Vilka uppgifter har en sekreterare

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

För att tydligt definiera arbetsuppgifterna för en sekreterare måste du veta exakt vem det är. När allt kommer omkring kan denna position ses från flera vinklar. Känd är till exempel sekreteraren-referenten som kontorsanställd, generalsekreteraren som chef (chef) för en viss organisation, statssekreteraren som tjänsteman, sekreteraren som diplomatisk person, chefens sekreterare som anställd och andra alternativ. Oftast, när de hänvisar till denna position, menar de en anställd som utför uppgifterna (uppdragen) för både företagets direktör och enskilda chefer för dess strukturella avdelningar. Det visar sig att sekreterarens officiella uppgifter i det här fallet är reducerade till att utföra engångsuppdrag för att lösa organisatoriska och tekniska problem.

Vad en sekreterare måste veta och göra

Sekreteraren måste dagligen utföra följande funktioner:

1. Acceptera information från underordnade för att överföra den till chefen.
2. Ordna för telefonkommunikation av huvudet. I hans frånvarota emot information och gör regissören uppmärksam på den.
3. Ta emot och föra register över telefonmeddelanden.
4. Skapa förutsättningar för huvudets normala arbete: övervaka behovet av pappersvaror och kontorsutrustning.
5. Hjälpa till med att organisera produktionsmöten och möten. Informera deltagarna om datum, plats och tid för evenemanget. Samla det nödvändiga materialet, se till att de närvarande är närvarande och protokoll från mötet.
6. Utför kontorsarbete på företaget. För att göra detta måste sekreteraren ta emot, systematisera inkommande korrespondens och överlämna den till ledningen för behandling. Sedan, på grundval av den ålagda viseringen, överföra dokumenten till de utövande artisterna mot underskrift. Sekreterarens uppgifter inkluderar också kontroll över framstegen, tidpunkten och resultaten av deras genomförande.
7. Utför utskrift och reproduktion av dokument.
8. Organisera mottagandet av besökare till chefen för företaget och, om möjligt, skapa förutsättningar för en snabb lösning av ärenden.

För att utföra dessa till synes enkla arbetsuppgifter som en sekreterare måste en anställd veta:

• hela sammansättningen av företagets ledning och dess strukturella divisioner;
• charter, personal och företagets struktur, dess profil, utvecklingsmöjligheter och specialisering;
• normativa dokument för korrekt journalföring;
• regler för användning av kontorsutrustning och kommunikation;
• regler för VTR, OT, brandsäkerhet och industriell sanitet;
• regler för arbetsorganisation på jobbetplats;
• normativa och juridiska handlingar, order, resolutioner, order om planering, redovisning och kvalitetsstyrning av utfört arbete.

Kerlikalinformation

Om vi pratar om en mer specifik, snäv specialisering så är situationen något annorlunda. Ta till exempel en sekreterares uppgifter. Själva titeln på positionen definierar tydligt aspekten av det arbete som ska utföras. Vanligtvis har varje företag redan en arbetsbeskrivning, som anger verksamhetsområdena för en journalföringsspecialist. Om det inte finns någon sådan instruktion är det bättre att skapa den. För att göra detta bör du använda kvalifikationsguiden som innehåller ungefärliga prover. Därefter måste standardversionen slutföras i förhållande till en viss organisation, med hänsyn till detaljerna och interna funktioner. I allmänhet bör tre huvudriktningar tydligt spåras i en sekreterares uppgifter:

1. Arbeta med korrespondens. Mottagning, bearbetning på moderna sätt och sändning i rätt tid.
2. Korrekt intern dokumentation.
3. Registrering, strikt redovisning och överföring av dokument till arkivet för lagring.

Funktioner i referentens arbete

På vissa företag införs en sådan position i staten, som inkluderar ett brett spektrum av uppgifter: från "referensdisken" till "assistentdirektören". En sådan specialistmåste ha ett brett spektrum av kunskaper och god behärskning av situationen. Referentsekreterarens uppgifter utökas något på grund av utökade befogenheter. I allmänhet är detta det vanliga arbetet för en sekreterare, men ordet "referent" gör vissa tillägg till standardlistan. I synnerhet kan den biträdande sekreteraren självständigt ta emot besökare i vissa frågor. Med viss information kan han fatta beslut självständigt. Dessutom utför referenten chefens ansvariga instruktioner angående organisationens (företagets) ekonomiska verksamhet. Ibland har den biträdande sekreteraren ansvaret för att sköta personaljournalen. Detta görs endast när den totala mängden arbete tillåter dig att utföra ytterligare uppgifter.