Byträdande prefekt: funktioner och ansvar, kvalifikationer, personliga egenskaper

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

I den här artikeln vill vi presentera en av ledarpositionerna som finns i nästan alla större organisationer. Detta är avdelningschefen. Tänk på arbetsbeskrivningen, en specialists uppgifter. Vi kommer också att analysera positionen från den sökandes synvinkel - de nödvändiga personliga och professionella egenskaperna, ett ungefärligt CV, utbildning, arbetslivserfarenhet.

Allmänna bestämmelser

Och vi börjar med arbetsbeskrivningen för biträdande avdelningschefen. Dokumentet innehåller ett antal grundläggande allmänna bestämmelser. Låt oss dela upp dem:

1. ställföreträdande avdelningschef - en ledande befattning. Specialist i kategorin "toppchef".
2. Medborgare med högre yrkesutbildning (i en riktning relaterad till verksamheten i arbetsgivarens företag) antas till tjänsten. Arbetslivserfarenhet specifikt inom specialiteten - minst 3 år.
3. Som utnämning till tjänsten som biträdande prefekt, och entledigande från den- företräde för organisationens eller företagets direktör. Acceptans och avskedande utförs i enlighet med den order som undertecknats av denna tjänsteman, på uppdrag av chefen för denna avdelning.
4. Byträdande prefekt rapporterar till prefekt.
5. Under denna tjänstemans frånvaro på arbetsplatsen (semester, sjukledighet, mammaledighet etc.) överförs hans arbetsuppgifter till en anställd som utsetts av ledningen på föreskrivet sätt. Denna anställd övertar tillfälligt uppgifterna som biträdande chef för avdelningen (direktör). Han bär också det fulla ansvaret för deras (plikter) ofullständiga, felaktiga utförande eller för att ignorera det.

Grundläggande krav för en specialist

Byträdande prefekt (avdelningschef) bör känna till följande:

• Beställningar, order, andra direktiv och normativa officiella anvisningar angående deras verksamhetsområde.
• Fundamentals för arbetarskydd, ekonomi, arbetsorganisation, personalledning.
• Ryska federationens arbetslagstiftning.
• Regler för arbetsorganisationens interna regler.
• Regler och normer för säkerhet, brandskydd, industriell sanitet.

Specialkrav för en specialist

Arbetsbeskrivningen för den biträdande avdelningschefen är inte ett universellt dokument. Ytterligare kvalifikationskrav för en specialist varierar beroende på vilken avdelning,organisation han arbetar. Tänk till exempel på avdelningen för material och teknisk support.

De specifika kraven för "ställföreträdare" är följande:

• Känn till grunderna för att organisera teknisk och materiell support, lastning och lossning.
• Känn till reglerna och procedurerna för att ta emot och skicka varor, beställa lämpliga fordon och containrar.
• För att korrekt kunna upprätta officiell dokumentation för mottagande och avsändning av varor, samt för deras reklamation i händelse av bristande efterlevnad av leveransvillkoren, de tekniska kraven från det anställande företaget.
• Känn till gällande bestämmelser, regler för utbudet av produkttillbehör, standarder för bränsleförbrukning eller råvaror, lager, instrument, material, etc.
• Var medveten om villkoren för transport och lagring av produkter från ditt företag eller partners.

Arbetsansvar

Det här avsnittet i arbetsbeskrivningen för biträdande avdelningschefen kommer inte heller att vara universell. Innehållet är unikt för vart och ett av företagens verksamhetsområden och deras divisioner. Vi inbjuder dig att bekanta dig med det ungefärliga innehållet i avsnittet för samma exempel (biträdande avdelningen för tekniskt och materiellt stöd för organisationen):

• Hantera en underordnad avdelnings arbete med att sammanställa beräkningar av ett företags eller företags behov av råvaror och material (när det gäller en produktionslinje).
• Ge chefen för sin avdelning för godkännande av planeringsdokument, projektberoende på företagets behov av material, råvaror, produkter under en viss tidsperiod (till exempel för nästa kalenderår).
• Analyse av förflyttning av produkter, material i företagets lager.
• Justering och kontroll av behoven hos företagets produktionsavdelningar i fråga om materiella resurser (inklusive vid ändring av produktionsomfång).
• Förbereda en verkställande balans för material för produktion av huvudkategorin varor, fastställa avvikelser baserat på närvaron/frånvaron av nödvändiga material.
• Förbereda förslag till chefen för hans avdelning (tekniskt och materialstöd) om material som finns i lager utan rörelse - om möjligt deras framgångsrika användning, implementering.
• Direkt deltagande i uppdraget för inventering av råvaror, material i företagets lager.
• Förberedelse av statistisk rapportering om förflyttning och användning av materiella resurser på redan godkända sätt och former.
• Att delta i genomförandet av åtgärder för ekonomisk användning av råvaror, material, utrustning genom att minska kostnaderna för inköp, leverans och lagring därav.
• Kontroll över verksamheten vid företagets verkstäder (om sådana finns) för användning, lagring och redovisning av materiella tillgångar som finns tillgängliga där.

Feedback

En annan kategori av avdelningschefsuppgifter. I vårt exempel, avdelningarna för material och teknisk support. Arbetsuppgifterna för chefen för personalavdelningen här blir givetvisandra.

Feedback innebär att ta emot "ställföreträdare" från andra strukturella divisioner av företaget eller organisationen av följande:

• Företagets produktionsavdelningar. Produktionsplaner, både för innevarande och nästa aktivitetsperiod för att beräkna behovet av vissa materialresurser.
• Lager av avdelningen för teknisk / materialförsörjning. Information om saldot av materi altillgångar, deras rörelse i lagret.
• Chefer för företagets tekniska avdelningar. Förbrukningshastigheter av material, råvaror för tillverkning av en specifik typ av produkter. Samt förändringar i design, produktion, struktur, sammansättning av varor, som kräver omräkning av behovet av råvaror eller annat material.

Specialisträttigheter

Rättigheterna för ställföreträdaren för avdelningarna för personal, materiellt stöd, samarbete, betalningar och överföringar kommer att vara desamma - oavsett tjänstemannens specialisering.

Det här avsnittet innehåller följande - rättigheter till:

• Bekantskap med projekten av direktören för ett företag eller en organisation som direkt eller indirekt relaterar till avdelningens arbete.
• Inlämnande för behandling av företagsledningen för ett företag, företag, företag av ett antal förslag för att förbättra sin egen verksamhet, enligt ställföreträdarens arbetsbeskrivning.
• Inom ramen för hans kompetens, meddela chefen för den egna avdelningen om de identifierade bristerna, bristerna i arbetet med denna strukturella enhet. Och även att lägga fram förslag för deras utrotning, undvikande, etc.
• Implementeraden nödvändiga interaktionen med cheferna och deras ställföreträdare för andra strukturella avdelningar i organisationen.
• Godkänn, underteckna officiell dokumentation inom deras kompetens.
• Ge förslag för att uppmuntra framstående medarbetare på din egen enhet. Samt utförande av påföljder (enligt den ryska arbetslagen) i förhållande till dem som brutit mot arbets- och/eller produktionsdisciplin.
• Krav från chefen för din strukturella enhet, chefen för hela organisationen hjälp med genomförandet av deras arbetsrättigheter och utförandet av officiella uppgifter.

Ansvar för en tjänsteman

Byträdande chef, prefekt kommer att ansvara för fattade beslut, undertecknade dokument och kontrakt, felaktigt utfört arbete eller passivitet.

Arbetsrätt innebär följande ansvar för denna tjänsteman:

• För felaktigt eller underlåtenhet att utföra sina arbetsuppgifter, som tillhandahålls av ställföreträdarens arbetsbeskrivning. I den utsträckning som den ryska federationens arbetslagstiftning innebär.
• För brott under genomförandet av deras arbetsverksamhet. Ansvarsgränserna begränsas av Ryska federationens administrativa, straffrättsliga och civila lagstiftning.
• För att ha orsakat materiell skada på företaget-arbetsgivaren. Ansvarsgränserna regleras av arbets- och civillagstiftningen i Ryssland.

Sammanfattningställföreträdare

Det finns många meritförteckningar från sökande till tjänsten som biträdande prefekt och på arbetsmarknadsutbyten, och som svar på erbjudanden från organisationer. Egentligen är det idag inte nödvändigt att ha vissa färdigheter i att sammanställa sådana dokument: du kan hitta många mallar, prover, exempel där det är ganska kompetent, informativt och kortfattat att ange information om dig själv, utbildning, karriär. Många arbetsbörser erbjuder till och med vanliga CV-formulär att fylla i.

Men när du söker jobb som biträdande avdelningschef är det viktigt att inte glömma att lämna följande personuppgifter om dig själv:

• Typ av anställning du är redo för: hel-/deltid, villig att resa, skiftarbete.
• Bostad, möjlighet till flytt.
• Ålder, civilstånd.
• Information om utbildning: det fullständiga namnet på universitetet eller den sekundära yrkesutbildningsinstitution, fakultet och specialitet för vilken utbildningen genomfördes. Kandidat, magister eller specialist. Utbildningsformen är heltid, seminarium, deltid, distansundervisning. Om den sökande har ett rött diplom eller andra skillnader i utbildning, är det lämpligt att notera detta (särskilt för unga yrkesverksamma).
• Information om tilläggsutbildning, genomförda seminarier och utbildningar, omskolning / avancerade utbildningar. Den presenteras enligt följande plan: utbildningscentrets namn, utbildningsriktningen, kursens namn, antalet timmar, diplomet. Naturligtvis är det viktigt att bara ange det som är relevant för det kommande arbetet.
• Kunskaper i ett främmande språk(kategori enligt internationell standard).
• Att ha körkort (kategori).
• Personliga egenskaper hos den sökande.
• Erfarenhet. Oavsett om du söker jobb på polisavdelningen (ställföreträdare, chef för polisavdelningen) eller inom informations-, handels-, produktionsmiljön kommer denna punkt att vara den viktigaste och grundläggande överallt. Arbetsgivaren kommer att ägna stor uppmärksamhet åt honom i CV:t. När allt kommer omkring kräver varje chefsposition att den sökande har arbetslivserfarenhet, dessutom framgångsrik och produktiv. Tidigare anställningsorter listas i omvänd kronologisk ordning, från senaste till tidigast.
• Förväntad lön. Som regel skriver erfarna sökande inte specifika nummer här, utan begränsar sig till en blygsam "efter överenskommelse".

Personliga egenskaper hos en specialist

Den här kolumnen i CV:t är inte den viktigaste för en HR-specialist. Det är dock viktigt för den sökande själv. Vissa personliga egenskaper, karaktärstyper hjälper till att framgångsrikt arbeta som biträdande chef för avdelningen - utredning, personal, försäljning och marknadsföring

Allmänna egenskaper för tjänstemän är följande:

• Stressmotstånd.
• Hög grad av ansvar.
• Punctual.
• Hälsa.
• Organisationstalang.
• Samgänglighet, förmågan att hitta ett förhållningssätt till olika människor.
• Öppenhet för ny kunskap och erfarenhet.
• Initiativity.

Kolumnen "arbetserfarenhet"

Vi har redan sagt att det här avsnittet är det viktigaste i CV:t för sökanden till en chefsposition. Därför bör specialisten ägna stor uppmärksamhet åt att fylla i den. Den information som lämnas bör vara kortfattad och koncis. Läsarens uppmärksamhet fokuseras endast på viktiga detaljer i karriären. Och viktigast av allt - uppgifterna måste vara uteslutande sanningsenliga. Det är möjligt att personalchefen kommer att kontakta den tidigare arbetsgivaren för biträdande chefen för personalavdelningen för att verifiera riktigheten av vissa fakta i arbetsbiografin.

Om varje tidigare arbetsplats anges information enligt följande:

• Anställningsperiod. Tidsperioden anges på samma sätt som i arbetsboken.
• Fullständig befattning.
• Fullständigt namn på organisationen, kort information om dess verksamhet - bank, metallurgiskt företag, etc.
• Officiell webbplats, e-postadress, telefonnummer till ansvarig person, vilket ger personalchefen tillgång till din tidigare arbetsgivare.
• Anställningstyp: hel-/deltid, skift, affärsresor.
• Professionella färdigheter som används vid utförandet av arbetsuppgifter.
• Lista över prestationer på den här arbetsplatsen.

Låt oss titta på ett litet exempel:

• chef för samarbetsavdelningen.
• PJSC "Procurement-Omsk".
• Verksamhetsområde: upphandling, leverans.
• Arbetsperiod: 3.10.2010-5.08.2014. Total löptid: 3 år 9 månader.
• Använd professionellfärdigheter: upphandling av produkter, organisation och planering enligt nomenklaturen för upphandlingsaktiviteter; företagsbudgethantering, kostnadskontroll; pre-kontraktuellt/kontraktuellt arbete med partners, återvinningsaktiviteter; urval av leverantörer, bedömning av deras konkurrenskraft; sök efter alternativa partners.
• Prestationer på arbetsplatsen: optimering av produktionskostnader, minskning av företagskostnader, stabil försörjning av företagets materialbehov under hela arbetslivet.

ställföreträdande avdelningschef - en position som är typisk för olika företag och organisationer. Följaktligen kommer suppleanternas arbetsbeskrivningar att skilja sig åt vad gäller innehållet i avsnitten. Men när du söker jobb är de allmänna standarderna för att skriva ett CV, som anger information om arbetslivserfarenhet, relevanta.