Upphandlingsbudget: kärnan i sammanställning, indikatorer och bildande

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Under utarbetandet av budgeten omvandlas försäljnings- och produktionsplaner till indikatorer på inkomster och utgifter för avdelningar. För att var och en av avdelningarna ska kunna nå de avsedda målen är det nödvändigt att köpa in material inom kostnadsplanen. För detta ändamål utformas en upphandlingsbudget.

Procurement Organisation Model 1

Det första steget är att bestämma syftet med att skapa en inköpsavdelning. Baserat på produktens detaljer och antalet leverantörer bildar den en avdelning på 2-5 personer (max 7 leverantörer per chef). Var och en av dem är ansvarig för tidpunkten för leveranser, lagerstatus, betalningar och genomförandet av kontrakt. Avdelningens arbete kan inte utföras endast efter instruktioner från chefen. Divisionen skapas för att genomföra försäljningsplanen, som upprättas för månad, kvartal och år. En bonus ges för att han uppfyller planen:

• grundinkomst: 40 % för en chef, 60 % för en chef;
• bonusar: 50% - för chefen, 30% - för huvudet;
• premium - 10%.

Bonuser för chefer samlas in baserat på resultatindikatorer:

• leverans i tid;
• volym illikvida varor;
• genomsnittlig lageromsättning.

För bonusar kan du också använda kvalitativa indikatorer, till exempel tjänstekoefficienten, det vill säga antalet varor i applikationen, som kan uppfyllas direkt.

Procurement Organisation Model 2

Detta schema skiljer sig från det tidigare genom att avdelningschefen, baserat på försäljningsplanen, beräknar inköpsbudgeten. Det vill säga att en separat ekonomicentral skapas inom enheten. Ett mer effektivt urval av chefer genomförs, eftersom logistikkostnader och leveransvillkor beaktas. Alla anställda är intresserade av genomförandet av upphandlingsplanen och därmed företagets utveckling. I sin tur kommer ledningen att kunna reducera retursystemet till ett minimum.

Det kommer att ta 1,5-2 månader att bygga den första arbetsmodellen. Direktörens uppgift är att rekrytera personal med erfarenhet. I det andra fallet kommer det att ta 6-18 månader att bygga en avdelning. Huvudproblemet ligger i det psykologiska arbetet. Direktören måste göra anställda till enskilda affärsmän. Alla kan inte hantera den här rollen.

Driftsplanering

Den operativa budgeten återspeglar de planerade aktiviteterna för året för ett segment eller en specifik funktion i ett företag. Den utvecklas i alla ansvarscentra och konsolideras sedan till en konsoliderad budget. Att upprätta ett dokument kan ses som en redovisnings- och förv altningsprocess. Skillnaden ligger i det faktum att rapporten speglar företagets verksamhet i framtiden, och intefixering av tidigare händelser. Den består av budgetar för inköp, försäljning, administration, produktionskostnader. Låt oss titta på vart och ett av dessa element.

Försäljning

Försäljningsvolymen och dess struktur avgör företagets karaktär. Därför är en av de första en försäljningsplan. När man förbereder det måste man inte bara ta hänsyn till försäljningen för tidigare perioder, utan också analysera de faktorer som kan påverka dem (säsongsvariationer, kampanjer, etc.).

Försäljningsbudgeten sammanställs med hänsyn till efterfrågan, försäljningsgeografi, köpare. Den inkluderar en målinkomstnivå som kan återspeglas i kontantbudgeten. Men beräkningen av denna indikator orsakar svårigheter, eftersom företaget inte kan kontrollera kundernas handlingar. Det planerade utgiftsbeloppet beräknas baserat på verksamheten i organisationen. Det är lättast att räkna ut. Försäljning som affärsprocess är av stor betydelse. För organisationer som sysslar med försäljning av produkter är det försäljningsplanen som sätter felet i beräkningarna. Om det är fel skrivet kommer det att påverka alla andra verksamhetsområden.

Produktion och lager

Produktsläppplanen baseras på försäljningsvolym. Det tar också hänsyn till produktionskapacitet, lagerförändringar och inköpsbudgetar. Beräkningen utförs enligt följande formel:

Produktproduktion=lager i slutet av perioden + försäljningsvolym - lager i början av perioden.

Produktionsvolymen beräknas utifrån egenskaperna hos produktionen av produkter.

De totala produktionskostnaderna är de som är förknippade med tillverkningen av produkter. Samtidigt tar en separat rad hänsyn till arbetskostnader i två delar: fast och ackord (anställda bonusar baserat på genomförandet av produktionsplanen).

Budget för kommersiella, administrativa kostnader

Försäljningskostnader är alla kostnader i samband med försäljning, marknadsföring av varor. Deras volym beror på beslut inom förv altningsområdet. Beslutet att ändra lokalens yta kommer att påverka kostnaderna för förvaring av varor. Mängden rörliga kostnader bildas av kommissionen, kostnaden för förpackning, bearbetning, transport. Alla andra fasta kostnader är administrativa.

Upphandlingsbudget

Upphandlingsplan per typ av varor eller efter leverantörer visar hur många produkter företaget ska köpa från externa och interna leverantörer. Upphandlingsbudgeten bildas utifrån försäljningsplan, lagernivå, produktionsbelastning, villkor och förfarande för återbetalning av leverantörsskulder.

Purchasing=planerad användning + slutet av perioden inventering - början av perioden inventering.

Lager för produktion

Behovet av permanent produktionsmaterial bestäms av kostnaden för reparation av utrustning, byggplanen och förberedelserna av nya produkter. Ofta gör ekonomer misstaget att ignorera dessa kostnader när de budgeterar.

De planerade utgifterna beror på typen av resurser och hur de konsumeras. Budgeten är utformadutifrån normerna för resursförbrukning i produktionen, i ekonomiska centra och behovet av anläggningstillgångar. Den första artikeln beräknas genom att den planerade produktionsvolymen multipliceras med normerna. Detta krav är justerat för lagersaldon och lagerstandarder. Så formas upphandlingsbudgeten in natura. För att omvandla det till värdetermer måste du multiplicera med det planerade priset.

Exempel

Stålfabrik planerar att producera 3 000 ton produkter nästa år. Detta kommer att kräva koppar och oljesyra. Förbrukningshastighet per 1 ton: koppar - 0,06 kg, syra - 0,0058 l. Balansen av koppar i början av året är 100 kg och i slutet - 50 kg. Priset på råvaror är 4 500 rubel. /t. koppar och 10 000 rubel. / liter syra.

Need for the year:

• 30000, 006=180 kg koppar
• 30000,0058=17,4 liter syra

Planerad köpvolym:

• (180 kg / (100 - 50))4500=1 035 000 rubel. - för koppar.
• (17, 410 000)=174 000 rubel. - för syra.

ADC-aktier

Upphandlingsbudgetplanering i administrativ och ekonomisk verksamhet (AHA) genomförs på olika sätt. Utbudet av varor är mycket brett (från pappersvaror till material för kontorsrenovering), och det finns inga förbrukningsnivåer. Det finns tre sätt att fastställa lagerkrav:

• Använd förfrågningar från strukturella enheter. Leveranstjänsten samlar in ansökningar, bearbetar, utvärderar saldon, uppdaterar priser och beräknar budget.
• Installeralagerstandarder för de mest populära föremålen, såsom pappersvaror, tvättmedel. Budgeten beräknas utifrån tillgängliga lager.
• Ange en lagerinköpsgräns för AHD som en procentandel av kostnaden för basmaterial.

Särskild uppmärksamhet bör ägnas åt sammanställningen av lager för att identifiera överskottsresurser. Vid utformningen av upphandlingsbudgeten bör sådant material justeras nedåt. Speciellt om utbudet inte är begränsat.

Upphandlingsbudgetfunktioner

• En budget är ett planeringsverktyg som indikerar hur resurser kan användas utifrån möjligheter. Det är också ett sätt att övervaka och utvärdera prestanda genom att jämföra planerade och faktiska indikatorer.
• Chefernas arbete kan bedömas utifrån strukturen och graden av genomförande av upphandlingsbudgeten. Organisationer använder dem för att utvärdera resultatet av sina förv altningsenheter.
• Inköpsavdelningens budget kan fylla en motiverande funktion om den innehåller målet för aktiviteten. Till exempel fick avdelningen i uppdrag att köpa råvaror för en halv miljon rubel på efterbetald basis. Om målet uppnås kommer chefen och hans ställföreträdare att få en bonus, vilket kommer att öka budgetens utgiftssida under nästa period.
• Medarbetaren måste förstå vilka uppgifter som är satta för honom. Om organisationens utvecklingsmål hålls hemliga kommer de inte att uppnås. I denna mening utgör budgeten kommunikationsmiljön i teamet, såväl som mellananställda och underordnade.

Arbeta med anbud

För att bilda budgeten för inköp av material kan anbud hållas - för att hitta de bästa leverantörerna av varor av en viss kategori. Enligt regeldokumenten utvecklas en strategi för att distribuera material i grupper, kvalitetsindikatorer och entreprenörer klassificeras. En anbudslista med leverantörsförslag håller på att tas fram. "Vinnaren" utses automatiskt enligt de angivna utvärderingskriterierna. Vidare pågår arbete med att sluta ett kontrakt och utforma en upphandlingsbudget.

Köp alternativ:

• En sats. Processen att förbereda dokument är förenklad, men organisationen kommer att behöva stora lager för att lagra förnödenheter. Risken för förluster orsakade av produktförstöring ökar.
• Små partier. Snabb kapitalomsättning och minskat lagringsutrymme.
• Efter behov. Varorna levereras på fakturor (utan att ingå avtal) i små partier med full förskottsbetalning.

Upphandlingskontroll

För att kontrollera genomförandet av budgeten kan inköp beräknas av finansiellt ansvarscentrum. Samtidigt genomförs planering på två nivåer:

• Framtidsinriktad förv altning - bildandet av behovet av material för året, uppdelat på kvartal/månader. Efter bildandet av årsplanen genomförs val av leverantörer och ingående av långtidskontrakt.
• Kalenderhantering - bildandet av månadsvisoch tiodagars-/veckoplaner för köpet för att oavbrutet förse företaget med specifika råvaror. Det här är detaljplanen för årsplanen.

För att beräkna den månatliga inköpsbudgeten bör du följa denna algoritm:

• Beräkna behovet av material för produktion, med hänsyn till aktuella saldon, förväntade intäkter och säkerhetslager.
• Krav är justerat för beställningar, varor och tillåtna ersättningar.
• Vid ändringar i produktionsplaner, justeras inköpsbudgeten.
• Ett schema för leverans av råvaror och en betalningsplan för leverantörer håller på att utformas.
• Om leveransen misslyckas görs ett steg tillbaka och en ny leverantör väljs. Om det inte går att byta leverantör initieras en förändring av upphandlings- eller materialklass.

Så här budgeterar du dina inköp.