RACI-matris som ett verktyg för ansvarshantering. RACI: avskrift

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

En av de vanligaste orsakerna till misslyckade projekt är den felaktiga fördelningen av funktioner mellan teammedlemmar. Du har säkert redan stött på detta: vid minsta svårighet börjar deltagarna leta efter de skyldiga och kasta ansvaret på varandra istället för att lösa problemet. Och bara för att undvika sådana situationer uppfanns RACI-matrisen - ett enkelt och effektivt verktyg för personalplanering.

"Under mikroskopet": 4 nyckelroller i varje projekt

Fördelningen av uppgifter är en av chefens huvudansvar. Men i praktiken ser allt oftast annorlunda ut: chefen utser helt enkelt teammedlemmar med förväntningen att specialisterna själva ska bestämma vem som ska göra vad. Men vad händer om tidsfristerna missades eller en produkt av låg kvalitet släpptes? "Jag gör inte det här", "Jag fick inte veta"… Och ingen användbar åtgärd.

En väldesignad RACI Responsibility Matrix löser många problem. Enligt denna metod, oavsett komplexitet och omfattning av arbetet, utför en gruppmedlem i ett projekt en av fyra roller.

R – Ansvarig

Översatt av Ansvarigbetyder "utövare". Detta är en anställd som är direkt ansvarig för genomförandet av ett specifikt arbetsområde. Samtidigt väljer han i de flesta fall inte lösningar och rapporterar till projektledaren.

Kompetenta arbetare och specialister utses till denna roll - människor som vet hur man gör. I RACI utför artister följande funktioner:

• avgör vad specifikt som behöver göras för att genomföra projektet och hur lång tid det kommer att ta (inom de villkor som anges "från ovan");
• gör en lista över nödvändiga resurser;
• deltaga i samordningen och godkännandet av teknisk dokumentation;
• analysera projektets framsteg och delresultat;
• ge framstegsrapporter till chefen.

Det kan finnas flera sådana personer i laget. Dessutom kan denna roll kombineras med andra. Den vanligaste kombinationen är Accountable + Resbonsible (översatt som "ansvarig + exekutor").

A - Ansvarig

"Ansvarig" eller "ansvarig" är huvudprojektledaren. Det är han som ansvarar för att uppgifterna slutförs i tid, med erforderlig kvalitetsnivå och inom avsatt budget. Dessutom A:

• väljer utförare och projektledningsgrupp;
• tilldelar uppgifter till alla deltagare;
• kontrollerar arbetets framsteg;
• fördelar resurser bland artister;
• håller register över resursanvändning ochkommer också att motivera för curatorn behovet av att tilldela ytterligare medel;
• överväger idéer och förslag från andra teammedlemmar och kan godkänna eller förkasta dem.

Vanligtvis fungerar projektledaren som "länken" mellan kunden eller den högsta ledningen och teamet.

C - konsulterad

Den tredje rollen i RACI-matrisen är "konsulten" (ibland även kallad "facilitator"). Tillsammans med chefen deltar han i projektledning, men sysslar i första hand med strategiska frågor:

• godkänner alla ändringar i arbetets omfattning och tidpunkt;
• tilldelar de resurser som behövs för att genomföra projektet;
• om nödvändigt, kom överens med kunden om behovet av att öka budgeten;
• får lägesrapporter från chefen;
• fattar beslut i alla oförutsedda situationer, i händelse av kritiska förändringar som kan påverka tidpunkten och kostnaden för projektet.

Rollen som konsulter tilldelas vanligtvis högre chefer. Det är de som bestämmer de globala målen och sedan utser en projektledare som redan fördelar uppgifter mellan teammedlemmarna.

I - Informerat

Förutom de listade rollerna, indikeras den "informerade" ("observatören") i RACI-matrisen. Han utför funktionerna som en administratör och är huvudsakligen involverad i organisationen av dokumenthantering. Observatören rapporterar till projektledaren, dock till skillnad frånandra deltagare, ansvarar inte för dess resultat. Istället:

• samlar och organiserar all information om projektet, resurser och planer;
• tar protokoll från möten;
• accepterar dokumentation från projektdeltagare för att sedan överföra dem till lämpliga strukturer;
• övervakar tidsfristerna för inlämning och korrektheten av att fylla i rapporter.

Observera att kommunikation med en observatör övervägande är enkelriktad. Dess huvudsakliga funktion är att befria chefen från behovet av att slösa tid på byråkratiska förfaranden och "avlasta" honom.

Lär dig bygga en RACI-matris med ett exempel

Låt oss prata om den praktiska sidan av frågan. Hur gör man ett diagram för fördelningen av befogenheter och ansvar?

1. Sammanställer att göra-lista

Först och främst måste du skriva ner allt som behöver göras. Detaljnivån beror på det specifika projektet. Ibland, för att underlätta kontroll och hantering, utvecklas flera matriser. Lista först de viktigaste arbetsblocken och dela sedan upp varje i separata funktioner och uppgifter. Listan över verk anges vertik alt i tabellen.

Step
Referensvillkor
Prototyp
Design
Programkod
Testrapport
Webbplatspresentation

2. Välja teammedlemmar

Här behöver du svara på frågan: "Vem kommer att vara involverad i det här projektet?". Horisontellt är det nödvändigt att lista alla anställda och/eller avdelningar som är involverade i implementeringen i alla skeden - från planering till presentation av resultat och inlämning av rapport.

Step	Analytiker	Designer	Sys. arkitekt	Utvecklare	Tester	Sys. admin	Projektledare
Referensvillkor
Prototyp
Design
Programkod
Testrapport
Webbplatspresentation

3. Fyller i tabellen

Eftersedan kan du börja distribuera funktioner. För att göra detta måste du ha en tydlig förståelse för varje steg i arbetet och hur arbetet fungerar i team.

Låt oss ta vårt exempel som grund och stanna vid "Design"-stadiet. I det här fallet, R - utförare - bara en. Under arbetets gång fokuserar han på en förberedd prototyp av sajten. Därför fungerar systemarkitekten som utvecklade det, i detta skede, som konsult C. Dessutom kan analytikern och utvecklaren uttrycka sina önskemål. Den färdiga designen godkänns med projektledaren (A). Men testarna och systemadministratören fattar i detta skede inga beslut utan får bara information om hur arbetet går och därför tilldelas de rollen som den informerade - I.

Step	Analytiker	Designer	Sys. arkitekt	Utvecklare	Tester	Sys. admin	Projektledare
Referensvillkor	R	I	C	C	I	C	A
Prototyp	C	I	R	C	I	I	A
Design	C	R	C	C	I	I	A
Programkod	C	I	C	AR	I	I	I
Testrapport	C	C	C	C	AR	I	I
Webbplatspresentation	C	I	C	C	I	AR	I

modellvarianter

I de flesta fall klarar du dig med en standardmatris. Men när man arbetar med mer komplexa projekt finns det ibland behov av ytterligare roller. Därför har det under de senaste åren dykt upp 2 utökade versioner av ansvarsdiagrammet.

RACI-VS

Här läggs ytterligare två roller till standardrollerna:

• Verifierar (V) - en anställd eller ett speciellt team som kontrollerar om resultatet av genomförandet av en viss uppgift uppfyller de godkända kriterierna.
• Signs off (S) samordnar leveransen av projektet med kunden, genomför en presentation och ger rapporter. Vanligtvis utförs denna funktion av Accountable, men RACI-VS anlitar en separat specialist för detta.

Med ökad kontroll och närmare kontakt med kunden är den här modellen idealisk för tekniskt komplexa eller storskaliga projekt som involverar dussintals (eller till och med hundratals) människor.

RASCI

I den här varianten dyker en ny roll upp i matrisen - Supportive (S). Dess nyckelfunktioner är att förse projektet med ytterligare resurser, det vill säga stöd till chefen och artisterna.

Den perfekta balansen mellan roller

RACI-matrisen sammanställs inte bara för att veta vem som ska "förtryckas" i händelse av problem. Även på planeringsstadiet, med hjälp av denna tabell, kan du sesvagheter i organisationen av arbetsflödet.

Vertikal analys låter dig se ansvar och befogenheter för var och en av projektdeltagarna, för att objektivt bedöma nivån på arbetsbelastningen:

• mycket R - troligen kommer en person att behöva slitas mellan flera uppgifter, vilket kommer att negativt påverka hastigheten och resultatet av arbetet;
• mycket A - medarbetaren "går i nacken" för alla; det rekommenderas att fördela ansvaret jämnare;
• inga celler R och A - anledning att tänka på lämpligheten av denna position som sådan (du betalar faktiskt en specialist som inte gör någonting);
• inga tomma celler - igen, problemet med överbelastning, inte alla kan utföra så många uppgifter samtidigt.

Horisontell analys visar i sin tur kvaliteten på arbetsorganisationen i varje steg. Även här uppstår ofta problem:

• mycket R - kanske finns det en dubblering av funktioner, och en av teammedlemmarna gör onödigt arbete;
• mycket A - det finns en "suddighet" av ansvar och förvirring i leveransen av projekt;
• mycket C - diskussioner saktar ner arbetsflödet avsevärt (du måste vänta tills alla gör sina redigeringar och kommentarer, hittar kompromisser, etc.);
• nej jag - kan vara en signal om att för många artister arbetar med en uppgift, vilket också saktar ner projektet.

Med RACI kan en chef snabbt identifiera överarbetade eller undersysselsatta arbetare, värdelösa jobb och arbetsområden som ingen är ansvarig för. En väl utformad matris kan avsevärt förbättra kvaliteten på organisationen och kontrollen över genomförandet av projekt, samt minska antalet konflikter mellan utförare ("Jag gör inte det här alls …", "Han borde ha gjort det" detta …", etc.).

Användbara tips

Det finns några viktiga saker att tänka på för att RACI-matrisen ska kunna utföra sina funktioner och säkerställa effektiv affärskontinuitet i företaget.

1. När du fyller i tabellen, överväg de anställdas kvalifikationer. Så en revisor bör inte utses till konsult (C) vid planeringsstadiet, åtminstone för att han inte förstår detta område.
2. Det får endast finnas en ansvarig (A) per lot. Om det finns mer än en, ange villkoren. Till exempel är A1 ansvarig för att testa skrivbordsversionen av webbplatsen och A2 ansvarar för att testa mobilversionen.
3. Alla uppgifter måste ha Ansvarig och Ansvarsfull (i översättning - "Ansvarig" och "Utförande").
4. Försök att formulera varje uppgift så specifikt som möjligt. Använd verb - "publicera", "förbereda", "skriva", "kolla", "uppdatera" etc. Det är tillrådligt att omedelbart ange de nödvändiga resultaten - inte bara "Kontrollera webbplatsens laddningshastighet", utan "Se till att laddningshastigheten är inte mer än 0,8 sek".
5. Åtgärder bör inte gälla en specifik anställd, utan befattningen som helhet.
6. Det är bättre att kompilera RACI-matrisen i ett team, baserat på analysenverkliga arbetssituationer. Det är viktigt att varje deltagare är medveten om sin roll och de uppgifter de står inför.