Typer av möten: protokoll, struktur och innehåll

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Det är otänkbart att föreställa sig en organisations arbete utan affärskommunikation. Korrekt byggd kommunikation mellan anställda gör att du smidigt och snabbt kan lösa uppgifterna.

Det finns många typer av möten i organisationer, och var och en av dem har sina egna egenskaper och uppgifter. Att känna till sådana nyanser kommer att underlätta diskussionen om affärsfrågor. Den här artikeln kommer att berätta om typerna av möten, hjälpa dig att förstå varför de hålls och hur de spelas in i kontorsarbete.

Mål för affärsmöten

Huvudmålet med att hålla alla typer av möten och möten är att utveckla specifika konstruktiva lösningar på akuta problem och överväga pressande affärsfrågor. Under kollektivmötet har personalen också möjlighet att dela åsikter, idéer eller komma med förslag på bästa lösningen på problem med högre chefer.

Alla typer av affärsmöten låter dig se en heltäckande bild av situationen i organisationen, för att fastställa dess styrkor och svagheter. Det bör noteras att när du deltar i detta formataffärskommunikation är en snabb anpassning av nya anställda i företaget eller företaget.

Tasks

Följande uppgifter för alla typer av möten kan särskiljas:

• löser aktuella problem och problem;
• integrering av avdelningarnas verksamhet i enlighet med företagets strategiska mål;
• bedömning av företaget och dess individuella strukturella divisioner;
• upprätthålla och utveckla företagets policy.

För att förstå i vilket format du ska hålla ett sådant affärsevenemang måste du bestämma vilken av ovanstående uppgifter som ska motsvara det, och efter det kan du förstå vilken klassificering det kommer att tillhöra.

Typer och klassificering

Ett möte, som en typ av affärskommunikation, kan ha en annan form av hållning, som avgör dess ämne och listan över närvarande tjänstemän.

Huvudklassificeringen av möten bör markeras:

1. Äganderegion. Här kan vi särskilja sådana typer av möten som administrativa (som tillhandahåller diskussion om problematiska frågor), vetenskapliga (seminarier och konferenser, vars syfte är att diskutera aktuella vetenskapliga frågor), politiska (som sörjer för ett möte för medlemmar i alla politiska frågor). partier och rörelser) och blandade typer.
2. Våg. Här utmärks internationella, där specialister från andra länder eller utländska partners är involverade, nationella, regionala, såväl som stad.
3. Regularitet. I vilket mötesformat som helst kan det finnaspermanent eller periodisk.
4. Beroende på plats - lok alt eller på resa.

Och även alla typer av möten kan delas upp enligt följande:

1. Lärande, tillhandahåller ett direktiv för uppförandeformat, där en överordnad ledare förmedlar information direkt till sina underordnade, som sedan divergerar och sänds längs maktens vertikala linje. Oftast, under sådan affärskommunikation, hörs order från VD, vilket avsevärt kan påverka företagets gång, och dessa kan också vara beteendenormer eller viktiga innovationer.
2. Drift (kontrollrum). Syftet med den här typen av möten är att få information om läget i en organisation eller ett företag. Informationsflödet i detta fall riktas från underordnade underordnade till avdelningscheferna eller generaldirektören. Vid verksamhetsmötena behandlas i grunden frågor om genomförande av färdplaner, planerade aktiviteter, strategiska och operativa planer. En viktig skillnad mellan det operativa (utsändnings)mötet och alla andra är att de hålls regelbundet och har en fast deltagarlista. Det är också värt att notera att det kanske inte finns någon dagordning under mötet.
3. Problematisk. Ett sådant möte sammankallas i händelse av ett akut behov av att fatta beslut om att slutföra uppgifter på kort tid eller för att lösa ett glob alt problem för företaget.

Utöver allt ovanstående kan man separat peka ut en av de mest populära typerna av produktionmöten - planering. I regel hålls ett sådant evenemang dagligen eller en gång i veckan, där avdelningschef och direktörer är närvarande, som får dagens uppgifter och diskuterar hur genomförandet fortskrider.

Ämnet för mötet med företagets personal vid mötet kan vara alla slags frågor som uppstår under företagets gång, och diskussionens gång kan ägnas åt förändringar i den yttre miljön i som en viss organisation driver.

Organisera ett möte

Alla slags möten, oavsett format, kräver noggranna förberedelser för det, eftersom dess effektivitet beror på detta ögonblick. Till en början måste du fastställa följande punkter:

• mål;
• diskuterade frågor;
• ställa in uppgifter för personal (baserat på funktionalitet och underordning);
• steg för att slutföra uppgifter.

Idag genomförs de flesta möten på ett mycket mediokert sätt, på grund av vilket deras mening går förlorad och de tilldelade uppgifterna kan utföras dåligt. Därför är det oerhört viktigt att tänka igenom hela förloppet av sådana affärsmöten och bygga upp en fungerande diskussion på ett sådant sätt att det inte bara tar tid, utan får feedback från teamet.

Meetings

Det bör noteras att stora företag och organisationer som vill ta en viss marknadsandel och utveckla sitt företag med målet att göra stora vinster gör en stor satsningatt diskutera viktiga frågor just genom möten. Från framgångsrika chefers praxis kan du bilda följande uppsättning regler för hur du förbereder dig för ett möte:

Först bestäms deltagarlistan. Det bör framgå vem som ska bjudas in till mötet och vilken roll han kommer att spela vid det. Det händer ofta att de inbjudna personerna kanske inte förstår problemet och blir inbjudna "för säkerhets skull", men i det ögonblicket kunde de utföra sina arbetsuppgifter och inte slösa tid.

Det är viktigt att förbereda en agenda. Om mötet är schemalagt, utvecklas en agenda i förväg, som anger vilka frågor som ska diskuteras och även bestämmer huvudtalarna. Det är viktigt att komma ihåg att detta dokument ska skickas till de som ansvarar för utarbetandet av information och de som kommer att närvara så att alla deltagare kan förbereda rapporter, förslag och tilläggsfrågor. Om det behövs kan dagordningen justeras.

Stora och strategiska frågor bör placeras i spetsen för mötet. Talare för sådana frågor måste nödvändigtvis vara personer (avdelningschefer, sektioner, workshops) som är personligt ansvariga för genomförandet av företagets strategiska aktiviteter.

Viktiga poäng

Det är viktigt att komma ihåg att varje möte har två huvudstadier - förberedelserna för det och själva hållningen. Det första steget inkluderar att bestämma relevansen av att bedriva ett företaginsamling, uppgifter, huvud- och bimål anges, en lista över deltagare och talare bildas, rapporter, presentationer och en rapport utarbetas enligt ämne eller en tidigare definierad agenda. Det andra steget innebär genomförandet av det tidigare planerade mötet, lyssna på rapporter och diskutera aktuella och strategiska frågor.

Om det under sådan affärskommunikation är nödvändigt att bestämma vad och till vem man ska göra från anställda, då kan vi peka ut det tredje steget - beslutsfattande. Beslut fattas i regel av ordföranden, som leder mötet, efter eget gottfinnande eller genom diskussion eller samlad omröstning.

Exempel på mötesplan

Med en tydlig plan framför sig kan vilken chef som helst genomföra ett möte effektivt och effektivt, vilket gör att du kan få feedback från personalen och ställa in rätt uppgifter för dem. Den här planen kan innehålla följande:

• hälsningstal;
• lyssnar på rapporter och summerar under en viss tidsperiod (kvartal, vecka, halvår, månad);
• täckning av aktuella frågor som är relevanta för företaget;
• hörningsförslag för felsökning (brainstorming);
• bedömning av de föreslagna alternativen och diskussion om deras genomförande;
• ackumulering av alternativ;
• rösta för antagandet av ett eller annat alternativ;
• bestämma gränser under problemlösning (bestämma vem som är ansvarig, timing, metoder och metoder).

Inspelning

Storvissa typer av möten måste fixas på papper (dokument), vilket kallas ett protokoll. Genom att behålla denna typ av dokumentation kan du legitimera de beslut som fattas. Och också, tack vare protokollet, kan du alltid spåra framstegen för genomförandet av aktiviteter, och i händelse av misslyckande med att slutföra uppgifterna, bestämma vem som är ansvarig för detta.

Punkteringen utförs som regel av ledarens sekreterare som är mötesordförande. Denna funktion kan dock ofta utföras av andra arbetare också.

Sekreterarens funktioner och uppgifter

Innan affärsmöten startar bör sekreteraren vara bekant med listan över inbjudna och listan över diskuterade frågor. Det är dock värt att notera att om mötet hålls regelbundet så är det denna tjänsteman som samlar in all dokumentation (listor, planer, agenda etc.) och hjälper ledaren att förbereda mötet.

Sekreteraren kan först och vid behov be de personer som dyker upp att fylla i ett registreringsformulär, där deras fullständiga namn kommer att anges. och position. Detta kommer att behövas när protokollet utarbetas. Därefter tillkännager sekreteraren dagordningen, som markerar början av mötet. Vidare, när de närvarande börjar diskutera frågor, registrerar sekreteraren utvecklingen av denna händelse. I slutet av mötet förbereder denna tjänsteman den färdiga versionen av protokollet, varefter han undertecknar det med ordföranden och skickar allt till de inblandade.

Det är oerhört viktigt att sekreteraren, när han sammanställer, betalar förfallenuppmärksamma utseendet på mötesprotokollet. Den måste innehålla en rubrik, plats, lista över deltagare, diskuterade frågor och fattade beslut.

Slutsats

Från ovanstående information blir det tydligt att det är oerhört viktigt att hålla möten i företag. Det är dock alltid värt att komma ihåg att högkvalitativa förberedelser för sådana evenemang bär mer än 50 % av nyckeln till framgång när det gäller att täcka information, sätta upp mål och genomföra deras högkvalitativa genomförande.