Utveckling av en kvalitetsmanual: utvecklingsprocedur, funktioner, villkor och krav

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Kvalitetsledning, utveckling av en kvalitetsmanual - idag är dessa de viktigaste uppgifterna i kvalitetsledningssystemet för tillhandahållna produkter eller tjänster. Det är tillrådligt att analysera denna fråga mer i detalj, överväga alla dess aspekter separat.

Välja en metod för dokumentutveckling

På ett eller annat sätt föregås utvecklingen av en organisations kvalitetsmanual av valet av ett specifikt tillvägagångssätt. Du måste med andra ord ta reda på vilka punkter som är värda att beskriva i dokumentet och vilka som inte är det. Anställda i alla företag bör använda denna "referensbok" i sin yrkesverksamhet, så denna faktor måste beaktas när den skapas. Hur organiserar man utvecklingen av en kvalitetsledningsmanual så att den är effektiv och ändamålsenlig?

För att ett dokument ska vara effektivt måste det förstås att det måste vara både begripligt och heltäckande. Han måstevara bekväm att använda. Därför är det i arbetet med att ta fram en kvalitetsmanual viktigt att ta hänsyn till att den som regel innehåller all grundläggande information om strukturens kvalitetsledningssystem. Vid behov blir länkar till ytterligare dokumentation aktuella. Enkel presentation och tydlighet gör det möjligt att använda manualen både för specialister som arbetar inom kvalitetsområdet och för andra anställda i företaget. Användarvänligheten, som är så viktig att ta hänsyn till vid utvecklingen av en kvalitetsmanual, säkerställer att anställda hänvisar till detta dokument oftare och inte letar efter lösningar genom kollegor eller på egen hand.

Fullständighet som grundkrav för utveckling av riktlinjer

Rekommendationer för utveckling av en kvalitetsmanual för ett laboratorium, tillverkningsanläggning eller annat företag inkluderar fullständigheten i det presenterade materialet. Det verkar som att detta krav är ett av de svåraste. Men du ska inte vara rädd. Lyckligtvis, i vårt fall, har en svår väg redan passerats, eftersom det för närvarande finns ISO-standarder för kvalitetsledning. De är en tydlig reglering av vilka delar ett företags kvalitetsledningssystem ska bestå av. Dessutom tillåter standarderna att du inte undrar hur detta system är skapat och hur det ska fungera.

När du utvecklar en kvalitetsledningsmanual måste du veta att det viktigaste avsnittet i dokumentet är beskrivningen av målen för strukturen ikvalitetsområdet. Vi talar med andra ord om idéer som företaget planerar att genomföra under en viss tidsperiod. Uppnåendet av målen som nämnts av utvecklaren beror på att kraven inom kvalitetsområdet är uppfyllda. Så när man utvecklar en kvalitetsmanual för ett företag är det värt att lyfta fram hur vart och ett av dessa krav implementeras separat i denna struktur. Vanligtvis är rubrikerna på kraven rubrikerna till avsnitten i dokumentet i fråga. Det ska tilläggas att man i arbetet med att utarbeta manualen inte ska ge fritt spelrum åt sin egen fantasi när det gäller numrering av avsnitt. När man utvecklar en kvalitetsmanual är det ingen mening att avvika från den numrering som är godkänd i standarden. Först då kommer slutdokumentet att vara begripligt och igenkännbart både bland företagets anställda och externa revisorer.

Det är viktigt att komma ihåg att vissa personer vanligtvis är ansvariga för att uppfylla kraven i standarden i företaget. Följaktligen måste dessa tjänstemän anges när kvalitetshandboken utvecklas, nämligen efter beskrivningen av individuella krav. Både ägarna av processerna och specifika tjänstemän som sköter de aktiviteter som beskrivs i dokumentationen kan vara ansvariga.

Klarhet som ett krav för utveckling av riktlinjer

När man utvecklar en kvalitetsmanual för ett laboratorium, en tillverkningsanläggning eller annan struktur är det viktigt att ta hänsyn till ett antal krav. Förutom fullständigheten i presentationen spelar en betydande rollförståelse för materialet. På ett eller annat sätt bör ledningen skapa sig en uppfattning om de processer som äger rum i företaget och deras interaktion. Detta görs för att uppfylla kraven i standarden.

Så, om det finns en specifik process, vars implementering uppfyller ett visst krav i standarden, är det nödvändigt att i dokumentet ange inte bara själva processen utan också dess ägare. Om kravet är uppfyllt för en verksamhet som inte karakteriseras som en process, bör en dokumenterad procedur specificeras med instruktioner för genomförandet av denna aktivitet med lämpliga kommentarer som är orsakssamband.

När man utformar en kvalitetsmanual för nya krav bör man ta hänsyn till att det i regel behövs ytterligare dokumentation för att uppfylla dessa krav. Det är till exempel processföreskrifter som anger sammansättningen av ansvariga och stadierna i själva processerna. Det är viktigt att veta att hänvisningar till dessa dokument nödvändigtvis är fixerade i manualen. Som ett resultat av genomförandet av dessa operationer bör varje anställd förstå från första behandlingen vad som förväntas av honom när det gäller att implementera kraven i kvalitetsstandarden och motsvarande mål inom detta område. Den anställde måste tänka på hur man kan uppnå dessa mål, åtminstone på sin arbetsplats. Genomförandet av dessa rekommendationer om utveckling av en kvalitetsmanual kommer att göra det möjligt att involvera alla anställda i organisationen i processen att hantera kvalitetsparametrarna för tillhandahållna produkter eller tjänster.

Lätt att användamanualer

Ett annat viktigt krav för utvecklingen av en kvalitetsmanual för ett laboratorium, tillverkningsföretag eller annan struktur är dess användarvänlighet. Det är omöjligt att argumentera med det faktum att även på den mest kraftfulla bilen kan du inte gå långt, och du kan faktiskt inte lämna alls om dess ratt är installerad i bagageutrymmet. Och att överbelasta instrumentpanelen med alla möjliga sekundära sensorer kommer på något sätt att leda till att föraren börjar bli distraherad från huvudprocessen i sitt fall för att kunna läsa intressanta indikatorer.

Exempel på en ISO-kvalitetsmanual

Det skulle vara användbart att granska manualen och dess standardavsnitt med ett specifikt exempel. För att göra detta tar vi ett testlaboratorium. Den första delen av dokumentet är en introduktion. Det står:

• namnet på strukturen i fullständig och förkortad form;
• reglering av laboratoriets verksamhet, där det är nödvändigt att ange namn på papper och deras registreringsnummer;
• plats för den juridiska personen, där du måste ange både postadress och juridisk adress;
• kontaktuppgifter (e-post, telefonnummer);
• företagets organisationsstruktur, som i regel finns i bilagorna till huvuddokumentet.

Förresten, det är bäst att visa organisationsstrukturen schematiskt.

Tillämpningsomfattning

Efter introduktionen i processen att utveckla en kvalitetsmanualdet är viktigt för testlaboratoriet att ange omfattningen. Detta ämne tas ut i ett separat avsnitt, vanligtvis det första i raden. Till exempel:

1. Detta dokument presenterar kvalitetsledningspolicyn och de viktigaste principerna och praxis som säkerställer att ett kvalitetssystem fungerar i ett forskningslaboratorium.
2. Manualen är utvecklad av en eller annan anställd, undertecknad av forskningscentrets chef och även godkänd av organisationens ledning och säkerställd genom den juridiska personens sigill.
3. För att säkerställa att kvalitetssystemet upprätthålls på en hög nivå och effektivt, och korrigerande åtgärder vidtas i tid, ses manualen över och kompletteras om en juridisk person ändras eller omorganiseras, samt vid en förändring av omfattningen av ackreditering av strukturen eller förbättring av kvalitetssystemet.
4. Detta dokument har sammanställts för att uppfylla kraven i vissa lands lagar och förordningar.
5. Omfattningen av kvalitetsledningssystemet sträcker sig till alla punkter för genomförande av laboratorieverksamhet.

Normativa referenser

Den andra delen av dokumentet i fråga innehåller vanligtvis normativa referenser. Det är viktigt att notera att alla lagar, förordningar, uppslagsverk och andra källor som används vid utarbetandet av kvalitetsmanualen ska vara tydligt och detaljerat beskrivna och märkta. Vidare är det tillrådligt att gå vidare till bekantskapen med det tredje avsnittet av manualen, som beskriver alla termer och definitioner,används i arbetet.

Villkor och definitioner

Det här avsnittet är ganska stort, så låt oss överväga det på ett specifikt exempel på vårt laboratorium. Följande termer och definitioner gäller i detta dokument:

• Ackreditering är en bekräftelse på att en juridisk person eller enskild företagare uppfyller vissa kriterier.
• Ett registerutdrag (med andra ord ett ackrediteringsintyg) är ett dokument som genereras automatiskt med hjälp av det statliga informationssystemet inom ackrediteringsområdet. Det är ett certifikat, en bekräftelse på ackreditering inom ett specifikt verksamhetsområde.
• Kvalitet är en uppsättning egenskaper som är inneboende i ett objekt. Vanligtvis hänvisar dessa egenskaper till anläggningens förmåga att möta de behov som ursprungligen etablerades.
• QCA, eller kvantitativ kemisk analys, är en kvantitativ bestämning som bildas experimentellt och som refererar till innehållet i en eller flera beståndsdelar i ett prov med fysikaliska eller kemiska medel.
• En analysteknik är ett komplex av specifikt karakteriserade operationer, vars implementering leder till att CCI-resultat erhålls med etablerade noggrannhetsindikatorer.
• Revision, eller intern granskning, är en dokumenterad, oberoende, systematisk process för att erhålla revisionsresultat och objektivt utvärdera dessa resultat för att fastställa i vilken utsträckning tidigare överenskomna revisionskriterier har uppfyllts.
• Revisionsprogrammet ären uppsättning fastställda kriterier för granskning av en eller en serie revisioner som är planerade för en viss tidsperiod och huvudsakligen syftar till att uppnå de uppsatta målen.
• Revisionskriterier är en uppsättning krav, procedurer och policyer som används som referenser. Det är viktigt att notera att revisionskriterier används för att matcha revisionsbevis mot dem.
• En revisor är en person som visar sina personliga egenskaper och kompetens att utföra en revision.
• Revisionsteam – en eller flera revisorer som är involverade i revisionen.

Listan med termer och definitioner kan fortsätta, men huvudsyftet med den här artikeln är att förtydliga innebörden och karaktären av materialet som publiceras i varje avsnitt av guiden, så det är tillrådligt att gå vidare till nästa stycke.

krav för kvalitetsledning av laboratorier

Detta stycke är det sista i dokumentet som behandlas. Det är dock den mest informativa. Till att börja med är det nödvändigt att ange namnet på laboratoriet här, som i det första avsnittet, och sedan ge information om förv altningen av strukturen, nämligen du måste beskriva positionen för chefen för forskningscentret eller kvalitet chef och till vem de rapporterar. Efter det är det tillrådligt att karakterisera organisationsstrukturen och ledningspersonal med positioner och tillhörande yrkesansvar. Dessutom är det viktigt att komma ihågsubstitutionsvägar, det vill säga biträdande chefer för olika avdelningar i laboratoriet. Prata sedan om:

• Ansvarig för kvalitetsledningssystemets medarbetare. Det är nödvändigt att inte bara ange hans position, utan också uppgifterna för motsvarande beställning för anställning.
• Implementering av QMS och grunderna för dess funktion.
• Ansvar och befogenheter för forskningscentrets anställda inom kvalitetsområdet, inklusive fördelningen av skyldigheter, rättigheter och skyldigheter mellan forskningscentrets anställda.
• Regler för strukturens verksamhet.
• Right Research Center.
• Sekretesspolicy, även från tredje part.
• Ledningens ansvar för de aktiviteter som organiseras i laboratoriet.
• En uppsättning reglerande och teknisk dokumentation, som i alla fall fungerar som kundens egendom. Så efter laboratoriearbete finns denna dokumentation kvar i forskningscentret eller returneras till kunden efter överenskommelse.
• Resultaten av det utförda arbetet och de utfärdade papper, som fungerar som kundens egendom först efter att arbetet har betalats.

Vad mer?

Utöver punkterna ovan måste du i avsnittet "Krav" angående laboratoriecentret ange följande:

• Ingående av underentreprenader för genomförande av mätningar. Det bör tilläggas att syftet med denna procedur är att säkerställa kvalitetstestresultat iom underleverantörsstrukturer är involverade i deras genomförande. Forskningslaboratoriet har på ett eller annat sätt fullt ansvar för det arbete som utförs av underleverantörsorganisationen.
• Hantera arbete relaterat till tester som inte uppfyller godkända krav.

Efter att ha beskrivit alla avsnitt i manualen med exemplet på ett forskningscenter och en detaljerad analys av alla krav för dokumentet idag, är det lämpligt att dra några slutsatser.

Huvudpoängen är behovet av att dokumentera hela spektrumet av processer som utförs inom området för att säkerställa och förbättra kvaliteten på produkter eller tjänster som tillhandahålls. Det är också viktigt att ha ett dokument som reglerar frågorna om dokumenthantering i allmänhet som en del av dokumenterade processer.