Mål och ansvar för inköpsavdelningen

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Varför behöver vi en inköpsavdelning? I varje organisation är denna avdelning representerad i en eller annan form. Och hans arbete påverkar direkt effektiviteten i hela organisationen som helhet. Låt oss titta närmare på hur avdelningens arbete påverkar organisationens resultat.

Avdelningens mål

Inköpsavdelningen är en avdelning som är specialiserad på att köpa varor från en leverantör till de för företaget mest förmånliga villkoren.

Avdelningens arbete har en direkt inverkan på företagets alla aktiviteter. För sortimentet, för försäljningen, lagervolymen, tillgången på nödvändiga varor, effektiv användning av rörelsekapital.

Inköpsmål kan rangordnas utifrån företagets globala mål, men den övergripande listan ser ofta ut ungefär så här:

• bestämma företagets behov av en viss produkt;
• köp varor till bästa möjliga pris;
• främja hög omsättning;
• skapa villkor för att ta emot varor i tid;



• utvärderaproduktkvalitet och köp av högsta kvalitet;
• upprätthålla en relation med en leverantör eller leverantörer;
• arbeta effektivt med resten av företaget;
• Håll koll på köpta varor effektivt;
• övervaka omsättningen och få maximal nytta för företaget.

Huvudfunktioner

I olika organisationer kan inköpsavdelningens funktioner skilja sig väsentligt från varandra. Ändå finns det funktioner och ansvar som kommer att prägla en avdelning i nästan alla företag:

• Leverantörsmarknadsövervakning;
• övervaka tillgången på varor i lager;
• påfyllning i tid av sortimentet;
• sök efter de bästa leverantörerna och priserna;
• förhandlingar med leverantörer;
• kontroll av leverans och godstransport av varor;



• mottagande av varor;
• kvalitetskontroll av köpta varor;
• klagomål, vid behov.

Ytterligare funktioner för inköpsavdelningen, som kanske finns eller inte finns i organisationen - beroende på dess specifikationer och struktur:

• sortimentshantering;
• samlar information om konkurrenter;
• involvera leverantörer i marknadsföringsorganisationen.

Structure

Inköpsavdelningens struktur är uppbyggd beroende på:

• organisationsstorlek;
• industrier;
• antal sortimentsenheter i omsättning;
• antal leverantörer;
• deras geografiska plats.

Beroende på typ av organisation kan inköpsavdelningen hanteras centr alt eller region alt.

Det här är som regel en matrisstruktur som består av chefen (chef, direktör) för inköpsavdelningen och chefer (specialister) för upphandling.

Det genomsnittliga antalet artiklar eller kategorier per chef är cirka 7, men det kan variera beroende på produktionsvolym eller omsättning.

Avdelningens och dess anställdas uppgifter

För att inköpsavdelningen ska fungera effektivt krävs en tydlig ansvarsfördelning mellan inköpsavdelningens anställda.

Avdelningschefens huvudansvar är att säkerställa kontinuiteten och stabiliteten i leveransen av nödvändiga varor genom att optimera avdelningens arbete och samordna de anställdas aktiviteter. Dessutom måste inköpschefen ha en uppfattning om alla ingångna kontrakt och kategorier för att organisera och fortsätta det effektiva arbetet på avdelningen även i frånvaro av någon av de anställda.

Inköpschefer eller ordinarie specialister på avdelningen inkluderar att organisera leveransen av varor, spåra godstransporter, kontrollera betalningen för köpta partier och planera inköp.

En effektiv modell kommer att vara där varje köpare har sitt eget ansvarsområde, bestående av en lista med artiklar eller produktkategorier.

Anställdakrav

Med tanke på de anställdas ansvar och avdelningens funktioner kan du göra en lista med krav föridealisk kandidat för positionen som köpare.

Anställda på inköpsavdelningen bör ha följande färdigheter, kunskaper och personliga egenskaper:

• Förmåga att analysera information. Valet av leverantör bör baseras på många kriterier. Detta är det bästa priset, och en geografisk fördel, och anpassningen av logistiken för leverantörsföretaget och din organisation.
• Kunskap om prissättningsprinciper.
• Kunskap om den rättsliga ramen för upphandling.
• Förmågan att upprätta och sluta kontrakt.
• Förmågan att förhandla. Ibland är det mycket viktigt att upprätta individuella villkor med en leverantör för ditt företag. Att sänka leverantörens pris eller använda leverantörens resurser för kampanjer, produktspecifik utbildning för deras personal, produktavbetalningar och efterbetalningssystem kan alla tjäna som en bra konkurrensfördel bland liknande företag.
• Förmågan att upprätthålla affärsrelationer.
• Förmågan att planera dina aktiviteter.

Motivation av köpare och inköpsansvarig

Inköpsavdelningens motivationssystem bör byggas på ett sådant sätt att medarbetaren arbetar med maximal effektivitet. Men samtidigt bör motstridiga krav och krav som överstiger den anställdes förmåga inte ställas fram.

För att implementera ett månatligt motivationssystem behöver du:

• Skapa en KPI-modell för avdelningen. Dessa är indikatorer som uppfyllelse av upphandlingsplanen, omsättningskvoten, lönsamheten i försäljningenvaror, förekomst och frånvaro av inaktuella varor.
• Skapa en modell av nyckelprestandaindikatorer för varje anställd baserat på kriterier som organisationens prisdelta jämfört med konkurrenter, tillgången på den produkt som krävs, kvaliteten på den köpta produkten, lanseringen av nya varumärken, individen villkor för leverantörer och mer.
• Baserat på KPI-modellen beräknas premien. Dessutom kommer det att vara effektivt att betala en bonus som består av två delar: en bonus för avdelningens prestation och en bonus för personlig uppfyllelse av planer.

Samtidigt måste varje KPI-kriterium ha egenskaper som:

• mätbarhet;
• transparency;
• planeringskriteriet bör skapas med hänsyn till marknadstrender.

Det vill säga, köparen kan, om så önskas, självständigt beräkna storleken på sin premie.

Bonusen för avdelningschefen kan baseras på indikatorerna för hela avdelningen och även inkludera resultatindikatorerna för varje anställd individuellt.

Samtidigt bör bonusdelen för en ordinarie anställd på inköpsavdelningen vara cirka 50 % av hela lönen, och bonusen för avdelningschefen ska vara cirka 30-40 %. Resten är lön, eftersom inte alla avdelningars prestationsindikatorer kan kopplas till en specifik anställds aktiviteter.

Faller försäljningen under köparens ansvar

I beräkningarna av KPI för inköpsavdelningen kan du använda ett sådant kriterium som omsättningen av köpta varor - förhållandet mellan försäljning och dess tillgångar.

Det verkar som att köparen borde göra dethandlar endast om köp av varor, men ändå påverkar kvaliteten på de köpta varorna, dess prisattraktionskraft för slutkonsumenten eller företagets kund avsevärt genomförandet av försäljningsplanen.

Därför beror kvantiteten och kvaliteten på försäljningen hälften av väl genomförda köp.

Inköpsavdelningens plats i organisationens struktur

De uppgifter som löses av inköpsavdelningen, i enlighet med moderna marknadsföringstrender, bör lösas i denna ordning:

• Först byggs en försäljningsstrategi (färdig produkt eller köpta varor).
• Sedan, om inköpsavdelningen är i företaget, avgörs frågan om produktionsstrategi.
• Och först då utvecklas en upphandlingsstrategi för nödvändiga varor, råvaror eller komponenter.

Inköpschefen rapporterar ofta direkt till företagets vd.

Det måste också finnas en effektiv kommunikation mellan inköpsavdelningen och marknads- och försäljningsavdelningen. Utan detta kommer många ansträngningar att skapa en inköpsavdelning, förbättra dess struktur och motivation att kvarstå utan att det blir rätt resultat.

Om ett kategorihanteringssystem implementeras i ett innehav eller en organisation, måste köparen samarbeta med kategoriansvarig. Samtidigt är det nödvändigt att avgränsa varje specialists ansvarsområde så att motivationssystemet förblir transparent och begripligt för alla.