Projektplanering är Stadier och funktioner i processen, utvecklingen och utarbetandet av en plan

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Under planering fattas kvalitativa och kvantitativa beslut för att nå organisationens mål på lång sikt. Dessutom, under loppet av sådant arbete, är det möjligt att bestämma exakt de optimala vägarna. Projektplanering är utarbetandet av ett exakt schema enligt vilket utvecklingen av organisationen kommer att genomföras. Detta gör att du kan tänka igenom alla detaljer, välja sätt att lösa problem och uppnå dina mål. Hur sådant arbete går till kommer att diskuteras senare.

Schemaläggning av möte

Projektplanering är en viktig process i företagsledning. Det är oerhört viktigt, varför nästan alla företag idag utför detta arbete. Det tar lite tid och resurser, men det lönar sig.

Från kvaliteten på planering till projektledningberor på deras fortsatta genomförande. Under ett sådant förfarande genomförs en initiering där stadgan, deltagarregistret godkänns och en strategisk inriktning för vidare utveckling väljs ut.

Först utarbetas ordningen för de viktigaste åtgärderna. Efter deras godkännande utarbetas detaljerna.

Efter att ha beskrivit konceptet för det framtida projektet och huvudstadierna i dess framsteg, kommer ledningen att kunna korrigera alla dess etapper, välja de bästa sätten att uppnå de uppsatta målen.

Projektplanering är en viktig process i förv altningen. Det låter dig sedan övervaka, i tid korrigera rörelsen på utvecklingsvägen. Faktiska indikatorer jämförs med planerade, vilket avslöjar information om graden av genomförande av de planerade uppgifterna. Under övervakningen beaktas ständigt uppdaterad information från externa och interna källor. Villkoren i planen, villkoren och indikatorerna kan komma att ändras, eftersom de måste motsvara den verkliga situationen.

Planering påverkar direkt alla projektledningsprocesser. Därför utförs det av varje organisation. Det är omöjligt att hantera någonting om det inte finns någon tydligt fastställd sekvens av åtgärder. Dessa stadier är uppgifter, vars genomförande leder till att målet uppnås. Om något börjar gå fel som planerat, identifierar chefen orsakerna till sådana fenomen, beslut fattas om rätt åtgärder under omständigheterna.

Planeringsprocessen är det inledande skedet av projektets livscykel. Det är omöjligt utan detuppnå önskat resultat.

Planeringsuppgifter

Planering av projektets mål innebär utveckling av ett system av uppgifter som, liksom steg, leder till att de uppnås. Det presenterade arbetet låter dig bestämma redan innan arbetet börjar om den valda typen av aktivitet kan ge vinst. Varje investerare försöker investera sina medel i det mest lönsamma, lönsamma projektet. Det är möjligt att beskriva de viktigaste parametrarna och resultaten av framtida aktiviteter, att välja lämpliga, realistiska sätt att uppnå dem under planeringen.

För att vara produktiv måste en organisation ta itu med en rad utmaningar. Om det under beräkningarna visar sig att resultatet av sådana aktiviteter är negativt (företaget kommer att få en förlust), inte tillräckligt hög, är det nödvändigt att identifiera orsakerna till detta fenomen. Genom att göra vissa justeringar är det möjligt att öka effektiviteten i projektet. Ändringar kan göras i varje skede av genomförandet av uppgifterna. De kan vara följande:

• Detaljering, förtydligande av syftet (eller målen) med designen, bestämning av det önskade resultatet av evenemanget.
• Bestämning av omfattningen och sammansättningen av framtida arbete.
• Uppskatta tidpunkten för varje etapp.
• Beräkna budgetkostnaden för projektet.
• Skapa ett schema och beräkna budgeten för varje fas.
• Behovet av resurser är bestämt. Beräkningen görs för varje fas av projektet och verksamheten i organisationen i denna riktning som helhet.
• Logistikplan pågår.
• Riskbedömning görs, en metodik skapas för korrekt reaktion vid farliga situationer.
• Detaljer om evenemanget förklaras i detalj för investeraren.
• Detaljer avtalas med alla deltagare i processen.
• Ansvaret för att utföra arbete och fullgöra de ålagda uppgifterna är fördelat mellan utförare och chefer.
• Planerade interaktioner och förv altningsplaneringsprocedurer specificeras.

Projektledning och projektplanering är nära besläktade. Endast ett konsekvent fullgörande av de uppgifter som fastställts inom den överenskomna tidsramen och fullt ut kan garantera att målet uppnås, vilket gör en vinst under loppet av företagets verksamhet.

Huvudprocesser

I processen med att organisera projektplaneringen utförs ett antal obligatoriska och valfria åtgärder. Oavsett verksamheten i organisationen, tillämpas de i loppet av att skapa en övergripande strategisk vision. Obligatoriska processer inkluderar följande:

• Beskrivning och ytterligare dokumentation av alla planerade uppgifter, projektinnehåll.
• Definition av projektets huvudstadier, deras efterföljande detaljer.
• Förbereder en uppskattad uppskattning. Den totala kostnaden för alla resurser som krävs för att slutföra projektet beräknas.
• Upparbetande av en steg-för-steg-handlingsplan, vars genomförande kommer att leda till att dina mål uppnås.
• Beskriver arbetssekvensen.
• Beroenden av teknisk karaktär, samt restriktioner för utfört arbete.
• Beräkning av tiden som krävs förslutförande av varje steg i arbetet, fastställande av arbetskostnader och andra resurser som kommer att krävas i varje steg av produktionscykeln.
• Bestämma typen, uppsättningen av resurser samt deras volym.
• Anger den faktiska tidpunkten för arbetet, om resurserna är begränsade.
• Skapa en budget och länka uppskattade kostnader för varje typ av arbete.
• Skapa en färdig plan.
• Samla resultaten av annat forskningsarbete under design, layout av planerade värden i ett dokument.

Under planeringen och utvecklingen av projektet är dessa åtgärder obligatoriska.

Auxiliary procedures

Under planering av projektgenomförande kanske vissa processer inte behövs. Först när behovet uppstår för dem tar chefen upp dem i den allmänna listan. Dessa stödprocesser inkluderar följande:

• Planerar kvalitetsstandarder, ställer in deras högsta tillåtna intervall. Sätt att uppnå den erforderliga nivån av färdiga produktegenskaper diskuteras också.
• Planering inom organisationsområdet, vilket innebär fördelning av funktionella kompetenser, ansvar och underordning mellan alla projektdeltagare.
• Urval av personal med lämplig kvalifikationsnivå, arbetslivserfarenhet, vars verksamhet gör att projektet kan genomföras så snart som möjligt. I vissa fall krävs bildandet av ett välkoordinerat lagarbete.
• Etablera kommunikation för att säkra medlemmarprojekt med den information du behöver.
• Identifiering av typer av projektrisker, deras bedömning och dokumentation. Detta gör att du kan identifiera och eliminera osäkerheter även på planeringsstadiet, för att bedöma graden av deras möjliga påverkan på projektet. I detta skede beräknas både gynnsamma och ogynnsamma scenarier för utvecklingen av situationen under implementeringen av den valda strategin.
• Planerar logistikrutiner. Det anges exakt vilka råvaror, andra nödvändiga material och resurser som kommer att köpas in från externa organisationer, i vilken kvantitet och även med vilken frekvens leveranser kommer att ske.

Andra aktiviteter kan krävas under planeringen av projektprocesser. Det beror på de mål som organisationen strävar efter under arbetets gång.

Planeringssteg

Det finns fyra huvudstadier i projektplaneringen. De erbjöds av konsultföretaget Booz Allen & Hamilton.

Standardplaneringsmodellen är som följer:

Steg 1. Formning av mål

Två typer av mål är satta. De kan vara formella eller verkliga. I det första fallet läggs kriterier fram för att avgöra nyttan av projektet. Formella mål uppstår från chefers motivation. Verkliga mål är sätten på vilka formella mål kan uppnås.

Steg 2. Problemanalys

Under detta planeringsskede bestäms organisationens verkliga situation. Därefter görs en prognos om dess framtida tillstånd. Därefteridentifiering av befintliga problem utförs, för vilket syfte system av mål är motsatta resultaten av prediktiv analys. Detta gör att problem kan struktureras i slutändan.

Steg 3. Sök efter alternativ

Det här är lösningar som utesluter varandra.

Steg 4. Utvärdering av alternativ

Godtagandet av vart och ett av de befintliga scenarierna bestäms. Effektiviteten och graden av risk för varje beslut utvärderas, varefter ett lämpligt beslut fattas. Det optimala alternativet bör inte bara vara praktiskt genomförbart, utan också lagligt, så att du kan komma så nära målet som möjligt. Samtidigt beaktas befintliga restriktioner i tid, resurser etc.

När du skapar ett planeringsprojekt för en territoriell, industriell eller annan typ, se till att använda det i framtiden för att jämföra verkliga resultat med planerade. Detta gör att du kan hantera framsteg mot ett gemensamt mål, göra lämpliga justeringar i tid.

Schemaläggning

Det är värt att notera att projektschemaläggningen är baserad på ett lite annorlunda schema. Den belyser fem huvudstadier:

1. Definiera jobb och skriva dem som en lista. I vissa fall gör chefer misstag genom att inte lista alla processer på en gång. För att utesluta detta fenomen rekommenderas det att använda metoden för sekventiell nedbrytning under fastställandet av det kommande arbetet.
2. För varje vald position bestäms ordningen och varaktigheten. Det beror påtekniska egenskaper hos det kommande arbetet. För detta används även nedbrytningstekniken som kompletteras med expertbedömningar. Detta låter dig exakt bestämma den planerade varaktigheten för varje operation. För att göra detta kan du använda brainstorming-tekniken, som låter dig överväga funktionerna i tekniken ur olika synvinklar.
3. Bestämmer typen av resurser och deras tillgänglighet. Det kan vara ekonomi, material, arbetskraft, information och så vidare. Tidsplanen för utfört arbete är korrelerad med tidsplanen för logistik, finansiering etc. Alla steg måste vara sammankopplade, utgöra en kontinuerlig process. Detta undviker störningar i produktionsprocessen. Samtidigt kräver knappa resurser separat hänsyn. De bestämmer till stor del varaktigheten och sekvensen för hela spektrat av kommande arbeten.
4. Restriktioner sätts utifrån. Dessa inkluderar säsongsvariationer i produktionen, tillverkningsbarheten av utrustningsmaterial och andra externa faktorer.
5. Ett system håller på att skapas för att reagera på nya risker under projektledning. Projektplaneringen börjar med deras analys. För de mest sannolika och farliga hoten utvecklas lämpliga åtgärdsåtgärder.

Planeringsprinciper

I planeringen av ett affärsprojekt måste en chef följa vissa principer. De viktigaste är:

• Målmedvetenhet. Genomförandet av projektet strävar efter ett tydligt, slutgiltigt mål, utan att sprayas på obetydliga uppgifter.
• Systematisk. Framtida projektledning bör vara holistisk och heltäckande. Samtidigt beaktas funktionerna i dess utveckling och sammanställning. I vissa fall kan ett projekt delas upp i delsystem. De kommer också att vara släkt. Samtidigt medför förändringar i ett system förändringar i en annan struktur. Genom att dela upp projektet i flera delar kan du spåra de interna kopplingarna och interaktionerna mellan element, välja den mest effektiva strukturen. Utvärdering av projektgenomförande i detta fall kan ges i termer av kvalitativa och kvantitativa processer.
• Komplexitet. Fenomen betraktas utifrån sin koppling och beroende. För detta används olika metoder och tillvägagångssätt för förv altning.
• Säkerhet. Under planeringen av projektarbetet är det tänkt att all verksamhet bemannas med nödvändiga resurser.
• Prioritet. Den huvudsakliga uppmärksamheten i utvecklingen av projektet ägnas åt de viktigaste, viktigaste uppgifterna. Deras definition beror på det övergripande konceptet för utveckling i framtiden.
• Ekonomisk säkerhet. Graden av förluster och förluster som organisationen ådragit sig i händelse av underlåtenhet att uppfylla den avsedda händelsen beräknas. Risker kan inte undvikas alls, men de måste bedömas och motiverade beslut fattas i denna riktning.

Projektstrukturering

Strukturering krävs under projektarbetets planering. Den hierarkiska arbetssekvensen innebär att dela upp hela projektet i separata delar. Detta gör att du kan detaljera komplexen på olika nivåer. Sådantillvägagångssätt förenklar processhantering.

Structuring låter dig göra följande:

• Definiera omfattningen av arbetet för att uppnå mellanliggande mål.
• Kontrollera graden av projektets framsteg, utvärdera möjligheten att uppnå alla dess mål.
• Rapportering skapas enligt den optimala strukturen.
• Milstolpar är inställda för att mäta projektets framsteg.
• Ansvaret är korrekt fördelat mellan artisterna.
• Alla teammedlemmar får objektiv, begriplig information om projektets mål och mål.

Fel i struktureringen

Vissa chefer gör misstag under struktureringen, vilket påverkar måluppfyllelsen negativt. De viktigaste är följande:

• Struktureringsstadiet hoppas generellt över. Chefen går direkt till sökandet efter lösningar på den aktuella periodens problem.
• Endast organisationsenheter används, inga slutprodukter eller resurser tillämpas.
• Strukturering täcker inte hela projektet.
• Strukturelement upprepas.
• Det finns ingen integration av strukturer i enlighet med specifikationerna för utarbetande av projektdokumentation och ekonomisk rapportering.
• Strukturen är över- eller underdetaljerad.
• Enskilda delar av projektet kan inte bearbetas på en dator.
• Immateriella slutprodukter (tjänster, tjänster etc.) beaktas inte.

Grund för strukturering

Projektplanering är ett ansvarsfullt jobb. Strukturering måste göras korrekt. Det utförs på följande grunder:

• Perioder av livscykeln för projektet som skapas.
• Funktioner i divisionsstrukturen.
• Komponenter av resultatet som kommer att erhållas efter avslutat projekt.
• Process, funktionella delar av företagets arbete.
• Geografisk plats för objekt.