Projektledning – vad är det? Fördelar och nackdelar

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2024-01-17 19:08

Projektledning är en integrerad del av det moderna ledningssystemet i Ryssland. Många inhemska och utländska företag använder projektledning för att förbättra kvaliteten på produkter och tjänster, minska kostnaderna, öka vinsten. Vad är projektledning och vilka är dess främsta fördelar?

Vad är ett projekt?

Begreppet "projekt" kan tolkas på helt olika sätt. Det första alternativet innebär definitionen av projektet som en uppsättning dokumentation, enligt vilken det är möjligt att bygga en byggnad eller struktur. Den här artikeln kommer att diskutera den andra betydelsen av ordet "projekt".

Det finns många definitioner av ett projekt, även om de alla är överens om en sak: ett projekt är en idé som involverar genomförandet av en specifik materiell uppgift under en begränsad tidsperiod. Samtidigt kallas projektets huvuddrag:

• Uniqueness (ett projekt är något som skapas för första gången).
• Tidsbegränsad (projektet har alltid deadlines för dess genomförande).
• Målmedvetenhet (projektet genomförs alltid för att lösa specifika problem, uttryckta som regel i kvantitativa enhetermått).

Om alla tre villkoren är uppfyllda kan uppsättningen aktiviteter kallas ett projekt.

Program och portföljer

Projekt grupperas ofta i program och portföljer. Samtidigt är program en uppsättning projekt som förenas av ett gemensamt mål. Ett program för att förbättra kvaliteten på utbildningen för befolkningen kan till exempel innefatta projekt för att höja lärarnas löner med 20 %, byggandet av 15 nya skolor, utgivningen av 26 nya läroböcker i grundläggande ämnen.

En projektportfölj samlar projekt finansierade från en enda källa, oavsett deras mål. Till exempel kan företag N:s projektportfölj inkludera projekt för välgörenhet, byggandet av ett nytt företagskontor, firandet av direktörens jubileum och en ökning av den årliga omsättningen med 10%.

Projekt i portföljer och program bör också ha de tre huvudfunktionerna som beskrivs ovan.

Grundläggande principer för projektledning

Med tanke på den dynamiskt utvecklande marknaden för teknologier utformade för att underlätta förv altningsprocessen är det svårt att nämna specifika metoder som fullständigt beskriver projektledning.

Projektledning inkluderar många tillvägagångssätt och verktyg och bygger på följande grundläggande principer:

• Resultatorienterad. Denna princip bestäms av innebörden av termen "projekt". Projektledning är inte bara kvalitetsstyrning, det är en målmedveten uppsättning inbördes relaterade åtgärder.
• Principen för "designtriangeln". Påprojektledning bör styras av det ömsesidiga beroendet mellan: timing, budget, projektkvalitet. En förändring av en av faktorerna leder till en förändring av de andra, vilket gör dem så att säga till sidor i samma triangel.



• Redovisning för projektets livscykel. Livscykeln för ett projekt börjar med bildandet av själva idén om att skapa ett projekt och slutar vid utgången av den tidsperiod som anges i projektet. Livscykeln för ett projekt slutar i regel när produktens livscykel, skapad som ett resultat av projektet, börjar.
• Processinställning till ledningen. Denna princip innebär utvärdering av projektet som en uppsättning processer som är sammankopplade och kulminerar i mellanresultat i form av halvfabrikat eller viktiga dokument. Detta tillvägagångssätt låter dig styra projektet utan de så kallade "blinda zonerna".

Metoder för att uppmuntra projektdeltagare

Att stimulera projektdeltagare ägnas vanligtvis särskild uppmärksamhet när projektledning väljs ut för att utföra specifika uppgifter. Projektledning inkluderar vanligtvis påtagliga och immateriella motivationsmekanismer.

Väsentliga incitament inkluderar bonusar, böter, ytterligare betalningar för tidigt slutförande av mellanliggande uppgifter.

Immateriella metoder för motivation inkluderar certifikat och disciplinära gåvor i form av ledighet, såväl som utbyggnad av konkurrens mellan projektdeltagare som en del av en konkurrenskraftig tävling.

Huvudstadier av projektledning

Projektledning sker i faser av projektets livscykel och faser av ledningskomplexitet. Förhållandet mellan stadier och faser visas i tabellen nedan.

FASER:	Kostnadshantering	Förfallen hantering	Content Management	Riskhantering
STAGE:	1	2	3	4
Initiering	Preliminär finansieringsberäkning	Preliminär uppskattning av projektets tidslinje	Definition av nyckeluppgifter	Preliminär analys av möjliga negativa faktorer
Planering	Beräkning av budgeten och sök efter finansieringskällor	Projektschemaberäkning	Beräkning av projektmål	Beräkning av riskjustering
Implementation	Finansiering av projektet steg för steg	Övervaka genomförandet av schemat	Övervaka uppnåendet av mellanliggande indikatorer	Övervaka förändringar i viktiga drivkrafter
Stänger	Uppskatta vinst/förlust	Poäng för ben/ledning	Bedömning av slutförande/misslyckande av projektmål	Analysgjorda misstag

Således omfattar områdena för projektledning ekonomi, personal, strukturella områden i organisationen.

Omfattning av projektledning

Projektledningsstrukturen inkluderar uppdelningen av allt arbete i organisationen i projekt som är begränsade i termer av tid och mål. Samtidigt bildas ett team av varje projekt och ett team av projektledare, som rapporterar till chefen om hur projektet fortskrider.

I detta avseende används projektledning som regel i organisationer av olika branscher och storlekar, med ett brett utbud av samtidigt utförda order. Men i småföretag använder han även projektledning för att lösa specifika problem med att modernisera produktionen eller till exempel introducera en ny produkt.

Projektledning i byggbranschen

Inom byggbranschen är användningen av projektledningsmetodik särskilt relevant. I företag som utför en kunds eller entreprenörs funktioner använder projektledningen en naturlig uppdelning av arbetet i projekt (enligt produktprincipen, det vill säga konstruktionen av varje byggnad är ett separat projekt), och strukturen för högsta ledningen praktiskt taget kräver ingen allvarlig omstrukturering.

Styrning av en projektorganisation utförs också ofta enligt projektprincipen, framgångsrikt med hjälp av redan bildade teamdesigners som ett projektteam.

Projektledning i statliga strukturer

Projektledning i regeringen är en ganska ny trend i vår tid. Program-target-metoden för förv altning, som har utvecklats sedan sovjetperioden, har nu tagit formen av projektledning i hela landet. Nu, för att lösa strategiskt viktiga uppgifter för staten, används program som omfattar enskilda projekt med målindikatorer och genomförandetidsfrister. Själva metoden för att hantera sådana program är dock fortfarande långt ifrån idealisk och kräver modernisering och uppdatering.

Erfarenhet av att implementera projektledning i Belgorod-regionen

Projektbaserad offentlig förv altning har bevisat sig själv över hela världen. I Ryssland finns det erfarenhet av att tillämpa denna teknik i Belgorod-regionen.

Detta storskaliga experiment påverkade nästan alla aspekter av den offentliga förv altningen i Belgorod-regionen. Bland huvudinslagen finns utbildning i projektledning, organisatoriskt och metodiskt stöd, inspektioner på plats, motivering, bedömning av anställdas kompetens, expertuppdrag för projektgranskning.

Projektledningen i Belgorod-regionen inkluderar nu kollegiala organ för projektledning:

• Interdepartementell kommission som hanterar projektaktiviteter.
• Sektoriella expertkommissioner som beslutar om öppnande/stängning av projekt.
• Region alt projektkontor som kontrollerar efterlevnaden av metodenprojektledning.

One Stop Shop

Det var inom ramen för övergången till projektledning som Belgorod-regionen, redan 2010, övergick till att koordinera investeringsprojekt genom systemet med ett fönster, som nu är välkänt i Moskva. Rollen för detta fönster utförs just av en av de nyligen introducerade tjänsterna - det regionala projektkontoret. Nu, exakt en månad efter ansökan till projektkontoret, får affärsenheten ett godkännandedokument.

Automatiskt informationssystem "Projekthantering"

Information och teknisk support för projektledning i Belgorod-regionen utförs genom det automatiserade informationssystemet (AIS) "Project Management". Detta är en webbapplikation utan programvara som utför följande funktioner för projekt, portföljer och program:

• Underhåll av registret (databas).
• Schemaläggning.
• Budgetering.
• Övervakning av genomförandet på regional och kommunal nivå.
• Fördelning av befogenheter och ansvar för teamet.
• Ändra innehåll.
• Varningssystem om kommande och kommande evenemang för projekt.
• Dokumentflöde.
• Automatisk analytisk rapportering.
• Integration med den elektroniska regeringen i Belgorod-regionen.

Fördelar och nackdelar med projektledning

Den beskrivna erfarenheten av att implementera projektledning i Belgorod-regionen visade sig vara framgångsrik. Effekten av dessa förändringar uttrycktes främst ien ökning av tillväxttakten för bruttonationalprodukten med 0,1 % (mer än 3 miljarder rubel), en minskning av tiden för projektgodkännande (med 2 månader för varje projekt) och en ökning av utvecklingstakten för investeringar i regionen med 23 %. Det viktigaste resultatet är dock bildandet av projekttänkande bland anställda som aktivt analyserar och försöker lösa problemet, ibland till och med med icke-standardiserade, innovativa metoder.

Motivering och omstrukturering av ledningsstrukturen gjorde det möjligt att få en positiv effekt inte bara för den offentliga förv altningen utan även för näringslivet, vilket skapade ett gynnsamt investeringsklimat och avlägsnade hinder för företagande.

Befolkningen i regionen tar nu en aktiv del i urvalet och kontrollen av genomförandet av viktiga strategiska projekt. För människor är projektledning en möjlighet att njuta av tjänster av hög kvalitet och hög rörlighet.

Men trots alla fördelar med projektledningsstrukturen finns det också nackdelar med detta tillvägagångssätt.

Först av allt, övergångsperioden. Det tar en viss tid för projektgruppen att arbeta tillsammans och utföra sina funktioner som en välkoordinerad mekanism.

För det andra, när man implementerar projektledning i ett företag, kan sökandet efter en bra projektledare försenas. Mycket höga krav ställs på de personliga och professionella egenskaperna hos en projektledare: omfattande kvalifikationer, fullständig fördjupning i projektet, erfarenhet av projektledning av de specifika detaljerna.

Den tredje nackdelen med projektledning kan anses vara behovetfördela företagets resurser mellan projekt. I "fattiga" företag kanske detta inte alls är genomförbart. Projektledare kommer att behöva "kämpa" för finansiering och personal, vilket är oacceptabelt under förhållanden med total kontroll över alla stadier av projektets livscykel.

En av de viktigaste nackdelarna med projektledningsvägen i en organisation är anställningen av projektteammedlemmar och projektledaren efter att projektet är avslutat. Som ni vet är arbetsbelastningen för teamet den viktigaste regeln för ett framgångsrikt företag, och i fallet med projektarbete dyker det regelbundet upp grupper av specialister som "hänger i luften", som på en gång förlorar sin konstanta arbetsbörda.

I sammanfattning av ovanstående kan vi dra slutsatsen att projektledning är en integrerad del av det moderna affärsområdet, och att studera dess grunder är helt enkelt nödvändigt för kompetent ledningsbeslutsfattande både på statlig nivå och inom ett enda företag.