken "Övrigt" är utformad för att ta hänsyn till andra utgifter för en ansvarig person (affärsresa, resor, bränslekostnader, etc.).