Vad är ett affärssystem? Finansiell resursplanering för företag

2024 Författare: Howard Calhoun | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 10:41

Fler och fler företag av olika storlekar runt om i världen försöker införa det mest kraftfulla hanteringsverktyget känt som ett ERP-system i sitt arbete. Dess användning är utformad för att etablera effektiv kontroll och planering av alla strategiskt viktiga affärsprocesser för organisationen, för att optimera funktionen hos huvudproduktionen och hjälpanläggningarna.

Konceptet med affärssystem och affärssystem

Affärsstrategi ERP (EntERPrise Resource Planning) är en integration av alla avdelningar och processer i organisationen: produktionsanläggningar, ekonomi-, personal- och kundprofilavdelningar och många andra. En sådan kombination syftar främst till att optimera fördelningen av olika resurser inom företaget.

Om det tidigare var ett rent marknadsföringskoncept, är ett ERP-system idag oftast uppfattat som en klass av specialiserade mjukvaruverktyg. I vid bemärkelse är det en metodik för att planera och hantera alla företagsresurser. Historiskt sett bildades ERP-strategin på grundval av dess föregångare:

• MRP - planering av materialkrav.
• MRP II - planeringproduktionsresurser.

Däremot kan ett affärssystem användas för mycket stora företag, ofta geografiskt fördelade. I det här fallet talar vi om företagsresursplanering, eftersom den inte bara uppmärksammar produktion utan också övergripande ekonomisk planering. En väsentlig egenskap hos ERP-systemet är också möjligheten att använda det i absolut alla företag, oavsett detaljerna i arbetet, inklusive de som inte är engagerade i produktionsaktiviteter. Med tanke på att den är en mjukvaruprodukt bör det noteras att den är utrustad med en kraftfullare uppsättning tekniska medel som underlättar eller ersätter beslutsprocessen.

Syftet med affärssystemet i företaget

För att besluta om en radikal förändring av verksamheten i deras företag, relaterad till införandet av ett informationshanteringssystem och implementeringen av en ny affärsstrategi, måste ledningen vara tydligt medveten om behovet av detta steg, vilket bör uttryckas i följande nyckelpunkter:

• ovilja att acceptera det nuvarande tillståndet;
• existensen av behovet av att använda modern teknik för att stärka en affärsenhets position på marknaden i en konkurrensutsatt miljö;
• förväntar sig betydande fördelar av implementeringen.

För det första är användningen av ett affärssystem utformat för att bidra till en framgångsrik implementering av en liknande affärsstrategi, vars genomförande bör säkerställa effektivplanering och förv altning av företagsresurser. För att göra detta är det nödvändigt att optimera avdelningarnas arbete, nämligen att uppnå maximal överensstämmelse mellan dem och minska administrativa kostnader. Detta kan uppnås genom de fördelar som informationssystemet ger. Det här är:

• Öka transparensen i affärsprocesser.
• Lösa problem med att organisera och hitta rätt information.
• Förbättra datas tillförlitlighet och relevans.
• Öka arbetsflödets hastighet mellan avdelningarna.
• Organisation av ett enda informationsutrymme mellan huvudkontoret och fjärranslutna filialer.
• Minskar tiden det tar att slutföra dokumentationen och att bli av med eventuella fel.
• Öka snabbheten i beslutsfattandet på alla nivåer.

ERP-system ger en ökning av objektets konkurrenskraft, inte bara genom införandet av effektivare affärsprocesser i dess arbete. Användningen bör också leda till en minskning av företagets totala kostnader. Avancerade verktyg för planering, modellering och analys hjälper till att optimera resurserna för produktionsaktiviteter, finanssektorn, såväl som arbetet på lager, transport och andra avdelningar.

De viktigaste funktionerna i arbetet

I olika företag, även de som är engagerade i samma verksamhet, kan alla affärsprocesser fortgå på helt olika sätt. Det standardiserade arbetsschemat som ett informationssystem för företagsledning erbjuder kan skilja sig avsevärt från det som användes här tidigare. Av det häranledning att endast betrakta den som en mjukvaruprodukt är fundament alt felaktig, eftersom implementeringen kräver storskaliga interna förändringar från företaget i form av omorganisation av befintliga affärsprocesser.

De konceptuella egenskaperna hos dessa system är direkt relaterade till deras väsen. Kom ihåg att ERP-metoden innebär konsolidering av alla viktiga avdelningar i företaget för att organisera en effektiv förv altning av dess resurser. Sådan koppling implementeras i informationssystemet genom närvaron av en enda offentlig databas. Information kommer endast in i förvaret en gång och kan därefter upprepade gånger bearbetas och användas av olika interna och externa konsumenter. Jämfört med det verkliga livet, i det här fallet, är det en minskning av tid och ansträngning för företagets anställda för beslutsfattande. Det bör också noteras att ERP-systemet inte är ett automatiserat processtyrningssystem, utan ett integrerat informationssystem baserat på deras abstrakta modell, i vilken information matas in av levande människor.

Strukturen av databasen, såväl som driften av mjukvarupaketet som helhet, måste arrangeras på ett sådant sätt att de återspeglar verksamheten vid alla avdelningar utan undantag. Detta tillvägagångssätt gör det möjligt att övervaka företagets totala uppsättning resurser och affärsprocesser nästan i re altid, och därför att utföra operativ och strategisk förv altning av dem.

En av ERP-systemens huvuduppgifter är attoptimering av planeringsprocessen och kontroll över genomförandet av planen. Inbyggda intelligenta algoritmer förenklar lösningen avsevärt för sina användare. Till exempel har planeringen och ledningen av ett tillverkningsföretag många specifika egenskaper förknippade med heterogeniteten hos dess komponenter. Så vid en anläggning kan det finnas verkstäder som arbetar både kontinuerligt och diskret. Ur denna synvinkel bör det implementerade ERP-klasssystemet vara universellt och innehålla det bredaste utbudet av specialiserade moduler.

Eftersom dagens moderna företag ofta är geografiskt fördelade är det mycket viktigt att filialer på avstånd från huvudkontoret ges full tillgång till ett gemensamt informationsdatalager. Detta implementeras av den mest avancerade nätverkstekniken som är involverad i utvecklingen av ERP-system, som också möjliggör differentiering av användarnas åtkomsträttigheter till den information som lagras i dem.

Funktionalitet hos ERP-klasssystem

Apropå funktioner, vi får inte glömma att alla produkter i ERP-klass är ett företagsledningssystem i sin helhet. Omfattningen av dess kapacitet kommer i första hand att bero på omfattningen och funktionerna i driften av anläggningen för de behov som den används. Tänk på den klassiska funktionsuppsättningen:

Produktion

• Underhålla design- och processspecifikationer för producerade varor eller utförda tjänster för att fastställa mängden nödvändiga material och arbetskostnader.
• Rita produktionsplaner.
• Planera och hantera den tekniska kapaciteten hos ett företag i olika uppskattningar: från enskilda enheter till verkstäder och produktionsföreningar.

Finans

• Operationell redovisning, ekonomi, förv altning, skatteredovisning och kontroll.
• Hantering av företagstillgångar, inklusive anläggningstillgångar, värdepapper, bankkonton, etc.
• Omfattande planering av företagets finansiella resurser och kontroll över dess resultat.

Logistics

• Utformning av planerade indikatorer för erforderliga volymer av material, råmaterial, delar, komponenter i enlighet med produktionsplaner.
• Leverans- och försäljningshantering: redovisning av motparter, föra ett register över kontrakt, hantering av leveranskedjan, implementering av lagerplanering och redovisning.

Personal

• Hantera rekryteringsprocessen.
• Operativ personal och personalregister, bemanning, löneadministration.
• Manpower-planering.

Marknadsföring och reklam

• Upphåll försäljningsplaner.
• Prishantering på olika typer av marknader för att skapa en adekvat övergripande strategi för företaget, en transparent policy för beräkning av varukostnaden: redovisning av rabatter och speciella försäljningsvillkor.
• Planera och kontrollera pågående reklam- och marknadsföringsaktiviteter.

Projekt. Rapportering

• Tillhandahåller ett brett utbud av standardiserade rapporteringsformulär för redovisning, ekonomi och förv altning, samt en flexibel mekanismskapa anpassad.
• Utformning av en övergripande strategi: steg-för-steg planering av det som krävs för ett framgångsrikt genomförande av timing, material, finansiella och mänskliga resurser.
• Övervaka nyckelindikatorer för projektprestanda.

Vilka företag kan använda affärssystem

Vid första anblicken kan det verka som att system av denna klass är designade uteslutande för storskaliga industrier, eftersom de mer kännetecknas av den höga komplexiteten i strukturen för resursflöden och processer av olika slag. Det finns dock situationer där användningen av MRP- eller MRP II-klasser kanske inte är tillräcklig för ett litet företag. Idag på marknaden kan du köpa mjukvaruprodukter med olika möjligheter. Beroende på företagets omfattning där de kan användas effektivt, finns det tunga, medelstora och lätta lösningar.

När det gäller icke-tillverkande organisationer är ERP-klasssystem även tillämpliga på dem. För sådana företag kommer inte alltför bred funktionalitet att räcka. För närvarande finns det små integrerade eller lokala varianter av system som kan möta behoven hos handelsföretag eller organisationer som arbetar inom tjänstesektorn. Det bör också noteras att många utvecklare erbjuder sina kunder och branschprodukter.

Om klassificeringsmetoder

Den mest uppenbara funktionen med vilken alla ERP-företagsledningssystem kan klassificeras ärorganisationens omfattning, där de kan vara tillämpliga. Ur denna synvinkel, beroende på antalet jobb, är det vanligt att tilldela lösningar för:

• Stora företag (över 10 tusen personer).
• Medelstora företag (från 1 000 till 10 000 personer).
• Medelstora företag (från 100 till 1 tusen personer).
• Små företag (färre än 100 personer).

Ett viktigt tecken på systematiseringen av sådana informationsprodukter är funktionalitet. Beroende på den implementerade volymen av utförda uppgifter finns följande allmänt accepterade indelning i:

• Stor integrerad.
• Average integrerad.
• Finansiell förv altning.
• Local.

Den lokala versionen är vanligtvis en enhetlig informationsprodukt med snäv fokus, med en relativt liten total kostnad. Oftast täcker det ett eller flera block inom organisationens ekonomi eller dess redovisningsverksamhet. Sådana system är lämpliga för små tillverknings- eller handelsföretag.

Finans- och ledningssystemet för företagsledning kan främst användas i icke-produktionsorganisationer, huvudsakligen handel eller som arbetar med tillhandahållande av tjänster. Förutom ekonomi och redovisning är logistikhanteringsmoduler också involverade här.

Integrerade informationssystem, beroende på målobjektets skala, kan vara medelstora eller stora. De täcker alla affärsprocesser i företagsstrukturer, nämligen interaktion med leverantörer och konsumenter,produktion av slutprodukten, material- och finansiella flöden, personalrelationer, leverans, lagring och marknadsföring, projektgenomförande och många andra.

Marknaden för moderna affärssystem

Alla mjukvaruprodukter som presenteras idag på den inhemska marknaden kan delas in i två huvudkategorier: ryska och importerade. Skillnaderna mellan dem ligger inte bara i platsen för skapandet, utan också i funktionaliteten.

Kraftfull västerländsk utveckling fungerar som standarder för vad som vanligtvis kallas ERP-klasssystem. De tydligaste exemplen på dessa är produkterna från SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution. Alla kan användas på mål på alla nivåer, inklusive mycket stora. Deras användning av ryska företag kan dock ofta vara svår på grund av att följande problem kan uppstå:

• Oförberedda företag för en allvarlig omorganisation av befintliga affärsprocesser. Omfattningen av sådana förändringar är svår att överdriva. Affärsprocesserna för utländska företagsledningssystem skiljer sig fundament alt från de som vanligtvis används i vårt land.
• Otillräckligt antal specialister som kan implementera ett importprojekt för ERP-system i Ryssland med rätt kvalitetsnivå.
• Den höga kostnaden för att använda sådana lösningar.

Trots den allmänna eftersläpningen efter västerländska analoger, ökar moderna ryska utvecklingar gradvis sin funktionalitet. De är helt anpassade till arbetet i inhemska företag. och kan implementeras framgångsriktom det i ett visst fall inte krävs en bred täckning av affärsprocesser, men det räcker med att sätta upp redovisning inom vissa verksamhetsområden med hjälp av ett affärssystem. Exempel på avancerad inhemsk utveckling är produkterna från 1C och Galaktika.

Looking into the future - ERP II

Begreppet ERP II uppstod för en tid sedan och var resultatet av en förbättring av ERP-metoden. Planering och förv altning av företagsresurser är fortfarande en av huvuduppgifterna här. Den snabba utvecklingen av Internet, som initierade uppkomsten av en ny metodik, satte dock sina spår och gjorde traditionella affärer delvis elektroniska. ERP II är en kombination av ett klassiskt företagsledningssystem med specifika onlinehandelslösningar.

Nu har det blivit oerhört viktigt att interagera med dina motparter över nätverket. Det finns två viktiga områden för detta: supply chain management och hantering av kundrelationer. Inom företagsinformation upphör att vara enbart sådan, kommer in i den yttre miljön och blir grunden för samarbete med andra affärsenheter. Det nya konceptet i detta fall är formulerat som hantering av resurser och externa relationer för företaget. Förutom den ideologiska omorienteringen fick ERP II-systemen sina egna tekniska egenskaper.

Lös problemet med att välja ett system

Valet av programvara på denna nivå är en extremt ansvarsfull process. Ett felaktigt beslut i denna fråga, särskilt för storskaliga projekt, kanmedför imponerande kostnader för tid och pengar i frånvaro av det förväntade resultatet.

Effektiv implementering av ett storskaligt system, som till exempel bör säkerställa en effektiv ledning av ett tillverkningsföretag, kommer med nödvändighet att kräva omstrukturering av affärsprocesser från det. Det är viktigt att förhindra en situation där programmet i slutet av genomförandet skulle samla in oanvända data eller inte lösa de nödvändiga uppgifterna. Av denna anledning är det bättre att bjuda in ett team av experter som har bevisat sig i denna fråga att samarbeta för att genomföra projektet.

Det finns en viss lista med kriterier på grundval av vilka projektgruppen, i samförstånd med målföretagets administration, kan fatta ett optim alt och kostnadseffektivt beslut om valet av en mjukvaruprodukt:

• Överensstämmelse med systemets tekniska och funktionella kapacitet med företagets huvudmål.
• Total ägandekostnad måste passa inom budgeten som tilldelats för detta ändamål. Utöver kostnaden för att köpa systemet inkluderar detta driftkostnader och andra typer av indirekta kostnader.
• Det implementerade ERP-klassade informationssystemet måste uppfylla alla allmänt accepterade tekniska krav, vilket innebär att det måste vara skalbart, pålitligt, motståndskraftigt mot eventuella fel, ha antivirus- och anti-hackerskydd.
• Leverantören måste säkerställa efterföljande underhåll och support av installerad programvara.

Processen att implementera ERP-klasssystem

Införandet av ERP-system i företag åtföljer implementeringen av strategierna med samma namn på dem. Denna procedur, beroende på målobjektets skala, varar vanligtvis från flera veckor till flera år. En organisation kan ägna sig åt implementering på egen hand eller ta hjälp av företag som är specialiserade på detta. Vi kan urskilja de viktigaste stegen i denna process:

1. Primärorganisation. Här är det nödvändigt att definiera strategiska mål, mål och ange den förväntade effekten av implementeringen för en viss organisation. Baserat på dessa data kommer det att vara möjligt att upprätta en teknisk plan för projektet.
2. Projektutveckling. I detta skede analyseras organisationens nuvarande aktiviteter: dess marknadsföringsstrategi, affärsprocesser. Baserat på dess resultat byggs en systemmodell och lämpliga justeringar görs av arbetsplanen.
3. Utförande av projektet. Eftersom reglerna för att genomföra affärsprocesser dikteras av det implementerade affärssystemet, omvandlas de här enligt enhetliga krav. Vid behov genomförs utveckling av rapporteringsformulär och algoritmer för överföring av data från tidigare använda redovisningsprogram. Om det i de föregående stegen avslöjas otillräckligheten av systemfunktionerna för objektet, är det slutfört. Det avslutas med användarutbildning och förtestning.
4. Idrifttagning. Under användningsprocessen identifieras och elimineras möjliga fel och felfunktioner.

SystemERP-klasshantering idag är inte bara en kopia av dyr programvara installerad på alla datorer i en organisation, utan också den främsta drivkraften bakom en lovande affärsstrategi. Dess val bör baseras på målobjektets befintliga behov och kapacitet. Den fortsatta framgången för hela verksamheten som helhet beror på riktigheten av det fattade beslutet och genomförandet av stegen för efterföljande implementering.